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Assistance OCLC

2. Créer une collection Supprimer localisations WorldCat

Create a delete WorldCat holdings collection to delete your holdings from specific records in WorldCat by providing MARC records or Non-MARC Numeric Search Key data.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

Vérifier les paramètres d'établissement dans Gestion des collections

Consultez Configurer les paramètres de l'établissement pour les collections Supprimer localisations WorldCat.

Créer la collection

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Supprimer localisations WorldCat.
     Remarque : Si vous avez déjà créé ce type de collection de synchronisation de données WorldCat, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Indiquez si vous faites ou non partie d'un Groupe. Sélectionnez Oui uniquement si les données pour plusieurs établissements seront envoyées pour traitement pour cette collection. Si vous sélectionnez Oui, assurez-vous d'utiliser le symbole OCLC/WorldShare pour votre groupe lors de la création de la collection. Si vous n'avez pas de symbole de groupe OCLC, contactez l'assistance technique d'OCLC.
     Remarque : Les bibliothèques WorldShare peuvent créer des collections de type Bibliographique, Bibliographique et notices de fonds locaux, et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe. Tous les autres établissements peuvent créer des collections de type Bibliographique et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe.
  3. Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
  4. Sélectionnez le Format de données original de vos fichiers.
    1. MARC
    2. Non-MARC
       Note. - Si Non MARC est sélectionné, indiquez si les clés numériques de recherche pour l'entretien des notices uniquement doivent être envoyées ou non. OCLC accepte un fichier .CSV ou .TXT avec les numéros OCLC, (avec le préfixe OCoLC) pour ce traitement.
  5. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Note. - La première fois que vous cliquez sur Enregistrer, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un nombre unique composé de 7 chiffres qui est attribué à la collection de synchronisation de données et remplit deux rôles :

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans la zone Estimation initiale du nombre de notices, saisissez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier dans le champ Estimation initiale du nombre de notices.

Remplir l'onglet Système

 Remarque : Lorsque vous sélectionnez plusieurs emplacements, utilisez le bouton d'ajout (Bouton Ajouter) pour ajouter d'autres rangées. Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

  1. Précisez le fournisseur.
  2. Précisez le nom du système.
  3. Indiquez la version.
  4. Sous Emplacement(s) des numéros OCLC, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Note. - Ces emplacements sont utilisés pour établir une correspondance. Il est important de différencier l'emplacement du numéro OCLC de celui du numéro de système local dans les notices de votre établissement. L'emplacement par défaut du numéro OCLC est la zone 035. Par conséquent, OCLC recommande d'utiliser un emplacement différent pour le numéro de système local de votre établissement, comme 907, ou toute autre zone précisée. Cela garantit que le nombre correct de système local est identifié et utilisé dans le fichier de référence croisée de sortie et stocké ici chez OCLC, pour une utilisation future.
  5. Sous Emplacement(s) numéro de système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Remarque : Les numéros bibliographiques uniques de votre système local sont stockés chez OCLC pour la création de données bibliographiques locales.

Remplir l'onglet Traitement

Indiquez s'il faut utiliser la zone Langue de catalogage (040 $b) des notices.

  • Lorsque vous sélectionnez Oui, la langue de catalogage signalée par le code de langue à trois caractères dans la zone 040 $b de vos notices est conservée pour être utilisée. Si aucune valeur n'est trouvée, l'anglais (eng) sera utilisé.
  • Si vos notices n'affichent pas de valeur dans la zone 040 $b et/ou si elles sont cataloguées dans une langue autre que l'anglais, choisissez Non et sélectionnez la langue de catalogage dans la liste déroulante Langue de catalogage par défaut.

Excluded information for Control/Fixed fields

If applicable, enter the location (Tag, Subfield, or Indicator) and the value that appears in that location to identify records or fields to exclude from processing in the Excluded Information field.

 Notes. 

  • Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations.
  • When excluded information is encountered in the Leader or Fixed Field (tag 008), the entire record will be excluded from setting/cancelling holdings. Other control tags have the additional option to just exclude the field that is identified.

Click Save when you have finished completing the Processing tab.

Remplir l'onglet Groupes (collections de groupes uniquement)

  1. Sous Emplacement de l'identifiant unique d'établissement, indiquez une étiquette ou une sous-zone. Cette zone et cette sous-zone sont utilisées en combinaison avec votre table de conversion pour définir ou annuler des localisations, et pour indiquer où se trouvent, dans les notices de groupe, les identifiants internes indiqués pour le système local partagé.
  2. L'état de la table de conversion bibliographique de groupe indique à quelle étape de traitement est la table de conversion. L'état est défini par le personnel d'OCLC et ne peut pas être modifié. Les options sont :
    • Aucun (valeur par défaut)
    • Enregistrement en cours : des experts en base de données créent le tableau de conversion.
    • Soumise : OCLC vous a envoyé le tableau de conversion pour examen.
    • En révision : vous avez examiné le tableau de conversion et l'avez renvoyé à OCLC; un expert en base de données examine une dernière fois le tableau de conversion.
    • Acceptée : le tableau de conversion est prêt à être traité.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
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     Note.- Une fois que le commentaire a été ajouté à la liste, il ne peut plus être modifié ou supprimé.

Afficher un commentaire de la liste

  1. Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
  2. Cliquez sur Annuler pour retourner à la liste de commentaires.

Remplir la section Coordonnées

Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Cliquez sur Soumettre la collection.
     Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.