Notes d'installation de Circulation WorldShare - Juin 2020
Date d'installation : 7 juin 2020
Introduction
Cette version de Circulation WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations.
- Création automatique des frais d'abonnement et gestion intégrée des périodes d'abonnement pour aider votre bibliothèque à contrôler l'accès aux services de circulation et faire gagner du temps au personnel.
- Corrections de problèmes et amélioration de la performance
À la mi-juin 2020, OCLC lancera une nouvelle interface Mon dossier pour remplacer le portail existant pour les usagers des bibliothèques WorldShare. Voir les détails ci-dessous.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
| Action |
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| Surveillez l'OCLC Community Center pour des nouvelles concernant la nouvelle interface Mon dossier. |
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Si votre bibliothèque prévoit utiliser la nouvelle fonctionnalité de gestion des abonnements, consultez les options de configuration associées mentionnées dans ces notes d'installation. Vous voudrez peut-être consacrer du temps à la saisie des dates d'expiration pour les abonnements existants que vous gérez dans un autre système. |
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Gérer les abonnements à la bibliothèque
Votre bibliothèque peut maintenant utiliser Circulation WorldShare pour gérer les abonnements.
Les abonnements sont un moyen pour votre bibliothèque de couvrir ses frais de fonctionnement en demandant à certains ou à tous ses usagers de payer une redevance pour accéder à ses services de prêt. Par exemple, les anciens étudiants ou les chercheurs invités peuvent devoir payer une cotisation annuelle avant d'être autorisés à emprunter des documents. Votre bibliothèque peut exiger un abonnement payant de tous, de certains ou d'aucun de ses usagers.
À partir de cette version, le système vérifiera le statut d'abonnement de l'usager chaque fois que le personnel consultera son compte dans Circulation ou que l'usager tentera d'utiliser les services de circulation dans WorldCat Discovery, Mon dossier, un service compatible SIP2 comme une machine en libre-service, etc. Dans une prochaine version, les politiques d'abonnement seront également appliquées automatiquement lors de la création d'un nouveau compte d'usager.
Si l'abonnement de l'usager est actif, un message apparaîtra dans le haut du dossier de l'usager dans le module Circulation :
Si des frais d'abonnement sont dus, une mise en garde sera affichée l'usager ne pourra pas emprunter des documents, renouveler des prêts, etc. jusqu'à ce que la facture soit entièrement payée ou amnistiée. Si l'abonnement précédent à WorldShare de l'usager a expiré, l'ancienne date d'expiration sera affichée dans la section Sommaire du compte pour référence :
Votre bibliothèque gère peut-être déjà les abonnements dans un autre système. Si les politiques de Circulation indiquent qu'un abonnement est requis pour un nouvel usager ou un usager existant, et qu'aucun abonnement antérieur n'est trouvé dans WorldShare, le système traitera le statut d'abonnement de l'usager comme « inconnu » et vous demandera de mettre à jour le statut de l'usager :
Cliquez sur le lien Mettre à jour pour indiquer s'il s'agit d'un nouvel usager ou d'un usager existant.
Dans la boîte de dialogue Mettre à jour les informations sur l'abonnement, sélectionnez Existant si l'usager a déjà un abonnement actif et payé. Indiquez la date d'expiration de l'abonnement pour débloquer le compte de l'usager sans créer une nouvelle facture :
Toutefois, des frais doivent de nouveau être facturés à l'usager, sélectionnez Nouveau pour utiliser la politique d'abonnement correspondante, créez une facture et bloquez le compte de l'usager jusqu'à ce que la facture soit réglée :
Note. - Tous les rôles pour Circulation et pour les étudiants employés permettent de mettre à jour un statut d'abonnement « inconnu ». Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation.
Communication avec les usagers
Les usagers sont informés de leur statut d'abonnement de diverses façons :
- Le nouvel Avis de facture pour abonnement peut être utilisé pour informer un usager qu'une facture pour abonnement a été créée et portée à son compte.
- Le nouvel Avis de confirmation d'abonnement peut être utilisé pour informer un usager que son abonnement est maintenant actif et l'informer de la date d'expiration de son abonnement.
- Les usagers dont la facture pour abonnement est impayée ou dont le statut d'abonnement est expiré/inconnu ne peuvent pas renouveler leurs prêts actuels dans Mon dossier.
- Des messages appropriés ont été ajoutés dans les écrans pour les kiosques libre-service compatibles avec SIP2.
- Consultez la section Messages personnalisés SIP2 pour apporter des modifications au texte du message par défaut.
Note. - Vous pouvez continuer à utiliser les paramètres des Politiques de types d'usagers pour bloquer automatiquement les usagers dont le compte n'est pas en règle, y compris les usagers ayant trop de frais impayés à leur actif. Vous pouvez également utiliser l'indicateur de blocage pour bloquer manuellement un usager à cause de son statut dans le système d'un autre campus ou pour faire coïncider la date d'expiration de son compte avec la fin de la période d'abonnement, le cas échéant. Les Politiques de types d'usager, l'indicateur de blocage et la date d'expiration du compte continuerons d'être gérés indépendamment de l'abonnement.
Abonnement et services de circulation
Les instructions ci-dessous décrivent ce que vos usagers peuvent et ne peuvent pas faire lorsque leur statut d'abonné est expiré ou inconnu.
| Les usagers dont le statut d'abonnement est inconnu ou expiré ne peuvent pas | Les usagers dont le statut d'abonnement est inconnu ou expiré peuvent |
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Pour commencer
Par défaut, l'abonnement ne sera pas requis pour les usagers de votre bibliothèque.
Vous pouvez vous appuyer sur les politiques d'abonnement pour déterminer automatiquement si un usager doit des frais d'abonnement et pour les conditions de la période d'abonnement.
Si votre bibliothèque souhaite utiliser la gestion des abonnements, vous pouvez commencer par configurer les politiques et paramètres suivants.
- Créez des Politiques d'avis pour les abonnements.
- Tenez vos usagers informés de leur statut d'abonné en activant les avis par courriel.
- Lorsque configurés, les avis sur l'abonnement sont envoyés à chaque heure à tout usager pour lequel une activité reliée à l'abonnement a eu lieu au cours de l'heure précédente.
- Il existe deux types d'avis pour l'abonnement :
- L'Avis de facture pour abonnement est utilisé pour informer l'usager qu'une facture pour abonnement a été créée pour son compte.
- Ce courriel comprend la ligne Objet configurée par votre bibliothèque, le texte de début et le texte de fin, ainsi que le montant facturé et la durée de l'abonnement payée par ce montant.
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Note. - L'Avis de facture standard inclura les détails sur la facture pour abonnement mais non les informations sur la période d'abonnement.
- L'Avis de confirmation d'abonnement informe l'usager que son abonnement a été activé (est en vigueur).
- Ce courriel comprend la ligne Objet configurée par votre bibliothèque, le texte de début et le texte de fin, ainsi que le montant facturé initial et la date d'expiration de l'abonnement.
- L'Avis de facture pour abonnement est utilisé pour informer l'usager qu'une facture pour abonnement a été créée pour son compte.
- Vous pouvez configurer une ou plusieurs versions de chaque politique d'avis dans Configuration des services > Circulation WorldShare >Avis et reçus >Politiques pour avis. Veuillez noter que les avis imprimés ne sont pas pris en charge pour le moment.
- Créez des Politiques d'abonnement.
- Une politique d'abonnement est utilisée pour définir les conditions de l'abonnement, dont le coût et la durée.
- Vous pouvez configurer les politiques d'abonnement dans Configuration des services > Circulation WorldShare > Facturation et suspension > Politiques d'abonnement.
- Configurez le montant des frais, la raison de la facture et la période d'abonnement, c'est-à-dire la durée de l'abonnement après le paiement complet de la facture ou son amnistie.
- Sélectionnez tout avis d'abonnement créé à l'étape précédente.
- Sélectionnez une Politique d'abonnement dans Politiques des types d'usagers.
- Activez les exigences pour l'abonnement en sélectionnant une Politique d'abonnement dans une Politique de type d'usager pertinente.
- Vous pouvez sélectionner une politique d'abonnement dans Configuration des services >Circulation WorldShare > Politiques de types d'usagers.
- Par défaut, aucune politique d'abonnement ne sera sélectionnée.
- Vous pouvez supprimer une politique d'abonnement à tout moment :
- Les abonnements actifs continueront d'être affichés dans les dossiers d'usagers dans Circulation WorldShare.
- Les usagers dont le statut d'abonnement est inconnu ou expiré ne seront plus bloqués par le système.
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Mise en garde : les factures en souffrance qui sont liées à un abonnement devront être annulées manuellement par le personnel. Utilisez le Rapport sur les Amendes et factures en souffrance pour identifier ces factures.
Vous ne pouvez définir des politiques d'abonnement que pour vos propres usagers locaux. Si votre bibliothèque participe à la circulation de groupe, le statut d'abonnement de l'usager déterminera ce qu'il est autorisé à faire dans l'ensemble du groupe. Par exemple, la bibliothèque A peut exiger l'abonnement de ses anciens élèves mais ne peut pas exiger l'abonnement des anciens élèves de la bibliothèque B. Si l'abonnement d'un ancien élève de la bibliothèque A expire, il ne pourra pas emprunter les documents appartenant à une bibliothèque du groupe.
Autres facteurs à considérer
Un abonnement est activé lorsque la facture associée est entièrement payée ou amnistiée OU lorsque le personnel de la bibliothèque fixe une date d'expiration dans le futur lors de la mise à jour du statut d'abonnement d'un abonné existant.
Tous les abonnements prendront fin après 23 h 59 min 59 s, heure de votre établissement, à la date d'expiration indiquée. La durée minimale d'un abonnement est de 1 jour; il expirera à 23 h 59 min 59 s le jour suivant le règlement de la facture liée à l'abonnement.
Les heures d'ouverture de votre bibliothèque ne seront pas considérées dans le calcul de la période d'abonnement. Par exemple, un abonnement de sept jours comprendra le samedi et le dimanche, même si votre bibliothèque est fermée le week-end.
Les dates d'expiration des abonnements ne peuvent pas être modifiées ou effacées une fois qu'elles ont été configurées par le système.
Vous pouvez annuler une facture liée à un abonnement pour indiquer qu'un abonnement payant n'est plus nécessaire. Toutefois, vous devrez peut-être mettre à jour le Type d'usager ou la Politique de type d'usager de l'usager pour vous assurer que le système ne bloquera pas l'usager ou ne recréera pas la facture plus tard. Exemple : une facture a été créée alors qu'un usager avait un Type d'usager nécessitant un abonnement. Depuis, l'usager s'est inscrit à votre établissement et n'a plus besoin de payer le facture. Vous devez mettre à jour le dossier de l'usager pour qu'il reflète l'inscription de l'usager, puis annuler la facture.
Surveillez les notes d'installation pour Circulation WorldShare et Rapport WorldShare et Conception de rapports pour les améliorations apportées à la gestion des abonnements.
Mise à jour du portail Mon dossier prévue pour juin 2020
OCLC lance une nouvelle interface Mon dossier pour remplacer le portail existant pour les usagers des bibliothèques WorldShare. Combinant l'expertise des concepteurs d'interfaces d'OCLC et les suggestions de la communauté, la nouvelle interface offrira une apparence rafraîchie et une meilleure accessibilité.
La première version de la nouvelle interface Mon dossier sera disponible à la mi-juin et des fonctionnalités supplémentaires seront ajoutées à l'avenir. L'accès aux fonctionnalités de Mon dossier dépendra des services OCLC que votre bibliothèque utilise.
- Si votre bibliothèque utilise WorldCat Discovery et les Services de gestion WorldShare, vos usagers bénéficieront d'une interface utilisateur actualisée et conforme aux WCAG 2.1, d'un accès aux informations de circulation de WorldShare (documents empruntés, réservations et frais) et de l'enregistrement de recherches. Vos usagers continueront de gérer leurs listes dans la même Mon dossier qu'ils utilisent actuellement.
- Si votre bibliothèque utilise Tipasa et WorldCat Discovery, ainsi que les Services de gestion WorldShare, vos usagers verront leurs activités de prêt (documents empruntés, réservations et frais), leurs demandes de PEB Tipasa et leurs recherches enregistrées dans une interface unifiée. La nouvelle interface Mon dossier offrira aux usagers des bibliothèques une interface unifiée et facile à utiliser pour gérer toutes leurs activités de prêt entre bibliothèques et de circulation. Cette interface évitera également aux usagers de devoir se déplacer entre le portail usagers Tipasa et les écrans de Mon dossier dans WorldCat Discovery.
- Si votre bibliothèque utilise également la Réserve de cours dans WorldCat Discovery, vos usagers pourront également accéder aux informations de la Réserve de cours à partir de Mon dossier.
- Si votre bibliothèque utilise uniquement les Services de gestion WorldShare, la nouvelle interface Mon dossier offrira aux usagers de votre bibliothèque une nouvelle apparence et une meilleure accessibilité pour examiner leurs activités de prêt.
Les usagers de la bibliothèque n'auront pas besoin de faire quoi que ce soit pour commencer à utiliser les nouveaux écrans de Mon dossier. Toutes les informations qui se trouvent dans leur profil/dossier actuel seront transférées automatiquement. Toutefois, nous avons identifié quelques mesures que vous pourriez vouloir prendre pour vous préparer à ce changement. Nous publierons plus de détails bientôt.
La documentation pour WorldShare, WorldCat Discovery et Tipasa est actuellement mise à jour avec des informations sur la nouvelle interface Mon dossier et sera disponible lorsque l'interface actualisée sera disponible en juin.
Veuillez contacter le service d'assistance technique OCLC de votre région pour toute question concernant l'utilisation de la nouvelle interface Mon dossier.
Problèmes corrigés
La valeur '| - Aucune tentative de coder' pour l'état de réception de NFL entraînait des erreurs lors de la gestion des documents
Les NFL ayant une valeur inattendue pour État de réception (008/06) (en anglais) entraînaient des erreurs lorsque le personnel de la bibliothèque consultait l'écran Exemplaires, tentait de recevoir de nouveaux numéros de périodiques, etc. Les valeurs d'état de réception inattendues seront maintenant traitées comme « 0 - Inconnu ».
Lors de la mise à jour des documents, la devise du coût du document n'était pas respectée
Lors de la modification d'un document dans Recherche de documents, tous les coûts des documents étaient enregistrés dans la devise de votre bibliothèque indiquée dans le WorldCat Registry, même si la NFL incluait à l'origine le coût dans une devise différente. Le formulaire de modification de document a été mis à jour pour vous permettre de sélectionner et d'enregistrer un coût dans n'importe quelle devise déjà incluse dans la NFL.
Ce changement a été installé le 30 mai 2020.
Note. - Utilisez Gestion des notices WorldShare pour gérer les coûts avec une nouvelle devise.
Problèmes connus
Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).
Liens importants
Notes d'installation de Gestion des notices WorldShare
La version de mai 2020 de Gestion des notices WorldShare comprend de nouvelles capacités de modification en lot pour aider votre bibliothèque à mettre à jour des ensembles de NFL.
Votre bibliothèque peut maintenant définir des scripts de modification en lot pour :
- Ajouter ou supprimer n'importe quelle zone ou sous-zone de NFL
- Remplacer une chaîne dans n'importe quelle sous-zone de NFL
Cette version comprend également plusieurs améliorations à l'impression des étiquettes et au tri des résultats de recherche de NFL.
Pour plus de détails, voir les Notes d'installation de Gestion des notices WorldShare.
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.