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Assistance OCLC

1. Créer une collection de clés de recherche numériques non-MARC

Comment créer une collection de clés de recherche numériques non-MARC dans Gestion des collections WorldShare.

Créez une collection de clés de recherche numériques non-MARC pour qu'OCLC puisse utiliser une simple liste de données et les comparer aux notices WorldCat pour configurer ou supprimer des localisations.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

  • Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.
  • Si vous avez des questions lors de la création de votre collection, vous pouvez :

Créer la collection

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Bibliographique ou Supprimer des localisations WorldCat
     Remarque : si vous avez déjà créé une collection de synchronisation de données WorldCat avec le type de collection secondaire, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
  3. Choisissez Non-MARC comme format de données originel.
  4. Select Yes for Numeric Search Keys for Holdings Maintenance Only.
     Note: You must send a .CSV file, encoded as UTF-8. Please see data requirements.
  5. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section.
  2. Sélectionnez Oui pour Activer la livraison des notices MARC.
  3. Cliquez sur Paramètres de l'établissement dans le menu de navigation de gauche.
  4. Cliquez sur Symbole OCLC pour ouvrir la section.
  5. Sélectionnez votre Symbole OCLC s'il est disponible dans l'interface mais n'est pas sélectionné.
    Si votre symbole OCLC n'est pas disponible dans l'interface, suivez les instructions afin de mettre à jour vos informations dans le WorldCat Registry.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

 Note. - Les collections de données bibliographiques non structurées selon le format MARC permettent uniquement la livraison de notices WorldCat.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
  2. Saisissez un sujet pour votre commentaire.
  3. Entrez un commentaire relatif à votre collection.
  4. Cliquez sur Ajouter un commentaire pour enregistrer ce commentaire dans la liste.
     Note.- Une fois que le commentaire a été ajouté à la liste, il ne peut plus être modifié ou supprimé.

Afficher un commentaire de la liste

  1. Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
  2. Cliquez sur Annuler pour retourner à la liste de commentaires.

Remplir la section Coordonnées

Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Vous devez indiquer les coordonnées d'une personne-ressource avant de soumettre une collection.

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Indiquez le numéro de téléphone et l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Cliquez sur Soumettre la collection.
     Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.