Notes d'installation de Gestion des licences WorldShare - Janvier 2020
Date d'installation : 11 janvier 2020
Introduction
Dans cette nouvelle version de Gestion des licences, les alertes ont été améliorées. Vous pouvez maintenant configurer le délai avant que des alertes soient envoyées pour vous informer que des abonnements vont bientôt expirés et que vous devez les renouveler bientôt.
Gestion des licences continue de prendre en charge la norme de statistiques d'utilisation COUNTER 5 en ajoutant des types de rapport supplémentaires. Rapports maintenant disponibles :
- DR_D2 – Refus d'accès aux bases de données
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
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Actions de suivi
Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.
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Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Délai personnalisable des alertes pour le renouvellement et l'expiration des licences
Gestion des licences vous permet maintenant de définir rapidement des délais personnalisés pour l'envoi des alertes pour le renouvellement et l'expiration des licences. Avec cette nouvelle fonctionnalité, votre bibliothèque gagne en flexibilité en pouvant choisir le jour exact où vous souhaitez recevoir une alerte vous informant de la Date limite de renouvellement ou de la Date de fin de la licence. L'alerte de Date de fin de la licence s'applique uniquement pour les licences non perpétuelles avec l'état En cours ou En attente. L'alerte Date limite de renouvellement s'applique uniquement pour les licences non perpétuelles pour lesquelles le renouvellement automatique n'est pas activé et qui ont l'état En cours ou En attente.
Activation des alertes personnalisables
Pour profiter pleinement des alertes personnalisables de renouvellement et d'expiration des licences, vous devez vous assurer que les critères suivants sont remplis :
- Assurez-vous que les alertes sont activées et que des utilisateurs ont été désignés pour recevoir les alertes. Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, allez sous Administration > Gestion des alertes > Configurer les alertes > Licences - Gestion des licences. Assurez-vous que la case « Activer les alertes de l'application » est cochée et qu'un utilisateur est désigné pour les alertes Sur le point d'expirer et Renouvellement imminent.
- Étant donné que la Date limite de renouvellement n'est pas obligatoire lors de la création d'une nouvelle licence, vous devrez vous assurer d'ajouter une telle date aux licences pour lesquelles vous voulez recevoir l'alerte Renouvellement imminent.
Une fois les étapes ci-dessus terminées, vous pourrez ajouter des alertes personnalisées pour le renouvellement et l'expiration des licences.
3. Configurer des alertes pour une nouvelle licence
Les alertes pour le renouvellement de licence et l'expiration de licence peuvent être configurées uniquement après la création de la licence.
2. Aller à la section Conditions d'utilisation
Après avoir créé et enregistré une nouvelle licence, ou si vous utilisez une licence existante qui a été créée avant cette version de Gestion des licences, vous pouvez gérer l'envoi de ces nouvelles alertes dans la section Conditions d'utilisation.
Lors de l'installation de cette version, la condition d'utilisation Date de fin imminente a été ajoutée à toutes les licences éligibles. Si une licence contient une Date limite de renouvellement, elle aura également la condition d'utilisation Date de fin imminente. Le délai par défaut pour les licences existantes et les nouvelles licences avec les conditions d'utilisation annexées est de deux semaines.
Lorsque vous ouvrez la section Conditions d'utilisation, vous verrez le nouvel onglet « Dates d'avis » qui contient les conditions d'utilisation des alertes ajoutées.
3. Modifier le moment de l'envoi des alertes
Sous l'onglet Dates d'avis, vous pouvez modifier le moment où les nouvelles alertes seront affichées dans WorldShare. Vous pouvez choisir d'envoyer l'alerte entre 1 et 100 jours ouvrables, jours calendaires, mois ou semaines avant la date de fin de la licence et la date limite de renouvellement de la licence.
4. Supprimer les alertes
Pour que votre bibliothèque dispose de la flexibilité requise, les alertes peuvent facilement être supprimées pour une licence. Pour supprimer une condition d'utilisation, cliquez simplement sur le signe moins (-) rouge et enregistrez la licence. L'alerte sera supprimée pour cette licence.
Rapports COUNTER 5 supplémentaires disponibles pour les collectes de données
Dans Gestion des licences, nous continuons de profiter de l'adoption des rapports COUNTER 5 par les bibliothèques. Les statistiques recueillies auprès des fournisseurs conformes à COUNTER vous aident à prendre des décisions lorsque vous sélectionnez et gérez les ressources électroniques de votre bibliothèque. À ce jour, Gestion des licences accepte tous les rapports COUNTER 4 de 121 fournisseurs, et des rapports sélectionnés COUNTER 5 pour 96 fournisseurs.
Avec cette version, nous sommes heureux d'annoncer que Gestion des licences propose la collecte automatique et manuelle d'un type de rapport COUNTER 5 supplémentaire. Le rapport suivant est maintenant disponible pour la collecte en plus des rapports TR_J1, TR_J2, TR_B1, TR_B2, PR_P1, DR_D1:
- DR_D2 – Refus d'accès aux bases de données
Étant donné que COUNTER 5 est déployé par de nombreux fournisseurs, il peut être utile de visiter le site COUNTER.org pour voir la description complète des modifications. Nous continueront de mettre à jour la liste des connexions aux fournisseurs COUNTER 5 pour que votre bibliothèque ait accès à ses statistiques d'utilisation.
Concordances entre les rapports COUNTER 4 et 5
Alors que nous continuons d'augmenter le nombre de rapports et de fournisseurs pris en charge pour COUNTER 5, n'oubliez pas que COUNTER 4 et 5 sont des normes distinctes. Les données sont rassemblées différemment, et une certaine prudence doit être utilisée lors de la comparaison de ces données. COUNTER.org a publié des informations sur la compatibilité sur son site Web, et avec cette version, Gestion des licences peut combiner les résultats de la « Base de données » dans un historique de la licence, comme illustré ci-dessous.
Note. - Tous les types de mesures ne peuvent pas être convertis d'une norme à l'autre.
Améliorations et corrections de problèmes
- Les notes publiques peuvent maintenant être séparées par des retours de chariot, tabulations, -- (double tirets), (astérisques), ; (points-virgules) et | (barres verticales). Pour implémenter cette amélioration, cliquez sur « Appliquer le bordereau » dans « Affichage des notes publiques ».
- L'état En cours dans l'historique des collectes disparaîtra maintenant une fois la collecte terminée et l'état approprié sera affiché.
- Le problème entraînant des historiques de collectes en double pour les mêmes fournisseurs a été corrigé et vous ne verrez plus qu'un seul historique pour le même nom de fournisseur par type COUNTER.
Veuillez utiliser le forum de discussion de Gestion des licences pour discuter des problèmes que vous rencontrez, ou contactez l'équipe d'assistance technique d'OCLC à support@oclc.org .
Problèmes connus
- Il n'y a actuellement aucun problème connu à signaler.
Liens importants
Séances d'information sur la nouvelle version
Une séance de mise à jour est prévue pour vous aider à vous familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et améliorations de cette version. Veuillez noter les fuseaux horaires de la séance lors de votre inscription. La séance sera enregistrée et archivée pour visionnement dans l'OCLC Community Center. Veuillez vous inscrire, même si vous ne pouvez pas y assister, pour recevoir un lien vers l'enregistrement.
Séance de mise à jour sur les Services de gestion WorldShare
Date : lundi 13 janvier 2020
Heure: 11 h 30 Heure de l'Est (UTC -4)
Inscription : inscrivez-vous maintenant
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.