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Assistance OCLC

Collections personnalisables et non personnalisables

Les collections de la base de connaissances WorldCat sont personnalisables et non personnalisables. Cette valeur indique si les bibliothèques peuvent sélectionner des titres individuels de la collection et modifier des champs de titres, comme les informations sur la couverture.

À propos des collections personnalisables

  • Si une collection est personnalisable :
    • Vous pouvez modifier les données sur les titres et les dates de couverture afin qu'elles correspondent aux localisations propres aux bibliothèques.
  • Si une collection est non personnalisable :
    • Vous devez sélectionner toute la collection. Cette collection est disponible telle quelle uniquement.

De nombreuses bibliothèques n'ont pas besoin de modifier une collection non personnalisable, car le fournisseur n'offre pas de sous-ensembles de la collection et distribue uniquement la collection dans son intégralité. Toutefois, si vous devez modifier une collection non personnalisable, reportez-vous à Comment modifier une collection de base de connaissances non personnalisable.

Comment déterminer si une collection est personnalisable

Pour savoir rapidement si une collection de la base de connaissances est personnalisable ou non personnalisable, reportez-vous à la rubrique Collections disponibles dans la base de connaissances WorldCat.

Sinon, recherchez la collection dans l'interface de Gestion des collections. Le texte en regard des titres de la collection de base de connaissances dans votre liste des résultats de recherche vous indiquera si une collection est personnalisable ou non personnalisable :

Collections personnalisables

Les titres dans les collections personnalisables sont modifiables et afficheront des icônes en forme de crayon pour indiquer que vous pouvez modifier les champs de titres :

Titres personnalisables

Pour en savoir plus, reportez-vous à Paramètres de titres dans les collections de la base de connaissances.

Pourquoi sélectionner « Personnalisable » lorsque vous créez une collection?

Lorsque vous créez une collection à l'aide du bouton « Créer une collection » dans Gestion des collections, vous pouvez rendre cette collections personnalisable ou non dans la section Propriétés de la collection.

  • Personnalisable
  • Non personnalisable (valeur par défaut)

Après avoir cliqué sur le bouton Créer une collection, ouvrez la section Propriétés et modifiez le paramètre pour Personnalisable si :

  • Vous comptez contribuer à la collection dans la base de connaissances globale WorldCat.
  • Vous voulez avoir la possibilité de modifier les données au niveau du titre comme les informations sur la couverture
  • Vous voulez partager la collection avec d'autres établissements et vous voulez que ces établissements puissent modifier la sélection de titres et les données au niveau du titre

Ce paramètre peut uniquement être configuré au moment de la création. Vous ne pourrez pas modifier ce paramètre une fois la collection créée.

Inclure les données obligatoires sur les titres pour les collections personnalisables

Lorsque vous créez une collection personnalisable a l'aide du bouton Créer une collection dans Gestion des collections, des données spécifiques sont nécessaires pour ajouter des titres à la collection. Vous devez inclure une valeur numérique unique dans le champ ID d'entrée de chaque titre.

Vous pouvez ajouter en procédant comme suit :

En fonction du mode d'ajout des titres dans une collection, vous devez inclure les données suivantes :

  • Si vous ajoutez manuellement des titres un par un via l’interface de Gestion des collections (sans charger de fichier KBART), entrez la valeur numérique unique dans le champ ID d'entrée.
  • Si vous ajoutez des titres en chargeant une feuille de calcul au format KBART des données de titres, entrez la valeur numérique unique dans la colonne oclc_entry_id de votre fichier KBART.
  • Pour les documents ajoutés un par un ou via un fichier KBART à l’aide de l'option de remplissage automatique ou de recherche par numéro OCLC, le champ ID d'entrée correspondra au numéro OCLC.

Après avoir créé la collection et ajouté les titres, le type de collection sera « Personnalisable » et les titres dans la collection seront précédés d'une icône de crayon pour indiquer qu'ils sont modifiables.

Comment modifier une collection de base de connaissances non personnalisable?

Vous ne pourrez pas modifier une collection non personnalisable. Si votre établissement doit modifier des données sur les titres ou sélectionner un sous-ensemble de titres dans une collection non personnalisable, vous pouvez utiliser les données sur les titres d'une collection de base de connaissances non personnalisable pour créer une collection locale.

Pour télécharger un fichier au format KBART de données sur les titres et l'utiliser pour créer une collection locale :

  1. Recherchez et ouvrez la collection en cliquant sur son nom dans les résultats de recherche.
  2. Ouvrez la section Titres.
  3. Téléchargez un fichier au format KBART de données sur les titres et affichez-le en tant que tableau comme suit :
    1. Dans la droite de l'écran, utilisez la liste déroulante Autres actions.
    2. Cliquez sur Télécharger.
  4. Modifiez les données sur les titres dans le tableau. Reportez-vous à la rubrique Modifier une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres pour obtenir de l'aide. N'oubliez pas d'inclure un ID d'entrée si vous rendez cette collection Personnalisable.
  5. Créez une collection en utilisant le bouton Créer une collection et chargez votre fichier pour ajouter les données sur les titres à votre collection. Reportez-vous à la rubrique Créer une collection de la base de connaissances pour des instructions.

 Note. - Vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV (VLOOKUP)dans un logiciel tableur comme Microsoft Excel pour comparer et trouver les correspondances entre deux feuilles de calcul et identifier le sous-ensemble de titres auquel votre établissement est abonné.

Par exemple, vous pouvez télécharger un fichier KBART de tous les titres disponibles dans une collection de base de connaissances dans Gestion des collections, et comparer la liste à une feuille de calcul de votre fournisseur qui répertorie les documents auxquels votre bibliothèque est abonnée.  Utilisez la fonction RECHERCHEV pour vous aider à identifier des documents dans le fichier KBART. Vous pouvez ensuite modifier le fichier KBART au besoin et le charger pour sélectionner votre sous-ensemble de titres dans une collection créée localement. 

Pour les instructions sur l’utilisation de la fonction RECHERCHEV, veuillez consulter le site de support pour votre logiciel de tableur comme documentation de Microsoft sur la fonction RECHERCHEV.