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Assistance OCLC

Modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Suivez les instructions permettant de télécharger un tableau au format KBART contenant des données de titres, modifiez les données en fonction de votre abonnement, puis chargez la collection.

À propos de l'ajout de collections de la base de connaissances

Pour voir les collections de la base de connaissances globale, parcourez les collections disponibles dans la base de connaissances WorldCat (mises à jour mensuellement). Vous pouvez aussi lancer une recherche dans Gestion des collections afin d'accéder à toutes les collections disponibles. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, puis cliquez sur Chercher.

Dans quels cas sélectionner intégralement une collection de la base de connaissances

Sélectionnez intégralement une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et correspond à votre abonnement.

Dans quels cas modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Modifiez une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble de titres de la collection.

Les collections de la base de connaissances figurant dans les résultats d'une recherche dans Gestion des collections sont marquées comme  personnalisables ou non personnalisables.

Collections personnalisables et non personnalisables

Si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble des titres d'une collection et si cette collection est personnalisable, vous pouvez modifier la collection. Les options suivantes vous permettent de sélectionner la collection :

  • Sélectionner la collection complète
  • Modifiez les sélections, la couverture et les autres données de titres en fonction des localisations propres à votre bibliothèque, un titre à la fois, soit dans l'interface, soit de façon groupée dans le tableau au format KBART, puis chargez le fichier modifié.

Si une collection est non personnalisable, les options suivantes vous permettent de la sélectionner :

  • Sélectionner la collection complète

 Remarque : vous pourrez télécharger un tableau de données de titres au format KBART pour les collections personnalisables et non personnalisables. Des informations supplémentaires sont disponibles sur les collections personnalisables et non personnalisables et sur les conditions requises pour la création et le partage des collections.

Dans quels cas créer une collection de la base de connaissances

Si votre bibliothèque a besoin d'une collection qui n'est pas encore représentée dans la base de connaissances WorldCat globale, créez une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections en suivant les étapes indiquées sur cette page. Par exemple, si votre bibliothèque possède une collection spéciale ou une collection électronique unique, vous pouvez la créer.

Voici des instructions concernant la création de collections de la base de connaissances pour les périodiques imprimés ou la représentation des bases de données :

Pour découvrir d'autres méthodes permettant d'ajouter des collections de la base de connaissances, voir Choisir une méthode pour ajouter ou créer une collection de base de connaissances.

Modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Deux options vous permettent de modifier les titres dans les collections personnalisables. Suivez les instructions pour chercher une collection de la base de connaissances, puis choisissez une option :

Chercher une collection de la base de connaissances

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Sélectionnez une étendue dans la liste déroulante.

    Étendues de la recherche du service Gestion des collections

  3. Décidez si vous souhaitez ou non limiter la recherche :
    • Laissez l'option Mes collections sélectionnées activée pour lancer une recherche parmi les collections spécifiques à votre bibliothèque que vous avez créées ou sélectionnées.
    • Désélectionnez Mes collections sélectionnées afin de lancer une recherche parmi les éléments des collections globales disponibles dans la base de connaissances WorldCat. Par exemple, désélectionnez Mes collections sélectionnées pour chercher les collections à ajouter à votre base de connaissances
      Option Mes collections sélectionnées de Gestion des collections.
  4. Dans le champ Terme(s) de recherche, saisissez les termes voulus ou laissez le champ vide.
  5. Cliquez sur Chercher.

Option 1 - Modifier les titres à l'aide d'un fichier KBART

Télécharger un fichier au format KBART contenant des données de titres

Accéder à la collection
  1. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Dans la zone de recherche, recherchez votre collection de la base de connaissances. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, si nécessaire.
  3. Cliquez sur le nom de la collection pour l'ouvrir.
  4. Utilisez la liste déroulante Autres actions pour sélectionner Télécharger.

    Menu Autres actions de la liste déroulante Titres
Délimiter le téléchargement
  1. Dans la zone Télécharger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Titres dans les localisations locales
      Si vous avez sélectionné des titres dans la collection, vous pourrez voir l'entendue « Titres dans les localisations locales ». Si vous choisissez « Titres dans les localisations locales », le fichier contiendra uniquement les titres sélectionnés et/ou modifiés. Choisissez cette option si :
      • Vous téléchargez des données de titres pour un sous-ensemble de titres que vous avez déjà sélectionné.
    • Titres disponibles dans la collection
      Si vous n'avez pas sélectionné de titres dans la collection, la seule option affichée pour l'étendue sera « Titres disponibles dans la collection ». Si vous choisissez l'étendue « Titres disponibles dans la collection », votre fichier contiendra les données du titre complet de la collection de la base de connaissances globale et permettra de sélectionner les titres souhaités pour les localisations locales de votre bibliothèque. Choisissez cette option si :
      • Vous voulez télécharger les données pour tous les titres disponibles dans la collection.

L'option « Titres dans les localisations locales » est visible si vous sélectionnez des titres de la collection.

  1. Conservez le type de téléchargement défini sur KBART.

 Remarque : nous vous recommandons de sélectionner « Titres dans les localisations locales » pour les bibliothèques en cas de modifications apportées à une collection qui a déjà été modifiée. Nous vous recommandons aussi de conserver une copie du fichier KBART avant d'y apporter des modifications. Si une erreur survient lors de la modification ou du chargement de la collection, vous pourrez utiliser ce fichier pour restaurer la collection originale.

 Remarque : si vous avez sélectionné toute une collection (en appuyant sur le bouton Sélectionner une collection/Ajouter à une commande ), les deux options relatives a l'étendue afficheront le même contenu.

Choisir le codage du fichier téléchargé
  1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante d'encodage de fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel). Les options suivantes sont disponibles :
    • UTF-8
    • ISO-88591 (LATIN-1)
    • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  2. Cliquez sur Télécharger.
  3. Le fichier que vous téléchargez est un fichier .txt Pour modifier le fichier, ouvrez-le dans Microsoft Excel ou dans une application semblable permettant de modifier des tableaux.  
Ouvrir le fichier .txt dans un tableau KBART

Pour ouvrir dans une application permettant de modifier des tableaux le fichier .txt que vous avez téléchargé depuis l'interface WorldShare :

  1. Ouvrez le fichier .txt dans le Bloc-notes ou TextEdit.
  2. Accédez à Modifier > Tout sélectionner et copiez la sélection complète.
  3. Ouvrez Open Office, Microsoft Excel ou une autre application permettant de modifier les tableaux.
  4. Cliquez dans la première cellule du tableau, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et collez le contenu. Le contenu du fichier .txt est alors inséré dans le tableau au format KBART.
  5. Il peut arriver que les fichiers texte délimités par des tabulations soient corrompus lors de leur ouverture. Vérifiez que les colonnes suivantes n'ont pas été remises en forme et corrigez le formatage si nécessaire :
    • Colonnes Date
    • ISSN (print_identifier)
    • eISSN (online_identifier)

Modifier les données de titre au format KBART

Voir Valeurs KBART et formatage, Valeurs recommandées par format pour :

  • Supprimer les titres auxquels vous n'avez pas accès
  • Modifier les informations sur la couverture
  • Modifier d'autres données sur les titres
  • Ajouter des valeurs dans la colonne ACTION

    Pour plus de détails, voir Valeurs de la colonne ACTION KBART.

Enregistrer votre fichier

Avant de charger votre fichier dans l'interface WorldShare, enregistrez votre tableau en tant que fichier texte (.txt) délimité par des tabulations. S'il contient des diacritiques, enregistrez-le en tant que fichier Texte Unicode (.txt).

 Note .- Enregistrez votre fichier en tant que fichier Texte Unicode (.txt) même si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains. Lorsque vous chargez le fichier dans l'interface WorldShare, utilisez la liste déroulante de codage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).

Charger votre fichier

Accéder à la collection
  1. Accédez à Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Recherchez une collection de la base de connaissances. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, si nécessaire.
  3. Cliquez sur le nom de la collection pour l'ouvrir.
  4. Utilisez la liste déroulante Autres actions pour sélectionner Charger le fichier.

    Option Charger le fichier de la liste déroulante Autres actions
Délimiter le chargement
  1. Dans la zone Charger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Mettre à jour les modifications uniquement (par défaut)
      Si vous choisissez cette option, le système recherche uniquement les modifications dans le fichier et utilise la valeur ACTION spécifiée pour déterminer comment traiter les modifications. Choisissez cette option si :
      • Vous créez une collection pour la première fois.
      • Vous avez apporté des modifications aux données de titre et vous utilisez la valeur ACTION « overlay » ou « covoverlay ».
    • Remplacer les localisations dans la collection
      Si vous choisissez « Remplacer les localisations dans la collection », le système supprimera les sélections de titres existantes dans la collection et les remplacera par les informations du fichier que vous chargez. Choisissez cette option si :
      • Vous utilisez un fichier pour supprimer des titres d'une collection.

Mettre à jour les modifications uniquement ou Remplacer les localisations dans la collection

  1. Conservez le type de chargement défini : KBART.

 Mise en garde : l'étendue « Mettre à jour les modifications uniquement » peut entraîner des problèmes d'indexation si vous tentez de charger des fichiers dans une collection à plusieurs reprises. Ce problème ne concerne pas l'option « Remplacer les localisations dans la collection ».

Choisir le codage du fichier chargé
  1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante d'encodage de fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel). Les options suivantes sont disponibles :
    • UTF-8
    • ISO-88591 (LATIN-1)
    • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  2. Localisez et sélectionnez votre fichier .txt, puis cliquez sur Charger

 Note. - La collection sera verrouillée pour réindexation jusqu'à ce que vos modifications aient été traitées.

 Mise en garde : les fichiers Excel (.xls) et (.xlsx) ne seront PAS chargés correctement. Vous devez enregistrer votre fichier au format de fichier texte délimité par des tabulations (.txt Texte Unicode).

Voir l'état du chargement de votre fichier

 Remarque : lorsque vous rapportez un problème, indiquez votre  ID WorldCat Registry et le fichier que vous essayez de charger. Si possible, ajoutez une autorisation pour votre mandataire afin que nous puissions accéder aux liens aux textes intégraux. Ces informations sont nécessaires au diagnostic et à la résolution de certains problèmes.

Une fois que vous avez chargé une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections, vous pouvez vérifier l'état de chargement de votre fichier en ouvrant la section Historique à partir de la collection.  Vous pouvez également consulter l'historique de votre établissement dans la section Historique des activités pour votre établissement. Voir À propos de l'historique des activités pour obtenir des instructions et des informations concernant les rapports détaillés de l'historique des activités.

Option 2 - Modifier les titres un par un dans l'interface

À la fin de cette session, vous aurez acquis les connaissances de base pour lancer une recherche et effectuer des actions courantes sur les collections de la base de connaissances.

Pour modifier un titre à la fois :

  1. Accédez à la collection. Ouvrez-la et développez la section Titres.
  2. Modifiez les informations :
    • Sélectionnez/Désélectionnez les titres
    • Modifiez les informations sur la couverture, etc.

Pour en savoir plus, voir Valeurs KBART et formatage.