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Assistance OCLC

Créer une collection bibliographique

Créez une collection bibliographique pour remplacer les projets précédents de réclamations, rétrospectifs ou de chargements bibliographiques en lots. Pour obtenir un aperçu général du processus de création d'une collection, consultez le document Aide-mémoire pour la création d'une collection de synchronisation de données WorldCat.

 Mise en garde - Lors de la saisie de texte dans les zones de texte (par exemple, Commentaire ou Description) :

  • N'ajoutez pas de nouvelles lignes. Tout le texte doit être regroupé en un seul paragraphe.
  • Ne collez pas du texte issu de Microsoft Word, d'un courriel, d'un navigateur Web ou d'autres sources. Le texte collé peut contenir des codes de formatage cachés.

 Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer une collection qui a été enregistrée et/ou soumise.

Vérifier les paramètres d'établissement dans Gestion des collections

Consultez la page Configurer les paramètres d’établissement pour les collections bibliographiques.

Créer la collection

  1. Dans l'interface de WorldShare, accédez à l'onglet Métadonnées > Gestion des collections.
  2. Cliquez sur Créer une collection.
  3. Dans la liste déroulante Type de collection, sélectionnez Collection Synchronisation de données.
  4. Dans la liste déroulante Type de collection de synchronisation de données, choisissez Bibliographique.
     Remarque : si vous avez déjà créé ce type de collection de synchronisation de données WorldCat, l'avertissement suivant apparaît :
    Une collection Synchronisation de données WorldCat du même type existe déjà. Nous vous recommandons de modifier la collection existante. Toutefois, vous pouvez créer une collection secondaire du même type.
    En principe, une collection est configurée pour chaque type de données qui doivent être envoyées afin de faciliter la gestion et la mise à jour des localisations dans WorldCat. Si vous choisissez de configurer plusieurs collections pour un type de données spécifique, vous devez sélectionner une collection par défaut.
  5. Cliquez sur Créer. Les sections pour cette collection sont affichées.

Remplir la section Propriétés

La section Propriétés doit être remplie pour que vous puissiez enregistrer votre travail durant la création d'une collection.

  1. Entrez un nom de collection pour votre collection.
  2. Indiquez si vous faites ou non partie d'un Groupe. Sélectionnez Oui uniquement si les données pour plusieurs établissements seront envoyées pour traitement pour cette collection. Si vous sélectionnez Oui, assurez-vous d'utiliser le symbole OCLC/WorldShare pour votre groupe lors de la création de la collection. Si vous n'avez pas de symbole de groupe OCLC, contactez le service à la clientèle d'OCLC.
     Remarque : Les bibliothèques WorldShare peuvent créer, pour un groupe, des collections Bibliographique, Bibliographique et notices de fonds locaux, et Supprimer localisations WorldCat. Tous les autres établissements peuvent créer, pour un groupe, des collections Bibliographique et Supprimer localisations WorldCat.
  3. Précisez si votre établissement est une bibliothèque WorldShare. Les bibliothèques WorldShare ont acheté les modules WorldShare Acquisitions et Circulation.
  4. Sélectionnez le Format de données original de vos fichiers.
    1. MARC
    2. Non MARC
       Note: If Non-MARC is selected, specify whether Numeric search keys for holdings maintenance only will be sent. OCLC accepts a .CSV or .TXT file with OCLC record numbers (with the prefix (OCoLC) ) for this processing.
  5. La liste déroulante Type de collection présente le type de collection sélectionné lors de la création de celle-ci. Pour modifier le type de collection, sélectionnez-en un nouveau dans cette liste.
  6. Indiquez s'il faut ou non Utiliser le statut de la notice pour le traitement.
    • Si Oui est sélectionné, la localisation de votre établissement sera supprimée dans WorldCat si l'état de la notice contient la valeur d (Guide/05). Veuillez noter que si l'établissement ne peut pas exporter ou modifier l'état de notice pour d et veut supprimer ses localisations, l'établissement devrait créer une collection de synchronisation de données "Supprimer localisations WorldCat".
    • Si Non est sélectionné, les localisations seront configurées dans toutes les notices.
  7. (Facultatif). Fournissez une description pour la collection. La zone de description doit être utilisée pour chaque exception ou remarque spéciale concernant votre collection (ex. : configuration d'une collection fondée exclusivement sur la correspondance avec le numéro OCLC). L'exception ou la condition spéciale doivent également être ajoutées sous forme de commentaire dans la section Commentaires.
  8. Cliquez sur Enregistrer les progrès.
     Remarque : La première fois que vous cliquez sur Enregistrer les progrès, un ID de collection est généré. L'ID de collection est un nombre unique composé de 7 chiffres qui est attribué à la collection de synchronisation de données et remplit deux rôles :

Remplir la section Informations sur les notices bibliographiques

  1. Cliquez sur Informations sur les notices bibliographiques pour ouvrir la section correspondante.
  2. Dans la zone Estimation initiale du nombre de notices, entrez le nombre de notices qui seront envoyées au travers du premier fichier.

Remplir l'onglet Système

 Remarque : Lorsque vous sélectionnez plusieurs emplacements, utilisez le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) pour ajouter une rangée. Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

  1. Précisez le fournisseur.
  2. Précisez le nom du système.
  3. Indiquez la version.
  4. Sous Emplacement(s) numéros OCLC, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Remarque : Ces emplacements sont utilisés pour établir une correspondance. Il est important de différencier l'emplacement du numéro OCLC de celui du numéro de système local dans les notices de votre établissement. L'emplacement par défaut du numéro OCLC est la zone 035. Par conséquent, OCLC recommande d'utiliser un emplacement différent pour le numéro de système local de votre établissement, comme 907, ou toute autre zone précisée. Ainsi, vous avez la garantie que le numéro de système local est correctement identifié et utilisé dans le fichier de renvois bibliographiques généré et enregistré ici, dans OCLC, pour une utilisation ultérieure.
  5. Sous Emplacement(s) numéro de système local, sélectionnez le ou les emplacements dans vos notices dans la liste déroulante.
     Remarque : Les numéros bibliographiques uniques de votre système local sont stockés chez OCLC pour la création de données bibliographiques locales.

Remplir l'onglet Traitement

  1. Indiquez si le nombre de notices ajoutées à la simulation WorldCat doit être limité.

    La simulation WorldCat est une zone temporaire où sont envoyées les notices non confirmées ou les notices bibliographiques originales.

    Les notices non confirmées peuvent contenir des erreurs de données ou de validation et/ou peuvent ne pas être conformes aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC (notices incomplètes). En raison des erreurs qu'elles contiennent ou de leur qualité médiocre, ces notices ne peuvent pas être associées comme il convient aux notices WorldCat et sont par conséquent transmises à la simulation WorldCat en vue d'un examen plus approfondi si cela est jugé pertinent.

    Vous pouvez également envoyer les notices de catalogage originales à la simulation WorldCat pour un examen plus poussé même si elles satisfont aux normes de qualité et d’exhaustivité d’OCLC, si vous le souhaitez. Cette option est proposée sous l’onglet Traitement de la collection de synchronisation de données (reportez-vous au paragraphe intitulé Options disponibles pour le catalogage original ci-dessous).

    Toutes les notices envoyées à la simulation WorldCat, qu'elles soient non confirmées ou issues du catalogage original, ne sont pas entièrement indexées dans WorldCat. En fait, un numéro de notice OCLC provisoire leur est attribué en guise de point de récupération unique. Ces numéros de notice OCLC sont répertoriés dans le fichier des renvois aux notices non confirmées créé à la suite du traitement des données.

    Options disponibles pour le catalogage original :
    • Si Oui est sélectionné, les notices de catalogage originales sont dirigées vers l'emplacement temporaire (la simulation WorldCat) et un numéro OCLC provisoire leur est assigné. Choisissez cette réponse si vous ne voulez PAS AJOUTER les notices bibliographiques originales dans WorldCat. Pour toute question au sujet de cette option, adressez-vous à votre expert en bases de données.
    • Si Non est sélectionné, les notices de catalogage originales SONT AJOUTÉES dans WorldCat et sont entièrement indexées; néanmoins, elles doivent respecter les normes de qualité et d'exhaustivité d'OCLC. Les notices non conformes à ces normes sont envoyées vers la simulation WorldCat.
  2. Indiquez s'il faut ou non Remplacer les notices dans WorldCat.
    • Si Oui est sélectionné, vos propres notices peuvent être remplacées si elles respectent certains critères (par exemple, si aucun autre établissement n'y a apporté de modification ou ajouté de localisation).
  3. Indiquez s'il faut utiliser la zone Langue de catalogage (040 $b) des notices.
    • Lorsque vous sélectionnez Oui, la langue de catalogage signalée par le code de langue à trois caractères dans la zone 040 $b de vos notices est conservée pour être utilisée. Si aucune valeur n'est trouvée, l'anglais (eng) sera utilisé.
    • Si vos notices n'affichent pas de valeur dans la zone 040 $b et/ou si elles sont cataloguées dans une langue autre que l'anglais, choisissez Non et sélectionnez la langue de catalogage dans la liste déroulante Code de langue de catalogage par défaut.
  4. S'il y a lieu, entrez l’emplacement (étiquette, sous-zone ou indicateur) et la valeur qui y figure afin d'identifier les notices ou les zones à exclure du traitement dans la zone Informations exclues.
     Remarque : Lorsque des informations à exclure sont présentes dans la zone fixe, l’intégralité de la notice est écartée de la configuration/l'annulation des localisations et ajoutée à la simulation WorldCat. Quand des informations à exclure sont détectées dans les zones variables, vous pouvez choisir d'écarter toute la notice ou uniquement la zone en sélectionnant l'action appropriée.
  5. Cliquez sur Enregistrer les progrès.

Remplir l'onglet Groupes (collections de groupe uniquement)

  1. Sélectionnez le symbole qui sera utilisé pour créer les sous-zones 040 $a et $c lorsque des notices bibliographiques sont ajoutées à WorldCat.
    • Symbole (par défaut) : Le symbole OCLC de votre groupe est automatiquement affiché, mais vous pouvez le remplacer par tout autre symbole OCLC valide.
    • Identifiant unique d'établissement : Le premier identifiant d'établissement (Symbole OCLC) trouvé dans une notice est utilisé pour créer la zone 040 $a et $c lorsque des notices bibliographiques sont ajoutées à WorldCat.
  2. Sous Emplacement de l'identifiant unique d'établissement, indiquez une étiquette ou une sous-zone. Cette zone et cette sous-zone sont utilisées en combinaison avec votre table de conversion pour définir ou annuler des localisations, et pour indiquer où se trouvent, dans les notices de groupe, les identifiants internes indiqués pour le système local partagé.
  3. L'état de la table de conversion bibliographique de groupe indique à quelle étape de traitement est la table de conversion. L'état est défini par le personnel d'OCLC et ne peut pas être modifié. Les options sont :
    • Aucun (défaut)
    • Enregistrement en cours : des experts en base de données créent le tableau de conversion.
    • Soumise : OCLC vous a envoyé le tableau de conversion pour examen.
    • En révision : vous avez examiné le tableau de conversion et l'avez renvoyé à OCLC ; un expert en base de données examine une dernière fois le tableau de conversion.
    • Acceptée : le tableau de conversion est prêt à être traité.
  4. Cliquez sur Enregistrer les progrès.

 

Remplir la section Informations sur les données bibliographiques locales

Les données bibliographiques locales (DBL) vous permettent d'ajouter des zones qui sont propres à votre établissement et à vos notices. En outre, la synchronisation de données crée des DBL avec votre numéro de système local afin que les notices puissent être livrées via Gestion des collections.

Zones de données bibliographiques locales prises en charge
2XX 5XX 6XX 7XX
240 500 600 700
  501 610 710
  590 611 711
  591 630 730
  592 650 790
  593 651 791
  594 655 792
  595 690 793
  596 691 796
  597 695 797
  598 696 798
  599 697 799
    698  
    699  
  1. Cliquez sur Informations sur les données bibliographiques locales pour ouvrir la section afférente.
  2. Dans Zones DBL conservées, indiquez les zones  DBL (données bibliographiques locales) qui doivent être conservées et les emplacements des sources correspondantes dans votre système. Si vous avez des questions concernant les zones DBL à conserver, contactez le service à la clientèle d'OCLC.
  3. Cliquez sur Enregistrer les progrès.

Remplir la section Informations sur la livraison de notices MARC

  1. Cliquez sur Informations sur la livraison de notices MARC pour ouvrir la section connexe.
  2. Précisez si la livraison des notices MARC doit être activée ou non.
    • Si Oui est sélectionné, choisissez le type de notices qui doivent être retournées dans la liste déroulante Notices retournées.
      • Notices de ma bibliothèque : cette option renvoie vos notices avec le numéro de contrôle OCLC inséré dans la zone 035 $a et le préfixe (OCoLC).
      • Notices WorldCat : si cette option est activée, le numéro OCLC apparaît à la fois dans la zone 001 et dans la zone 035. Dans le cas des notices WorldCat, accédez à l'onglet Paramètres dans Gestion des collections pour sélectionner le symbole OCLC et activer la livraison de notices MARC. Si d'autres personnalisations sont requises pour les notices, vous pouvez les effectuer dans ce même onglet.
  3. Cliquez sur Enregistrer les progrès.

 

Remplir la section Commentaires

La section Commentaires peut être utilisée pour transmettre au personnel d'OCLC des remarques à propos de votre collection de synchronisation de données. Elle devient visible après l'enregistrement initial de la collection. Le personnel d'OCLC peut également communiquer avec vous quant à votre collection.

 Remarque : Vous ne devez compléter la section Commentaires lors de la création d'une collection que si vous souhaitez poser une question ou devez transmettre des informations non incluses dans la collection.

Cliquez sur Commentaires pour ouvrir la section correspondante.

Ajouter un commentaire à la liste

  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire. La fenêtre Ajouter un commentaire est alors ouverte.
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     Remarque : Une fois que le commentaire a été intégré à la liste, il ne peut plus être modifié ni supprimé.

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Remplir la section Coordonnées

Les informations saisies dans la section Coordonnées sont requises afin que le personnel d'OCLC puisse vous transmettre des questions concernant votre collection. Il est conseillé d'ajouter un contact avant d'enregistrer une collection.

  1. Cliquez sur Coordonnées pour ouvrir la section afférente.
  2. Indiquez le nom du contact.
  3. Indiquez le prénom du contact.
  4. Saisissez la fonction du contact.
  5. Saisissez l'adresse électronique du contact.
  6. Cliquez sur Enregistrer les progrès.
     Remarque : Lorsque vous ajoutez plusieurs contacts, vous pouvez créer des lignes supplémentaires à l'aide du bouton Ajouter (Bouton Ajouter). Dressez la liste des contacts par ordre de priorité.

Soumettre la collection

  1. Select Submit Collection to OCLC from the Collection Actions drop-down menu.
     Note: You cannot delete a collection once it has been saved and/or submitted.