Directives détaillées pour les métadonnées

Aperçu

La synchronisation des notices de fonds locaux (NFL) s'applique aux notices de fonds distinctes et propres à un exemplaire, qui sont conformes au format MARC 21 pour les données sur les fonds (FMDF) et vise à mettre à jour les NFL dans WorldCat. Un établissement peut posséder une ou plusieurs NFL pour une même notice bibliographique dans WorldCat.

Bien que les NFL soient basées sur le FMDF, certaines règles clés de l’implantation de cette norme par OCLC doivent être considérées :

• Les NFL WorldCat sont des notices individuelles s’appliquant à des exemplaires précis.
• OCLC n,accepte pas les données sur les fonds intégrées dans les notices bibliographiques.

Les notices de fonds envoyées par les bibliothèques peuvent contenir n'importe quel élément du Format MARC 21 pour les Données sur les fonds. Toutefois, seuls les éléments de données définis pour le format NFL d'OCLC seront utilisés. Des informations complètes sur les éléments de données des NFL sont disponibles dans la section Normes et format pour les notices locales OCLC-MARC (en anglais).

583

Créez une notice de fonds local (NFL) pour chaque titre afin de configurer l'emplacement (symbole de l'établissement), le programme d'archivage des imprimés, les actions d'archivage, la période de conservation et les fonds archivés. La NFL contiendra une, deux ou trois zones 583 Note sur les mesures prises :

• Au moins, une seule zone 583 $a Mesures prises='committed to retain'
• Si le titre a été validé pour l'exhaustivité, incluez une autre zone 583 pour résumer l'action et signaler toute lacune (discontinuité) identifiée. Incluez la sous-zone $a Mesures prises='completeness reviewed' avec la sous-zone $l État des documents approprié pour signaler la preuve d'unités manquantes, d'anomalies de reliure ou des réimpressions; utilisez la sous-zone $z Note destinée au public pour indiquer des lacunes ou du matériel manquant.
• Si le titre a été validé pour la condition physique, incluez une autre zone 583 pour résumer l'action et consigner les conditions physiques constatées. Incluez la sous-zone $a Mesures prise='condition reviewed' avec une sous-zone $l État des documents et une sous-zone $z Note destinée au public pour chaque condition physique constatée, en indiquant la condition et les volumes auxquels elle s'applique.

Fonds validés uniquement : mettez à jour la ou les mentions de fonds une fois la validation terminée (c'est-à-dire les fonds formatés 85x/86x ou la mention de fonds 866).

Champs obligatoires pour le traitement de l'impression partagée NFL

Les zones doivent être présentes dans une notice de fonds pour que le traitement du service LHRUS par OCLC soit réussi sont les suivantes :

• Une zone contenant le numéro de contrôle OCLC pour la notice bibliographique WorldCat correspondante. Ce numéro peut figurer dans la zone 004, 014 ou 035, mais il doit être au même endroit dans toutes les notices.
• Guide et Répertoire
• 001 - Numéro de contrôle du système local
• 008 - Éléments de données de longueur fixe
• 852 - Emplacement
  • $a - Emplacement
  • $b - Succursale ou collection

La présence d'autres zones varie selon le contenu. OCLC peut souvent fournir des valeurs par défaut pour certains éléments manquants.

583 Note sur les mesures prises

• Premier indicateur - Confidentialité - Aux fins de l'archivage des imprimés, la valeur par défaut du premier indicateur doit être 1 (c'est-à-dire Public).
• $2 Source du terme : Un code MARC qui identifie la liste source à partir de laquelle le terme utilisé dans la sous-zone $a pour enregistrer l'information sur l'action a été attribué. La source du code MARC est Resource Action Term Source Codes. A cette époque, le code "pda" est toujours utilisé.
• $3 Documents précisés - Les fonds détaillés auxquels s'applique la mesure; doivent être de la même gamme de fonds que ceux décrits dans les 85x/86x ou 866 de la NFL. Indiquez les lacunes si elles sont connues.
• $5 Institution à laquelle s'applique la zone - Institution d'archivage, termes contrôlés utilisant le Code MARC d'organisme.
• $a Mesures prises (obligatoire) - 'committed to retain' ou 'completeness reviewed' ou 'condition reviewed' sont les termes attendus pour la sous-zone $a Mesures prises pour les archives d'imprimés.
• $c Heure/Date où les mesures ont été prises (obligatoire) - Date à laquelle la mesure a été prise : AAAAMMJJ
• $d Période où les mesures ont été prises (obligatoire) - Lorsque la sous-zone $a='committed to retain', précisez la date, dans le format AAAAMMJJ, à laquelle l'engagement de conservation expire. Si la durée de l'engagement n'est pas connue, indiquez 'retention period not specified'.
• $f Autorisation (obligatoire) - Programme d'archivage par exemple WEST, ASERL, CIC-SPA, UC Shared Print, UKRR, etc.
• $i Méthode suivie dans la prise de mesures - Niveau de validation (au niveau du volume, au niveau du numéro, au niveau de la page), utilisé lorsque la sous-zone $a='condition reviewed' ou 'completeness reviewed'.
• $j Lieu de la prise des mesures - Code d'emplacement des fonds ou Holdings Location Code (HLC).
• Statut $l : Lorsque $a="condition examinée" ou "état complet examiné", utilisez les conditions d'archivage d'impression préférées, comme indiqué ci-dessous.
   Note. - D'autres termes pourraient être adoptés à l'avenir.
• $u Identificateur de ressource uniforme - Lien vers la documentation du programme pour le programme d'archivage des imprimés identifié dans la sous-zone $f.
• $z Note destinée au public - Lorsque la sous-zone $a='condition reviewed' ou 'completeness reviewed', utilisez la sous-zone $z Note destinée au public pour indiquer les unités physiques pour lesquelles des problèmes liés à la condition physique ou à l'intégralité ont été identifiés. Indiquez le problème lié à la condition physique ou à l'intégralité, suivi des unités auxquelles il s'applique. Par exemple, $z bloc de texte obscurci dans volume 2 (1982), p.38, ou $z volume 13 (1937) manquant. Utilisez une note $z par état d'intégralité ou de condition physique.

852

• $a Emplacement - Utilisez le symbole de l'établissement.
• $b Succursale ou collection - Utilisez le code de localisation.

85x/86x

Fonds codés.

866-8

$a Fonds textuels (mentions de fonds) - Si aucune paire de fonds formatés dans 85x/86x.

Champs obligatoires pour le traitement de l'impression partagée NFL

Les zones suivantes sont souhaitables, lorsqu'applicables et disponibles, pour appuyer le LHRUS Print Archiving Pilot :

• 007 - Champ fixe de description physique
   Note. - Si le champ 007 n’est pas présent, OCLC utilise « zu » comme description physique.
• 022 - International Standard Serial Number (ISSN)
• 561 - Propriété et historique de la conservation

Lorsqu'applicable et possible, utilisez la zone 651 pour indiquer le propriétaire original des fonds pour le matériel archivé qui a été consolidé sous un nouveau symbole d'archives d'imprimés. Ce cas peut se produire pour les fonds existants déplacés vers un état d'archivage, pour les installations d'entreposage partagées avec une politique d'exemplaire unique, ou pour les archives sur place où les lacunes (discontinuités) sont comblées par les contributions d'autres bibliothèques.

Lorsque la zone 561 est utilisée pour des archives partagées, il faut fournir une zone 561 distincte pour chaque propriétaire original, par exemple :

• 561 1 $a CUI $5 CU-I
• 561 1 $a CLU $5 CL-U

022 International Standard Serial Number (ISSN)

• $a ISSN: Pour la notice de titre correspondant au numéro OCLC fourni dans la zone 004, 014 ou 035.

Dans le cas d'ISSN multiples, utilisez la première zone 022 $a.

L'inclusion de l'ISSN fournit un point de correspondance standard pour la liaison des informations de NFL avec d'autres sources de données.

561 Propriété et historique de la conservation

• Premier indicateur - Confidentialité - Aux fins de l'archivage des imprimés, la valeur par défaut du premier indicateur doit être 1 (c'est-à-dire Public).
• $3 Documents précisés (facultatif) - Si utilisé, comprend les fonds appartenant à l'origine à l'institution identifiée dans la sous-zone $a Historique.
• $5 Institution à laquelle s'applique la zone - Institution qui détenait initialement le matériel, contrôlés utilisant le Code MARC d'organisme.
• $a Histoire - Symbole de la bibliothèque ou de l'institution qui a fourni des documents aux archives d'imprimés identifiée dans la zone 852 $a Emplacement.

La zone 561 fournit un moyen d'identifier le propriétaire original du matériel qui a été ajouté aux archives d'imprimés (identifié dans la zone 852 $a Emplacement).

Dans les cas où un périodique archivé comprend du matériel ajouté par plusieurs bibliothèques, il est recommandé d'inclure une zone 561 distincte par bibliothèque contributrice (par le biais des documents précisés dans la sous-zone $3 par chaque bibliothèque).

Fonds ajoutés à plusieurs programmes d'archivage

Si le contenu archivé est ajouté à plusieurs agrégats d'imprimés partagés et qu'il est soumis à des politiques de conservation et/ou d'accès différentes, il convient de fournir des mentions 583 distinctes pour chaque programme. Si le contenu est ajouté à plusieurs programmes qui partagent des politiques de conservation et d'accès communes, une seule zone 583 peut être utilisée. Dans ce cas, plusieurs sous-zones $f doivent être fournies pour identifier chacun des programmes concernés.

 Note. - Les exemples fictifs suivants sont fournis à titre de démonstration uniquement.