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Assistance OCLC

Exigences relatives aux données pour les collections bibliographiques

Grâce à la synchronisation des données, il est possible de traiter plusieurs formats de fichiers. Pour garantir le traitement correct de vos fichiers, veillez à ce que les données respectent les exigences ci-dessous.

Guide et Répertoire

Afin que les fichiers soient reconnus et traités correctement, les notices MARC doivent inclure des données Guide et Répertoire valides. Consultez la rubrique Format MARC 21 de la Library of Congress pour les données bibliographiques afin d'en savoir plus sur les données Guide et Répertoire valides.

Inclure

 Remarque : Certaines valeurs Guide varient selon que le format des données soumises est MARC bibliographique ou MARC localisations (fonds) :

Position Élément du guide pour le format MARC bibliographique Valeurs valides pour le format MARC bibliographique   Élément du guide pour le format MARC fonds Valeurs valides pour le format MARC fonds
00-04 Longueur de la notice Générées par ordinateur, nombre à 5 chiffres équivalent à la longueur de la notice complète, y compris la notice logique et le terminateur de la notice. Le nombre est justifié à droite et les positions inutilisées contiennent des zéros.   Longueur de la notice Générées par ordinateur, nombre à 5 chiffres équivalent à la longueur de la notice complète, y compris la notice logique et le terminateur de la notice. Le nombre est justifié à droite et les positions inutilisées contiennent des zéros.
05 Statut de la notice a, c, d, n, p   Statut de la notice c, d, n
06 Type de notice a, c, d, e, f, g, i, j, k, m, o, p, r, t   Type de notice u, v, x, y
07 Niveau bibliographique a, b, c, d, i, m, s   Position de caractère non définie espace vide
08 Genre de méthode espace vide, a   Position de caractère non définie espace vide
09 Système de codage des caractères espace vide, a   Système de codage des caractères espace vide, a
10 Compte des indicateurs 2   Compte des indicateurs 2
11 Longueur des codes de sous-zones 2   Longueur des codes de sous-zones 2
12-16 Adresse de base de données Générée par ordinateur, nombre à 5 chiffres indiquant la première position de caractère de la première zone de contrôle de longueur variable de la notice. Le nombre est justifié à droite et les positions inutilisées contiennent des zéros.   Adresse de base de données Générée par ordinateur, nombre à 5 chiffres indiquant la première position de caractère de la première zone de contrôle de longueur variable de la notice. Le nombre est justifié à droite et les positions inutilisées contiennent des zéros.
17 Niveau d'enregistrement espace vide, 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, u, z   Niveau d'enregistrement 1, 2, 3, 4, 5, m, u, z
18 Forme de catalogage descriptif espace vide, a, c, i, n, u   Informations du document dans la notice i, n
19 Niveau de notice d'une ressource en plusieurs parties espace vide, a, b, c   Position de caractère non définie espace vide
20 Longueur du segment longueur de zone 4   Longueur du segment longueur de zone 4
21 Longueur du segment position de caractère de départ 5   Longueur du segment position de caractère de départ 5
22 Longueur de la partie dépendante de l'application 0   Longueur de la partie dépendante de l'application 0
23 Non définie 0   Non définie 0
Informations supplémentaires sur le Guide MARC

Pour obtenir des informations complètes sur le Guide MARC, consultez :

Exclure

Vérifiez que les fichiers de données MARC UTF-8 soumis ne commencent pas par un indicateur d'ordre des octets (BOM). Les fichiers de données MARC reçus contenant des BOM seront rejetés.

  • Un indicateur d'ordre des octets (Byte Order Mark, BOM) est une séquence d'octets enregistrée dans certains fichiers Unicode afin de garantir leur lisibilité dans certains navigateurs et environnements serveurs. La norme Unicode autorise les BOM en UTF-8 (valeurs hexadécimales EF BB BF), mais leur utilisation n'est ni obligatoire ni recommandée. L'ordre des octets n'a pas d'importance en UTF-8 et OCLC n'accepte pas les fichiers enregistrés en UTF-8 qui contiennent des BOM.

Zones et sous-zones

Afin que les fichiers soient reconnus et traités correctement, les notices MARC doivent inclure des données de zone et de sous-zone valides. Consultez la rubrique Format MARC 21 de la Library of Congress pour les données bibliographiques afin d'en savoir plus sur les données de zone et de sous-zone valides.

Inclure
zone/sous-zone nom de zone/sous-zone exigence
035 Numéro de contrôle du système Obligatoire, si disponible. S'il est disponible, intégrez un numéro de contrôle du système OCLC, avec un préfixe valide, dans chaque notice. 
040 b Source de catalogage : langue de catalogage Indiquez le code de langue pour toute langue de catalogage autre que l'anglais. En absence de code, notre système estimera que la ressource est cataloguée en anglais.
040 e Source de catalogage : conventions de description Intégrez un code MARC de description de catalogage uniquement pour les documents rares et d'archives.
066 Présence des jeux de caractères Quand cette zone existe, remplissez les zones 880.
245 Mention du titre Cette étiquette est obligatoire. Renseignez le titre correct.
5xx Zone de note Voir ** ci-dessous
880 Graphie alternative Quand cette zone existe, remplissez la zone 066.

**Utilisez le codage UTF-8 Unicode ou MARC-8. 
 Attention : Pour tous les mots-clés, en particulier lors de la saisie de texte dans les zones de texte (par ex., Commentaire, Description, etc.) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés susceptibles de générer des erreurs.
Ordre des mots-clés
Les zones 001, 003, 005 et 035 doivent être classées par ordre de mots-clés.
Notices en double
Chaque notice envoyée pour un même symbole doit être associée à un numéro de système local unique dans un même emplacement. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, les numéros de système local se trouvent généralement dans les mots-clés suivants : 001, 049, 035, 9xx et 852.

Attention : Lorsque le système identifie les notices en double ou plusieurs correspondances dans votre fichier de synchronisation de données envoyé, le fichier est réexécuté pour tenter de résoudre le problème. Vous pouvez générer plusieurs rapports et fichiers pour chaque nouvelle tentative.