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Assistance OCLC

1a. Créer une collection bibliographique non MARC

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

Créer la collection

  1. Dans l'interface WorldShare, cliquez sur l'onglet Métadonnées, puis sélectionnez Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Bibliographique.
     Remarque : si vous avez déjà créé une collection de synchronisation de données WorldCat avec le type de collection secondaire, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir les sections Propriétés et Coordonnées

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection. Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

Remplir la section Propriétés

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Sélectionnez Non pour le groupe.
  3. Précisez si votre établissement est une bibliothèque WorldShare. Les bibliothèques WorldShare ont acheté les modules WorldShare Acquisitions et Circulation.
  4. La liste déroulante Type de collection présente le type de collection sélectionné lors de la création de celle-ci. Si vous voulez changer le type de collection, sélectionnez Bibliographique ou Notices de fonds locaux dans cette liste.
  5. Choisissez Non MARC comme format de données originel.
  6. Sélectionnez Non pour l'option Envoi de clés de recherche numériques pour l'entretien des notices uniquement.
     Remarque : vous devez envoyer un fichier .CSV codé au format UTF-8. Référez-vous aux données requises.
  7. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection.

Remplir la section Coordonnées

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées au travers du premier fichier.

Remplir l'onglet Système

  1. Précisez le fournisseur.
  2. Précisez le nom du système.
  3. Indiquez la version.

Remplir l'onglet Traitement

  1. Indiquez si le nombre de notices ajoutées au Transit WorldCat doit être limité.

    Le Transit WorldCat est une zone temporaire où sont envoyées les notices non confirmées ou les notices bibliographiques originales.

    Les notices non confirmées peuvent contenir des erreurs de données ou de validation et/ou peuvent ne pas être conformes aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC (notices incomplètes). En raison des erreurs qu'elles contiennent ou de leur qualité médiocre, ces notices ne peuvent pas être associées comme il convient aux notices WorldCat et sont par conséquent transmises au Transit WorldCat en vue d'un examen plus approfondi si cela est jugé pertinent.

    Vous pouvez également envoyer les notices bibliographiques originales au Transit WorldCat pour un examen plus poussé même si elles satisfont aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC, si vous le souhaitez. Cette option est proposée sous l’onglet Traitement de la collection de synchronisation de données (reportez-vous au paragraphe intitulé Options disponibles pour le catalogage original ci-dessous).

    Toutes les notices envoyées au Transit WorldCat, qu'elles soient non confirmées ou issues du catalogage original, ne sont pas entièrement indexées dans WorldCat. En fait, un numéro de notice OCLC provisoire leur est attribué en guise de point de récupération unique. Ces numéros de notice OCLC sont répertoriés dans le fichier des renvois aux notices non confirmées créé à la suite du traitement des données.

    Options disponibles pour le catalogage original :
    • Si Oui est sélectionné, les notices bibliographiques originales sont dirigées vers l'emplacement temporaire (Transit WorldCat) et un numéro OCLC provisoire leur est assigné. Choisissez cette réponse si vous ne voulez PAS AJOUTER les notices bibliographiques originales dans WorldCat. Pour toute question au sujet de cette option, adressez-vous à votre expert en bases de données.
    • Si Non est sélectionné, les notices bibliographiques originales SONT AJOUTÉES dans WorldCat et sont entièrement indexées; néanmoins, elles doivent respecter les normes de qualité et d'exhaustivité d'OCLC. Les notices non conformes à ces normes sont envoyées au Transit WorldCat.
  2. Indiquez s'il faut utiliser la zone Langue de catalogage (040 $b) des notices.
    • Lorsque vous sélectionnez Oui, la langue de catalogage signalée par le code de langue à trois caractères dans la zone 040 $b de vos notices est conservée pour être utilisée. Si aucune langue n'est spécifiée, l'anglais (eng) est appliqué par défaut.
    • Si vos notices n'affichent pas de valeur dans la zone 040 $b et/ou si elles sont cataloguées dans une langue autre que l'anglais, choisissez Non et sélectionnez la langue de catalogage dans la liste Code de langue de catalogage par défaut.
  3. S'il y a lieu, entrez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans le champ Informations exclues.
     Remarque : lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, l’intégralité de la notice est écartée de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée au Transit WorldCat. Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur les données bibliographiques locales

Les données bibliographiques locales (DBL) vous permettent d'ajouter des zones qui sont propres à votre établissement et à vos notices. En outre, la synchronisation de données crée des DBL avec votre numéro de système local afin que les notices puissent être livrées via Gestion des collections.

Zones de données bibliographiques locales prises en charge
2XX 5XX 6XX 7XX
240 500 600 700
  501 610 710
  590 611 711
  591 630 730
  592 650 790
  593 651 791
  594 655 792
  595 690 793
  596 691 796
  597 695 797
  598 696 798
  599 697 799
    698  
    699  
  1. Cliquez sur Informations sur les données bibliographiques locales pour ouvrir la section afférente.
  2. Dans Zones DBL conservées, indiquez les zones  DBL (données bibliographiques locales) qui doivent être conservées et les emplacements des sources correspondantes dans votre système. Si vous avez des questions concernant les zones DBL à conserver, contactez l'assistance technique d'OCLC.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section connexe.
  2. Précisez si la livraison des notices MARC doit être activée ou non.
    • Si Oui est sélectionné, choisissez le type de notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
      • Notices de ma bibliothèque : cette option renvoie vos notices avec le numéro de contrôle OCLC inséré dans la zone 035 $a et le préfixe OCoLC.
      • Notices WorldCat : si cette option est activée, le numéro OCLC apparaît à la fois dans la zone 001 et dans la zone 035. Dans le cas des notices WorldCat, accédez à l'onglet Paramètres d'établissement dans Gestion des collections pour sélectionner le symbole OCLC et activer la livraison des notices MARC. Si d'autres personnalisations sont requises pour les notices, vous pouvez les effectuer sous ce même onglet.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

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