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Assistance OCLC

1b. Create a non-MARC local holdings records collection

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

Créer la collection

  1. Dans l'interface WorldShare, cliquez sur l'onglet Métadonnées, puis sélectionnez Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Notices de fonds locaux.
     Remarque : si vous avez déjà créé une collection de synchronisation de données WorldCat avec le type de collection secondaire, l'avertissement suivant apparaît : Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir les sections Propriétés et Coordonnées

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection. Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

Remplir la section Propriétés

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Précisez si votre établissement est une bibliothèque WorldShare. Les bibliothèques WorldShare ont acheté les modules WorldShare Acquisitions et Circulation.
  3. The Collection Type drop-down list displays the collection type selected when the collection was created. If you would like to change the collection type, select Bibliographic or Local Holdings Records from the drop-down list.
  4. Select Non-MARC for the Original Data Format.
     Note:  You must send a .CSV file encoded as UTF-8. Please see data requirements.
  5. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection.

Remplir la section Coordonnées

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Remplir la section Informations sur les notices de fonds locaux

  1. Cliquez sur Informations sur les notices de fonds locaux pour ouvrir la section connexe.

Remplir l'onglet Format MARC : Données sur les fonds (FMDF)

  1. Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées au travers du premier fichier.
  2. Pour ce qui est des informations système :
    • Précisez le fournisseur.
    • Précisez le nom du système.
    • Indiquez la version.

Remplir l'onglet Traitement

  1. S'il y a lieu, entrez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans le champ Informations exclues.
     Remarque : lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, l’intégralité de la notice est écartée de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée à la simulation WorldCat. Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section connexe.
  2. Précisez si la livraison des notices MARC doit être activée ou non.
    • Si Oui est sélectionné, choisissez le type de notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
      • Notices de ma bibliothèque : cette option renvoie vos notices avec le numéro de contrôle OCLC inséré dans la zone 035 $a et le préfixe OCoLC.
      • Notices WorldCat : Si cette option est activée, le numéro OCLC apparaît à la fois dans la zone 001 et dans la zone 035. Dans le cas des notices WorldCat, accédez à l'onglet Paramètres de l'établissement dans Gestion des collections pour sélectionner le symbole OCLC et activer la livraison de notices MARC. Si d'autres personnalisations sont requises pour les notices, vous pouvez les effectuer sous ce même onglet.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
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     Remarque : une fois que le commentaire a été intégré à la liste, il ne peut plus être modifié ni supprimé.

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Soumettre la collection

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     Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.