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Notes d'installation de Gestion des licences - Août 2025

  1. Dernière mise à jour
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Date d'installation : 20 août 2025

Introduction

Cette installation de Gestion des licences WorldShare offre une nouvelle fonctionnalité pour vous aider à gérer les conditions d'utilisation liées à l'intelligence artificielle (IA) dans vos licences pour les ressources électroniques. Cette fonctionnalité répond au besoin croissant de gérer les clauses de plus en plus complexes liées à l'IA que les fournisseurs ajoutent à leurs accords de conditions d'utilisation, en fournissant un support de bout en bout, depuis la saisie initiale jusqu'à la production de rapports et l'affichage public.

Plusieurs de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires concernant la nécessité de gérer plus efficacement les conditions de licence liées à l’IA.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Actions

 

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Actions
Examinez les licences existantes pour identifier celles qui pourraient nécessiter l'ajout de conditions d'utilisation de l'IA.
Établissez des politiques institutionnelles pour déterminer l'approche de votre bibliothèque en matière de conditions d'utilisation de l'IA (Utilisation de l'IA locale uniquement ou IA commerciale autorisée).
Former le personnel concerné pour qu'il comprenne les nouvelles options et conditions d'utilisation de l'IA.
Mettez à jour les chaînes de travail pour modifier les processus de révision des licences afin d'inclure l'évaluation de l'utilisation de l'IA.
Informez les parties prenantes des nouvelles capacités de suivi de l'utilisation de l'IA.
Consultez les rapports d'exportation pour voir comment les données sur l'utilisation de l'IA apparaissent dans vos rapports.
Testez les bordereaux d'affichage pour vérifier que les conditions d'utilisation de l'IA sont affichées correctement dans vos interfaces publiques.
Documentez les procédures pour mettre à jour la documentation interne afin d'inclure les processus de gestion de l'utilisation de l'IA.

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Gestion des conditions d'utilisation liées à l'IA

Ce qui a changé

Auparavant, vous ne pouviez pas effectuer le suivi des conditions d'utilisation liées à l'IA dans Gestion des licences. Vous deviez effectuer un suivi manuel en dehors du système en utilisant un terme de substitution ou ne faire aucun suivi de ces informations importantes.  Vous pouvez maintenant gérer les conditions d'utilisation liées à l'IA pour l'ensemble de vos licences avec des outils permettant d'ajouter, de chercher, de générer et d'afficher les informations sur l'utilisation de l'IA et être informé des clauses d'IA complexes que les fournisseurs ajoutent de plus en plus à leurs accords de conditions d'utilisation.

Nouveaux champs pris en charge

  • Condition Utilisation de l'IA - La condition d'utilisation « Utilisation de l'IA » a été ajoutée dans la liste déroulante Nom de la condition sous l'onglet Droits.
  • Options de condition - Choisissez entre les conditions « Utilisation de l'IA locale uniquement » ou « IA commerciale autorisée ».
  • Suivi détaillé- Précisez les conditions, les définitions des conditions, les commentaires et si les conditions sont privilégiées.
  • Aide contextuelle - Une icône pour de l'aide contextuelle est disponible lors de la saisie de la langue du contrat.

Recherche et rapports améliorés

  • Recherche par condition de licence - La condition « Utilisation de l'IA » a été ajoutée à la liste déroulante Condition d'utilisation.
  • Filtre des conditions - Recherche par conditions d'utilisation précises de l'IA.
  • Résultats détaillés - Affichage de toutes les licences avec les conditions d'utilisation de l'IA dans les résultats de recherche.
  • Colonne Utilisation de l'IA - Ajoutée aux téléchargements d'exportation en lots.
  • Colonne Condition IA - Indique si les conditions sont pour l'IA locale ou l'IA commerciale.
  • Données complètes - Tous les champs d'exportation existants ainsi que les nouvelles informations sur l'utilisation de l'IA.

Actions en lots

  • Ajouts/modifications en lot - Ajoutez ou modifiez les conditions d'utilisation de l'IA pour plusieurs licences à la fois.
  • Suppressions en lot - Supprimez les conditions d'utilisation de l'IA de plusieurs licences.
  • Application cohérente - Appliquez les mêmes paramètres d'utilisation de l'IA aux licences sélectionnées.

Intégration du bordereau d'affichage

  • Utilisation de l'IA - Option ajoutée au bordereau d'affichage des Conditions d'utilisation.
  • Affichage public - L'information sur l'utilisation de l'IA apparaît dans WorldCat Discovery.
  • Affichage de la condition - Indique s'il s'agit de l'« Utilisation de l'IA locale uniquement » ou de l'« IA commerciale autorisée ».

Pour commencer

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez à n'importe quelle licence dans Gestion des licences puis déployez la section Conditions d'utilisation pour ajouter des conditions d'utilisation de l'IA avec les conditions appropriées.

 Pour plus d'informations et des instructions, voir Conditions d'utilisation.

Ajout de conditions d'utilisation de l'IA aux licences individuelles 

  1. Accédez à une licence dans l'écran Licences de Gestion des licences.
  2. Dans la licence, ouvrez la section Conditions d'utilisation.
  3. Cliquez sur l'onglet Droits.
  4. Cliquez sur la liste déroulante Nom de la condition.
  5. Sélectionnez Utilisation de l'IA. 
  6. Entrez les informations requises :
    1. Condition énoncée (Oui/Non/Silencieuse).
    2. Conditions (Utilisation de l'IA locale uniquement ou IA commerciale autorisée).
    3. Définition de la condition.
    4. Commentaire (pour la langue du contrat).
    5. Privilégiée
      License Manager August 2025_fr_1.png

       
  7. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la condition d'utilisation de l'IA à la licence.

Recherche de licences avec conditions d'utilisation de l'IA

  1. Accédez à la page de recherche de licence de Gestion des licences.
  2. Cliquez sur le lien Recherche de conditions.
  3. Sélectionnez Utilisation de l'IA dans la liste déroulante Condition d'utilisation.
  4. Sélectionnez Codée pour les licences contenant la condition Utilisation de l'IA; sélectionnez Non codée pour les licences qui ne contiennent pas la condition Utilisation de l'IA.
  5. Facultatif. Filtrez par conditions spécifiques (Utilisation de l'IA locale uniquement ou IA commerciale autorisée).

    License Manager August 2025_fr_2.png
     
  6. Consultez les résultats de la recherche qui contiennent toutes les licences avec conditions d'utilisation de l'IA.

  7. Actions en lot pour plusieurs licences :

Ajout/Modification de conditions d'utilisation de l'IA : 
  1. Sélectionnez une ou plusieurs licences dans l'écran Licences de Gestion des licences.
  2. Cliquez sur Actions en lots.
  3. Sélectionnez Modifier les conditions d'utilisation.
  4. Choisissez Ajouter/Modifier une condition d'utilisation dans la liste déroulante.
  5. Sélectionnez Utilisation de l'IA dans la liste déroulante Condition d'utilisation.
  6. Configurer les paramètres pour Utilisation de l'IA.
    1. Condition énoncée (Oui/Non/Silencieuse).
    2. Conditions (Utilisation de l'IA locale uniquement/IA commerciale autorisée).
    3. Définition de la condition.
    4. Comment
  7. Cliquez sur Continuer pour appliquer les modifications à toutes les licences sélectionnées.
Suppression de conditions d'utilisation de l'IA : 
  1. Sélectionnez une ou plusieurs licences dans l'écran Licences de Gestion des licences.
  2. Cliquez sur Actions en lots.
  3. Sélectionnez Modifier les conditions d'utilisation.
  4. Choisissez Supprimer une condition d'utilisation dans la liste déroulante.
  5. Sélectionnez Utilisation de l'IA dans la liste déroulante Condition d'utilisation.
  6. Cliquez sur Continuer pour supprimer la condition d'utilisation de l'IA dans toutes les licences sélectionnées.

Inclure l'utilisation de l'IA dans les bordereaux d'affichage 

  1. Accédez à une licence dans l'écran Licences de Gestion des licences.
  2. Cliquez sur Affichage des conditions d'utilisation dans le menu de navigation de gauche.
  3. Cliquez sur Mettre à jour les Conditions d'utilisation.
  4. Sélectionnez Appliquer le bordereau.
  5. Dans la fenêtre Étape 1 de 4: Créer un bordereau pour l'affichage des Conditions d'utilisation pour les ressources :
    1. Cochez la case à côté de Utilisation de l'IA.
    2. Vérifiez le texte affiché : « Utilisation de l'IA autorisée : Oui, Conditions : Utilisation de l'IA locale uniquement / IA commerciale autorisée ».
  6. Cliquez sur Continuer pour continuer passer aux étapes 2 à 4.

Exportation des données d'utilisation de l'IA : 

  1. Cherchez des licences dans Gestion des licences.
  2. Cliquez sur Actions en lots.
  3. Sélectionnez Exporter les détails. 
  4. Téléchargez le fichier Excel contenant toutes les données de licences, y compris les informations sur l'utilisation de l'IA

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.