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Créer une nouvelle licence

Comment créer une licence.

Création d'une licence

Les licences peuvent être de niveau Collection ou Titre. Il y a trois façons de créer une licence :

  1. Créer une nouvelle licence.
    • Créer une licence à partir d'un formulaire vierge.
  2. Dupliquer une licence.
    • Chercher une licence existante et la dupliquer.
  3. Créer une licence à partir d'un bordereau.
    • Chercher et utiliser des bordereaux publics créer par d'autres bibliothèques.
    • Vous pouvez également créer un nouveau bordereau de licence. Utilisez ce bordereau pour l'usage exclusif de votre bibliothèque (privé) ou mettez-le à disposition des autres bibliothèques (public).

Pour des instructions sur la duplication d'une licence ou sur la création d'une licence à partir d'un bordereau, voir Créer une licence ou un bordereau.

 Notes. 

  • Les collections ne peuvent apparaître que dans les licences de niveau Collection, et les titres ne peuvent apparaître que dans les licences de niveau Titre.  Si vous modifiez les niveaux lorsque vous dupliquez une licence ou créez une licence à partir d'un bordereau, le contenu sera supprimé. Par exemple, si vous dupliquez une licence de niveau Collection dans une nouvelle licence de niveau Titre, les collections de la licence originale ne seront pas copiées dans la licence dupliquée de niveau Titre. Les autres détails de la licence, comme les conditions d'utilisation, seront conservés.  
  • Si un titre figure à la fois dans une licence de niveau Titre active et dans une collection faisant partie d'une licence de niveau Collection active, le système utilisera la licence de niveau Titre. La licence de niveau Titre est censée être plus granulaire et plus précise que la licence de niveau Collection.  
  • Si un titre est lié à une licence de niveau Titre expirée et qu'il est fait partie d'une collection dans une licence de niveau Collection active, le système utilisera la licence de niveau Collection

Créer une nouvelle licence de niveau Collection

Pour créer une licence, utilisez une copie de la licence du fournisseur (le concédant) pour créer la licence dans le service Gestion des licences.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Créer une licence.
  2. Sélectionnez un Type de licence dans la liste déroulante. 
    Type de licence Description
    Licence standard Licence renouvelable destinée à couvrir plusieurs périodes contractuelles.
    Licence perpétuelle Licence sans date de fin de la licence.
    Licence temporairement gratuite Licence à laquelle aucun coût n'est associé.
    Licence pour période d'essai Licence pouvant être utilisée durant une période d’évaluation.
  3. Sélectionnez Collection dans la liste déroulante Type de licence.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Remplissez les champs de la licence
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des collections à une licence :

Dans la section Collections  :

  1. Dans la liste Sélectionner collections, inscrivez le nom de la collection que vous cherchez. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
  2. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le nom de la collection. La collection apparaîtra automatiquement dans le tableau des collections sélectionnées.
  3. Facultatif - Pour modifier la collection, cliquez sur son nom dans le tableau. Pour plus de détails, consultez la rubrique Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Créer une nouvelle licence de niveau Titre

Pour créer une licence de niveau Titre 

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Licences, puis sur Créer une licence.
  2. Sélectionnez un Type de licence dans la liste déroulante.
    Type de licence Description
    Licence standard Licence renouvelable destinée à couvrir plusieurs périodes contractuelles.
    Licence perpétuelle Licence sans date de fin de la licence.
    Licence temporairement gratuite Licence à laquelle aucun coût n'est associé.
    Licence pour période d'essai Licence pouvant être utilisée durant une période d’évaluation.
  3. Sélectionnez Titre dans la liste déroulante Type de licence.
    • Remplissez les champs de la licence.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Remplissez les champs de la licence
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des titres à une licence :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter titres pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter titres.
  2. Cherchez les titres pour lesquels vous voulez obtenir une licence.  
    • Utilisez Chercher par collection pour voir uniquement les titres d'une collection précise.
    • Utilisez Chercher par titre pour voir les titres dans toutes les collections.
      • Utilisez Étendue de recherche pour affiner vos résultats.
      • Utilisez les cases à cocher situées à gauche du tableau pour sélectionner le ou les titres que vous souhaitez ajouter à votre licence.  
      • Le nombre de titres sélectionnés apparaît dans le bas de l'écran. 
      • Cliquez sur Réinitialiser pour recommencer votre recherche et vos sélections. 
  3. Cliquez sur Ajouter pour lier le ou les titres à votre licence. Après avoir cliqué sur Ajouter, vous verrez vos titres dans un tableau dans la section Titres de votre licence. 
    • Supprimer les titres non voulus, le cas échéant. 
    • Utilisez le bouton Ajouter titres pour ajouter d'autres titres, si nécessaire.
  4. Cliquez sur Enregistrer. Une fois enregistrés, les titres sont liés à la licence.

 Notes. 

  • Chaque licence est limitée à 900 titres.
  • Des titres de différentes collections peuvent être ajoutés à une licence.

Remplir les champs de la licence

Lorsque vous modifier les d'une licence, n'oubliez pas de cliquez sur Enregistrer. Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.

 Note. - Les consortiums avec « group aware » verront une section supplémentaire : la section Partages. Voir Partager des licences (« group aware » pour consortiums).

Généralités

Inscrivez les informations générales sur votre licence.

Champ Description
Nom Le nom de la licence. Exemple : EBSCOhost Master License Agreement
Type de licence

Le type de licence :

  • Temporairement gratuite - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé.
  • Standard - Licences renouvelables destinées à couvrir plusieurs périodes contractuelles.
  • Période d’essai - Licences pour lesquelles aucun coût n'est associé et utilisées à des fins d’évaluation.

Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié après l'enregistrement de la licence.

Niveau de licence

Le niveau de la licence. Options disponibles :

  • Collection (défaut)
  • Titre
Titulaire Votre bibliothèque.
Début

Date à laquelle la licence entre en vigueur.

  • Une licence qui a été acceptée et a une date de début dans l’avenir deviendra automatiquement active à la date de début.

Note.- Ce champ ne pourra plus être modifié lorsque la licence aura été renouvelée, activée ou partagée.

Date limite de renouvellement

La date limite pour renouveler ou annuler la licence.

Voir Conditions d'utilisation pour plus d'informations sur la modification de la date de l'alerte Date limite de renouvellement imminente.  Par défaut, l'alerte Renouvellement imminent est configurée pour être envoyée deux semaines avant la date limite de renouvellement.

Options de renouvellement

Choisissez entre Renouvellement automatique et Renouvellement manuel.

Note.- Ce champ apparaît après l'enregistrement de la licence.

Fin de la réservation

Date à laquelle la licence se termine.

Voir Conditions d'utilisation pour plus d'informations sur la modification de la date de l'alerte Date de fin imminente. Par défaut, l'alerte Sur le point d'expirer est configurée pour être envoyée deux semaines avant la date limite de renouvellement.

Activation La licence est considérée comme active et exécutoire lorsque Activer la licence est sélectionné.
Résiliation

Marquer licence comme résiliée.

Note.- Ce champ apparaît après l'enregistrement de la licence.

Sélection automatique

Lorsque cette option est cochée, vos collections ou titres spécifiés, selon le niveau de la licence, seront automatiquement sélectionnés lorsque la licence sera activée. Voir Sélectionner et désélectionner automatiquement des collections.

La fonctionnalité pour sélectionner ou désélectionner automatiquement des collections n'est pas disponible pour les collections privées, pour les collections partagées, ou pour les collections pour lesquelles vous avez activé la livraison de notices MARC.

Désélection automatique

Lorsque cette option est cochée, vos collections ou titres spécifiés, selon le niveau de la licence, seront automatiquement désélectionnés lorsque la licence sera expire. Voir Sélectionner et désélectionner automatiquement des collections.

La fonctionnalité pour sélectionner ou désélectionner automatiquement des collections n'est pas disponible pour les collections privées, pour les collections partagées, ou pour les collections pour lesquelles vous avez activé la livraison de notices MARC.

État

L'état de la licence :

  • Active - La licence est en vigueur.
  • Expirée - La licence n'est plus en vigueur.
  • En attente - La licence a été créée, mais n'est pas en vigueur.
Coût actuel Cliquez sur Modifier coût pour indiquer le coût de la licence.
Personne(s) responsable(s) Indiquer le nom de la ou des personnes responsables de la licence.
Signature La date à laquelle le représentant à signée l'entente pour la licence.
Description Informations décrivant la licence.
 
Collections
  • Pour les licences de niveau Collection

Les fournisseurs regroupent sous forme de collections les titres auxquels les bibliothèques sont abonnées. Les collections présentées dans la liste Sélectionner collections sont stockées dans la base de connaissances WorldCat.

Ajouter des collections à une licence :

  1. Dans la liste Sélectionner collections, inscrivez le nom de la collection que vous cherchez. Les résultats de recherche apparaîtront lorsque vous cesserez de taper au clavier.
  2. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le nom de la collection. La collection apparaîtra dans le tableau.
  3. Facultatif - Pour modifier la collection, cliquez sur son nom dans le tableau.   Pour plus de détails, consultez la rubrique Paramètres de collection pour les collections de la base de connaissances.
Titres
  • Pour les licences de niveau Titre

Les fournisseurs regroupent sous forme de collections les titres auxquels les bibliothèques sont abonnées. Les collections présentées dans la liste Sélectionner collections sont stockées dans la base de connaissances WorldCat.

Ajouter des titres à une licence :

  1. Cliquez sur le bouton Ajouter titres pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter titres.
  2. Cherchez les titres pour lesquels vous voulez obtenir une licence.  
    • Utilisez Chercher par collection pour voir uniquement les titres d'une collection précise.
    • Utilisez Chercher par titre pour voir les titres dans toutes les collections.
      • Utilisez Étendue de recherche pour affiner vos résultats.
      • Utilisez les cases à cocher situées à gauche du tableau pour sélectionner le ou les titres que vous souhaitez ajouter à votre licence.  
      • Le nombre de titres sélectionnés apparaît dans le bas de l'écran. 
      • Cliquez sur Réinitialiser pour recommencer votre recherche et vos sélections. 
  3. Cliquez sur Ajouter pour lier le ou les titres à votre licence. Après avoir cliqué sur Ajouter, vous verrez vos titres dans un tableau dans la section Titres de votre licence. 
    1. Supprimer les titres non voulus, le cas échéant. 
    2. Utilisez le bouton Ajouter titres pour ajouter d'autres titres, si nécessaire.
  4. Cliquez sur Enregistrer. Une fois enregistrés, les titres sont liés à la licence.

 Note. - Chaque licence est limitée à 900 titres.

Fournisseur
La section Fournisseur vous permet d'associer une licence à un fournisseur dans Acquisitions WorldShare (Acquisitions > Fournisseurs).Un astérisque (*) indique que le champ est obligatoire.
  1. Sélectionnez le Type de contact dans la liste déroulante.
    • Fournisseur unique - La licence est associée à un seul fournisseur.
    • Fournisseurs multiples - La licence répertorie tous les fournisseurs associés à la licence. Ce paramètre est habituellement utilisé pour regrouper plusieurs collections associées à une Condition d'utilisation, par exemple Prêt entre bibliothèques.
  2. Utilisez la liste déroulante Sélectionner fournisseur pour sélectionner des fournisseurs existants de la section Gestion des fournisseurs que vous avez marqués comme étant « Partenaire de ma bibliothèque ».Si vous avez choisi Fournisseurs multiples, ceux-ci apparaîtront dans la colonne Informations sur fournisseur avec l'option d'afficher les champs suivants :
    • Emplacement-  Affiche l'adresse par défaut dans la section « Adresses » du dossier du fournisseur (si disponible).
    • Contact - Affiche le contact par défaut dans la section « Contacts » du dossier du fournisseur (si disponible).
    • Courriel - Affiche l'adresse électronique dans la section « Contacts » du dossier du fournisseur (si disponible).
    • Lien du fournisseur - Affiche le premier lien URL pour le fournisseur dans la section «  Liens et authentifications » du dossier du fournisseur (si disponible).

Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton Supprimer dans la colonne Actions.

Conditions d’utilisation (facultatif)

Voir Conditions d'utilisation.

Documents (facultatif)

Chargez les documents qui se rapportent à la licence comme des avenants, des notes, etc. Pour ajouter un document :

  1. Inscrivez un libellé de document pour aider à identifier le contenu du document.
  2. Cliquez sur Choisir fichier et trouvez l'emplacement du fichier.
  3. Ajoutez un libellé facultatif. Les libellés de documents sont limités à 255 caractères.
  4. Cliquez sur Charger.
  5. Répétez la procédure pour plusieurs documents.
  6. Cliquez sur Enregistrer dans le haut de l'écran pour terminer l'ajout de documents à la licence.

Les documents ne peuvent pas excéder 10 Mo.

Les documents sont organisés dans un tableau :

  • Pour chaque document, les informations suivantes sont affichées : Format, Chargé par, Date de chargement, Modifié par et Date de modification.
  • Cliquez sur les en-têtes de colonne pour modifier l'ordre de tri du tableau.
  • Cliquez sur des filtres pour affiner les résultats du tableau.
  • Utilisez l'icône Supprimer pour supprimer un document.
  • Utilisez l'icône Modifier pour modifier le nom de libellé d'un document.

N'oubliez pas d'enregistrer votre licence après avoir apporté des modifications au document.  Les détails complets du document ne seront pas mis à jour tant que la licence n’aura pas été enregistrée.

Signets (facultatif)

Ajouter des liens vers les documents qui se rapportent à la licence comme avenants, des notes, etc. Pour ajouter un lien à la licence :

  1. Inscrivez un libellé de signet pour aider à indiquer vers quel contenu mène le lien.
  2. Inscrivez une URL dans la boîte à cet effet. Les protocoles acceptés sont HTTP, HTTPS et FTP.
  3. Cliquez sur Ajouter signet.

Les libellés de signets sont limités à 40 caractères.

Commentaires (facultatif)

Ajouter des commentaires.

  1. Inscrivez un commentaire dans la boîte et cliquez sur Ajouter pour ajouter le commentaire à la licence.
  2. Cliquez sur Ajouter .
Historique

La section Historique sera disponible après la création de la licence. La section Historique fournit des détails sur :

  • Coûts de la licence
  • Modifications de la licence
Données de sondage (licences pour évaluation)

Voir Sondage sur les licences en évaluation et nombres cibles de réponses.

 

N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir modifié des paramètres.