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Assistance OCLC

Créer une collection de la base de connaissances

 

Cette méthode permet de créer une collection de base de connaissances qui ne se trouve pas dans la base de connaissances globale WorldCat. Servez-vous de ces instructions pour créer une collection électronique qui ne se trouve pas dans la base de connaissances globale ou pour créer une collection de publications imprimées.

À propos de l'ajout de collections de la base de connaissances

Pour voir les collections de la base de connaissances globale, parcourez les collections disponibles dans la base de connaissances WorldCat (mises à jour mensuellement). Vous pouvez aussi lancer une recherche dans Gestion des collections afin d'accéder à toutes les collections disponibles. Désélectionnez Mes collections sélectionnées, puis cliquez sur Chercher.

Quand sélectionner intégralement une collection de la base de connaissances

Sélectionnez intégralement une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et correspond à votre abonnement.

 Note: When selected in full, customizable collections will not display the option to delete individual titles. You will need to use a KBART to modify the collection and follow the instructions to select a subset of titles.

Quand modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres

Modifiez une collection de la base de connaissances si elle est disponible dans la base de connaissances WorldCat globale et si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble de titres de la collection.

Les collections de la base de connaissances figurant dans les résultats d'une recherche dans Gestion des collections sont marquées comme  personnalisables ou non personnalisables.

Collections personnalisables et non personnalisables

Si votre bibliothèque est abonnée à un sous-ensemble des titres d'une collection et si cette collection est personnalisable, vous pouvez modifier la collection. Les options suivantes vous permettent de sélectionner la collection :

  • Sélectionner la collection complète
  • Modifiez les sélections, la couverture et les autres données de titre en fonction des localisations propres à votre bibliothèque, un titre à la fois, soit dans l'interface, soit de façon groupée dans le tableau au format KBART, puis chargez le fichier modifié.

Si une collection est non personnalisable, les options suivantes vous permettent de la sélectionner :

  • Sélectionner la collection complète

 Remarque : vous pourrez télécharger un tableau de données de titre au format KBART pour les collections personnalisables et non personnalisables. Des informations supplémentaires sont disponibles sur les collections personnalisables et non personnalisables et sur les conditions requises pour la création et le partage des collections.

Quand créer une collection de la base de connaissances

Si votre bibliothèque a besoin d'une collection qui n'est pas encore représentée dans la base de connaissances WorldCat globale, créez une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections en suivant les étapes indiquées sur cette page. Par exemple, si votre bibliothèque possède une collection spéciale ou une collection électronique unique, vous pouvez la créer.

Voici des instructions concernant la création de collections de la base de connaissances pour les périodiques imprimés ou la représentation des bases de données :

Pour découvrir d'autres méthodes permettant d'ajouter des collections de la base de connaissances, voir Choisir une méthode pour ajouter ou créer une collection de la base de connaissances.

Créer une collection de la base de connaissances

Deux options s'offrent à vous pour ajouter des titres à votre collection. Suivez les instructions ci-dessous pour créer une collection et accéder à la collection créée. Suivez ensuite les étapes Ajouter des titres en chargeant un fichier KBART ou Ajouter des titres un par un dans l'interface.

Créer une collection

  1. Connectez-vous à l'interface WorldShare en suivant l'URL WorldShare de votre bibliothèque. Remplacez le nomdevotrebibliothèque par l'identifiant de votre bibliothèque : https://IDdebibliothèque.share.worldcat.org/wms
  2. Accédez à Métadonnées (ou Licences) > Gestion des collections.
  3. Cliquez sur Créer une collection et choisissez Collections de la base de connaissances.
  4. Ouvrez la section Propriétés d'une nouvelle collection :
    1. Inscrivez un nom de collection :
    2. Un ID de collection est généré automatiquement.
      • Vous avez la possibilité de personnaliser cet ID, mais sa valeur doit être unique parmi les collections et doit commencer par « client ».
    3. Précisez le Fournisseur (facultatif).
      • Lorsque vous créez une collection de la base de connaissances, vous pouvez remplir la zone Fournisseur. Si le fournisseur n'est pas encore répertorié dans la base de connaissances WorldCat, vous pouvez l'ajouter à votre base de connaissances locale en créant un fournisseur personnalisé. Ce dernier (par exemple, « Mon université ») apparaîtra dans les résultats de recherche dans Gestion des collections. Vous pourrez référencer ce fournisseur aux côtés des autres fournisseurs de la base de connaissances WorldCat quand vous ajoutez des liens d'un fournisseur spécifique pour WorldCat Discovery.
    4. Pour le paramètre Partage, la valeur Non personnalisable est sélectionnée par défaut. Pour en savoir plus à ce sujet, voir Collections personnalisables et non personnalisables. Changez le paramètre en Personnalisable si :
      • Vous comptez contribuer à la collection dans la base de connaissances globale WorldCat.
      • Vous souhaitez partager la collection avec d'autres établissements et vous voulez que les titres et paramètres, par exemple les informations sur la couverture, puissent être modifiés.

 Mise en garde : vous ne serez plus en mesure de modifier le paramètre de personnalisation une fois la collection créée. Une valeur numérique unique est requise dans la colonne  oclc_entry_id de votre fichier KBART pour les collections personnalisables.

  1. Cliquez sur Créer .

Accéder à la collection créée

  1. Accédez à la boîte de recherche Gestion des collections.
  2. Conservez la case Mes collections sélectionnées activée, puis cliquez sur Recherche.
  3. Utilisez la liste déroulante Filtre en haut de l'écran afin de limiter les résultats de la recherche. Choisissez :
    • « Collections... » et « J'ai créé ».

Option 1 - Ajouter des titres en chargeant un fichier KBART

Télécharger un modèle KBART

  1. Accédez à la collection que vous avez créée, puis cliquez sur le nom de votre collection dans les résultats de la recherche pour l'ouvrir.
  2. Développez la section Titres.
  3. Sélectionnez l'option Charger de la liste déroulante Autres actions. Vous pouvez également utiliser le modèle KBART.

    Menu Autres actions de la liste déroulante Titres

Ouvrir le fichier .txt dans un tableau KBART

Open the .txt file you downloaded from the WorldShare interface in a spreadsheet editing application:

  1. Ouvrez le fichier .txt dans le Bloc-notes ou TextEdit.
  2. Accédez à Modifier > Tout sélectionner et copiez la sélection complète.
  3. Ouvrez Open Office, Microsoft Excel ou une autre application permettant de modifier les tableaux.
  4. Cliquez dans la première cellule du tableau, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et collez le contenu. Le contenu du fichier .txt est alors inséré dans le tableau au format KBART.
  5. Il peut arriver que les fichiers texte délimités par des tabulations soient corrompus lors de leur ouverture. Vérifiez que les colonnes suivantes n'ont pas été remises en forme et corrigez le formatage si nécessaire :
    • Colonnes Date
    • ISSN (print_identifier)
    • eISSN (online_identifier)

 Mise en garde - Si vous souhaitez télécharger les titres d'une très grande collection, par exemple une collection d'HathiTrust ou d'Internet Archive, les titres seront téléchargés mais seront tronqués. Pour plus de détails, voir Télécharger des fichiers volumineux pour les collections d'Internet Archive et d'HathiTrust et pour Mes titres sélectionnés (KBART).

Saisir les données de titre KBART

Vous ne devez pas nécessairement remplir chaque colonne du tableau KBART. Les valeurs requises dépendent du format de la collection que vous créez. Deux options sont disponibles pour entrer les données de titre.

Option A - Utiliser la valeur « autofill » (remplissage automatique)

Vous pouvez ajouter des numéros OCLC à un tableau au format KBART pour que le système renseigne certains des champs de données de titre. Ensuite, vous devrez saisir vos informations de couverture et les URL de titre. Pour obtenir des instructions, voir Valeurs KBART et formatage, Valeurs de remplissage automatique.

Option B - Saisie manuelle des données de titre

Vous pouvez renseigner les données de titre recommandées et inclure vos informations de couverture, ainsi que les URL de titre. Pour obtenir des instructions et des détails concernant les valeurs de données requises, voir Valeurs KBART et formatage, Valeurs recommandées par format.

Veillez à :

  • Utiliser le format correct pour les dates. Voir comment Représenter les informations sur la couverture et Utiliser le format de date correct
  • Inclure l'ID de collection dans la colonne oclc_collection_id de votre fichier KBART. L'ID de collection de votre fichier doit correspondre à celui que vous avez créé pour que les titres se chargent correctement dans votre collection.
  • Inclure une valeur numérique unique pour chaque titre dans la colonne oclc_entry_id  (requis pour les collections personnalisables)
  • Ajouter une valeur à chaque ligne de titre de la colonne ACTION : utiliser la valeur « raw » (brut)

    Pour plus de détails, voir Valeurs de la colonne ACTION KBART.

Enregistrer votre fichier

Avant de charger votre fichier dans l'interface WorldShare, enregistrez votre tableau en tant que fichier texte (.txt) délimité par des tabulations. S'il contient des diacritiques, enregistrez-le en tant que fichier Texte Unicode (.txt).

 Note .- Enregistrez votre fichier en tant que fichier Texte Unicode (.txt) même si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains. Lorsque vous chargez le fichier dans l'interface WorldShare, utilisez la liste déroulante de codage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).

Charger votre fichier

Accéder à la collection créée
  1. Recherchez la collection que vous avez créée. Cliquez sur le nom de votre collection dans les résultats de la recherche pour l'ouvrir.
  2. Développez la section Titres.
  3. Utilisez la liste déroulante Autres actions pour sélectionner Charger.
Délimiter le chargement
  1. Dans la zone Charger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Mettre à jour les modifications uniquement (par défaut)
      Si vous choisissez cette option, le système recherche uniquement les modifications dans le fichier et utilise la valeur ACTION spécifiée pour déterminer comment traiter les modifications. Choisissez cette option si :
      • Vous créez une collection pour la première fois.
      • Vous avez apporté des modifications aux données de titre et vous utilisez la valeur ACTION « overlay » ou « covoverlay ».
    • Remplacer les localisations dans la collection
      Choosing "Replace holdings in collection" will cause the system to delete or deselect any existing title selections in the collection and replace them with the information in the new file you are uploading. Choose this option if:
      • You are using a file to delete or deselect titles from a collection

Mettre à jour les modifications uniquement ou Remplacer les localisations dans la collection

  1. Conservez le type de chargement défini : KBART.

 Mise en garde : l'étendue « Mettre à jour les modifications uniquement » peut entraîner des problèmes d'indexation si vous tentez de charger des fichiers dans une collection à plusieurs reprises. Ce problème ne concerne pas l'option « Remplacer les localisations dans la collection ».

Choisir le codage du fichier chargé
  1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante d'encodage de fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).
    Les options suivantes sont disponibles :
    • UTF-8
    • ISO-88591 (LATIN-1)
    • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  2. Localisez et sélectionnez votre fichier .txt, puis cliquez sur Charger

 Note. - La collection sera verrouillée pour réindexation jusqu'à ce que vos modifications aient été traitées.

 Mise en garde : les fichiers Excel (.xls) et (.xlsx) ne seront PAS chargés correctement. Vous devez enregistrer votre fichier au format de fichier texte délimité par des tabulations (.txt Texte Unicode).

Voir l'état du chargement de votre fichier

 Note. - Lorsque vous signalez un problème, indiquez votre  ID WorldCat Registry et joignez le fichier que vous essayez de charger. Si possible, ajoutez une autorisation pour votre mandataire afin que nous puissions accéder aux liens aux textes intégraux. Ces informations sont nécessaires au diagnostic et à la résolution de certains problèmes.

Une fois que vous avez chargé une collection de la base de connaissances dans Gestion des collections, vous pouvez vérifier l'état de chargement de votre fichier en ouvrant la section Historique à partir de la collection.  Vous pouvez également consulter l'historique de votre établissement dans la section Historique des activités pour votre établissement. Voir À propos de l'historique des activités pour obtenir des instructions et des informations concernant les rapports détaillés de l'historique des activités.

Option 2 - Ajouter des titres un par un dans l'interface

Ajout d'un titre

  1. Accédez à la collection que vous avez créée, puis cliquez sur le nom de votre collection dans les résultats de la recherche pour l'ouvrir.
  2. Développez la section Titres.

Utilisez la liste déroulante Ajouter un titre pour sélectionner la manière dont vous souhaitez ajouter un titre de base de connaissances. Choisissez Manuel ou Recherche par no OCLC.

Ajouter un titre

Manuelle

Sélectionnez cette option pour ajouter de nouveaux titres par saisie manuelle des informations. Pour ajouter manuellement des données de titre :

  1. Dans la liste déroulante Ajouter un titre, sélectionnez Manuelle.
  2. Sélectionnez un format.
  3. Renseignez les champs obligatoires. Les champs obligatoires varient selon le format 
    • Si vous créez une collection de ressources électroniques, saisissez une URL de titre qui renvoie à une page d'accueil pour chaque titre.
    • Si vous créez une collection de journaux imprimés, sous Couverture, sélectionnez Imprimer lorsque vous représentez vos informations de couverture.
    • Utilisez le format de date correct (AAAA-MM-JJ). Voir Valeurs KBART et formatage pour plus de détails.
  4. Saisissez des informations sur le titre, telles que :
    • Titre
    • ISBN
    • Date de publication
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Répétez ces étapes pour ajouter chaque titre, jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les titres de la collection.

Recherche par numéro OCLC

Si vous sélectionnez cette option, le système renseigne automatiquement les données de titre. Pour ajouter un titre automatiquement :

  1. Dans la liste déroulante Ajouter un titre, sélectionnez Recherche par numéro OCLC.
  2. Saisissez le numéro OCLC dans la zone qui s'affiche, puis cliquez sur Continuer. Le système recherche la notice maîtresse et insère automatiquement les informations disponibles, telles que :
    • Le titre, le numéro OCLC, le type de format, etc.
  3. Nous vous recommandons de vérifier que le type de format est exact.
  4. Si nécessaire, indiquez les éléments suivants :
    1. Vos informations de couverture
    2. Les URL des titres

Pour en savoir plus, voir Paramètres de titre pour les collections de la base de connaissances.

Demander à OCLC de créer un modèle de lien pour votre collection (facultatif)

Les modèles de liens sont requis pour que les articles s'affichent en texte intégral. Indépendamment de la manière dont la collection est créée (un titre à la fois ou par chargement d'un fichier), un modèle de lien est requis pour que les collections de journaux numériques pointent vers des articles en texte intégral. Sans modèle de lien, les citations des articles pointent vers la page d'accueil du journal au lieu de l'article.

OCLC peut créer un modèle de liens pour vous uniquement si :

  • tous les titres sont sur la même plate-forme;
  • le fournisseur utilise une structure uniforme pour sa syntaxe de liaison; et
  • la plate-forme prend en charge les liens au niveau des articles.

Voir Valeurs et contournement des modèles de liens pour en savoir plus.

Mettre votre collection à la disposition des autres bibliothèques

Apprenez à ajouter une collection personnalisée à la base de connaissances WorldCat globale pour que toutes les autres bibliothèques du service Gestion des collections puissent sélectionner et utiliser les données de titre de la collection. Voir Gestion coopérative.

Ajouter à la base de connaissances globale