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Assistance OCLC

2. Créer une collection de notices de fonds locaux

Créez une collection de notices de fonds locaux pour entretenir les informations sur vos notices de fonds locaux dans WorldCat.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

Vérifier les paramètres d'établissement dans Gestion des collections

Consultez la rubrique Configurer les paramètres de l'établissement pour les collections de notices de fonds locaux.

Créer la collection

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Notices de fonds locaux.
     Remarque : Si vous avez déjà créé ce type de collection de synchronisation de données WorldCat, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Sélectionnez Non pour le groupe.
  3. Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
  4. Sélectionnez le Format de données original de vos fichiers.
    1. MARC
    2. Non-MARC
       Note. - Si Non-MARC est sélectionné, vous devez envoyer un fichier .CSV ou .TXT avec des données additionnelles pour créer des notices MARC pour le traitement.
  5. Indiquez s'il faut ou non Utiliser le statut de la notice pour le traitement.
    • Si Oui est sélectionné, la localisation de votre établissement sera supprimée dans WorldCat si l'état de la notice contient la valeur d (Guide/05). Veuillez noter que si l'établissement ne peut pas exporter ou modifier l'état de notice pour d et veut supprimer ses localisations, l'établissement devrait créer une collection de synchronisation de données "Supprimer localisations WorldCat".
      • Sélectionnez ou non l'option Supprimer Localisation WorldCat lorsque dernière NFL supprimée.
    • Si Non est sélectionné, les localisations seront configurées dans toutes les notices.
  6. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.
  7. Cliquez sur Enregistrer les progrès.
     Note. - La première fois que vous cliquez sur Enregistrer les progrès, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un nombre unique composé de 7 chiffres qui est attribué à la collection de synchronisation de données et remplit deux rôles :

Remplir la section Informations sur les notices de fonds locaux

  1. Cliquez sur Informations sur les notices de fonds locaux pour ouvrir la section.

 Remarque : Lorsque vous sélectionnez plusieurs emplacements, utilisez le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) pour ajouter une rangée.

Remplir l'onglet Format MARC : Données sur les fonds (FMDF)

  1. Dans la zone Estimation initiale du nombre de notices, saisissez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier dans le champ Estimation initiale du nombre de notices.
  2. Pour ce qui est des informations système :
    • Précisez le fournisseur.
    • Précisez le nom du système.
    • Indiquez la version.
  3. Pour Emplacement des numéros OCLC, dans la liste déroulante, sélectionnez l'emplacement des numéros OCLC dans vos notices.
  4. Sous Emplacement(s) des numéros de notices de fonds locaux du système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
  5. Sous Emplacement(s) des numéros de notices de données bibliographiques du système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante. Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir l'onglet Traitement

  1. S'il y a lieu, indiquez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans la zone Informations exclues.
     Note.– 
    • Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée à Transition WorldCat.
    • Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section.
  2. Indiquez s'il faut ou non Activer la livraison des notices MARC.
    • Si Oui est sélectionné, choisissez le type des notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
      • Livrer mes notices de fonds locaux uniquement
      • Inclure un fichier de notices WorldCat séparé avec mes notices de fonds locaux
        • Pour Livraison de notices non confirmées, cochez la case Livrer les notices WorldCat non confirmées pour que les notices non confirmées soient incluses dans la livraison de notices MARC. Ainsi, vous pourrez réviser les notices non confirmées ultérieurement.
           Note.–
          • Cette option est disponible uniquement pour la livraison de notices WorldCat.
          • Pour arrêter la livraison de notices non confirmées après avoir soumis votre collection, laissez un commentaire pour votre spécialiste de base de données dans la section Commentaires .
      • Intercaler les notices de fonds locaux avec les notices de ma bibliothèque
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
  2. Saisissez un sujet pour votre commentaire.
  3. Entrez un commentaire relatif à votre collection.
  4. Cliquez sur Ajouter un commentaire pour enregistrer ce commentaire dans la liste.
     Note.- Une fois que le commentaire a été ajouté à la liste, il ne peut plus être modifié ou supprimé.

Afficher un commentaire de la liste

  1. Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
  2. Cliquez sur Annuler pour retourner à la liste de commentaires.

Remplir la section Coordonnées

Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Cliquez sur Soumettre la collection.
     Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.