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Assistance OCLC

Mapper les titres à partir du fichier des fonds d'un tiers

Chargez les fonds d'un tiers (EBSCO Full Text Finder, Serials Solutions ou SFX) pour créer des collections dans votre base de connaissances.

Si vous voulez importer tous vos fonds de la base de connaissances d'un tiers, suivez les instructions sur cette page.

 Note. - Toutefois, si vous voulez plutôt :

Pour plus d'informations, voir la rubrique Endroits pour chargements et téléchargements dans Gestion des collections.

Comprendre les options de traitement des fichiers

Pour créer votre base de connaissances WorldCat, vous pouvez mapper des fichier tiers. Selon les collections de votre établissement, cela peut ou non vous faire gagner du temps dans l'ajout des collections.

Survol

La première étape consiste à exporter un fichier de localisations depuis votre service tiers. Avant d'exporter vos données depuis un service tiers, consultez les critères de format à respecter pour charger votre fichier dans Gestion des collections WorldShare. Ces critères peuvent influencer les options que vous allez choisir dans l'interface d'administration tierce au moment d'exporter vos données.

Ensuite, vous chargez le fichier dans votre base de connaissances WorldCat (Gestion des collections).

Une fois le fichier chargé, contactez l'assistance technique d'OCLC pour en informer OCLC. Lorsque le traitement du fichier est terminé, un rapport est disponible dans Gestion des collections, dans l'historique des activités. Le rapport sur le fichier des localisations d'un tiers détaille les collections de votre fournisseur tiers qui correspondent à votre base de connaissances WorldCat et fournit d'autres informations.

Une option vous permet d'actualiser le mappage, si nécessaire. Nous vous recommandons d'attendre deux semaines à compter de l'envoi du fichier, de façon à permettre la maintenance de vos localisations dans WorldCat. Il existe rarement une correspondance exacte entre les fournisseurs. Par conséquent, le mappage est un processus itératif et imparfait. OCLC effectue le mappage, examine les résultats, identifie de nouveaux index susceptibles d'améliorer les résultats, puis réitère le mappage.

Examiner et choisir une option de traitement

Examinez les deux options ci-dessous et choisissez l'option la plus adaptée à votre établissement :

Option 1 - Traitement par défaut

Les titres qui ont changé seront ajoutés et mis à jour selon le processus par défaut pour mapper les fichiers tiers. Toutefois, les titres sélectionnés dans vos collections de base de connaissances WorldCat et qui ne sont pas présents dans le fichier seront supprimés ou désélectionnés. Remarque : le processus ne modifie pas les titres des collections qui sont sélectionnées en entier.

Pour mettre en œuvre ce processus, suivez simplement la procédure indiquée sur cette page.

Option 2 - Remplacement

Les bibliothèques qui choisissent le remplacement prévoient généralement de charger un fichier régulièrement afin de maintenir leurs données de base de connaissances à jour et de garantir leur alignement sur celles de leur fournisseur. Chaque fois qu'un fichier de localisations est envoyé, le système ajoute, met à jour ou supprime les titres ou les données qui ont changé. Les titres sont supprimés s'ils ne se trouvent plus dans vos localisations (sauf si le titre se trouve dans une collection que vous avez sélectionnée intégralement).

Cette option est réservée aux membres qui souhaitent mapper des localisations d'un autre fournisseur de services (EBSCO Full Text Finder, Serials Solutions, SFX, etc.). Vous ne pouvez pas configurer le remplacement si vous souhaitez mapper les données de deux fournisseurs.

Pour lancer le processus, envoyez une demande à l'assistance technique d'OCLC. La prochaine fois que vous mettrez à jour le fichier, il ne sera pas nécessaire de nous contacter au préalable.

Si vous avez des questions, contactez l'assistance technique d'OCLC ou consultez les heures de bureau pour Gestion des collections.

Suivre les instructions pour exporter vos localisations

Utilisez l'un des ensembles d'instructions suivants pour exporter vos localisations depuis le service de votre fournisseur tiers. Veillez à télécharger le fichier au format spécifié dans les instructions pour pouvoir le charger ensuite.

EBSCO Full Text Finder

EBSCO Full Text Finder s'appelait auparavant EBSCO A-to-Z.

OCLC peut mapper les localisations de livres électroniques EBSCO Full Text Finder de votre bibliothèque à des collections de la base de connaissances WorldCat (accès via le service Gestion des collections de WorldShare). Une fois que vous avez exporté un fichier de votre fournisseur tiers, OCLC associe le fichier de vos localisations de manière itérative aux collections correspondantes qui se trouvent dans la base de connaissances.

Une fois que vous avez téléchargé et préparé un fichier à partir de votre base de connaissances actuelle, deux options vous permettent de le mapper :

  • Charger votre fichier de localisations à partir de l'interface WorldShare
  • Charger votre fichier de localisations sur le FTP

Contactez l'assistance technique d'OCLC si vous avez besoin d'aide.

Exporter des localisations à partir de la liste EBSCO Full Text Finder

L'exportation de vos localisations à partir de la liste EBSCO Full Text Finder s'effectue sur le site d'EBSCO. Pour exporter vos localisations :

  1. Accédez à vos localisations dans EBSCO Full Text Finder Admin.
  2. Téléchargez vos localisations et enregistrez-les dans un fichier délimité par des tabulations. Pour des instructions voir la documentation d'EBSCO sur le téléchargement des localisations.
  3. Suivez le modèle ci-dessous pour nommer votre fichier de données sur les fonds avant de le charger :
    HOLDINGS_[id-registry]
    .txt

Serials Solutions

OCLC peut mapper le fichier de localisations de Serials Solutions de votre bibliothèque à des collections de la base de connaissances WorldCat (accès via le service Gestion des collections WorldShare). Une fois que vous avez exporté un fichier de votre fournisseur tiers, OCLC associe le fichier de vos localisations de manière itérative aux collections correspondantes qui se trouvent dans la base de connaissances.

Une fois que vous avez téléchargé et préparé un fichier à partir de votre base de connaissances actuelle, deux options vous permettent de le mapper :

  • Charger votre fichier de localisations à partir de l'interface WorldShare
  • Charger votre fichier de localisations sur le FTP

Exporter un fichier de localisations à partir de Serials Solutions

Pour exporter votre fichier de localisations de Serials Solutions, vous devez accéder au site de Serials Solutions. Pour exporter le fichier :

  • Accédez à l'espace client Serials Solutions de votre bibliothèque.
  • Depuis l'espace client, accédez au service Data on Demand (Données à la demande).

Espace client de Serials Solutions

  • Dans le menu Data on Demand, sélectionnez Generate New Report (Générer un nouveau rapport).

Générer un nouveau rapport

  • Sur l'écran Generate New Data on Demand Report (Générer un nouveau rapport de données à la demande), spécifiez les paramètres d'exportation suivants :
    • UTF-8
    • CSV without Subjects
    • Tous les contenus
    • Ne cochez PAS « Split File » (Scinder les fichiers). Assurez-vous que l'option n'est pas activée.

Options de Serials Solutions

  • Cliquez sur Enregistrer.
  • Le fichier de rapport est créé. Il est disponible au téléchargement peu de temps après. Le processus de téléchargement peut prendre quelques minutes, selon le nombre de titres contenus dans la collection.

Utiliser Excel pour convertir votre fichier CSV en fichier texte

Utilisez Excel pour convertir votre fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) en fichier délimité par des tabulations (.txt). Une fois que vous avez téléchargé le fichier CSV à partir de la plate-forme SerSol  :

  1. Ouvrez Microsoft Excel.
  2. Cliquez sur Données. 
  3. Cliquez sur À Partir du texte (dans la zone Données externes du ruban). Une fenêtre Importer Fichier Texte devrait s'ouvrir.
  4. Accédez à votre fichier CSV SerSol, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton d'importation du fichier.
  5. Un assistant d'importation de texte devait s'ouvrir :
    1. Étape 1 de l'assistant : choisissez le type de fichier. Si les éléments du fichier texte sont séparés par des tabulations, deux points, des points virgules, des espaces ou d'autres caractères, sélectionnez Délimité. Cliquez sur Suivant.
    2. Étape 2 de l'assistant : cochez Tabulation et Virgule comme séparateurs. Sélectionnez les guillemets comme délimiteur de texte.
    3. Étape 3 de l'assistant : utilisez l'aperçu pour vérifier que les données importées sont correctement mises en forme. Cliquez sur le bouton Terminer.
  6. Importez les données dans une nouvelle feuille, et enregistrez le fichier au format .txt séparé par des tabulations et nommez le fichier HOLDINGS_[registry-id].txt.

Pour de l'aide, consultez la rubrique Assistant Importation de textedans le documentation de Microsoft Office.

(facultatif) Vérifier si le formatage de votre fichier est correct

Ouvrez le fichier à l'aide d'un éditeur de texte (le Bloc-notes dans Windows ou Text Edit sur Mac). Assurez-vous qu'il ne reste plus de guillemets ni de virgules pour délimiter le texte. Seules des tabulations doivent délimiter le texte.

  1. Ouvrez votre fichier .txt dans un éditeur de texte. Vous pouvez par exemple l'ouvrir dans le Bloc-notes (cette application est disponible sous Windows, dans le dossier Accessoires). N'utilisez PAS d'application de tableur comme Microsoft Excel.
  2. Suivez la procédure pour chercher et remplacer des valeurs. Le but est de trouver tous les guillemets typographiques/droits/courbes (") et de les supprimer (remplacer par rien).

    Selon votre système d'exploitation et votre application, utilisez Ctrl+ H ou sélectionnez Modifier, Remplacer.
    Chercher et remplacer
  3. Pensez à suivre le modèle ci-dessous pour nommer votre fichier de données sur les fonds avant de le charger. Remplacez [id-Registry] par l'ID Registry de votre établissement :
    HOLDINGS_[id-Registry].txt
    HOLDINGS_12345.txt

SFX

OCLC peut mapper le fichier SFX de votre bibliothèque à des collections de la base de connaissances WorldCat (accès via le service Gestion des collections de WorldShare). Une fois que vous avez exporté un fichier de votre fournisseur tiers, OCLC associe le fichier de vos localisations de manière itérative aux collections correspondantes qui se trouvent dans la base de connaissances.

Une fois que vous avez téléchargé et préparé un fichier à partir de votre base de connaissances actuelle, deux options vous permettent de le mapper :

  • Charger votre fichier de localisations à partir de l'interface WorldShare
  • Charger votre fichier de localisations sur le FTP

Le mappage pouvant s'avérer complexe, nous recommandons aux utilisateurs qui envisagent de mapper un fichier tiers à la base de connaissances WorldCat de contacter l'assistance technique d'OCLC pour discuter des options possibles avant de commencer le processus.

Exporter un fichier de localisations depuis SFX

Pour commencer, exportez un fichier de localisations depuis votre service SFX.

  1. Connectez-vous à la plate-forme SFX.
  2. Accédez à KBTools – Export Tool (Outil d'exportation). Accédez à Advanced Export Profiles (Profils d'exportation avancés).
  3. Créez un profil d'exportation.
  4. Vous devez télécharger votre fichier au format correct pour pouvoir l'ajouter. Utilisez le format .xml-marc en tant que fichier unique décrivant toutes vos cibles disponibles (pour le chargement via FTP)
  5. Choisissez les collections à exporter.
  6. Enregistrez votre profil, puis exécutez le fichier.

Charger un fichier

Une fois que vous avez exporté un fichier de votre fournisseur dans le format de fichier recommandé, suivez les instructions afin de le charger (sur l'interface WorldShare ou FTP/SFTP) :

Préparer un fichier pour le chargement

Nom du fichier

Utilisez le nom de fichier suivant pour votre fichier de localisations : saisissez le mot LOCALISATIONS en majuscules, puis un trait de soulignement, l'ID Registry de votre établissement, un point et enfin, l'extension du fichier :

HOLDINGS_[id-Registry].[extension]

ID Registry

Dans le nom de fichier ci-dessus, remplacez [id-Registry] par l'ID Registry de votre bibliothèque ou l'ID d'établissement OCLC.

Pour localiser l'ID Registry de votre bibliothèque, consultez la page

Extension de fichier

Utilisez le nom de fichier ci-dessus en remplaçant [extension] par l'extension appropriée pour votre service tiers et votre méthode de chargement.

Les fichiers Serials Solutions et EBSCO doivent être au format .txt pour être chargés via l'interface WorldShare ou via FTP : pour être chargés via l'interface WorldShare et via FTP :

HOLDINGS_[id-registry].txt

Les fichiers SFX à charger via FTP doivent être au format .xml-marc  :

HOLDINGS_[id-registry].xml-marc

  Remarque : vous ne devez pas essayer de modifier le format ou l'extension du fichier. Il est important que le format des fichiers soit correct au moment du téléchargement depuis le service tiers.

Utiliser l'option appropriée pour le chargement du fichier

Utilisez l'une des options ci-dessous. 

Important - Une fois le fichier chargé, vous devez contacter l'assistance technique d'OCLC pour informer OCLC qu'un fichier est disponible pour révision. Veuillez inclure votre ID WorldCat Registry ou le nom du fichier.

Charger votre fichier via un protocole de transfert de fichier (FTP ou SFTP) sur le serveur d'OCLC

Rassembler vos informations d’identification

Pour charger votre fichier via FTP, utilisez votre compte FTP afin de transférer votre fichier de localisations vers OCLC. Si votre bibliothèque ne possède pas de compte FTP ou ne trouve pas ses identifiants, contactez l'assistance technique d'OCLC.

Toutes les bibliothèques situées dans des régions extérieures aux États-Unis doivent utiliser le protocole « Secure File Transfer Protocol » (Secure FTP ou SFTP) sur le port 22. Les bibliothèques situées aux États-Unis peuvent utiliser le protocole SFTP sur le port 22 ou le protocole FTP sur le port 21.Le centre de données associé au compte d'une bibliothèque dépend de la région dans laquelle se situe l'établissement. Utilisez le nom d'hôte correspondant à votre région, tel qu'indiqué dans le tableau ci-dessous :

Tous les centres de données

Noms d'hôte régionaux

Port

Centre de données aux États-Unis

scp.oclc.org

22

Centre de données en Australie

scp-sydney.oclc.org

22

Centre de données au Canada

scp-toronto.oclc.org

22

Centre de données en Europe

scp-docklands.oclc.org

22

Charger un fichier

Pour accéder au serveur, vous pouvez utiliser un client FTP de votre choix ou une ligne de commande.

Client FTP

Si vous utilisez un client FTP, adaptez les informations ci-dessous en conséquence. Voir la rubrique Transférer des fichiers via SFTP pour un exemple de client FTP.

Ligne de commande

  1. En utilisant le nom d’utilisateur de votre établissement, entrez la commande suivante :  sftp [nom d'utilisateur]@scp.oclc.org
  2. Entrez le mot de passe de votre établissement
  3. Saisissez cd /wckb/in/data pour accéder au dossier de répertoire
  4. Pour charger les fichiers, entrez la séquence de commandes suivante :
  5. binary
  6. put HOLDINGS_[registry_id].[xml-marc]
  7. « quit »

Pour plus d’informations, consultez la section Transférer des fichiers via SFTP.

Contacter OCLC afin de signaler le chargement du fichier

Contactez l' assistance technique d'OCLC  pour informer OCLC que vous avez charger un fichier.

Veuillez inclure les éléments suivants dans votre message :

  • Le nom de votre établissement et
  • Votre ID Registry, ou
  • Le nom de votre fichier

Consulter les rapports d'historique des activités

Pour voir l'état du chargement du fichier dans l'historique des activités de Gestion des collections :

  1. Voir À propos de l'historique des activités dans Gestion des collections pour obtenir des instructions concernant l'accès à l'historique des activités de votre établissement.
  2. Accédez à des définitions qui vous aideront à mieux comprendre votre rapport Fichier des fonds d'un tiers chargé.