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Assistance OCLC

Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances

Cette page référence les paramètres de collection disponibles lors de la création d'une collection de la base de connaissances et offre une description pour chacun d'eux.

Propriétés

Version locale/globale

Un bouton permet de basculer entre la copie locale de la collection de l'utilisateur et la version globale de la collection. La copie locale contient toutes les modifications que les utilisateurs ont apportées à la collection globale. La version globale illustre l'état de la collection telle qu'entretenue par la base de connaissances ou par l'établissement parent (dans le cas d'une collection partagée). Il n'est pas possible d'apporter des modifications dans cette version.

Nom de la collection

Cette zone est obligatoire. La colonne correspondante dans le fichier KBART est « oclc_collection_name ». Les noms de collections peuvent contenir des caractères spéciaux. Toutefois, la recherche de noms contenant des caractères spéciaux ne fonctionne pas toujours étant donné que certains caractères spéciaux sont utilisés comme caractères de remplacement dans les énoncés de recherche.

Fournisseur

Le fournisseur, l'éditeur ou l'agrégateur de la collection.

Lorsque vous créez une collection de la base de connaissances, vous pouvez remplir la zone Fournisseur. Si le fournisseur n'est pas encore répertorié dans la base de connaissances WorldCat, vous pouvez l'ajouter à votre base de connaissances locale en créant un fournisseur personnalisé. Ce dernier (par exemple, « Mon université ») apparaîtra dans les résultats de recherche dans Gestion des collections. Vous pourrez référencer ce fournisseur aux côtés des autres fournisseurs de la base de connaissances WorldCat quand vous ajoutez des liens d'un fournisseur spécifique pour WorldCat Discovery.

ID de collection

Cette zone est obligatoire et doit contenir une valeur unique. La colonne correspondante dans le fichier KBART est « oclc_collection_id ».

Lorsque vous créez une collection de la base de connaissances, le système suggère automatiquement la prochaine valeur unique (consécutive). Vous pouvez toutefois modifier cette valeur pour une autre valeur n'ayant jamais été utilisée. Vous pouvez réutiliser un ID de collection s'il n'est plus utilisé pour une collection.

Toutes les collections privées/créées localement doivent avoir un ID de collection qui répond aux critères suivants :

  • commence par le mot « customer »
  • respecte le format : customer.[idreg].[valeur unique] (par exemple : client.91475.1)

L'ID de collection doit être unique pour vous, même dans le cas d'une collection partagée. Par exemple, si vous acceptez une collection partagée dont l'ID de collection est ebl.ebooks, aucune de vos collections locales ne doit avoir cet ID. Par conséquent, les consortiums créent souvent des collections qu'ils veulent partager comme collections locales/privées et qui utilisent le format d'ID de collection illustré dans l'exemple ci-dessus.

Version de données

Cette zone indique le numéro de version correspondant à la plus récente mise à jour de la base de connaissances globale WorldCat.

Mise à jour

Cette zone indique le moment de la dernière mise à jour de la collection par l'utilisateur ou via la mise à jour globale. Dans l'affichage de la collection locale, cette date est celle des dernières modifications des utilisateurs. Dans l'affichage de la collection globale, cette date est celle de la dernière fois où OCLC a chargé des données dans la collection.

Description

Utilisez cette zone pour inscrire une brève définition de la collection pour référence interne. Cette définition ne sera affichée que dans l'interface de la base de connaissances.

Notes

Vous pouvez ajouter une note au niveau de la collection dans Gestion des collections. Cette note peut être accessible au public ou en interne seulement.

Publique :

Utilisez cette zone pour créer une note qui sera affichée aux usagers.

  • Cette note sera affichée dans votre  Liste alphabétique dans WorldCat Discovery. Les métadonnées ne seront pas affichées lorsque l'abonné cherche un document. Consultez la rubrique Créer un lien vers votre liste alphabétique (facultatif).
  • L'application de résolveur de liens OpenURL d'OCLC fait le référencement à cette zone.
  • Dans Gestion des collections, vous pouvez obtenir des notices et personnaliser ces notices afin qu'elles contiennent votre note au niveau de la collection qui sera incluse dans la zone 740$a ou dans toute zone/sous-zone désirée. Établissez la correspondance entre la note publique au niveau de la collection et vos notices sous l'onglet Personnaliser les notices.
  • License Manager libraries can create a template to manage collection-level notes in an automated way.

Employé :

Utilisez cette zone pour inscrire une note privée qui ne sera affichée qu'au personnel responsable de la gestion de vos collections. Cette note ne sera pas visible au public et ne sera affichée que dans Gestion des collections.

Lors du partage (personnalisable/non personnalisable)

Lorsque vous créez une nouvelle collection avec le bouton « Créer une collection » dans Gestion des collections, vous pourrez choisir dans les paramètres si votre collection peut être personnalisée ou non.

Ce paramètre peut être configuré uniquement au moment de la création. Gardez à l'esprit que vous ne pourrez pas modifier ce paramètre une fois la collection créée.

Consultez la section Collections de la base de connaissances personnalisables et non personnalisables pour vous aider à faire votre choix entre les deux paramètres et découvrir comment inclure les données requises lorsque vous ajoutez des titres à une collection personnalisable.

Type de collection

Ces paramètres servent à définir le type de la collection et sont parfois utilisés par le système pour filtrer les résultats.

  • Personnalisable :

Ce type de collection apparaît pour certaines collections de la base de connaissances. Ce paramètre indique que les titres de la collection peuvent être modifiés. Les collections personnalisables peuvent être sélectionnées en partie ou complètement, alors que les collections non personnalisables peuvent uniquement être sélectionnées complètement.
Pour obtenir plus d'informations, consultez la section Collections de la base de connaissances personnalisables et non personnalisables.

  • Acquisition dictée par les demandes :

Ce type de collection indique que la collection fait partie du programme d'acquisitions dictées par les demandes. Dans le cadre de ce programme, OCLC travaille avec le fournisseur pour mettre à jour automatiquement les métadonnées de la collection. Consultez la section Fournisseurs et contacts pour le chargement automatique de collections  pour obtenir plus d'informations sur le chargement automatique. Vous pouvez également utiliser ce paramètre pour décrire les collections locales que vous créez.

  • Obsolète :

Ce type de collection indique que la collection n'est plus entretenue ou mise à jour via les mises à jour des données de la base de connaissances. Des collections deviennent obsolètes pour plusieurs raisons, le plus souvent parce que le fournisseur a indiqué que la collection n'est plus mise à jour ou accessible aux utilisateurs dans sa forme actuelle. Par exemple, la plate-forme a été changée ou des doubles de cette collections existent à cause des modifications d'un autre fournisseur.

  • Livraison de document :

Ce type de collection indique si la collection est disponible à l'utilisateur par le biais du programme de livraison de documents de votre bibliothèque. Vous pouvez sélectionner ce type pour décrire des collections personnalisées créées localement.

  • Libre accès :

Ce type de collection indique si une collection est en libre accès. Il peut être utilisé pour décrire des collections personnalisées créées localement (qui ne font pas partie de la base de connaissances globale WorldCat).

Pour obtenir plus d'informations sur l'ajout de collections en libre accès, consultez Ajouter des contenus en libre accès.

  • Les bibliothèques participant au partage peuvent ou non sélectionner des titres individuels :

Ce paramètre indique si les bibliothèques peuvent sélectionner des titres individuels d'une collection partagée/acceptée. Pour obtenir plus d'informations sur le partage, consultez Partager des collections de la base de connaissances.

Liens

Formule pour URL de collection (URL de la collection)

Cette zone contient un lien vers une représentation de la collection du fournisseur. Elle ajoute également des informations sur votre mandataire à la configuration de votre mandataire. Pour obtenir plus d'informations, consultez Mandataire et authentification.

Lien de collection calculé (Lien calculé)

Cette zone contient l'URL de la collection calculée en utilisant la formule de l'URL de la collection et les informations de la configuration de votre mandataire.

Consultez la section Mandataire et authentification pour obtenir plus d'informations.

Formule pour lien du titre (Formule du titre)

Cette zone est utilisée pour construire des liens au niveau du titre lorsque le fournisseur ne fournit pas des liens directs au titre dans les données de sa base de connaissances, ou si le fournisseur demande un paramètre précis de fournisseur ou de bibliothèque dans son URL.

Cette zone peut récupérer des informations provenant d'autres paramètres de la base de connaissances, comme les configurations du mandataire, les paramètres du fournisseur, le modèle de liens, les clés de liaison de la base de données, les clés de liaison, les clés de liaison du journal, ou les champs pour outrepasser les paramètres.

Modèle pour lien du titre (Lien calculé)

Cette zone contient un modèle d'URL de titre calculé en utilisant la formule pour lien du titre, notamment des informations provenant d'autres paramètres.

Clé de liaison base de données

Cette zone est utilisée pour inclure un identifiant de base de données (communiqué par le fournisseur à l'utilisateur) dans les liens, lorsque le fournisseur exige que le lien indique que la collection a été activée par la bibliothèque. Cette clé peut être utilisée dans les liens au niveau du titre et/ou de l'article.

Modèle de lien

La valeur de cette zone indique comment l'application crée des liens vers l'article pour une notice particulière ou un ensemble de notices particulier. Cette valeur correspond à la colonne oclc_linkscheme dans le fichier KBART.

La valeur pour le modèle de lien est représenté dans les paramètres au niveau de la collection.

Les bibliothèques peuvent remplacer la valeur du modèle de lien dans les paramètres au niveau des titres. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Valeurs et dérogation des modèles de liens.

Paramètres des fournisseurs ou ID pour les liens

Ce champ n'est affiché que dans les collections de fournisseurs qui nécessitent des identifiants pour les liens. En d'autres mots, il n'apparaît que dans les collections des fournisseurs répertoriés sous Paramètres >Paramètres des fournisseurs. Le champ dans votre collection utilise le nom que votre fournisseur utilise comme ID. Il s'appellera ID de bibliothèque, ID client ou autre chose.

Les collections de certains fournisseurs nécessitent un ID de lien de bibliothèque précis attribué par le fournisseur pour la résolution des liens aux textes intégraux. Si, pour une collection précise d'un fournisseur, vous devez outrepasser l'ID de lien que vous avez au niveau de l'établissement, inscrivez-le dans ce champ.

Pour plus de détails, voir Paramètres des fournisseurs.

Exemple d'une situation où un ID de remplacement est entré dans ce champ :

Une bibliothèque a accès à une collection spécifique à la bibliothèque et à une version pour consortium d’une collection qui est partagée avec sa base de connaissances. Elle utilise son ID de lien qui est spécifique à la bibliothèque dans Paramètres > Paramètres des fournisseurs. Dans la collection du consortium, cet ID a été remplacé par l'ID pour la collection du consortium dans les paramètres au niveau de la collection. Les liens des documents de l'une ou l'autre de ces collections sera correctement établi :

Exemple 1 :

http://[ID des paramètres des fournisseurs].fournisseur.com/usager/NoticeComplète.aspx?p=[12345]

http://[ID de remplacement des paramètres au niveau de la collection].fournisseur.com/usager/NoticeComplète.aspx?p=[12345]

Exemple 2 :

https://eboookcentral.proquest.com/lib/[ID des paramètres des fournisseurs].detail.action?docID=[6789]

https://eboookcentral.proquest.com/lib/[ID de remplacement des paramètres au niveau de la collection].detail.action?docID=[6789]

Utilisation mandataire

Par défaut, les collections utiliseront les informations sur le mandataire que vous avez configurées au niveau de l'établissement. Si vous devez outrepasser les paramètres du mandataire pour une collection précise, utilisez les paramètres sous Utiliser mandataire.

Conservez le paramètre par défaut ou sélectionnez un paramètre différent :

Utiliser le paramètre d'établissement (défaut)

Si ce paramètre est sélectionné, vous verrez votre paramètre d'établissement actuel dans la liste (mandataire configuré pour EZproxy, mandataire configuré pour III WAM Proxy, aucun mandataire configuré) avec un lien aux paramètres sous Paramètres > Mandataire et authentification :

Outrepasser pour cette collection

Choisissez ce paramètre si vous souhaitez outrepasser le paramètre d'établissement pour cette collection. Sélectionnez votre service de mandataire et fournissez les informations suivantes :

Si vous utilisez EZproxy :

  • Inscrivez votre URL de base. Exemple d'une URL de base EZproxy : http://ezproxy.oclc.org/login?url=

Si vous utilisez III WAM Proxy :

  • Inscrivez le Nom de l'hôte. Exemple d'un nom d'hôte du mandataire III WAM : sys.lib.proxy.edu

 Mise en garde : N'inscrivez PAS d'espace après l'URL de base.

Aucun mandataire requis Sélectionnez ce paramètre pour une collection si vous voulez que le système génère des liens pour votre interface de recherche et/ou pour les notices MARC sans les informations sur votre mandataire.

Liens au catalogue

Ce paramètre est disponible uniquement pour les collections créées localement (collections personnalisées que vous créez). Il vous permet de choisir comment vous voulez entrer les liens pour vos publications en série imprimées.

  • Manuels - Si vous choisissez Manuels, vous pourrez entrer une URL pour chacun des titres dans votre base de connaissances. Par défaut, ce paramètre est Manuels pour les collections locales.
  • Du WorldCat Registry - Si vous choisissez Du WorldCat Registry, les URL seront automatiquement créées avec les informations que vous avez inscrites dans l'écran Catalogue en ligne du WorldCat Registry.

Si vous voulez vérifier ou mettre à jour vos informations dans le WorldCat Registry, suivez les instructions sous Symbole OCLC.

Localisations et notices MARC

Entretien des localisations dans WorldCat

Les localisations WorldCat doivent être activées dans les paramètres de l'établissement pour faire apparaître le paramètre au niveau de la collection nécessaire à l'entretien des localisations WorldCat. Pour obtenir plus d'informations sur l'activation des localisations au niveau de l'établissement, consultez la section Localisations dans WorldCat.

Options :

  • Utiliser le paramètre d'établissement (par défaut)*
  • Désactiver pour cette collection

*Les collections en libre accès sont désactivées par défaut.

Sources de données

À propos

Pour Sources de données, les options suivantes sont disponibles dans les paramètres de l'établissement et dans les paramètres au niveau de la collection :

  • Toutes les sources de données approuvées (par défaut)
  • Sources de données sélectionnées uniquement
    • Si vous choisissez cette option, les sources de données seront affichées et vous pourrez les sélectionner ou les désélectionner.
  • Chargement manuel uniquement

Dans la majorité des cas, OCLC recommande de conserver les paramètres sélectionnés par défaut. La modification des paramètres pour les sources de données peut nuire aux mises à jour des partenaires d'acquisitions dictées par les demandes (ADD) et d'autres fournisseurs. Habituellement, les bibliothèques modifient ces paramètres UNIQUEMENT lorsqu'elles mettent fin à des services de chargement particuliers.

Paramètres pour Sources des données au niveau de la collection

  Note. -  Le paramètre Sources de données n'est pas disponible pour les collections créées localement. De même, certaines partagées collections avec fils de localisations automatisés pourraient ne pas avoir de paramètres pour Sources de données parce que, selon la configuration d'OCLC le fil automatisé, certaines collections de consortiums partagées opèrent comme des collections créées localement.

Utilisez les paramètres Sources de données au niveau de la collection pour mettre fin à un fil dans une ou plusieurs collections.

Suivez les étapes suivantes :

I. Assurez-vous que le paramètre par défaut est sélectionné dans les paramètres de l'établissement :

  1. Accédez à Paramètres > Données de la base de connaissances > Sources de données.
  2. Assurez-vous que le paramètre d'établissement par défaut Toutes les sources de données approuvées est sélectionné.

II. Configurez les paramètres au niveau de la collection :

  1. Utilisez la boîte de recherche dans Gestion des collections pour chercher la collection.
  2. Ouvrez la collection et développez la section Localisations et notices MARC.
  3. Pour Sources de données, le paramètre par défaut est Toutes les sources de données approuvées. Modifiez le paramètre selon le résultat désiré :
    • Si plusieurs sources alimentent la collection et vous voulez désactiver une ou plusieurs de ces sources tout en conservant les autres, choisissez Sources de données sélectionnées uniquement. Une liste des sources de données sera affichée. Décochez les sources qui ne doivent plus être utilisées.
    • Si vous voulez éviter qu'une source de données alimente une collection, sélectionnez Chargement manuel uniquement.

 Mise en garde - Ne désélectionnez pas les collections. Une collection doit déjà être créée pour que ce paramètre fonctionne (même si la collection ne possède pas encore de titre). Par conséquent, avant de supprimer une collection complète en la désélectionnant, vous devez utiliser le paramètre Sources de données pour vous assurer que le fil de données et les métadonnées qui circulent dans le système OCLC n'alimentent pas la collection. Vous pouvez désélectionné la collection plus tard.

III. Informez le service d'assistance technique d'OCLC  :

  1. Si vous voulez mettre fin à un fil, contactez l'assistance technique d'OCLC pour nous informer que vous ne voulez pas le fil automatisé. Par exemple :

Assistance OCLC,

Veuillez mettre fin au fil automatisé (holdings feed) pour ma collection de base de connaissances dans Gestion des collections.

  • Nom de la collection et/ou ID de la collection :
  • L'ID de mon établissement dans le WorldCat Registry ou URL WorldShare :

Merci.

Paramètres de l'établissement pour Sources des données

Utilisez les paramètres de l'établissement pour Sources de données pour éviter qu'une source de données alimente une collection de votre base de connaissances. Les bibliothèques modifient rarement les paramètres de Sources de données. Utilisez les paramètres de Sources de données au niveau des collections pour mettre fin aux fils automatisés de fonds.

Suivez les étapes suivantes :

  1. Accédez à Paramètres > Données de la base de connaissances > Sources de données.
  2. Le paramètre d'établissement par défaut est Toutes les sources de données approuvées. Modifiez le paramètre par défaut selon le résultat désiré :
    • Si plusieurs sources alimentent quelques-unes de vos collections et vous voulez désactiver une ou plusieurs de ces sources tout en conservant les autres, choisissez Sources de données sélectionnées uniquement. La liste d'options contiendra toutes les sources de données qui ont alimenté les collections. Décochez les sources qui ne doivent plus être utilisées.
    • Si vous voulez éviter que TOUTES les sources de données alimentent vos collections, sélectionnez Chargement manuel uniquement.
  3. Si vous voulez mettre fin à un fil, contactez l'assistance technique d'OCLC pour nous informer que vous ne voulez pas le fil automatisé.

PEB permis et instructions pour PEB

Pour utilisation par les bibliothèques qui utilisent le Prêt entre bibliothèques (PEB) WorldShare sans abonnement Gestion des licences.

PEB permis propose les options suivantes :

  • Oui
  • Non (par défaut)

Si vous sélectionnez Oui, indiquez dans la liste déroulante les instructions de prêt souhaitées.

Si vous sélectionnez Non, consultez la section Comment réorienter les demandes de prêt (collections de la base de connaissances) pour obtenir plus d'informations sur la mise en place d'une politique de réorientation découlant de ce paramètre.

PEB permis

Cette fonctionnalité est uniquement visible aux utilisateurs du service Gestion des collections qui n'ont pas accès au service Gestion des licences de WorldShare.

Exportation vers Google Scholar

Pour obtenir des informations sur les paramètres au niveau de l'établissement et au niveau des collections, consultez la page Google Scholar.

Activation de la livraison des notices MARC

 Attention : Les options de livraison des notices MARC au niveau des collections seront disponibles uniquement après avoir activé la livraison des notices MARC dans les paramètres d'établissement.

  • Utiliser le paramètre de l'établissement - Les paramètres de votre établissement seront affichés ici.
  • Désactiver pour cette collection (par défaut)

Après l'activation de la livraison de notices dans une collection, les onglets suivants seront disponibles dans les paramètres :

  • Personnalisation des notices
  • Livraison des notices

Personnalisation des notices

Données bibliographiques locales

Laissez le paramètre par défaut ou outrepassez le paramètre de l’établissement pour les données bibliographiques locales (DBL). Paramètres :

  • Utiliser le paramètre d'établissement (par défaut)
  • Désactiver pour cette collection
Notices de fonds locaux

Laissez le paramètre par défaut ou outrepassez le paramètre de l’établissement pour les notices de fonds locaux (NFL). Paramètres :

  • Utiliser le paramètre d'établissement (par défaut)
  • Désactiver pour cette collection
Symboles OCLC (pour NFL et DBL)

Laissez le paramètre par défaut ou outrepassez les symboles OCLC que vous avez introduits au niveau de l’établissement pour les NFL et/ou les DBL. Paramètres :

  • Utiliser le paramètre d'établissement (par défaut)
  • Utiliser ces symboles OCLC pour les notices de fonds locaux et les données bibliographiques locales
Texte MARC personnalisé

Si vous avez ajouté du texte personnalisé à vos notices dans l'onglet Personnaliser les notices, ajoutez du texte au niveau de la collection dans les zones correspondantes.

Vous pouvez utiliser le bouton Définir des étiquettes personnalisées pour remplacer le texte de l'étiquette "Texte personnalisé 1" par quelque chose de plus pertinent. Voir Texte personnalisé pour la collection pour en savoir plus.

Livraison des notices

Fréquence de livraison

Laissez le paramètre par défaut ou substituez le paramètre de l’établissement pour la fréquence de livraison. Paramètres :

  • Utiliser le paramètre d'établissement (par défaut)
  • Spécifier la fréquence de livraison pour cette collection. Paramètres : 
    • Quotidienne (défaut)
    • Hebdomadaire
    • Mensuelle
    • Trimestrielle

Si le même document/numéro OCLC figure dans plusieurs collections et que la fréquence de livraison pour ces collections varie, vous pourriez obtenir la même notice plusieurs fois.

Notices subséquentes

Changez la valeur par défaut si vous voulez un ensemble complet de notices lors de chaque livraison. Paramètres :

  • Inclure uniquement les notices avec modifications (mises à jour, ajoutées ou supprimées) après la livraison initiale (défaut)
  • Inclure un ensemble complet de notices avec chaque livraison

Par défaut, « Inclure uniquement les notices avec modifications (mises à jour, ajoutées ou supprimées) après la livraison initiale » sera sélectionné. Par conséquent, après la première livraison de notices, vous ne recevrez que les nouvelles notices et les notices mises à jour ou supprimées pour les titres et les données de votre collection.

L'autre option, « Inclure un ensemble complet de notices avec chaque livraison », est disponible pour les bibliothèques qui veulent recevoir de nouvelles notices pour chaque titre de leur collection avec chaque livraison de notices. Si les notices pour ces titres ont déjà été livrées, elles s'afficheront dans un fichier de mise a jour.  Reportez-vous à la rubrique Critères pour les notices nouvelles, mises à jour et supprimées pour plus d'informations.

Fichier de livraison

Vous avez la possibilité de recevoir les notices dans un fichier séparé. Toutes les notices seront reçues par défaut dans les mêmes fichiers (fichiers de nouveautés, mises à jour et suppressions), ainsi que des notices d’autres collections. Paramètres :

  • Livrer les notices de cette collection dans le même fichier que les autres collections (défaut)
  • Livrer les notices de cette collection dans un fichier séparé
Livraison de notices dans des fichiers séparés
  1. Accédez à la collection et développez la section Localisations et notices MARC.
  2. In the Record Delivery tab, find the Delivery File Output settings and select Deliver records for this collection in a separate file.
    deliveryfileoutput.png
  3. Saisissez un nom de fichier pour la collection sans dépasser 25 caractères alphanumériques.
  4. Sachez que vous pouvez regrouper les notices de plusieurs collections dans un fichier séparé en saisissant le nom de fichier dans les collections.
  5. La case Exclure ce fichier de livraison des activités liées aux autres collections est désélectionnée. Laissez le paramètre désélectionné à moins que l'un des énoncés suivants soit correct. Voir « Exclure ce fichier de livraison des activités liées aux autres collections » ci-dessous pour plus de détails.
    • Votre ILS exige que les notices des ressources électroniques contiennent un seul lien URL même lorsqu’un titre est disponible dans plusieurs collections
    • Vous utilisez des collections de requête dans Gestion des collections pour gérer les notices MARC pour un consortium

Gestion des collections génère les notices de la collection dans un fichier séparé et inclut le nom de fichier que vous avez spécifié entre l’horodatage et l’extension de fichier. Exemple où [XXX] représente le symbole de votre bibliothèque :

metacoll.[XXX].new.D20160214.T210512.[YourFileName].1.mrc

Regrouper les notices de plusieurs collections

Vous pouvez regrouper les notices de plusieurs collections dans le même fichier en saisissant le même nom de fichier dans chaque collection.

Par exemple, si vous avez une collection ADD et une collection achetée, vous pourriez inscrire « ADD-et_achetés » comme nom de fichier dans les collections et les notices de ces deux collections seraient générées ensemble dans les mêmes fichiers.

Livraison de collections dans des fichiers séparés Nom que vous avez saisi lorsque vous avez attribué un nom au fichier séparé Fichiers séparés et noms de fichiers
Collection 1 Collection ADD ADD-et_achetés ADD-et_achetés
Collection 2 Collection achetée ADD-et_achetés
Collection 3 E-collection scientifique CollectionsFournisseur CollectionsFournisseur
Collection 4 E-collection technologique CollectionsFournisseur
Collection 5 E-collection technique CollectionsFournisseur

Vous obtiendriez un seul fichier pour vos autres collections. Ce fichier contiendra des notices de ces deux collections. Les notices/titres dans ce fichier se distingueront par le nom de collection, l'ID de collection et les notes sur la collection ou le texte personnalisé (si vous avez choisi de mapper des notes ou du texte personnalisé à vos notices).

Exclure ce fichier de livraison des activités liées aux autres collections

La fonction d'exclusion du fichier des autres activités liées aux collections est associée au mode de traitement par Gestion des collections des données pour une notice par rapport aux données dans des documents venant d'autres collections. Cette option est disponible dans les collections de base de connaissances de Gestion des collections et dans les collections de requête avec une livraison continue dans Gestion des collections.

Quand sélectionner l’option dans les collections de la base de connaissances

Sélectionnez l’option d'exclusion du fichier si votre ILS requiert une notice distincte avec un seul lien URL pour chaque instance d’un titre électronique. En d’autres termes, sélectionnez cette option pour exclure la collection si vous souhaitez que les notices ne contiennent que l’URL de leur collection, même si vous pourriez avoir le titre dans plusieurs collections de la base de connaissances dans Gestion des collections.

Gestion des collections fournira par défaut (avec ce paramètre désélectionné) plusieurs URL dans une seule notice pour un titre de la base de connaissances.

Pour trouver le paramètre d'exclusion du fichier :

  1. Ouvrez la collection, puis allez sous  Localisations et notices MARC > Livraison des notices > Fichier de livraison.
  2. Sélectionnez l’option pour livrer les notices pour cette collection dans un fichier séparé et saisissez un nom de fichier.
Quand sélectionner l’option dans les collections de requête

Sélectionnez l’option d'exclusion du fichier si vous utilisez des collections de requête dans Gestion des collections afin de générer des notices pour plusieurs bibliothèques avec des symboles de localisation WorldCat uniques. Si vous êtes d’un consortium avec plusieurs collections de requête destinées à générer des notices selon les localisations pour chaque établissement, vous pouvez sélectionner cette option pour exclure vos collections. Ainsi, lorsqu'une seule bibliothèque ajoute ou supprime une localisation dans WorldCat, une nouvelle notice ou une notice supprimée sera livrée en fonction de l’activité d’une collection unique.

Gestion des collections fournira par défaut (avec ce paramètre désélectionné) une notice mise a jour lorsqu'une bibliothèque supprime une localisation si d'autres collections pour les bibliothèques comportent des localisations configurées sur ce document. Gestion des collections livrera une notice supprimée uniquement lorsqu’une localisation est supprimée d’une bibliothèque et qu'aucune autre bibliothèque ne comporte des localisations configurées sur ce document.

Pour trouver le paramètre d'exclusion du fichier :

  1. Ouvrez la collection puis allez sous Notices MARC > Livraison des notices > Fichier de livraison.
  2. Sélectionnez l’option pour livrer les notices pour cette collection dans un fichier séparé et saisissez un nom de fichier.

Vous pouvez regrouper les notices de plusieurs collections dans un fichier séparé en saisissant le même nom de fichier dans les collections.

Localisations dans WorldCat

Ce paramètre joue le rôle d'un filtre pour exclure de la livraison les notices des titres pour lesquels les localisations ont été configurées avec un autre processus que Gestion des collections.

Par défaut, vous recevrez un ensemble complet de notices pour les titres de la collection. Votre lot initial de notices comprendra une notice pour chaque titre. Paramètre par défaut :

  • Inclure les notices déjà contenues dans WorldCat (défaut)

Si vous ne voulez pas recevoir les notices des documents pour lesquels vos localisations sont déjà configurées dans WorldCat, vous pouvez choisir de ne pas recevoir ces notices. Modifiez le paramètre en choisissant Ne pas inclure les notices déjà détenues dans WorldCat et vous ne recevrez que les notices pour lesquelles vous n'avez pas de localisation configurée dans WorldCat.

 Remarque : Si vous choisissez de ne pas recevoir les notices pour les titres que vous avez déjà dans WorldCat, nous vous recommandons de modifier ce paramètre sur Inclure les notices déjà contenues dans WorldCat, après avoir reçu votre première livraison.

Partage

Reportez-vous aux consignes sur le partage des collections de la base de connaissances avec d'autres bibliothèques.

Titres

Cette section présente la liste des titres de la collection que les utilisateurs ont sélectionnée. Pour trouver la liste des paramètres de titres, consultez Paramètres de titres dans les collections de la base de connaissances  et/ou la documentation sur le mode de modification d'une collection pour sélectionner votre sous-ensemble de titres pour plus d’informations.

Autres actions

Autres actions sous la liste déroulante Titres

Téléchargement

Dans la section Titres, développez la liste déroulante Autres actions  pour sélectionner Télécharger et télécharger un fichier KBART.

Délimitation du téléchargement
  1. Dans la zone Télécharger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Titres dans les localisations locales
      Si vous avez sélectionné les titres dans la collection, vous pourrez voir l'entendue « Titres dans les localisations locales ». Si vous choisissez « Titres dans les localisations locales », le fichier contiendra uniquement les titres sélectionnés et/ou modifiés. Choisissez cette option si :
      • Vous téléchargez des données de titres pour un sous-ensemble de titres que vous avez déjà sélectionné
    • Titres disponibles dans la collection
      Si vous n'avez pas sélectionné de titres dans la collection, la seule option affichée pour l'étendue sera « Titres disponibles dans collection ». Si vous choisissez l'étendue « Titres disponibles dans la collection », votre fichier contiendra les données du titre complet de la collection de la base de connaissances globale et permettra de sélectionner les titres souhaités pour les localisations locales de votre bibliothèque. Choisissez cette option si :
      • Vous voulez télécharger les données pour tous les titres disponibles dans la collection

L'option Titres dans les localisations locales est visible si vous sélectionné des titres dans la collection.

  1. Conservez le type de téléchargement défini sur KBART.

 Remarque : Nous vous recommandons de sélectionner « Titres dans les localisations locales » pour les bibliothèques en cas de modifications apportées à une collection qui a déjà été modifiée. Nous vous recommandons aussi de conserver une version du fichier KBART avant d'y apporter des modifications. Si une erreur survient lors de la modification ou du chargement de la collection, ce fichier peut être utilisé pour restaurer la collection originale.

 Remarque : Si vous avez sélectionné toute une collection (en appuyant sur le bouton Sélectionner une collection/Ajouter à une commande ), les deux options relatives a l'étendue afficheront le même contenu.

Codage du fichier téléchargé
  1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante d'encodage de fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).
    Les options suivantes sont disponibles :
    • UTF-8
    • ISO-88591 (LATIN-1)
    • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  2. Cliquez sur Télécharger.
  3. Le fichier que vous téléchargez est un fichier .txt . Pour modifier le fichier, ouvrez-le dans Microsoft Excel ou dans une application semblable permettant de modifier des tableaux.  
Ouverture du fichier .txt en tant que feuille de calcul KBART

Pour ouvrir dans une application permettant de modifier des tableaux le fichier .txt que vous avez téléchargé depuis l'interface WorldShare :

  1. Ouvrez le fichier .txt dans le Bloc-notes ou TextEdit.
  2. Accédez à Modifier > Tout sélectionner et copiez la sélection complète.
  3. Ouvrez Open Office, Microsoft Excel ou l'application permettant de modifier les tableaux qui vous convient.
  4. Cliquez dans la première cellule du tableau, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et collez le contenu. Le contenu du fichier .txt est alors inséré dans le tableau au format KBART.
  5. Il peut arriver que les fichiers texte délimités par des tabulations soient corrompus lors de leur ouverture. Vérifiez que les colonnes suivantes n'ont pas été remises en forme et corrigez la mise en forme si nécessaire.
    • Colonnes Date
    • ISSN (print_identifier)
    • eISSN (online_identifier)
Enregistrement du fichier

Avant de charger votre fichier dans l'interface WorldShare, enregistrez votre tableau en tant que fichier texte (.txt) délimité par des tabulations (Texte Unicode).

 Remarque : enregistrez votre fichier en tant que fichier .txt Texte Unicode même si vos données de collection incluent des caractères non latins ou non romains. Lorsque vous chargez le fichier dans l'interface WorldShare, utilisez la liste déroulante de codage du fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).

Chargement du fichier

Dans la section Titres, développez la liste déroulante Autres actions pour sélectionner Charger le fichier et charger un fichier KBART.

Délimitation du chargement
  1. Dans la zone Charger le fichier de collection, choisissez l'étendue de votre fichier :
    • Mettre à jour les modifications uniquement (par défaut)
      Si vous choisissez cette option, le système recherche uniquement les modifications dans le fichier et utilise la valeur ACTION spécifiée pour déterminer comment traiter les modifications. Choisissez cette option si :
      • Vous créez une collection pour la première fois.
      • Vous avez apporté des modifications aux données de titre et vous utilisez la valeur ACTION « overlay » ou « covoverlay ».
    • Remplacer les localisations dans la collection
      Si vous choisissez « Remplacer les localisations dans la collection », le système supprimera les sélections de titres existantes dans la collection et les remplacera par les informations du fichier que vous chargez. Choisissez cette option si :
      • Vous utilisez un fichier pour supprimer des titres d'une collection.

Mettre à jour les modifications uniquement ou Remplacer les localisations dans la collection

  1. Conservez le type de chargement défini : KBART.

 Mise en garde : l'étendue « Mettre à jour les modifications uniquement » peut entraîner des problèmes d'indexation si vous tentez de charger des fichiers dans une collection à plusieurs reprises. Ce problème ne concerne pas l'option « Remplacer les localisations dans la collection ».

Codage du fichier chargé
  1. Conservez l'encodage de fichier par défaut UTF-8, sauf si vous avez besoin de le modifier. Si vos données de collection incluent des caractères non latins/non romains, utilisez la liste déroulante d'encodage de fichier pour remplacer la sélection par défaut par UTF-16LE (Texte Unicode/Excel).
    Les options suivantes sont disponibles :
    • UTF-8
    • ISO-88591 (LATIN-1)
    • UTF-16LE (Texte Unicode/Excel)
  2. Localisez et sélectionnez votre fichier .txt, puis cliquez sur Charger

 Note. - La collection sera verrouillée pour réindexation jusqu'à ce que vos modifications aient été traitées.

 Mise en garde : les fichiers Excel (.xls) et (.xlsx) ne seront PAS chargés correctement. Vous devez enregistrer votre fichier au format de fichier texte délimité par des tabulations (.txt Texte Unicode).

Ajout d'un titre

Use the Add a Title drop-down list to select how you would like to add a knowledge base title. Choose: Manual or Lookup by OCN.

Ajouter un titre

Manuelle

Sélectionnez cette option pour ajouter de nouveaux titres par saisie manuelle des informations. Pour ajouter manuellement des données de titre :

  1. Dans la liste déroulante Ajouter un titre, sélectionnez Manuelle.
  2. Sélectionnez un format.
  3. Renseignez les champs obligatoires. Les champs obligatoires varient selon le format 
    • Si vous créez une ressource électronique, saisissez une URL de titre qui renvoie à une page d'accueil pour chaque titre.
    • Si vous créez une collection de journal d'impression, sous Couverture, sélectionnez Imprimer lorsque vous représentez vos informations de couverture.
    • Utilisez le format de date correct (AAAA-MM-JJ). Voir Valeurs KBART et mise en forme pour plus de détails.
  4. Saisissez des informations sur le titre, telles que :
    • Titre
    • ISBN
    • Date de publication
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Répétez ces étapes pour ajouter chaque titre, jusqu'à ce que vous ayez ajouté tous les titres de la collection.

Recherche par numéro OCLC

Si vous sélectionnez cette option, le système renseigne automatiquement les données de titre. Pour ajouter un titre automatiquement :

  1. Dans la liste déroulante Ajouter un titre, sélectionnez Recherche par numéro OCLC.
  2. Saisissez le numéro OCLC dans la zone qui s'affiche, puis cliquez sur Continuer. Le système recherche la notice maîtresse et insère automatiquement les informations disponibles, telles que :
    • Le titre, le numéro OCLC, le type de format, etc.
  3. Nous vous recommandons de vérifier que le type de format est exact.
  4. Si nécessaire, indiquez les éléments suivants :
    1. Vos informations de couverture
    2. Les URL des titres

Histoire

L'historique de la collection accumule les événements dans Historique de l'activité propres à la collection active.