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Assistance OCLC

4. Format MARC 21 pour les données sur les fonds et les notices de fonds locaux OCLC

Introduction

La synchronisation des notices de fonds locaux (NFL) s'applique aux notices de fonds distinctes et propres à un exemplaire, qui sont conformes au format MARC 21 pour les données sur les fonds (FMDF) et vise à mettre à jour les NFL dans WorldCat. Un établissement peut posséder une ou plusieurs NFL pour une même notice bibliographique dans WorldCat.

Les notices de fonds envoyées par les bibliothèques peuvent contenir n'importe quel élément du Format MARC 21 pour les Données sur les fonds. Toutefois, seuls les éléments de données définis pour le format NFL OCLC seront utilisés. Des informations complètes sur les éléments de données des NFL sont disponibles ici : OCLC Local Holdings Formats and Standards.

Vous devez indiquer à OCLC où trouver certains éléments de données lorsque vous créez une collection. Après la réception des données, votre collection sera assignée à un expert en bases de données OCLC, qui vous aidera à créer une table de conversion avant que la collection ne soit acceptée par OCLC.

Éléments de données requis pour la synchronisation des données des notices locales

Lors de la synchronisation des NFL seront traitées les notices FMDF qui contiennent, au minimum, un numéro de contrôle OCLC valide et suffisamment d'informations pour permettre la conversion aisée des codes de localisation en combinaisons valides de symbole d'établissement OCLC et de code de localisation d'établissement dans les zones 852 ‡a et ‡b, respectivement, des NFL WorldCat.

Bien que les NFL soient basées sur le FMDF, certaines règles clés de l’implantation de cette norme par OCLC doivent être considérées :

  • Les NFL WorldCat sont des notices individuelles s’appliquant à des exemplaires précis.
  • OCLC ne traite pas les fonds pour plusieurs localisations dans une seule notice de fonds.

 Note. - Il est essentiel que toutes les notices de fonds qui sont associées à une notice bibliographique précise soient toujours incluses dans le même fichier. Si une seule NFL dans un ensemble lié à une notice bibliographique a été modifiée, vous devez envoyer l'ensemble complet de NFL (et pas seulement la notice modifiée). OCLC a besoin de toutes les notices de fonds pour une notice bibliographique parce que le traitement par synchronisation des données n’établit pas les correspondances avec les notices de fonds individuelles.

Numéro de contrôle OCLC

Chaque notice soumise pour votre collection de synchronisation de données de NFL doit contenir un numéro de contrôle OCLC valide unique pour la notice bibliographique WorldCat correspondante. Ce numéro peut figurer dans les zones 004, 014 ou 035, mais doit être au même endroit dans toutes les notices. OCLC se base sur ce que vous avez sélectionné dans la collection pour trouver le numéro de contrôle OCLC.

004 - Numéro de contrôle de la notice bibliographique associée (NR)

Lorsque la zone 004 est sélectionnée, un nombre est reconnu comme numéro de contrôle OCLC s'il n'a pas de préfixe ou s'il a un préfixe accepté. Les préfixes acceptés pour la zone 004 sont les suivants :

  • (OCoLC)
  • (OCoLC)ocl7
  • (OCoLC)ocm
  • (OCoLC)ocn
  • (OCoLC)on
  • ocl7
  • ocm
  • ocn
  • on

La zone 004 n'est pas répétable au FMDF. Une notice ne peut comprendre qu'une seule zone 004.

014 - Numéro de liaison (R)

Lorsque la zone 014 est sélectionnée, un nombre dans la sous-zone ‡a est reconnu comme numéro de contrôle OCLC uniquement si la sous-zone ‡b contient « OCoLC ».

La zone 014 est répétable au FMDF. Une notice ne peut comprendre qu'une seule zone 014 avec un numéro de contrôle OCLC. Les zones 014 contenant d'autres types de numéro sont permises.

035 - Numéro de contrôle du système (R)

Lorsque la zone 035 est sélectionnée, un nombre dans la sous-zone ‡a est reconnu comme numéro de contrôle OCLC uniquement s'il est doté d'un préfixe accepté. Les préfixes acceptés pour la sous-zone 035 ‡a sont les suivants :

  • (OCoLC)
  • (OCoLC)ocl7
  • (OCoLC)ocm
  • (OCoLC)ocn
  • (OCoLC)on
  • ocl7
  • ocm
  • ocn
  • on

La zone 035 est répétable au FMDF. Une notice ne peut comprendre qu'une seule zone 035 avec un numéro de contrôle OCLC. Les zones 035 contenant d'autres types de numéros sont permises.

Codes d'emplacement pour les zones 852 ‡a et ‡b

Toutes les NFL OCLC doivent contenir une zone 852 avec une combinaison valide de symbole d'établissement OCLC et de code de localisation d'établissement dans les sous-zones 852 ‡a et ‡b, respectivement. Après réception de vos données initiales, votre collection sera assignée à un expert en bases de données OCLC. Ce dernier examinera les données source et vous aidera à créer une table de conversion des localisations. Cette table est employée lors du traitement pour établir les correspondances entre vos codes de localisation locaux et un symbole d'établissement OCLC dans la sous-zone 852 ‡a, un code de localisation de 4 caractères profilé par OCLC dans la sous-zone 852 ‡b et, dans certains cas, un emplacement sur les rayons dans la sous-zone 852 ‡c des NFL WorldCat. Elle peut aussi servir à configurer la politique de prêt et la politique de reproduction dans la zone 008 (008/20 et 008/21, respectivement).

Pour plus d'informations, consultez la rubrique Tableau de conversion des localisations.

 Mise en garde - La zone 852 n'est PAS répétable au format de NFL OCLC.

La présence d'autres zones FMDF varie selon le contenu. OCLC proposera des valeurs par défaut pour certains éléments manquants ou non valides.

Les NFL peuvent être chargées dans WorldCat avec des erreurs de validation qui seront ultérieurement rapportées pour correction.

Éléments de données FMDF sélectionnés et utilisation dans le traitement des collections de synchronisation de données pour les notices de fonds locaux

Les sections ci-après répertorient les éléments de données FMDF sélectionnés et fournissent des informations sur leur utilisation pour la synchronisation des données des NFL.

Guide/05 - Statut de la notice

Guide/05 - Statut de la notice

Le code du statut de la notice est utilisé pour indiquer la relation entre celle-ci et le fichier; 3 valeurs sont valides dans les notices FMDF :

  • c - Notice corrigée ou révisée
  • d - Notice supprimée
  • n - Nouvelle notice

Cet élément de données est important pour maintenir les fonds pour une collection de synchronisation de données de NFL active. ll doit être possible d'extraire automatiquement, à partir d'une bibliothèque, les notices qui nécessitent une mise à jour (ajout, remplacement ou suppression) à la suite du dernier traitement par lots.

Les bibliothèques doivent toujours délivrer toutes les notices de fonds associées à une notice bibliographique, même si une seule de ces notices à été modifiée. OCLC n'établira pas la correspondance avec les notices d'exemplaire individuelles. Le logiciel de synchronisation de NFL remplace toutes les NFL pour une notice bibliographique par l'ensemble des notices de fonds envoyées pour mise à jour.

Guide/06 - Type de notice

Guide/06 - Type de notice

Assurez-vous d'utiliser la valeur appropriée pour indiquer si la notice représente une publication en série (y), un document unique (x) ou un document en plusieurs parties (v). OCLC accepte aussi la valeur « u » (inconnu). Le logiciel d'OCLC tentera de comparer de façon dynamique ces valeurs avec les notices bibliographiques WorldCat auxquelles les NFL de votre bibliothèque sont rattachées.

001 - Numéro de contrôle du système local (NR)

001 - Numéro de contrôle du système local (NR)

Ce numéro est utilisé dans le Fichier d'exception des NFL pour vous aider à identifier les notices qui n'ont pu être traitées. Bien qu'OCLC n'exige pas de zone 001 pour la synchronisation des NFL, il est recommandé d'inclure cet élément de données.

007 - Zone fixe de description matérielle (NR)

007 - Zone fixe de description matérielle (NR)

La zone 007 n'est pas répétable dans les notices de fonds distinctes. Une notice de fonds unique est créée pour chaque format physique pour lequel une mention de fonds est requise.

Seules les deux premières positions sont employées pour générer l'affichage OCLC; cependant, tous les codes valides des notices FMDF peuvent être utilisés dans les NFL. Par défaut, la valeur « zu » est indiquée pour la description matérielle si la zone 007 n'est pas présente.

Le codage correct de cette zone est particulièrement important pour les bibliothèques qui utilisent une seule notice pour cataloguer tous les formats, notamment les ressources électroniques.

008 - Éléments de données de longueur fixe (NR)

008 - Éléments de données de longueur fixe (NR)

32 positions de caractères (00-31) contenant des éléments de données qui fournissent des informations codées sur la notice. Les éléments de données sont définis selon leur position.

008/06 - État de réception ou d'acquisition

008/06 - État de réception ou d'acquisition

Cet élément sert à « ouvrir » ou « fermer » des mentions de fonds codées lors de la création du sommaire des NFL.

Si plusieurs exemplaires associés à la même notice bibliographique ont des valeurs différentes, la valeur du sommaire des NFL se présentera comme suit (par ordre de priorité) : 4 (Reçu actuellement ), 5 (N’est pas reçu actuellement), 0 (Inconnu).

008/20 et 008/21

Il convient de se souvenir que le Prêt entre bibliothèques WorldShare peut utiliser les codes aux positions 20 et 21 de la zone 008 de vos NFL pour réacheminer (refuser) automatiquement les demandes de prêt entre bibliothèques.

Ces positions peuvent outrepasser vos profils dans le Répertoire des politiques ou y renvoyer, comme suit.

008/20 - Politique de prêt

008/20 - Politique de prêt

Paramètres outrepassant les profils du Répertoire des politiques

  • a - Prêt autorisé
  • b - Prêt non autorisé
  • c - Prêt de copies papier seulement

Paramètres renvoyant aux profils du Répertoire des politiques

  • l - Politique de prêt restreinte
  • u - Inconnu

008/21 - Politique de reproduction

008/21 - Politique de reproduction

Paramètres outrepassant les profils du Répertoire des politiques

  • a - Effectuera une reproduction
  • b - N’effectuera pas de reproduction

Paramètres renvoyant aux profils du Répertoire des politiques

  • u - Inconnu

853 - Libellé et modèle – Unité bibliographique de base (R)

853 - Libellé et modèle – Unité bibliographique de base (R)

‡8 - Numéro de liaison de zone et de séquence (NR)

La sous-zone ‡8 contient des données qui identifient les zones de données liées et peut aussi proposer une séquence pour ces zones liées.

Elle est requise dans les zones 853 des NFL OCLC.

La structure et la syntaxe pour la sous-zone ‡8 dans la zone 853 est : ‡8 [numéro de liaison].

Le numéro de liaison constitue le seul élément de données utilisé dans la sous-zone ‡8 de la zone 853. Il s'agit d'un nombre entier de longueur variable qui est présent dans la sous-zone ‡8 de toutes les zones 863 qui doivent être liées à la zone 853. Il est IMPOSSIBLE d'insérer dans cette zone le numéro de liaison « 0 » (zéro). La sous-zone ‡8 est toujours la première sous-zone dans la zone 853.

‡a - Premier niveau d'énumération (NR)

La sous-zone ‡a doit toujours être présente lorsqu'une zone 853 est utilisée au format de NFL OCLC.

Lorsque seuls les libellés de chronologie sont employés pour un item (c'est-à-dire que l'item n'a pas d'énumération), ces libellés figurent dans les sous-zones de libellés d'énumération pertinentes (‡a-‡h).

863 - Énumération et chronologie – Unité bibliographique de base (R)

863 - Énumération et chronologie – Unité bibliographique de base (R)

‡8 - Numéro de liaison de zone et de séquence (NR)

La sous-zone ‡8 contient des données qui identifient les zones de données liées et peut aussi proposer une séquence pour ces zones liées. Elle est requise dans les zones 863 des NFL OCLC.

La structure et la syntaxe pour la sous-zone ‡8 dans la zone 863 est : ‡8 [numéro de liaison].[numéro de séquence].

Le numéro de liaison constitue le premier élément de données utilisé dans la sous-zone ‡8 de la zone 863. Il s'agit d'un nombre entier de longueur variable qui est présent dans la sous-zone ‡8 de toutes les zones 863 qui doivent être liées à une zone 853. Les zones contenant le même numéro de liaison sont considérées comme liées. Il est IMPOSSIBLE d'insérer dans cette zone le numéro de liaison « 0 » (zéro).

Le numéro de séquence est séparé du numéro de liaison par un point (.) et est obligatoire dans les zones 863 des NFL OCLC. Il s'agit d'un nombre entier de longueur variable qui peut servir à indiquer l'ordre relatif pour l'affichage des zones liées (les numéros de séquence inférieurs sont affichés avant les numéros de séquence supérieurs). La sous-zone ‡8 est toujours la première sous-zone dans la zone 863.

‡a - Premier niveau d'énumération

La sous-zone ‡a contient le plus haut niveau d'énumération. Elle doit toujours être présente lorsqu'une zone 863 est utilisée au format de NFL OCLC.

Lorsque les libellés de chronologie sont employés pour un item (c'est-à-dire que l'item n'a pas d'énumération), ces libellés figurent dans les sous-zones de libellés d'énumération pertinentes (‡a-‡h).

866 - Fonds textuels - Unité bibliographique de base (R)

866 - Fonds textuels - Unité bibliographique de base (R)

‡8 - Numéro de liaison de zone et de séquence (R)

La sous-zone ‡8 contient des données qui identifient les zones de données liées et peut aussi proposer une séquence pour ces zones liées. Elle est requise dans les zones 866 des NFL OCLC.

La structure et la syntaxe pour la sous-zone ‡8 dans la zone 866 est : ‡8 [numéro de liaison].

La sous-zone ‡8 dans les zones 866 Fonds textuels inclut uniquement la partie du numéro de liaison et de séquence correspondant au numéro de liaison. Selon le numéro de liaison utilisé, elle indique ce qui suit :

  • Numéro de liaison 0 : les fonds sont enregistrés uniquement dans la ou les zones 866 Fonds textuels. Aucune zone 853 Libellé et modèle ni aucune zone 863 Énumération et chronologie ne figure dans la notice de fonds.
  • Numéro de liaison 0 : les données sur les fonds sont enregistrées dans les zones liées 853 Libellé et modèle/863 Énumération et chronologie, mais le format d'affichage des fonds est enregistré dans une zone Fonds textuels unique. La zone 866 Fonds textuels remplace toutes les zones 853 et 863 pour l'affichage.
  • Le numéro de liaison est identique à celui présent dans les zones liées 853 et 863 : Fonds textuels remplace les fonds codés affichés avec le même numéro de liaison. Le contenu d'une zone Fonds Textuels unique sera affiché au lieu des zones Énumération et chronologie liées à une zone Libellé et modèle.
  • Numéro de liaison unique : séquence l'affichage des données sur les fonds textuels en fonction de l'énumération et de la chronologie dans les zones 863.

Lorsque plusieurs zones 866 Fonds textuels sont utilisées dans une notice qui ne contient pas de zones sur les fonds 853/863, tous les numéros de liaison dans la sous-zone ‡8 doivent être « 0 ». La sous-zone ‡8 est toujours la première sous-zone dans la zone 866.

‡a - Fonds textuels (NR)

La sous-zone ‡a contient la forme textuelle du fonds. Cette forme peut être employée à la place, ou en sus, des zones 853-855 Libellé et modèle et 863-865 Énumération et chronologie. Elle doit toujours être présente lorsqu'une zone 866 est utilisée au format de NFL OCLC.

Sommaire des notices de fonds locaux

Un élément propre au format de NFL OCLC est le Sommaire des NFL.

Celui-ci est présenté dans une seule zone et reflète la totalité des fonds d'un établissement pour un document. À chaque notice bibliographique d'un établissement n'est associé qu'un seul Sommaire des NFL, quel que soit le nombre de NFL rattachées à la notice. Le Sommaire des NFL est lié à chacune des NFL de l'établissement rattachées à la notice bibliographique.

Le logiciel d'OCLC tentera de créer un sommaire des NFL avec les éléments disponibles dans les sous-zones ‡a et ‡i des paires de zones codées 853/863 et dans la sous-zone ‡a des zones sur les fonds textuels 866.

Lorsqu'une notice ne comporte pas de zones sur les fonds codées et comporte une seule zone sur les fonds textuels 866, les données de la sous-zone ‡a de cette zone apparaissent comme Sommaire des NFL lorsqu'une seule NFL est associée à une notice bibliographique WorldCat.

Lorsque seul un sommaire partiel est créé, la mention « Sommaire incomplet » figure à la fin du Sommaire des NFL créé.

La mention par défaut « Fonds locaux disponibles » est affichée dans la zone Sommaire des NFL lorsque le logiciel est incapable de générer un sommaire.

Pour obtenir des résultats optimaux, les zones sur les fonds codées 853/863 sont utilisées. Si votre bibliothèque emploie uniquement des fonds textuels dans les zones 866, veillez à respecter les règles des Holdings Statements for Bibliographic Items (ANSI/NISO Z39.71) pour que les sommaires soient correctement créés.