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Assistance OCLC

Services supplémentaires

Collection bibliographique et balayage/suppression post-traitement

 Attention  : OCLC vous recommande de ne pas modifier les notices actuelles de votre système local qui ont été soumises pour traitement jusqu'à ce que les notices traitées vous soient retournées et soient rechargées dans votre système local.

Une collection bibliographique et le processus de balayage/suppression post-traitement établissent la correspondance entre vos notices dans WorldCat pour définir (ajouter) des localisations, apposer la date correspondante et annuler (supprimer) les localisations dans les notices qui ont été précédemment configurées lors de la synchronisation de données. Ce type de projet peut mettre à jour vos localisations si vous ne les avez pas entretenues régulièrement et ne pouvez pas facilement identifier les notices qui doivent être mises à jour.

 Remarque  : Si vos localisations ne sont pas synchronisées avec WorldCat, vous devrez faire parvenir votre base de données complète à OCLC et demander à ce qu'un balayage/une suppression soit effectué(e) pour supprimer les localisations périmées avant de pouvoir les envoyer régulièrement pour mise à jour.

Dans une collection bibliographique et un processus de balayage/suppression post-traitement :

  • Après le traitement d'une collection bibliographique, OCLC effectue un balayage/une suppression pour supprimer vos localisations des notices qui ont une date d'ajout antérieure à la date de synchronisation des données (habituellement la date à laquelle vous avez extrait vos notices pour les soumettre à OCLC).

 Remarque  : Avant d'effectuer le balayage/la suppression, un spécialiste en bases de données communiquera avec vous pour confirmer la date utilisée pour la suppression des localisations. Vous devez approuver la date avant qu' OCLC  ne puisse effectuer le balayage/la suppression.

  • Les localisations configurées après la date du balayage/de la suppression seront conservées dans WorldCat. Par conséquent, vous pouvez continuer d'effectuer du catalogage en ligne pendant que vos notices sont traitées. Toutefois, OCLC vous recommande de ne plus supprimer de notices tant que le balayage/la suppression de la collection bibliographique n'est pas terminé(e).
  • Le balayage/La suppression est effectué(e) par défaut pour ignorer toute localisation configurée dans une notice à laquelle une notice de fonds local (NFL) est rattachée. La NFL sera conservée, et la localisation sera configurée dans la notice, peu importe la date de l'ajout. Toutefois, vous pouvez demander à ce que la NFL et la localisation associée soient supprimées.

 Remarque : Avant de démarrer un projet de balayage/suppression, toutes vos localisations de la base de connaissances doivent être réinitialisées. Pour ce faire, votre paramètre Entretenir les localisations (sous Métadonnées > Gestion des collections > Paramètres de l'établissement > Localisations WorldCat) sera mis à Non pour environ 3 jours. Ne modifiez pas ce paramètre. Sinon, OCLC devra reprendre le processus, ce qui retardera le traitement du projet de balayage/suppression.

Paramètre Localisations WorldCat - Gérer les localisations

Vous pouvez aussi demander un projet de balayage/suppression uniquement.

Projet de réclamation

 Attention - Veuillez contacter l'assistance technique d'OCLC avant de créer une collection pour une réclamation ou avant d'envoyer une réclamation via une collection existante.

 Remarque : Il s'agit d'un projet ponctuel avec un processus de balayage/suppression.

Un projet de réclamation établit une correspondance entre vos notices dans WorldCat pour définir (ajouter) des localisations, apposer la date correspondante et annuler (supprimer) les localisations dans les notices qui ont été précédemment configurées lors de la synchronisation de données. Ce type de projet peut mettre à jour vos localisations si vous ne les avez pas entretenues régulièrement et ne pouvez pas facilement identifier les notices qui doivent être mises à jour. Voici comment fonctionne un projet de réclamation :

  • Vous envoyez toutes les notices de votre bibliothèque. Tandis qu'elles sont mises en correspondance dans WorldCat et que les localisations sont configurées pour les documents que vous détenez, la date du jour est ajoutée sur chaque notice.
  • Après le traitement d'une synchronisation de données, OCLC effectue un balayage/une suppression pour supprimer vos localisations des notices qui ont une date d'ajout antérieure à la date de synchronisation des données (habituellement la date à laquelle vous avez extrait vos notices pour les soumettre à OCLC).
     Remarque : Avant d'effectuer le balayage/la suppression, les services spécialisés en synchronisation des données communiqueront avec vous pour confirmer la date utilisée pour la suppression des localisations. Vous devez approuver la date avant qu' OCLC  ne puisse effectuer le balayage/la suppression.
  • Les localisations configurées après la date du balayage/de la suppression seront conservées dans WorldCat. Par conséquent, vous pouvez continuer d'effectuer du catalogage en ligne pendant que vos notices sont traitées. Toutefois, OCLC vous recommande de ne plus supprimer de localisations tant que le projet de réclamation n'est pas terminé.
  • Le balayage/La suppression est effectué(e) par défaut pour ignorer toute localisation configurée dans une notice à laquelle une notice de fonds local (NFL) est rattachée. La NFL sera conservée, et la localisation sera configurée dans la notice, peu importe la date de l'ajout. Toutefois, vous pouvez demander à ce que la NFL et la localisation associée soient supprimées.

Projet de balayage/suppression uniquement

 Attention : Les opérations de balayage et de suppression sont permanentes ; il est impossible de revenir en arrière et d'annuler la création des notices archivées. 

Vous n'avez pas besoin de créer une collection ou d'envoyer des notices à OCLC pour un processus de balayage/suppression uniquement. Ce processus est lié au symbole de l'établissement; les localisations de toutes les notices dans la base de données avec ce symbole seront supprimées.

 Remarque : Les projets de balayage/suppression exigent un changement provisoire de votre paramètre Localisation WorldCat. Reportez-vous a la section ci-dessus.

Projet d'une requête de balayage/suppression uniquement

  1. Créez une demande par courriel. Précisez ce qui suit :
    • Symbole de l'établissement OCLC
    • Nom de l'établissement
    • Type de service - Balayage/Suppression uniquement
    • Raison de demande (ex. : fermeture de l'établissement, fusion avec un autre établissement, etc.)
    • Instructions
  2. Si votre bibliothèque comporte des notices de fonds locaux (NFL) associées à des notices WorldCat, indiquez comment traiter ces notices.
    • Ajouter le texte suivant : pour les notices mises en correspondance avec les NFL de ma bibliothèque associées
    • Conclure avec le texte suivant :
      • Supprimer toutes les occurrences des localisations de ma bibliothèque (supprimer les localisations dans les notices bibliographiques et supprimer toutes les NFL associées).
      • Supprimer toutes les NFL (mais ne pas supprimer les localisations).
      • Supprimer toutes les NFL et supprimer l'ensemble de localisations dans la notice bibliographique associée.
      • Supprimer toutes les localisations bibliographiques sauf les localisations bibliographiques auxquelles des NFL sont associées (conserver le lien avec les NFL).
  3. Envoyez un courriel pour la synchronisation des données dans Gestion des collections WorldShare à l'adresse suivante batchload@oclc.org.

Fusion des symboles

 Attention : Le changement de symbole est permanent. Impossible de revenir en arrière.

Une fusion de symboles devrait être demandée lorsque vos localisations dans WorldCat sont représentées par plusieurs symboles de l'établissement OCLC et que vous voulez que ces localisations soient regroupées sous moins de symboles. Cette opération est utile pour les bibliothèques qui se fusionnent ou se regroupent sous un symbole (c'est-à-dire qu'une bibliothèque ferme et que ses documents sont regroupés avec ceux d'une autre bibliothèque existante).

Grâce à ce type de projet, OCLC effectue l'un des balayages suivants :

  • Effectue une recherche dans WorldCat pour identifier un symbole d'établissement OCLC dans les notices bibliographiques de WorldCat et remplace toutes les occurrences de ce symbole par un autre symbole d'établissement
  • Effectue une recherche de plusieurs symboles d'établissement et les remplace par un seul symbole d'établissement (p. ex., pour fusionner les collections de plusieurs bibliothèques ou pour former un groupe avec un seul symbole)

Pour une fusion des symboles, vous n'avez pas besoin de créer une collection de synchronisation de données ou d'envoyer des notices à OCLC. En revanche, vous devez demander une fusion des symboles en envoyant une demande écrite par courriel au service à la clientèle OCLC de votre région. OCLC effectuera une vérification pour trouver toutes les notices correspondantes, puis fusionnera toutes les occurrences d'un symbole d'établissement avec un autre symbole.

Demande une fusion de symboles

  1. Créez une demande par courriel. Précisez ce qui suit :
    • Symbole de l'établissement OCLC
    • Nom de l'établissement
    • Type de service - Fusion des symboles
    • Raison de demande (ex. : fermeture de l'établissement, fusion avec un autre établissement, etc.)
    • Instructions
  2. Indiquez les symboles OCLC qui doivent être fusionnés et le symbole OCLC qui doit remplacer ces symboles. Vous pouvez remplacer un seul symbole OCLC ou plusieurs symboles, mais vous ne pouvez les fusionner que par un seul symbole à la demande.
  3. Envoyez un courriel au service à la clientèle OCLC de votre région.