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Assistance OCLC

Planifier des rapports

Vous pouvez planifier des rapports standard et personnalisés, aussi bien en tant qu'institution individuelle qu'en groupe, pour qu'ils s'exécutent à une heure prédéfinie et de manière régulière, avec un rôle Report Author (Auteur de rapports) et Report Scheduler (Planificateur de rapports).

 Remarque : les utilisateurs détenant le rôle de Planificateur de rapports pourront accéder à Web Intelligence à partir du menu Applications, mais ne pourrontpas créer de nouveau rapport. Le bouton Nouveau sera inactif.

Ouvrir un rapport standard ou personnalisé

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Conception de rapports.
  2. Rapports standard : ouvrez un dossier de catégorie de rapports et sélectionnez le rapport à planifier. | Rapports personnalisés : dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes documents et sélectionnez le rapport à planifier.
  3. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Fréquence.
    Vous pouvez aussi
    effectuer un clic droit sur le titre du rapport, puis sélectionner Fréquence.
    Boîte de dialogue Fréquence
  4. Dans le champ Titre de l'instance, saisissez un titre pour l'instance que vous créez. Une instance est une occurrence spécifique du rapport en cours d'exécution.
  5. Cliquez sur Récurrence. Dans la liste déroulante d'exécution de l'objet, sélectionnez quand et à quelle fréquence vous souhaitez exécuter votre rapport planifié.
  6. Cliquez sur Invites puis sur Modifier. Entrez des valeurs pour les invites requises, puis cliquez sur Appliquer pour les ajouter à votre rapport planifié.
     Remarque : cette section n'est pas obligatoire pour tous les rapports.
  7. Cliquez sur Formats, puis sélectionnez un Format de sortie. Remarque : N'utilisez pas les groupes de serveur de mise en cache, Événements et Fréquence. Aucune valeur n'est requise dans ces menus.
  8. Cliquez sur Destinations. Sélectionnez une destination dans la liste déroulante Destinations.
    • Emplacement d'entreprise par défaut (par défaut) - envoie des rapports planifiés à l'emplacement d'entreprise par défaut, disponible uniquement via le menu Historique dans la Conception de rapports. Cette destination est idéale pour les utilisateurs souhaitant planifier un rapport qui ne doit pas être visible dans Mes fichiers (par exemple des rapports contenant des données personnelles identifiables sur les usagers ou d'autres données sensibles).
    • Système de fichiers - Envoie des rapports planifiés à Mes fichiers et sur le compte FTP OCLC de votre établissement.
       Remarque : tout membre du personnel ayant accès à l'onglet Analytique peut télécharger les rapports visibles dans Mes fichiers.
      • Aidez-vous des directives ci-dessous pour garantir la réussite de l'envoi d'un fichier via le système de fichiers.
         Remarque : la non-observation de ces directives risque de faire échouer l'envoi des fichiers.
        • Titre de l'instance :
          • Limite de 70 caractères maximum
          • Utilisez uniquement l’alphabet latin de base (A-Z, a-z) et/ou des chiffres (0-9)
          • N’utilisez pas de caractères spéciaux autres que le tiret (-) ou le trait de soulignement (_)
        • Formats : ne sélectionnez pas Web Intelligence
        • Laissez la caser à cocher Conserver une instance dans l'historique sélectionnée
        • Laissez la caser à cocher Utiliser les paramètres par défaut sélectionnée
          Boîte de dialogue Fréquence : options de destination
  9. (Optional) Click Delivery Rules to elect to have the scheduled report delivered only if it meets certain conditions.
    1. Select the condition(s) you want to apply.
      • The scheduled content has been successfully refreshed and is not partial. - The scheduled report is only delivered if the content of the report has been successfully refreshed and is not partial.
      • The scheduled content contains data. - The scheduled report is only delivered if it contains data.
         Note: Some provided standard reports may not be able to utilize this option, as they have complex queries that may not correctly trigger the “no data” inaction.
    2. Select a status for the condition(s) you selected.
      • Warning - The report will be delivered if the condition is not met.
      • Failed - The report will not be delivered if the condition is not met.
  10. Cliquez sur Fréquence. Le rapport s'exécute à présent en fonction de vos paramètres horaires.

Planifier à nouveau un rapport standard ou personnalisé

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Conception de rapports.
  2. Rapports standard : Ouvrez un dossier de catégorie de rapports et sélectionnez le rapport à modifier. | Rapports personnalisés : Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes documents et sélectionnez le rapport à modifier.
  3. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Historique. Vous pouvez aussi effectuer un clic droit sur le titre du rapport, puis sélectionner Historique.
  4. Sélectionnez l'instance de rapport que vous souhaitez replanifier.
  5. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Remettre de côté. Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur le titre du rapport et choisir l'option Remettre de côté.
  6. Mettez à jour les paramètres pour le Titre de l'instance, la Récurrence, les Formats, les Invites et/ou les Destinations, selon vos besoins.
  7. Cliquez sur Fréquence pour appliquer les modifications à toutes les exécutions futures du rapport.

Récupérer un rapport standard ou personnalisé planifié à l'aide de Mes fichiers

Les fichiers devant être livrés au système de fichiers seront disponibles dans Mes fichiers à tout moment jusqu'à 12:00 PM (HNE) le jour suivant.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes fichiers.
  2. Click Download Files.
  3. Locate the file you want to download:
    • In the File Name column, find the file you want to download, or
    • Select WorldShare Reports from the Filter by drop-down list to limit your results to only WorldShare reports
    • Select Hide downloaded files to hide files that have been previously downloaded.
       Note: Hide downloaded files is enabled by default.
  4. Dans la colonne Nom du fichier, repérez le fichier que vous souhaitez télécharger. Cliquez sur la colonne Nom du fichier pour classer les fichiers par ordre alphabétique.
  5. Dans la colonne Action, cliquez sur Télécharger. Le fichier sera automatiquement téléchargé sur votre poste de travail.

Récupérer un rapport standard ou personnalisé planifié via SFTP

You can download reports scheduled for delivery to the File System destination using an open-source FTP/SFTP client. Filezilla is recommended, as it works consistently with multiple operating systems. You will receive an alert in the WorldShare toolbar when a report is available.

  1. Entrez l'hôte et le port de votre établissement.
  2. Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre établissement (fournis par le service à la clientèle OCLC de votre région).
  3. Sélectionnez un répertoire.
    • analytic/reports - Emplacement du répertoire de fichiers FTP
    • xfer/analytic/reports - Emplacement du répertoire de fichiers sFTP

Récupérer un rapport standard ou personnalisé planifié à l'aide de la Conception de rapports

 Remarque : Dans l'emplacement de l'entreprise par défaut, les instances de rapport sont limitées à 5 instances par utilisateur et par fréquence, et sont conservées pendant 90 jours (par ex., si un rapport doit être livré chaque jour, vous ne pourrez récupérer que les 5 dernières instances dans la boîte de dialogue Historique).

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Conception de rapports.
  2. Rapports standard : Ouvrez un dossier de catégorie de rapports et sélectionnez le rapport à récupérer. | Rapports personnalisés : Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Mes documents et sélectionnez le rapport à télécharger.
  3. Dans la liste déroulante Autres actions, sélectionnez Historique. Vous pouvez aussi effectuer un clic droit sur le titre du rapport, puis sélectionner Historique.
  4. Double-cliquez sur une instance de rapport pour l'ouvrir.