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Assistance OCLC

2. Créer une collection bibliographique et une collection de notices de fonds locaux

Learn how to create a bibliographic and local holdings records data sync collection in WorldShare Collection Manager.

Create a bibliographic and local holdings records collection if you want to build LHRs while synchronizing your Bibliographic data.

 Note: If you have separate holdings records (MARC Format for Holding Data), do not use this collection type; create a Local Holdings Records collection.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Notes.

Vérifier les paramètres d'établissement dans Gestion des collections

Consultez Configurer les collections bibliographiques et les collections de notices de fonds locaux.

Créer la collection

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Notices bibliographique et notices de fonds locaux.
     Remarque : Si vous avez déjà créé ce type de collection de synchronisation de données WorldCat, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection de synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour tous les types de données qui doivent être envoyés afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Indiquez si vous faites ou non partie d'un Groupe. Sélectionnez Oui uniquement si les données pour plusieurs établissements seront envoyées pour traitement pour cette collection. Si vous sélectionnez Oui, assurez-vous d'utiliser le symbole OCLC/WorldShare pour votre groupe lors de la création de la collection. Si vous n'avez pas de symbole de groupe OCLC, contactez l'assistance technique d'OCLC.
     Remarque : Les bibliothèques WorldShare peuvent créer des collections de type Bibliographique, Bibliographique et notices de fonds locaux, et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe. Tous les autres établissements peuvent créer des collections de type Bibliographique et Supprimer localisations WorldCat pour un groupe.
  3. Précisez si votre établissement est une bibliothèque WorldShare. Les bibliothèques WorldShare ont acheté les modules WorldShare Acquisitions et Circulation.
  4. Sélectionnez le Format de données original de vos fichiers.
    1. MARC
    2. Non-MARC
       Note: If Non-MARC is selected, specify whether Numeric search keys (NSK) for holdings maintenance only will be sent. OCLC only accepts a .CSV file with OCLC record numbers (with the prefix (OCoLC) ) for NSK processing.
  5. La liste déroulante Type de collection présente le type de collection sélectionné lors de la création de celle-ci. Pour modifier le type de collection, sélectionnez-en un nouveau dans cette liste.
  6. (Facultatif) Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     Note. - La première fois que vous cliquez sur Enregistrer, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un nombre unique composé de 7 chiffres qui est attribué à la collection de synchronisation de données et remplit deux rôles :

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiqueson

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans la zone Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées dans le premier fichier.

Remplir l'onglet Système

 Remarque : Lorsque vous sélectionnez plusieurs emplacements, utilisez le bouton d'ajout (Bouton Ajouter) pour ajouter d'autres rangées. Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

  1. Précisez le fournisseur.
  2. Précisez le nom du système.
  3. Indiquez la version.
  4. Sous Emplacement(s) des numéros OCLC, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Note. - Ces emplacements sont utilisés pour établir une correspondance. Il est important de différencier l'emplacement du numéro OCLC de celui du numéro de système local dans les notices de votre établissement. L'emplacement par défaut du numéro OCLC est la zone 035. Par conséquent, OCLC recommande d'utiliser un emplacement différent pour le numéro de système local de votre établissement, comme 907, ou toute autre zone précisée. Cela garantit que le nombre correct de système local est identifié et utilisé dans le fichier de référence croisée de sortie et stocké ici chez OCLC, pour une utilisation future.
  5. Dans Emplacement(s) numéro de système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Remarque : Les numéros bibliographiques uniques de votre système local sont stockés chez OCLC pour la création de données bibliographiques locales.

Remplir l'onglet Traitement

  1. Indiquez si le nombre de notices ajoutées à Transition WorldCat doit être limité.

    Transition WorldCat est une zone temporaire où sont envoyées les notices non confirmées ou les notices bibliographiques originales.

    Les notices non confirmées peuvent contenir des erreurs de données ou de validation et/ou peuvent ne pas être conformes aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC (notices incomplètes). En raison des erreurs qu'elles contiennent ou de leur qualité médiocre, ces notices ne peuvent pas être associées comme il convient aux notices WorldCat et sont par conséquent transmises à Transition WorldCat en vue d'un examen plus approfondi si cela est jugé pertinent.

    Vous pouvez également envoyer les notices bibliographiques originales à Transition WorldCat pour un examen plus poussé même si elles satisfont aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC, si vous le souhaitez. Cette option est proposée sous l’onglet Traitement de la collection de synchronisation de données (reportez-vous au paragraphe intitulé Options disponibles pour le catalogage original ci-dessous).

    Toutes les notices envoyées à Transition WorldCat, qu'elles soient non confirmées ou issues du catalogage original, ne sont pas entièrement indexées dans WorldCat. En fait, un numéro de notice OCLC provisoire leur est attribué en guise de point de récupération unique. Ces numéros de notice OCLC sont répertoriés dans le fichier des renvois aux notices non confirmées créé à la suite du traitement des données.

    Options disponibles pour le catalogage original :
    • Si Oui est sélectionné, les notices bibliographiques originales sont dirigées vers l'emplacement temporaire (Transition WorldCat) et un numéro OCLC provisoire leur est assigné. Choisissez cette réponse si vous ne voulez PAS AJOUTER les notices bibliographiques originales dans WorldCat. Pour toute question au sujet de cette option, adressez-vous à votre expert en bases de données.
    • Si Non est sélectionné, les notices bibliographiques originales SONT AJOUTÉES dans WorldCat et sont entièrement indexées; néanmoins, elles doivent respecter les normes de qualité et d'exhaustivité d'OCLC. Les notices non conformes à ces normes sont envoyées à Transition WorldCat.
  2. Indiquez s'il faut ou non Remplacer les notices dans WorldCat.
    • Si l'option  Oui est sélectionnée, vos propres notices peuvent être remplacées si elles respectent certains critères (par exemple, si aucun autre établissement n'y a apporté de modification ou ajouté de localisation).
  3. Indiquez s'il faut utiliser la zone Langue de catalogage (040 $b) des notices.
    • Lorsque vous sélectionnez Oui, la langue de catalogage signalée par le code de langue à trois caractères dans la zone 040 $b de vos notices est conservée pour être utilisée. Si aucune valeur n'est trouvée, l'anglais (eng) sera utilisé.
    • Si vos notices n'affichent pas de valeur dans la zone 040 $b et/ou si elles sont cataloguées dans une langue autre que l'anglais, choisissez Non et sélectionnez la langue de catalogage dans la liste déroulante Code de langue de catalogage par défaut.
  4. S'il y a lieu, indiquez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans le champ Informations exclues.
     Note.- Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, la notice complète est exclue de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée à Transition WorldCat. Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir l'onglet Groupes (collections de groupes uniquement)

  1. Sélectionnez le symbole qui sera utilisé pour créer les sous-zones 040 $a et $c lorsque des notices bibliographiques sont ajoutées à WorldCat.
    • Symbole (par défaut) : Le symbole OCLC de votre groupe est automatiquement affiché, mais vous pouvez le remplacer par tout autre symbole OCLC valide.
    • Identifiant unique d'établissement : Le premier identifiant d'établissement (Symbole OCLC) trouvé dans une notice est utilisé pour créer la zone 040 $a et $c lorsque des notices bibliographiques sont ajoutées à WorldCat.
  2. Sous Emplacement de l'identifiant unique d'établissement, indiquez une étiquette ou une sous-zone. Cette zone et cette sous-zone sont utilisées en combinaison avec votre table de conversion pour définir ou annuler des localisations, et pour indiquer où se trouvent, dans les notices de groupe, les identifiants internes indiqués pour le système local partagé.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur les données bibliographiques locales

Les données bibliographiques locales (DBL) vous permettent d'ajouter des zones qui sont propres à votre établissement et à vos notices. En outre, la synchronisation de données crée des DBL avec votre numéro de système local afin que les notices puissent être livrées via Gestion des collections.

Zones de données bibliographiques locales prises en charge
2XX 5XX 6XX 7XX
240 500 600 700
  501 610 710
  590 611 711
  591 630 730
  592 650 790
  593 651 791
  594 655 792
  595 690 793
  596 691 796
  597 695 797
  598 696 798
  599 697 799
    698  
    699  
  1. Cliquez sur Informations sur les données bibliographiques locales pour ouvrir la section afférente.
  2. Dans Zones DBL conservées, indiquez les zones  DBL (données bibliographiques locales) qui doivent être conservées et les emplacements des sources correspondantes dans votre système. Si vous avez des questions concernant les zones DBL à conserver, contactez l'assistance technique d'OCLC.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Click MARC Record Output Information to open the accordion.
  2. Précisez si la livraison des notices MARC doit être activée ou non.
    • If Yes, select what type of records to return in the Records Returned drop-down list.
      • Deliver my local holdings records only
      • Include a separate file of WorldCat records with my local holdings records
        • For Unresolved Record Delivery, select the Deliver unresolved WorldCat records check box to include unresolved records in your MARC delivery. This allows you to review any unresolved records for further action.
           Note:
          • This option is only available for WorldCat record delivery.
          • To stop delivery of unresolved records after you have submitted your collection, leave a comment for your database specialist in the Comments accordion.
      • Interleave local holdings records with my library records
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour communiquer avec le spécialiste de base de données qui traitera votre collection de synchronisation de données.Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le spécialiste de base de données peut également communiquer avec vous pour les questions touchant votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

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  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
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     Note: Once you have added your comment to the list, it cannot be edited or deleted.

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Remplir la section Coordonnées

The information entered in the Contact Information accordion is required so that OCLC staff can contact you with questions about your collection. You must add a contact before your collection can be submitted.

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Cliquez sur Soumettre la collection.
     Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.