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Assistance OCLC

Créer une collection de clés de recherche numériques non MARC

Créez une collection de clés de recherche numériques non MARC pour qu'OCLC puisse utiliser une simple liste de données et les comparer aux notices WorldCat pour configurer ou supprimer des localisations.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les champs de texte (par exemple Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.

Créer la collection

  1. Accédez à l'interface WorldShare > onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Bibliographique ou Supprimer des localisations WorldCat
     Remarque : si vous avez déjà créé une collection de synchronisation de données WorldCat avec le type de collection secondaire, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir les sections Propriétés et Coordonnées

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection. Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

Remplir la section Propriétés

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Sélectionnez Non pour le groupe.
  3. Précisez si votre établissement est une bibliothèque WorldShare. Les bibliothèques WorldShare ont acheté les modules WorldShare Acquisitions et Circulation.
  4. La liste déroulante Type de collection présente le type de collection sélectionné lors de la création de celle-ci. Pour modifier le type de collection, sélectionnez-en un nouveau dans cette liste.
  5. Choisissez Non MARC comme format de données originel.
  6. Sélectionnez Oui pour l'option Envoi de clés de recherche numériques pour l'entretien des notices uniquement.
     Remarque : vous devez envoyer un fichier .CSV, codé au format UTF-8. Référez-vous au exigences relatives aux données.
  7. (Facultatif). Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.

Remplir la section Coordonnées

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer les progrès.
     Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans le champ Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées au travers du premier fichier.

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour transmettre au personnel d'OCLC des remarques à propos de votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le personnel d'OCLC peut également communiquer avec vous quant à votre collection.

 Remarque : vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
  2. Saisissez un sujet pour votre commentaire.
  3. Entrez un commentaire relatif à votre collection.
  4. Cliquez sur Ajouter afin d'enregistrer ce commentaire dans la liste.
     Remarque : une fois que le commentaire a été intégré à la liste, il ne peut plus être modifié ni supprimé.

Afficher un commentaire de la liste

  1. Cliquez sur le sujet du commentaire que vous voulez afficher.
  2. Cliquez sur Fermer pour revenir à la liste des commentaires.

Cliquez sur Soumettre la collection.

 Remarque : vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise pour examen.