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Assistance OCLC

Comment mettre à jour les informations sur les titres

Découvrez comment mettre à jour les informations sur les titres pour la coopération sur la base de connaissances WorldCat.

Pour commencer

 Mise en garde : avant de commencer à modifier vos collections, consultez la liste des collections pour lesquelles les modifications de la Gestion coopérative sont retenues.

Notices locales et globales

Lorsque vous accédez à un titre dans la base de connaissances, le titre comporte un onglet Local et un onglet Global, ou affiche la notice globale sans aucun onglet. Si une collection de la base de connaissances est :

  • Personnalisable - Vous pouvez modifier les données de titre localement et/ou soumettre les modifications à la coopérative globale.
  • Non personnalisable - Les modifications que vous apportez doivent être faites dans la notice globale et soumises à la coopérative globale.

Personnalisable collections

Les titres des collections personnalisables ont une notice locale et globale. Dans les collections personnalisables, vous pouvez apporter des modifications à tous les champs modifiables de la notice locale et les enregistrer. Toutes les modifications enregistrées dans la notice locale sont conservées dans la collection locale de votre bibliothèque tout au long des chargements ultérieurs de données de la base de connaissances. Vous pouvez soumettre les modifications à la coopérative globale si vous le souhaitez.

knowledge-base-coop-local-global.png

non personnalisable collections

Titles in non-customizable collections will show the Global record. You cannot edit and save changes locally. In fact, the "Save" button is replaced by a message "Cannot Save Local Edits." You can edit the Global record. Report any errors in non-customizable collections to OCLC Support.

knowledge-base-coop-non.png

Pour plus d'informations, consultez la section Collections personnalisables et non personnalisables.

Zones au niveau du titre

Sauf pour les notes au niveau du titre, vous pouvez mettre à jour les zones au niveau du titre et soumettre vos modifications à la coopérative.

  • Titre (complétez un titre ou ajoutez un sous-titre)
  • Numéro OCLC via Remplacer numéro OCLC
  • Numéros OCLC regroupés
  • Numéros normalisés : ISSN, eISSN, ISBN,
    autres ISBN
  • URL du titre; Clé de liaison du périodique ou Clé de liaison
  • Couverture : dates et énumérations
  • Informations sur la publication : Date, Auteur, Éditeur

Toutefois, toutes les modifications ne sont adaptées pour une extension à toutes les bibliothèques. Par exemple, les URL propres à une bibliothèque ne pourront pas profiter à d'autres bibliothèques. Pour plus de détails, consultez Meilleures pratiques pour les modifications coopératives.

Mettre à jour les informations sur le titre pour la coopérative

Pour modifier et soumettre des notices distinctes :

  1. Accédez à la collection à laquelle vous souhaitez apporter des modifications et ouvrez-la.
  2. Ouvrez la section Titres et cliquez sur le titre ou sur l'icône en forme de crayon située en regard du titre à mettre à jour.
  3. Modifiez les champs pertinents.
  4. Cliquez sur Enregistrer.*
  5. Soumettez le titre à la coopérative :
    1. Restez sur la page de niveau de titre.
    2. Cliquez sur le menu déroulant Apporter modifications à la collection globale et sélectionnez Ajouter toutes les modifications locales à la Base de connaissances globale.

* Dans les collections non personnalisables, vous pouvez uniquement modifier la notice globale et vous n’aurez pas la possibilité d’enregistrer les modifications localement.

Pour modifier et soumettre plusieurs notices dans une collection personnalisable :

Il est possible et préférable d'effectuer et d'enregistrer des modifications locales pour plusieurs titres dans une collection personnalisable avant de les soumettre au processus de gestion de la coopérative. Cela crée ainsi une entrée d'approbation unique dans l'historique des activités des utilisateurs, plutôt que de multiples entrées d’approbation pour des modifications de titres individuels.

  1. Accédez à la collection à laquelle vous souhaitez apporter des modifications et ouvrez-la.
  2. Ouvrez la section Titres et cliquez sur le titre ou sur l'icône en forme de crayon située en regard du titre à mettre à jour.
  3. Sous l'onglet Local, modifiez les champs pertinents.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Répétez cette procédure (étapes 1 à 4) pour toutes les notices devant être mises à jour dans la collection.
  6. Soumettez le titre à la coopérative :
    1. Retournez à l'écran de la collection (écran de l'étape 1 ci-dessus).
    2. Cliquez sur le menu déroulant Actions pour collections et sélectionnez Ajouter toutes les modifications locales à la Base de connaissances globale.

Avec cette action, tous les changements de champ de titre de cette collection vont être pris en compte à la fois et soumis à la file d’attente des approbations simultanément. Les autres bibliothèques qui ont sélectionné la collection à examiner et à approuver ou refuser voient l'entrée dans leur file d'attente des approbations.

 Note. - Si vous devez apporter des modifications en lot à une collection non personnalisable, contactez l'assistance tehcnique d'OCLC.

Confirmer vos modifications

Après avoir soumis vos titres, une fenêtre de confirmation apparaît, dans laquelle vous pouvez entrer un résumé de vos modifications. Entrez un résumé et cliquez sur Continuer. Votre résumé, ainsi que votre nom et votre établissement, sont enregistrés dans la section Révisions.

knowledge-base-confirm-title-edits.png

L'entrée de l’historique pour la soumission s'affiche, avec le nombre d’approbations et de refus, et un objectif chiffré. Vous ne pouvez pas approuver ni refuser vos propres modifications. Vous avez en revanche accès à un bouton Retirer, accompagné d'un message « En attente de décision ».

Fenêtre « En attente de décision »

Attendre une décision

Les autres bibliothèques approuvent ou refusent vos modifications

Vous ne pouvez pas approuver ou refuser vos propres modifications. Toutefois, vos modifications sont disponibles dans la file d'attente de révision « Approuver les modifications apportées aux collections de la base de connaissances globale », afin que toutes les autres bibliothèques ayant sélectionné la collection puissent examiner vos modifications et décider de les approuver ou de les refuser.

Si un ensemble de modifications issu de la gestion coopérative n'atteint pas le nombre cible d'approbations ou de refus dans un délai de cinq jours calendaires, les modifications seront considérées comme approuvées. Le processus normal de chargement des données dans la base de connaissances a lieu, et toutes les bibliothèques ayant sélectionné la collection reçoivent les mises à jour.

Pour en savoir plus sur le processus de révision et sur les objectifs d'approbation et de refus, consultez la section Approuver ou refuser les modifications apportées à la base de connaissances globale.

Retirer

Si vous détectez une erreur, ou si vous souhaitez retirer votre soumission pour une quelconque autre raison, vous pouvez le faire en cliquant sur Retirer à tout moment, avant que l'objectif d'approbations ou de refus des modifications n'ait été atteint ou que la procédure de révision n'ait pris fin. Si vous retirez vos modifications pour une quelconque raison, un rejet sera indiqué dans la section de révision.

Les entrées de l'historique concernant les modifications retirées sont visibles uniquement pour la bibliothèque qui les avait soumises et pour les bibliothèques qui avaient enregistré une décision.

Envoyer vos commentaires à OCLC

Nous vous encourageons à débattre des fonctions et des fonctionnalités de la gestion coopérative des données de la base de connaissances dans :

  • L'OCLC Community Center. Si vous souhaitez adresser des commentaires ou des questions à OCLC, publiez-les sur le forum de discussion de Gestion des collections (connexion requise); ou
  • Envoyez vos commentaires au service d'assistance technique d'OCLC. Les suggestions d'amélioration de la fonctionnalité coopérative sont les bienvenues car nous souhaitons optimiser son utilisation pour la communauté à chaque nouvelle version du service.