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Assistance OCLC

Afficher des notes publiques dans WorldCat Discovery sur les conditions d'utilisation d'une ressource

Les bibliothèques qui utilisent Gestion des licences WorldShare souhaitent souvent afficher une note pour leurs usagers sur les conditions d'utilisation de la ressource. Les bibliothèques peuvent inscrire une note publique dans les paramètres de la base de connaissances au niveau de la collection. Le service Gestion des licences offre une méthode automatisée pour mettre à jour et gérer vos notes publiques pour les collections de la base de connaissances.

À propos des notes publiques et de l'utilisation d'un bordereau dans Gestion des licences

Dans le service Gestion des collections, vous pouvez ajouter une note publique dans les paramètres au niveau de la collection pour les collections de la base de connaissances. Cette note sera affichée aux usagers dans WorldCat Discovery. Les bibliothèques qui reçoivent les notices MARC peuvent mapper les notices publiques à leurs notices afin que les notes publiques soient affichées dans leur catalogue en ligne. Pour plus de détails, consultez la section Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances et les notes publiques et pour les employés.

Les notes que les bibliothèques veulent afficher aux usagers dans leur interface de recherche sont souvent associées aux conditions d'utilisation des ressources sous licence. Voir les exemples dans le tableau ci-dessous.

Exemples de condition d'utilisation Exemples de note publique associée
Utilisateurs simultanés Nombre maximal d’utilisateurs simultanés : 5.
Copie et partage Types de copie autorisée : numérique, imprimée, à des fins académiques.

Le service Gestion des licences vous permet de créer un bordereau pour gérer les notes au niveau des collections de façon automatisée. Suivez les 3 étapes ci-dessous pour créer un bordereau pour la gestion des notes publiques. Lorsque vous appliquez le bordereau à vos collections, l'affichage de la note publique dépend du contenu de chaque licence. Vous pouvez modifier le bordereau pour gérer les notes pour l'ensemble de vos licences et collections.

Qu’arrive-t-il aux notes dans les paramètres de la base de connaissances au niveau de la collection?

Si vous avez actuellement des notes publiques dans les paramètres de la base de connaissances au niveau de la collection, vous pouvez les conserver en sélectionnant Protéger le contenu existant dans les notes publiques au niveau des collections dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques. Cela vous permet d'indiquer si vous voulez conserver le contenu existant ou le remplacer par le contenu suggéré sous l'onglet Collections avec contenu existant.

Comment créer un bordereau avec l'assistant dans Gestion des licences

1. Créer un bordereau pour l'affichage des notes publiques pour les collections

Créez un bordereau pour l'affichage des notes publiques. L'affichage dépend du contenu de chaque licence. Ce bordereau s'appliquera uniquement à vos collections sélectionnées.

 Note. - La limite est de 1024 caractères pour une note publique.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, sélectionnez le champ Détails.
  3. Dans la boîte de texte, inscrivez la note publique (ex.: politiques, informations importantes, lien à un sondage, etc.). 
  4. Dans la colonne Inclure, sélectionnez les conditions d'utilisation que vous voulez ajouter dans la note s'il y a lieu.
  5. Cliquez sur Continuer.

2. Choisir l'ordre d'affichage

  1. Utilisez les boutons fléchés pour déterminer l’ordre dans lequel les notes publiques seront affichées.
  2. Cliquez sur Continuer.

3. Note publique existante

  1. Indiquez comment le contenu existant des notes publiques doit être traité.
    1. Remplacer toutes les notes publiques (cette action ne pourra pas être annulée).
    2. Protéger le contenu existant dans les notes publiques au niveau des collections.
  2. Le champ Notes publiques affichées présente la note publique telle qu'elle apparaîtra pour vos licences qui ont toutes les conditions indiquées. Si vous voulez modifier les conditions incluses ou l'ordre d'affichage des conditions, cliquez sur le bouton Retour.
     Note. - Le bordereau affichera uniquement les conditions associées à chaque licence.
  3. Cliquez sur Appliquer les modifications pour appliquer la note publique. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections associées. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection trouvée est associée à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    • Traitement des collections
      Les résultats seront disponibles momentanément.
    • Succès
      Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.

Écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques

Après la création d'un bordereau, vous verrez les trois sections suivantes.

Bordereau de notes publiques

La section Bordereau de notes publiques contient le plus récent bordereau créé et appliqué à vos licences.

Collections touchées par le bordereau

La section Collections touchées par le bordereau contient les plus récentes modifications apportées à vos collections sous licence.

 Note. - Le texte des notes publiques affiché ici ne reflète pas les mises à jour subséquentes dans Gestion des collections depuis l'application du bordereau.

Colonnes de la section Collections touchées par le bordereau - Tableau
Nom de la colonne Description notes
Collections qui affichent des notes publiques Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections et modifier manuellement les détails sur la collection. Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Licence Cliquez sur Voir la licence pour voir la licence à laquelle la collection est associée.  
Mise à jour du bordereau de notes publiques Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée. Le service Gestion des licences analyse chaque licence et ajoute uniquement les conditions d'utilisation qui sont pertinentes pour la licence. Le texte descriptif est appliqué à toutes les collections.

Collections non touchées par le bordereau

La section Collections non touchées par le bordereau contient les collections qui n'ont pas été touchées par le dernier bordereau appliqué. Cette section contient deux onglets : Collections associées à plus d'une licence et Collections avec contenu existant.

Onglet Collections associées à plus d'une licence

L'onglet Collections associées à plus d'une licence contient les collections pour lesquelles plusieurs licences ont été trouvées. Vous devrez assigner les notes à la licence qui a prévaut.

  1. Cliquez sur Voir la licence.
  2. Trouvez la licence à laquelle vous voulez appliquer la note publique et cliquez sur le Nom de la licence.
  3. Ouvrez la section Collections.
  4. Dans la colonne Contenu existant des notes publiques, cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir la note publique actuelle pour la collection.
  5. Sélectionnez la ou les collections dans lesquelles vous voulez remplacer le texte de la note publique actuelle par celui du bordereau et cliquez sur Mettre à jour notes publiques.
  6. Répétez les étapes 2 à 5 pour les autres licences d'une collection que vous voulez modifier.
  7. Répétez les étapes 1 à 6 pour les autres licences sous l'onglet Collections associées à plus d'une licence.

 Note. - Ces collections n'affichent pas les notes publiques du bordereau que vous avez créé, car elles sont associées à plus d'une licence et les notes publiques au niveau de la collection peuvent varier. Pour afficher les notes publiques d'un bordereau, assurez-vous que les collections sont associées à une seule licence.

Colonnes de l'onglet Collections associées à plus d'une licence - Tableau
Nom de la colonne Description notes
Collections associées à plus d'une licence Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections et modifier manuellement les détails sur la collection. Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Licence Cliquez sur Voir la licence pour voir toutes les licences auxquelles la collection est associée. Vous pouvez ensuite appliquer le bordereau à partir de cette licence pour que la collection contiennent les notes adéquates sur les conditions d'utilisation.  
Contenu existant des notes publiques Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée. Le service Gestion des licences analyse chaque licence et ajoute uniquement les conditions d'utilisation qui sont pertinentes pour la licence. Le texte descriptif est appliqué à toutes les collections.

Onglet Collections avec contenu existant

L'onglet Collections avec contenu existant contient les collections qui n'ont pas été touchées par le bordereau parce que l'option « Protéger le contenu existant dans les notes publiques au niveau des collections » était sélectionnée. Vous devrez indiquer si vous voulez conserver le contenu existant ou le remplacer par le contenu suggéré.

  1. Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation actuellement appliquées à une collection donnée.
  2. Cliquez sur Voir le texte du bordereau pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée.
  3. Sélectionnez la ou les collections pour lesquelles le contenu suggéré est préféré au contenu existant puis cliquez sur Remplacer par le contenu du bordereau.
  4. Cliquez sur Remplacer dans la boîte de dialogue Remplacer par le contenu du bordereau.

 Ces collections n'affichent pas les notes publiques du bordereau que vous avez créé, car elles ont du contenu existant dans les notes publiques au niveau de la collection. Si vous choisissez de remplacer les notes publiques avec le contenu du bordereau, les notes publiques existantes seront remplacées. Cette action ne pourra pas être annulée.

Colonnes de la section Collections avec contenu existant - Tableau
Nom de la colonne Description notes
Noms des collections Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections et modifier manuellement les détails sur la collection. Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Licence Cliquez sur Voir la licence pour voir toutes les licences auxquelles la collection est associée. Vous pouvez ensuite appliquer le bordereau à partir de cette licence pour que la collection contiennent les notes adéquates sur les conditions d'utilisation.  
Contenu existant des notes publiques Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée. Le service Gestion des licences analyse chaque licence et ajoute uniquement les conditions d'utilisation qui sont pertinentes pour la licence. Le texte descriptif est appliqué à toutes les collections.
Contenu suggéré du bordereau Cliquez sur Voir le texte du bordereau pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée. Sélectionnez la ou les collections pour lesquelles le contenu suggéré est préféré au contenu existant puis cliquez sur Remplacer par le contenu du bordereau.

Comment modifier et gérer les notes publiques

Modifier des notes publiques dans l'ensemble des collections

Vous pouvez modifier les notes publiques dans l'ensemble des collections avec l’assistant pour l'affichage des notes publiques.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Cliquez sur Appliquer le bordereau.
  3. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, sélectionnez/ajoutez des notes publiques supplémentaires ou désélectionnez les notes publiques existantes, puis cliquez sur Continuer.
  4. Utilisez les boutons fléchés pour déterminer l’ordre dans lequel les notes publiques seront affichées, puis cliquez sur Continuer.
  5. (Facultatif) Indiquez comment le contenu existant des notes publiques doit être traité et vérifiez l'affichage des notes dans l'aperçu.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections associées. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection trouvée est associée à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    • Traitement des collections
      Les résultats seront disponibles momentanément.
    • Succès
      Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.

Modifier des notes publiques dans une licence à la fois

Vous pouvez modifier les notes publiques pour une licence en précise.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Ouvrez la section Collections touchées par le bordereau.
  3. Cliquez sur Voir la licence pour voir la licence à laquelle la collection est associée.
  4. Cliquez sur le nom de la licence.
  5. Ouvrez la section Collections.
  6. Sélectionnez la ou les collections dans lesquelles vous voulez remplacer le texte de la note publique actuelle par celui du bordereau et cliquez sur Mettre à jour notes publiques.
  7. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, sélectionnez/ajoutez des notes publiques supplémentaires ou désélectionnez les notes publiques existantes, puis cliquez sur Continuer.
  8. Utilisez les boutons fléchés pour déterminer l’ordre dans lequel les notes publiques seront affichées, puis cliquez sur Continuer.
  9. (Facultatif) Indiquez comment le contenu existant des notes publiques doit être traité et vérifiez l'affichage des notes dans l'aperçu.
  10. Cliquez sur Appliquer les modifications. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections associées. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection trouvée est associée à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    • Traitement des collections
      Les résultats seront disponibles momentanément.
    • Succès
      Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.

Mettre à jour les notes publiques dans l'ensemble des collections

Si vous ajoutez un nouvel élément à votre bordereau de notes publiques, ou si vous avez acquis de nouvelles licences mais n’avez pas appliqué le bordereau de notes publiques, vous pouvez mettre à jour les notes publiques dans l’ensemble de vos collections.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Assurez-vous que le texte dans la section Bordereau de notes publiques est adéquat.
     Note. - Vous pouvez modifier le texte si nécessaire.
  3. Cliquez sur Appliquer le bordereau.
  4. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, cliquez sur Continuer > Continuer > Appliquer les modifications. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections associées. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection trouvée est associée à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    • Traitement des collections
      Les résultats seront disponibles momentanément.
    • Succès
      Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.