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Notes d'installation de Circulation WorldShare - Juillet 2020

 

Date d'installation : 19 juillet 2020

Introduction

Cette version de Circulation WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations.

  • Mise à jour des index pour faciliter la recherche d'usagers par identifiant, adresse électronique ou numéro de téléphone.
  • Améliorations de la gestion des abonnements à la bibliothèque en vue d'améliorer l'automatisation et les avis aux usagers
  • Corrections de problèmes et amélioration de la performance

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Action

Si votre bibliothèque prévoit utiliser la nouvelle fonctionnalité de gestion des abonnements, consultez les options de configuration associées mentionnées dans ces notes d'installation.

Surveillez l'OCLC Community Center pour des nouvelles concernant la nouvelle interface Mon dossier.

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Mise à jour des options de recherche d'usagers

Les options de recherche disponibles sous Services aux usagers ont été mises à jour pour refléter les changements dans Administration WorldShare. Pour plus de détails, voir les Notes d'installation d'Administration WorldShare.

Nous apprécions les commentaires reçus concernant ces changements et nous continuerons à travailler sur l'amélioration de la recherche. Voici la première phase des améliorations; d'autres modifications seront apportées lors d'une prochaine installation en 2020.

Sous Services aux usagers :

  • L'index Tout a été supprimé.
  • L'index Nom est le nouvel index par défaut pour la deuxième option de recherche d'usagers.
  • Les index Identifiant, ID usager à la source, Adresse électronique et Numéro de téléphone ont été ajoutés.

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L'index Nom est maintenant utilisé lorsque vous cherchez un usager pour créer un lien vers une réservation, une mise de côté ou une réservation de salle, ou lorsque vous sélectionnez un compte d'usager à utiliser pour télécharger le Client hors ligne.

 Note. - L'index Tout ne fonctionnera pas comme prévu entre le 17 juillet et la nouvelle installation du service Circulation le 19 juillet. Durant cette période, si Tout est sélectionné, la recherche sera effectuée dans l'index Identifiant uniquement.

Améliorations de la gestion des abonnements à la bibliothèque

Les abonnements sont un moyen pour votre bibliothèque de couvrir ses frais de fonctionnement en demandant à certains ou à tous ses usagers de payer une redevance pour accéder à ses services de prêt. Par exemple, les anciens étudiants ou les chercheurs invités peuvent devoir payer une cotisation annuelle avant d'être autorisés à emprunter des documents. Pour plus de détails, voir Notes d'installation de Circulation WorldShare - Juin 2020.

La gestion des abonnements a été améliorée grâce à une meilleure automatisation et l'ajout d'un nouvel avis de rappel d'expiration d'abonnement.

Créer automatiquement des factures en lien à l'abonnement pour les nouveaux usagers et les abonnements expirés

Avant cette version, le système vérifiait le statut d'abonnement de l'usager uniquement lorsque le personnel consultait le compte de l'usager dans Circulation ou que l'usager tentait d'utiliser les services de circulation dans WorldCat Discovery, Mon dossier, un service compatible SIP2 comme une machine en libre-service, etc.

L'automatisation a été améliorée et les usagers sont maintenant rapidement informés lorsqu'une facture liée à leur abonnement a été émise. Aucune modification de configuration n'est nécessaire pour profiter de ces améliorations.

Dorénavant, les politiques d'abonnement seront appliquées automatiquement lorsqu'un nouveau compte d'usager sera créé dans Circulation WorldShare, Administration WorldShare, lors du chargement de données sur les usagers ou dans l'API WorldShare Identity Management. Si le nouvel usager a un type d'usager qui exige un abonnement payant, la facture sera immédiatement créée dans Circulation.

 Note. - Le personnel de la bibliothèque continuera d'être invité à mettre à jour manuellement le statut d'abonnement des usagers ayant un statut d'abonnement inconnu, par exemple, les usagers créés avant la configuration de Politique d'abonnement, les usagers qui sont mis à jour pour avoir un type d'usager qui nécessite un abonnement, etc.

De plus, lorsque l'abonnement d'un usager expire, le système vérifiera automatiquement si son type d'usager actuel exige un abonnement payant. Si un abonnement à la bibliothèque est requis, le système créera une facture d'abonnement dans Circulation et empêchera l'usager d'emprunter ou de renouveler des documents. La date d'expiration de l'abonnement précédent de l'usager sera affichée au personnel de la bibliothèque dans la section Sommaire du compte du dossier de l'usager pour référence jusqu'à ce que la nouvelle facture soit entièrement payée ou amnistiée.

Avis de rappel d'expiration d'abonnement

Le nouvel Avis de rappel d'expiration d'abonnement peut être utilisé pour informer un usager que son abonnement payant expirera bientôt. Ce rappel par courriel peut être envoyé un ou plusieurs jours avant l'expiration de l'abonnement.

Ce courriel comprend la ligne Objet configurée par votre bibliothèque, le texte de début et le texte de fin, ainsi que la date d'expiration de l'abonnement actuel de l'usager.

Vous pouvez configurer une ou plusieurs versions de chaque politique d'avis dans Configuration des services > Circulation WorldShare >Avis et reçus  >Politiques pour avis. Veuillez noter que les avis imprimés ne sont pas pris en charge pour le moment.

Vous pouvez ensuite lier un rappel d'expiration à une ou plusieurs Politiques d'abonnement et indiquer quand l'avis doit être envoyé.

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 Note : Les rappels d'expiration d'abonnement ne seront pas envoyés pour certains abonnements créés avant le 19 juillet 2020. Plus précisément, les rappels d'expiration ne seront pas envoyés pour les abonnements « existants » qui ont été créés dans WorldShare sans facture d'abonnement, c'est-à-dire les abonnements des usagers qui avaient déjà un abonnement actif à votre bibliothèque. Après cette installation, des rappels d'expiration seront envoyés pour tous les types d'abonnement si une Politique d'avis est sélectionnée dans la Politique d'abonnement.

Problèmes corrigés

Document retiré lorsque la casse des lettres du code-barres était modifiée

Le changement de la casse (majuscule, minuscule) des lettres dans le code-barres d'un document entraînait parfois le retrait du document. Par exemple, le fait de changer le code-barres du document de ABC à abc dans Gestion des notices entraînait le retrait du document dans Circulation.

Maintenant, le système reconnaîtra le changement de casse et mettra à jour les détails sur le document.

 Note. - Si votre bibliothèque doit pouvoir chercher avec les deux versions du code-barres du document, vous devez conserver le code-barres précédent dans les zones 876-878 $r. Par exemple : 876 $p abc $r ABC La mise à jour des détails sur le document à l'aide de la fonctionnalité Recherche de documents permet d'enregistrer automatiquement la valeur précédente du code-barres dans les zones 876-878 $r.

Affichage incorrect des caractères spéciaux dans le nom d'établissement

Si le nom de votre établissement contenant des apostrophes et autres caractères spéciaux, ceux-ci n'étaient pas toujours affichés correctement lors de la création ou de la modification des réservations, de la révision des factures, etc. dans Circulation. Ce problème a été résolu.

Problèmes connus

Voir la rubrique Problèmes connus (en anglais).

Liens importants

Améliorations apportées à Mon dossier en juillet 2020

Une nouvelle version de l'interface Mon dossier sera disponible le 8 juillet 2020. Cette version contiendra plusieurs améliorations et corrections de problèmes. Notamment :

  • Affichage des images de couverture pour aider les usagers à identifier facilement les documents dans leurs listes
  • Affichage amélioré des informations du profil de l'usager et des options de communication

Pour plus de détails, voir Notes d'installation de Circulation WorldShare pour Mon dossier - Juillet 2020 et Problèmes corrigés (en anglais).

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.