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Assistance OCLC

Aide-mémoire des groupes pour les collections de synchronisation de données WorldCat

Introduction

Une collection collective de synchronisation de données doit être créée quand les données sont soumises à traitement pour le compte de plusieurs établissements dans un même fichier. Cet ensemble condensé de notices est souvent généré par un système local ou un centre de traitement partagé.

Chaque bibliothèque du groupe doit avoir son propre symbole d'établissement OCLC (les symboles sont obligatoires pour configurer et annuler correctement les localisations. Chaque groupe qui crée une collection collective doit disposer d'un symbole OCLC de groupe. Il est demandé au moment de créer la collection et pour suivre les données au cours du traitement. Si votre groupe n'a pas de symbole OCLC de groupe, contactez le service à la clientèle OCLC pour obtenir de l'aide.

Les options de traitement de synchronisation de données pour les groupes sont légèrement différentes de celles proposées pour un établissement seul. Les différences au moment de créer une collection collective de synchronisation de données WorldCat sont répertoriées sur cette page.

Connexion à Gestion des collections de WorldShare

Pour commencer, obtenez une URL WorldShare personnalisée sous le symbole OCLC de groupe, plutôt qu'un symbole OCLC d'établissement pour une seule bibliothèque du groupe. Ainsi, la collection collective de synchronisation de données se démarque des collections de synchronisation de données qu'un seul établissement du groupe produit.

URL WorldShare : ___________________________________________________________________
(sous le symbole du groupe)

Nom d'utilisateur pour WorldShare : ________________________

Mot de passe pour WorldShare : ________________________

Demande d'adresse Web WorldShare personnalisée 

  • Allez à la page OCLC Services.
  • Cliquez sur Services de métadonnées WorldShare.
  • Suivez les instructions à l'écran pour obtenir une URL personnalisée et un compte.

Valeurs de la collection collective de synchronisation de données à remplir

  • Cliquez sur Propriétés pour ouvrir la section.
  • Indiquez s'il s'agit d'une collection de Groupe :
    Oui ou Non.
     Remarque : Sélectionnez Oui si cette collection contiendra des données provenant de plusieurs établissements. Un autre onglet sera créé dans la section Informations sur les notices bibliographiques spécialement pour les groupes.
  • Si des informations supplémentaires sur les données ou la collection sont requises, inscrivez-les dans la section Coordonnées.
    • OCLC doit pouvoir s'adresser à un contact principal au sujet de vos données et du traitement. Il s'agit généralement de la personne qui a créé la collection.
  • Si des informations supplémentaires sur les données ou la collection sont requises, inscrivez-les dans la section Commentaires.
    • OCLC pourra utiliser les commentaires lors de la création de la table de conversion.
  • Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section.
    • Remplissez les onglets Système et Traitement.
      • Ajoutez les emplacements du numéro de contrôle OCLC et du numéro du système local.
      • Définissez des valeurs pour la simulation WorldCat; la langue de catalogage et les informations exclues.
    • Renseignez l'onglet Groupes : sélectionnez le symbole OCLC à utiliser dans les zones 040 $a et $c pour les nouvelles notices. Indiquez également l'emplacement des identifiants de l'établissement dans les notices. Les valeurs de cet emplacement sont utilisées pour créer la table de conversion pour le traitement, afin que le bon symbole OCLC soit défini ou annulé.
      • Symbole utilisé pour l'ajout de notices à WorldCat
        1. Le symbole OCLC de groupe est le symbole par défaut (utilisation recommandée par OCLC).
          OU
        2. L'identifiant unique d'établissement. Lorsque cette option est sélectionnée, le premier symbole OCLC trouvé dans une notice est utilisé pour créer les zones 040 $a et $c dans les nouvelles notices.
      • Emplacement de l'identifiant unique d'établissement
        Saisissez l'étiquette et la sous-zone quand les identifiants d'établissement correspondant aux bibliothèques du groupe sont indiqués dans vos notices. Ces informations sont obligatoires. (Consultez les remarques ci-dessous pour obtenir plus d'informations.)

        Étiquette : ________________________       Sous-zone : ________________________

         Note.– 

        • Les identifiants d'établissement des bibliothèques du groupe doivent être indiqués au même endroit dans toutes les notices. Les identifiants peuvent être des codes locaux uniques (correspondant uniquement aux bibliothèques du groupe), des codes de localisations de bibliothèques ou des symboles OCLC des bibliothèques du groupe.

        • OCLC regroupe les identifiants uniques indiqués dans cette étiquette/sous-zone spécifiée et crée une table qui relit ces identifiants uniques aux symboles OCLC d'établissement correspondant afin de définir ou annuler correctement les localisations de chaque membre du groupe.

      • État de la table de conversion bibliographique de groupe
      • Cette table est créée par OCLC et envoyée à l'administrateur du groupe, qui est invité à l'examiner et l'approuver. La progression de ces deux étapes est indiquée par les valeurs suivantes :
        •  En cours (défaut) : la collection a été créée, mais pas encore soumise.
        • Soumise : la collection a été soumise pour traiter les fichiers.
        • En cours d'examen : la collection a été reçue et examinée.
        • Acceptée : la collection a été examinée avec succès et le traitement des fichiers commence.
           Remarque : Après l'acceptation de la collection initiale, cet état reste le même pour les soumissions de fichiers à venir.

        Ces valeurs sont actualisées par le personnel d'OCLC tout au long du processus d'examen. Toute modification de la table de conversion (ajout/suppression de membres du groupe) est effectuée dans des échanges de courriels ou de commentaires entre l'administrateur du groupe et le personnel d'OCLC.

Envoi de la collection

Quand toutes les sections requises sont remplies, cliquez sur Soumettre la collection.

Prenez en note l'ID de collection : ________________________

Assistance technique

Critique

  1. Configurez un compte WorldShare sous un symbole OCLC de groupe.
  2. Créez une collection de synchronisation de données et indiquez le type de données à envoyer.
  3. Remplissez la section Propriétés et précisez qu'il s'agit d'une collection collective.
  4. Renseignez la section Informations sur les notices bibliographiques.
    1. Sous l'onglet Groupe, indiquez l'emplacement des identifiants d'établissement dans vos notices.
  5. Remplissez la section Coordonnées et ajoutez des informations dans les commentaires si besoin.
  6. Soumettez la collection et prenez note de l'ID de collection pour toute utilisation future.