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Assistance OCLC

2. Créer une collection bibliographique

Créez une collection bibliographique pour configurer vos fonds dans vos notices MARC.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

Vérifier les paramètres d'établissement dans Gestion des collections

Consultez la page Configurer les paramètres d’établissement pour les collections bibliographiques.

Créer la collection

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Bibliographique.
     Remarque : si vous avez déjà créé ce type de collection de synchronisation de données WorldCat, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat. Si vous choisissez de configurer plusieurs collections pour un type de données spécifique, vous devez sélectionner une collection par défaut.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Indiquez si vous faites ou non partie d'un Groupe. Sélectionnez Oui uniquement si les données pour plusieurs établissements seront envoyées pour traitement pour cette collection. Si vous sélectionnez Oui, assurez-vous d'utiliser le symbole OCLC/WorldShare pour votre groupe lors de la création de la collection. Si vous n'avez pas de symbole de groupe OCLC, contactez l'assistance technique d'OCLC.
     Remarque : Les bibliothèques WorldShare peuvent créer des collections de type Bibliographique, Bibliographique et notices de fonds locaux, et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe. Tous les autres établissements peuvent créer des collections de type Bibliographique et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe.
  3. Inscrivez un Nom de tierce partie/consortium si un fournisseur envoie les données pour votre bibliothèque ou si votre bibliothèque fait partie d'un consortium.
  4. Sélectionnez le Format de données original de vos fichiers.
    1. MARC
    2. Non-MARC
       Note. - Si Non-MARC est sélectionné, indiquez si les clés numériques de recherche pour l'entretien des notices uniquement doivent être envoyées ou non. OCLC accepte un fichier .CSV ou .TXT avec les numéros OCLC, (avec le préfixe OCoLC) pour ce traitement.
  5. Indiquez s'il faut ou non Utiliser le statut de la notice pour le traitement.
    • Si Oui est sélectionné, la localisation de votre établissement sera supprimée dans WorldCat si l'état de la notice contient la valeur d (Guide/05). Veuillez noter que si l'établissement ne peut pas exporter ou modifier l'état de notice pour d et veut supprimer ses localisations, l'établissement devrait créer une collection de synchronisation de données "Supprimer localisations WorldCat".
    • Si Non est sélectionné, les localisations seront configurées dans toutes les notices.
  6. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     Note. - La première fois que vous cliquez sur Enregistrer, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un nombre unique composé de 7 chiffres qui est attribué à la collection de synchronisation de données et remplit deux rôles :

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier.

Remplir l'onglet Système

 Remarque : Lorsque vous sélectionnez plusieurs emplacements, utilisez le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) pour ajouter une rangée. Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

  1. Précisez le fournisseur.
  2. Précisez le nom du système.
  3. Indiquez la version.
  4. Sous Emplacement(s) des numéros OCLC, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Note. - Ces emplacements sont utilisés pour établir une correspondance. Il est important de différencier l'emplacement du numéro OCLC de celui du numéro de système local dans les notices de votre établissement. L'emplacement par défaut du numéro OCLC est la zone 035. Par conséquent, OCLC recommande d'utiliser un emplacement différent pour le numéro de système local de votre établissement, comme 907, ou toute autre zone précisée. Cela garantit que le nombre correct de système local est identifié et utilisé dans le fichier de référence croisée de sortie et stocké ici chez OCLC, pour une utilisation future.
  5. Dans Emplacement(s) numéro de système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Remarque : Les numéros bibliographiques uniques de votre système local sont stockés chez OCLC pour la création de données bibliographiques locales.

Remplir l'onglet Traitement

  1. Indiquez si le nombre de notices ajoutées au Transit WorldCat doit être limité.

    Le Transit WorldCat est une zone temporaire où sont envoyées les notices non confirmées ou les notices bibliographiques originales.

    Les notices non confirmées peuvent contenir des erreurs de données ou de validation et/ou peuvent ne pas être conformes aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC (notices incomplètes). En raison des erreurs qu'elles contiennent ou de leur qualité médiocre, ces notices ne peuvent pas être associées comme il convient aux notices WorldCat et sont par conséquent transmises au Transit WorldCat en vue d'un examen plus approfondi si cela est jugé pertinent.

    Vous pouvez également envoyer les notices bibliographiques originales au Transit WorldCat pour un examen plus poussé même si elles satisfont aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC, si vous le souhaitez. Cette option est proposée sous l’onglet Traitement de la collection de synchronisation de données (reportez-vous au paragraphe intitulé Options disponibles pour le catalogage original ci-dessous).

    Toutes les notices envoyées au Transit WorldCat, qu'elles soient non confirmées ou issues du catalogage original, ne sont pas entièrement indexées dans WorldCat. En fait, un numéro de notice OCLC provisoire leur est attribué en guise de point de récupération unique. Ces numéros de notice OCLC sont répertoriés dans le fichier des renvois aux notices non confirmées créé à la suite du traitement des données.

    Options disponibles pour le catalogage original :
    • Si Oui est sélectionné, les notices bibliographiques originales sont dirigées vers l'emplacement temporaire (Transit WorldCat) et un numéro OCLC provisoire leur est assigné. Choisissez cette réponse si vous ne voulez PAS AJOUTER les notices bibliographiques originales dans WorldCat. Pour toute question au sujet de cette option, adressez-vous à votre expert en bases de données.
    • Si Non est sélectionné, les notices bibliographiques originales SONT AJOUTÉES dans WorldCat et sont entièrement indexées; néanmoins, elles doivent respecter les normes de qualité et d'exhaustivité d'OCLC. Les notices non conformes à ces normes sont envoyées au Transit WorldCat.
  2. Indiquez s'il faut utiliser la zone Langue de catalogage (040 $b) des notices.
    • Lorsque vous sélectionnez Oui, la langue de catalogage signalée par le code de langue à trois caractères dans la zone 040 $b de vos notices est conservée pour être utilisée. Si aucune valeur n'est trouvée, l'anglais (eng) sera utilisé.
    • Si vos notices n'affichent pas de valeur dans la zone 040 $b et/ou si elles sont cataloguées dans une langue autre que l'anglais, choisissez Non et sélectionnez la langue de catalogage dans la liste déroulante Code de langue de catalogage par défaut.
  3. S'il y a lieu, Indiquez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans la zone Informations exclues.
     Note. -
    • Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée au Transit WorldCat.
    • Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir l'onglet Groupes (collections de groupes uniquement)

  1. Sélectionnez le symbole qui sera utilisé pour créer les sous-zones 040 $a et $c lorsque des notices bibliographiques sont ajoutées à WorldCat.
    • Symbole (par défaut) : Le symbole OCLC de votre groupe est automatiquement affiché, mais vous pouvez le remplacer par tout autre symbole OCLC valide.
    • Identifiant unique d'établissement : Le premier identifiant d'établissement (Symbole OCLC) trouvé dans une notice est utilisé pour créer la zone 040 $a et $c lorsque des notices bibliographiques sont ajoutées à WorldCat.
  2. Sous Emplacement de l'identifiant unique d'établissement, indiquez une étiquette ou une sous-zone. Cette zone et cette sous-zone sont utilisées en combinaison avec votre table de conversion pour définir ou annuler des localisations, et pour indiquer où se trouvent, dans les notices de groupe, les identifiants internes indiqués pour le système local partagé.
  3. L'état de la table de conversion bibliographique de groupe indique à quelle étape de traitement est la table de conversion. L'état est défini par le personnel d'OCLC et ne peut pas être modifié. Les options sont :
    • Aucun (valeur par défaut)
    • Enregistrement en cours : des experts en base de données créent le tableau de conversion.
    • Soumise : OCLC vous a envoyé le tableau de conversion pour examen.
    • En révision : vous avez examiné le tableau de conversion et l'avez renvoyé à OCLC ; un expert en base de données examine une dernière fois le tableau de conversion.
    • Acceptée : le tableau de conversion est prêt à être traité.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

 

Remplir la section Informations sur les données bibliographiques locales

Les données bibliographiques locales (DBL) vous permettent d'ajouter des zones qui sont propres à votre établissement et à vos notices. En outre, la synchronisation de données crée des DBL avec votre numéro de système local afin que les notices puissent être livrées via Gestion des collections.

Zones de données bibliographiques locales prises en charge
2XX 5XX 6XX 7XX
240 500 600 700
  501 610 710
  590 611 711
  591 630 730
  592 650 790
  593 651 791
  594 655 792
  595 690 793
  596 691 796
  597 695 797
  598 696 798
  599 697 799
    698  
    699  
  1. Cliquez sur Informations sur les données bibliographiques locales pour ouvrir la section afférente.
  2. Dans Zones DBL conservées, indiquez les zones  DBL (données bibliographiques locales) qui doivent être conservées et les emplacements des sources correspondantes dans votre système. Si vous avez des questions concernant les zones DBL à conserver, contactez l'assistance technique d'OCLC.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section.
  2. Précisez si la livraison des notices MARC doit être activée ou non.
    • Si Oui est sélectionné, choisissez le type des notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
      • Livrer les notices de ma bibliothèque uniquement - Si cette option est sélectionnée, vos notices sont retournées avec le numéro de contrôle OCLC inséré dans la zone 035 $a avec un préfixe (OCoLC).
      • Livrer les notices WorldCat uniquement - Si cette option est sélectionnée, le numéro OCLC apparaît dans la zone 001 et dans la zone 035. Dans le cas des notices WorldCat, accédez à l'onglet Paramètres d'établissement dans Gestion des collections pour sélectionner le symbole OCLC et activer la livraison de notices MARC. Si d'autres personnalisations sont requises pour les notices, vous pouvez les effectuer sous ce même onglet.
        • Pour Livraison de notices non confirmées, cochez la case Livrer les notices WorldCat non confirmées pour que les notices non confirmées soient incluses dans la livraison de notices MARC. Ainsi, vous pourrez réviser les notices non confirmées ultérieurement.
           Notes.
          • Cette option est disponible uniquement pour la livraison de notices WorldCat.
          • Pour arrêter la livraison de notices non confirmées après avoir soumis votre collection, laissez un commentaire pour votre spécialiste de base de données dans la section Commentaires .
    • Cliquez sur Enregistrer.

 

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

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     Note.- Une fois que le commentaire a été ajouté à la liste, il ne peut plus être modifié ou supprimé.

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Remplir la section Coordonnées

Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Cliquez sur Soumettre la collection.
     Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.