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Afficher des notes publiques dans WorldCat Discovery sur les conditions d'utilisation d'une ressource

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Les bibliothèques qui utilisent Gestion des licences WorldShare souhaitent souvent afficher une note pour leurs usagers sur les conditions d'utilisation de la ressource. Les bibliothèques peuvent inscrire une note publique dans les paramètres de la base de connaissances au niveau de la collection. Le service Gestion des licences offre une méthode automatisée pour mettre à jour et gérer vos notes publiques pour les collections de la base de connaissances.

À propos des notes publiques et de l'utilisation d'un bordereau dans Gestion des licences

Dans le service Gestion des collections, vous pouvez ouvrir une collection ou un titre et ajouter une note publique dans les paramètres au niveau de la collection ou du titre. Cette note sera affichée aux usagers dans WorldCat Discovery. Les bibliothèques qui reçoivent les notices MARC peuvent mapper les notices publiques à leurs notices afin que les notes publiques soient affichées dans leur catalogue en ligne. Pour plus de détails, consultez la section Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances et les notes publiques et pour le personnel.

Les notes que les bibliothèques veulent afficher aux usagers dans leur interface de recherche sont souvent associées aux conditions d'utilisation des ressources sous licence. Voir les exemples dans le tableau ci-dessous.

Exemples de condition d'utilisation Exemples de note publique associée
Utilisateurs simultanés Nombre maximal d’utilisateurs simultanés : 5.
Copie et partage Types de copie autorisée : numérique, imprimée, à des fins académiques.

Le service Gestion des licences vous permet de créer un bordereau pour gérer les notes au niveau des collections ou des titres de façon automatisée. Suivez les 3 étapes ci-dessous pour créer un bordereau pour la gestion des notes publiques. Lorsque vous appliquez le bordereau à vos collections, l'affichage de la note publique dépend du contenu de chaque licence. Vous pouvez modifier le bordereau pour gérer les notes pour l'ensemble de vos licences et collections.

 Note. - Les notes publiques au niveau du titre ne sont pas visibles en dehors de Gestion des licences.

Qu’arrive-t-il aux notes dans les paramètres de la base de connaissances au niveau de la collection?

Si vous avez actuellement des notes publiques dans les paramètres de la base de connaissances au niveau de la collection, vous pouvez les conserver en sélectionnant Protéger le contenu existant dans les notes publiques au niveau des collections dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques. Cela vous permet d'indiquer si vous voulez conserver le contenu existant ou le remplacer par le contenu suggéré sous l'onglet Collections avec contenu existant.

Comment créer un bordereau avec l'assistant dans Gestion des licences

1. Créer un bordereau pour l'affichage des notes publiques pour les collections

Créez un bordereau pour l'affichage des notes publiques. L'affichage dépend du contenu de chaque licence. Ce bordereau s'appliquera uniquement à vos collections sélectionnées.

 Note. - La limite est de 1024 caractères pour une note publique.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, sélectionnez le champ Détails.
  3. Dans la boîte de texte, inscrivez la note publique (ex.: politiques, informations importantes, lien à un sondage, etc.).
  4. Dans la colonne Inclure, sélectionnez les conditions d'utilisation que vous voulez ajouter dans la note s'il y a lieu.
  5. Cliquez sur Continuer.

2. Choisir l'ordre d'affichage

  1. Utilisez les boutons fléchés pour déterminer l’ordre dans lequel les notes publiques seront affichées.
  2. Cliquez sur Continuer.

3. Note publique existante

  1. Indiquez comment le contenu existant des notes publiques doit être traité.
    1. Remplacer toutes les notes publiques (cette action ne pourra pas être annulée).
    2. Protéger le contenu existant dans les notes publiques au niveau des collections.
  2. Le champ Notes publiques affichées présente la note publique telle qu'elle apparaîtra pour vos licences qui ont toutes les conditions indiquées. Si vous voulez modifier les conditions incluses ou l'ordre d'affichage des conditions, cliquez sur le bouton Retour.
     Note. - Le bordereau affichera uniquement les conditions associées à chaque licence.
  3. Cliquez sur Appliquer les modifications pour appliquer la note publique. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections associées. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection trouvée est associée à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    1. Traitement des ressources
      Les résultats seront disponibles momentanément.
      • Facultatif. Utilisez le bouton Annuler pour annuler une mise à jour qui a été soumise par erreur ou dont le traitement est trop long à cause du volume de données.

         Note. - L'annulation n'annulera pas les mises à jour de notes appliquées aux collections ou aux titres pendant la période de chargement précédant l'annulation.  

    2. Traitement effectué avec des erreurs - Un traitement partiel seulement a été effectué à cause d'une erreur de traitement. Le nombre de collections et de titres mis à jour est affiché. Utilisez l'action Appliquer le bordereau pour réessayer. 
    3. Succès - Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.

Écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques

Après la création d'un bordereau, vous verrez les trois sections suivantes.

Bordereau de notes publiques

La section Bordereau de notes publiques contient le plus récent bordereau créé et appliqué à vos licences.

Contenu touché par le bordereau

La section Contenu touché par le bordereau contient les plus récentes modifications apportées à vos collections et titres sous licence.

 Note. - Le texte des notes publiques affiché ici ne reflète pas les mises à jour subséquentes dans Gestion des collections depuis l'application du bordereau.

Dans la liste déroulante Sélectionner le type de contenu, sélectionnez Titres ou Collections. 

Colonnes de la section Contenu touché par le bordereau - Tableau
Nom de
la colonne		 Description Notes
Titres affichant des notes publiques

Lorsque Titres est sélectionné comme type de contenu

Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections où vous pouvez modifier manuellement les détails sur les titres.

 Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Collections affichant des notes publiques Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections et modifier manuellement les détails sur la collection. Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Licence Cliquez sur Voir la licence pour voir la licence à laquelle la collection est associée.  
Mise à jour du bordereau de notes publiques Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée. Le service Gestion des licences analyse chaque licence et ajoute uniquement les conditions d'utilisation qui sont pertinentes pour la licence. Le texte descriptif est appliqué à toutes les collections.

Contenu non touché par le bordereau

La section Contenu non touché par le bordereau contient les collections ou titres qui n'ont pas été touchée par la dernière application du bordereau.

Dans la liste déroulante Sélectionner le type de contenu, sélectionnez Titres ou Collections. 

Onglet Contenu associé à plus d'une licence

L'onglet Contenu associé à plus d'une licence contient les collections ou titres pour lesquels une licence unique n'a pas été trouvée. Vous devrez assigner les notes à la licence qui a prévaut.

  1. Cliquez sur Voir la licence.
  2. Trouvez la licence à laquelle vous voulez appliquer la note publique et cliquez sur le Nom de la licence.
  3. Ouvrez la section Collections ou Titres.
  4. Dans la colonne Contenu des notes publiques existantes, cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les notes publiques actuelles pour une collection ou un titre.
  5. Sélectionnez les collections ou titres pour lesquels vous voulez remplacer les notes publiques actuelles par le bordereau de notes publiques, puis cliquez sur Mettre à jour notes publiques.
  6. Répétez les étapes 2 à 5 pour les autres licences d'une collection ou d'un titre que vous voulez réviser.
  7. Répétez les étapes 1 à 6 pour les autres licences de collections ou titres associés à plus d'une licence.

 Note. - Ces collections n'affichent pas les notes publiques du bordereau que vous avez créé, car elles sont associées à plus d'une licence et les notes publiques au niveau de la collection peuvent varier. Pour afficher les notes publiques d'un bordereau, assurez-vous que les collections sont associées à une seule licence.

Colonnes de l'onglet Contenu associé à plus d'une licence - Tableau
Nom de
la colonne		 Description Notes
Titres associés à plus d'une licence Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections où vous pouvez modifier manuellement les détails sur les titres. Le contenu de la colonne peut être trié (A à Z ou Z à A).
 
Collections associées à plus d'une licence Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections et modifier manuellement les détails sur la collection. Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Licence Cliquez sur Voir la licence pour voir toutes les licences auxquelles la collection est associée. Vous pouvez ensuite appliquer le bordereau à partir de cette licence pour que la collection contiennent les notes adéquates sur les conditions d'utilisation.  
Contenu existant des notes publiques Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection donnée. Le service Gestion des licences analyse chaque licence et ajoute uniquement les conditions d'utilisation qui sont pertinentes pour la licence. Le texte descriptif est appliqué à toutes les collections.

Onglet Contenu avec notes existantes

L'onglet Contenu avec notes existantes contient les collections ou titres qui n'ont pas été touchés par le bordereau parce que l'option « Protéger le contenu existant dans les notes publiques au niveau des collections » était sélectionnée. Vous devrez indiquer si vous voulez conserver le contenu existant ou le remplacer par le contenu suggéré.

  1. Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation actuellement appliquées à une collection ou un titre.
  2. Cliquez sur Voir le texte du bordereau pour voir les conditions d'utilisation suggérées pour une collection ou un titre.
  3. Sélectionnez les collections ou titres pour lesquels le contenu suggéré est préféré au contenu existant puis cliquez sur Remplacer par le contenu du bordereau.
  4. Cliquez sur Remplacer dans la boîte de dialogue Remplacer par le contenu du bordereau.

 Note. - Ces collections n'affichent pas les notes publiques du bordereau que vous avez créé, car elles ont du contenu existant dans les notes publiques au niveau de la collection. Si vous choisissez de remplacer les notes publiques avec le contenu du bordereau, les notes publiques existantes seront remplacées. Cette action ne pourra pas être annulée.

Colonnes de l'onglet Contenu avec notes existantes - Tableau
Nom de
la colonne		 Description Notes
Noms des titres Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections où vous pouvez modifier manuellement les détails sur les titres. Le contenu de la colonne peut être trié (A à Z ou Z à A).
 
Noms des collections Cliquez sur le nom d'une collection pour être dirigé vers l'interface Gestion des collections et modifier manuellement les détails sur la collection. Le contenu de la colonne peut être trié par ordre alphabétique (A à Z ou Z à A).
Licence Cliquez sur Voir la licence pour voir toutes les licences auxquelles la collection est associée. Vous pouvez ensuite appliquer le bordereau à partir de cette licence pour que la collection contiennent les notes adéquates sur les conditions d'utilisation.  
Contenu existant des notes publiques Cliquez sur Voir le texte des notes publiques pour voir les conditions d'utilisation appliquées à une collection ou un titre. Le service Gestion des licences analyse chaque licence et ajoute uniquement les conditions d'utilisation qui sont pertinentes pour la licence. Le texte descriptif est appliqué à toutes les collections.
Contenu suggéré du bordereau Cliquez sur Voir le texte du bordereau pour voir les conditions d'utilisation ou un titre. Sélectionnez la ou les collections pour lesquelles le contenu suggéré est préféré au contenu existant puis cliquez sur Remplacer par le contenu du bordereau.

Comment modifier et gérer les notes publiques

Modifier les notes publiques dans l'ensemble des collections ou titres

Vous pouvez modifier les notes publiques dans l'ensemble des collections ou titres avec l’assistant pour l'affichage des notes publiques.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Cliquez sur Appliquer le bordereau.
  3. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, sélectionnez/ajoutez des notes publiques supplémentaires ou désélectionnez les notes publiques existantes, puis cliquez sur Continuer.
  4. Utilisez les boutons fléchés pour déterminer l’ordre dans lequel les notes publiques seront affichées, puis cliquez sur Continuer.
  5. (Facultatif) Indiquez comment le contenu existant des notes publiques doit être traité et vérifiez l'affichage des notes dans l'aperçu.
  6. Cliquez sur Appliquer les modifications. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections ou titres associés. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection ou le titre trouvé est associé à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    1. Traitement des ressources
      Les résultats seront disponibles momentanément.
      • Facultatif. Utilisez le bouton Annuler pour annuler une mise à jour qui a été soumise par erreur ou dont le traitement est trop long à cause du volume de données.

         Note. - L'annulation n'annulera pas les mises à jour de notes appliquées aux collections ou aux titres pendant la période de chargement précédant l'annulation.  

    2. Traitement effectué avec des erreurs - Un traitement partiel seulement a été effectué à cause d'une erreur de traitement. Le nombre de collections et de titres mis à jour est affiché. Utilisez l'action Appliquer le bordereau pour réessayer. 
    3. Succès - Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.

Modifier des notes publiques dans une licence à la fois

Vous pouvez modifier les notes publiques pour une licence en précise.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Ouvrez la section Contenu touché par le bordereau.
  3. Cliquez sur Voir la licence pour voir la licence à laquelle la collection est associée.
  4. Cliquez sur le nom de la licence.
  5. Ouvrez la section Collections ou Titres.
  6. Sélectionnez les collections ou titres pour lesquels vous voulez remplacer les notes publiques actuelles par le bordereau de notes publiques, puis cliquez sur Mettre à jour notes publiques.
  7. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, sélectionnez/ajoutez des notes publiques supplémentaires ou désélectionnez les notes publiques existantes, puis cliquez sur Continuer.
  8. Utilisez les boutons fléchés pour déterminer l’ordre dans lequel les notes publiques seront affichées, puis cliquez sur Continuer.
  9. (Facultatif) Indiquez comment le contenu existant des notes publiques doit être traité et vérifiez l'affichage des notes dans l'aperçu.
  10. Cliquez sur Appliquer les modifications. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections ou titres associés. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection ou le titre trouvé est associé à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    1. Traitement des ressources
      Les résultats seront disponibles momentanément.
      • Facultatif. Utilisez le bouton Annuler pour annuler une mise à jour qui a été soumise par erreur ou dont le traitement est trop long à cause du volume de données.

         Note. - L'annulation n'annulera pas les mises à jour de notes appliquées aux collections ou aux titres pendant la période de chargement précédant l'annulation.  

    2. Traitement effectué avec des erreurs - Un traitement partiel seulement a été effectué à cause d'une erreur de traitement. Le nombre de collections et de titres mis à jour est affiché. Utilisez l'action Appliquer le bordereau pour réessayer. 
    3. Succès - Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.

Mettre à jour les notes publiques dans l'ensemble des collections ou titres

Si vous ajoutez un nouvel élément à votre bordereau de notes publiques, ou si vous avez acquis de nouvelles licences mais n’avez pas appliqué le bordereau de notes publiques, vous pouvez mettre à jour les notes publiques dans l’ensemble de vos collections ou titres.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Affichage des notes publiques.
  2. Assurez-vous que le texte dans la section Bordereau de notes publiques est adéquat.
     Note. - Vous pouvez modifier le texte si nécessaire.
  3. Cliquez sur Appliquer le bordereau.
  4. Dans l'assistant pour l'affichage des notes publiques, cliquez sur Continuer > Continuer > Appliquer les modifications. Le service Gestion des licences commencera a analyser toutes vos licences et leurs collections ou titres associés. Le système vérifiera si la licence est active et si la collection ou le titre trouvé est associé à une seule licence ou a plusieurs licences. L'écran Bordereau pour l'affichage des notes publiques présente l'un des états suivants :
     Note.- Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour l'état.
    1. Traitement des ressources
      Les résultats seront disponibles momentanément.
      • Facultatif. Utilisez le bouton Annuler pour annuler une mise à jour qui a été soumise par erreur ou dont le traitement est trop long à cause du volume de données.

         Note. - L'annulation n'annulera pas les mises à jour de notes appliquées aux collections ou aux titres pendant la période de chargement précédant l'annulation.  

    2. Traitement effectué avec des erreurs - Un traitement partiel seulement a été effectué à cause d'une erreur de traitement. Le nombre de collections et de titres mis à jour est affiché. Utilisez l'action Appliquer le bordereau pour réessayer. 
    3. Succès - Les notes publiques ont été mises à jour pour [nombre] collections.