Gérer les abonnements à la bibliothèque

Comment gérer les abonnements payants de vos usagers.

Gérez les abonnements payants à Circulation WorldShare si votre bibliothèque exige des frais pour accéder aux services de prêt de la bibliothèque pour certains ou tous les usagers. Par exemple, les anciens étudiants ou les chercheurs invités peuvent devoir payer une cotisation annuelle avant d'être autorisés à emprunter des documents.

Par défaut, l'abonnement n'est requis pour aucun des usagers de votre bibliothèque.

Configurer les Politiques d'abonnement

Pour gérer les abonnements dans Circulation WorldShare, vous devez configurer les paramètres ci-dessous. Le système vérifiera si un type d'usager doit avoir un abonnement dès que son dossier sera créé et la facture sera générée automatiquement. 

 Note. - Vous ne pouvez définir des politiques d'abonnement que pour vos propres usagers locaux. Si votre bibliothèque participe à la circulation de groupe, seul le personnel de la bibliothèque d'appartenance de l'usager peut mettre à jour un statut d'abonnement inconnu.

Créer des Politiques d'avis pour les abonnements.

Vous pouvez configurer une ou plusieurs versions de chaque politique d'avis dans Configuration des services > Circulation WorldShare >Avis et reçus  >Politiques pour avis. Les avis imprimés ne sont pas pris en charge pour le moment. Pour plus de détails, voir Politiques pour avis.

Les avis sur l'abonnement sont envoyés à chaque heure à tout usager pour lequel une activité reliée à l'abonnement a eu lieu au cours de l'heure précédente.

Types d'avis pour les abonnements

  • Avis de facture pour abonnement - Informer l'usager qu'une facture pour abonnement a été créée pour son compte.
    • Ce courriel comprend la ligne Objet configurée par votre bibliothèque, le texte de début et le texte de fin, ainsi que le montant facturé et la durée de l'abonnement payée par ce montant.

       Note. - L'Avis de facture standard inclura les détails sur la facture pour abonnement mais non les informations sur la période d'abonnement.

  • Avis de confirmation d'abonnement - Informe l'usager que son abonnement a été activé (est en vigueur).

    • Ce courriel comprend la ligne Objet configurée par votre bibliothèque, le texte de début et le texte de fin, ainsi que le montant facturé initial et la date d'expiration de l'abonnement.

  • Avis de rappel d'expiration d'abonnement - Informe l'usager que son abonnement expirera bientôt.

    • Cet avis comprend le champ Objet (sujet) configuré par votre bibliothèque, le texte de début et le texte de fin du message.

    • Indiquez combien de jours, avant l'expiration de l'abonnement, un Rappel d'expiration d'abonnement doit être envoyé à l'usager dans les Politiques d'abonnement. 

Créer des Politiques d'abonnement

Une politique d'abonnement est utilisée pour définir les conditions de l'abonnement, dont le coût et la durée. Vous pouvez configurer les politiques d'abonnement dans Configuration des services > Circulation WorldShare > Facturation et suspension > Politiques d'abonnement. Pour plus de détails, voir Politiques d'abonnement.

  1. Configurez le montant des frais, la raison de facturation et la période d'abonnement, c'est-à-dire la durée de l'abonnement après le paiement complet de la facture ou son amnistie.
    • Les dates d'expiration des abonnements ne peuvent pas être modifiées ou effacées une fois qu'elles ont été configurées par le système.
    • Les heures d'ouverture de votre bibliothèque ne seront pas considérées dans le calcul de la période d'abonnement.
    • La durée minimale d'un abonnement est d'un jour.
    • Tous les abonnements prendront fin après 23 h 59 min 59 s, heure de votre établissement, à la date d'expiration indiquée.
  2. Sélectionnez tout avis d'abonnement créé précédemment.

Sélectionner une Politique d'abonnement dans Politiques des types d'usagers

Activez les exigences pour l'abonnement en sélectionnant une Politique d'abonnement dans une Politique de type d'usager pertinente. Les Politiques de types d'usagers sont créées dans Configuration des services > Circulation WorldShare > Politiques de types d'usagers. Pour plus de détails, voir Politiques de types d'usagers.

  • Par défaut, aucune politique d'abonnement ne sera sélectionnée.
  • Vous pouvez supprimer une politique d'abonnement à tout moment.
    • Les abonnements actifs continueront d'être affichés dans les dossiers d'usagers dans Circulation WorldShare.
    • Les usagers dont le statut d'abonnement est inconnu ou expiré seront bloqués par le système.

    •  Mise en garde : les factures en souffrance qui sont liées à un abonnement devront être annulées manuellement par le personnel. Utilisez le Rapport sur les Frais et factures impayés pour identifier ces factures.

Abonnements dans Circulation WorldShare

Un abonnement est activé lorsque :

Statuts d'abonnement

Le statut d'abonnement de l'usager apparaît dans le haut du dossier de l'usager dans l'interface de Circulation WorldShare.

Statuts d'abonnement Message dans le dossier de l'usager Notes
Actif

L'abonnement expirera le [date et heure].

Capture d'écran d'un message d'abonnement actif dans Circulation WorldShare

 Le statut d'abonnement est à jour.
Des frais d'abonnement sont dus

Des frais d'abonnement doivent être payés pour activer l'abonnement.

Capture d'écran d'un message indiquant que des frais d'abonnement sont dus dans Circulation WorldShare

L'usager ne pourra pas emprunter des documents ou renouveler des prêts jusqu'à ce que la facture soit entièrement payée ou amnistiée.

Si l'abonnement précédent de l'usager a expiré, l'ancienne date d'expiration sera affichée dans la section Sommaire du compte du dossier de l'usager.

Sélectionnez le lien Frais d'abonnement pour régler les frais impayés.
Statut d'abonnement inconnu

Statut d'abonnement inconnu. Mettre à jour les informations sur l'abonnement.

Capture d'écran d'un message indiquant un statut d'abonnement inconnu dans Circulation WorldShare

Si vos politiques de Circulation indiquent qu'un abonnement est requis pour un nouvel usager ou un usager existant, et qu'aucun abonnement n'est trouvé dans WorldShare, Circulation vous demandera de mettre à jour le statut de l'usager.

Cliquez sur le lien Mettre à jour pour indiquer s'il s'agit d'un nouvel usager ou d'un usager existant.

  • Tous les rôles pour Circulation et pour les étudiants employés permettent de mettre à jour un statut d'abonnement inconnu. Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation.

Dans l'écran Mettre à jour les informations sur l'abonnement :

  • Indiquez si le statut d'abonnement est Existant ou Nouveau.
    • Existant - Sélectionnez si l'usager a déjà un abonnement actif et payé. Indiquez la Date d'expiration de l'abonnement pour débloquer le compte de l'usager sans créer une nouvelle facture.
    • Nouveau - Sélectionnez pour utiliser la politique d'abonnement correspondante, créez une facture et bloquez le compte de l'usager jusqu'à ce que la facture soit réglée.
  • Indiquez la Date d'expiration de l'abonnement. Les dates d'expiration des abonnements ne peuvent pas être modifiées ou effacées une fois qu'elles ont été configurées par le système.

Communication avec les usagers 

Informez les usagers du statut de leur abonnement.

  • Avis de facture pour abonnement - Peut être utilisé pour informer un usager qu'une facture pour abonnement a été créée et portée à son compte.
  • Avis de confirmation d'abonnement - Peut être utilisé pour informer un usager que son abonnement est maintenant actif et l'informer de la date d'expiration de son abonnement.
  • Avis de rappel d'expiration d'abonnement - Peut être utilisé pour informer un usager que son abonnement expirera bientôt.
  • Les usagers dont la facture pour abonnement est impayée ou dont le statut d'abonnement est expiré/inconnu ne peuvent pas renouveler leurs prêts actuels dans Mon dossier.
  • Des messages appropriés ont été ajoutés dans les écrans pour les kiosques libre-service compatibles avec SIP2. Pour la configuration des messages, voir Messages SIP2 personnalisés.

Abonnement et services de circulation 

Les usagers dont le statut d'abonnement est inconnu ou expiré ne peuvent pas :

  • Emprunter des documents.
  • Renouveler le prêt d'un document (inclut les renouvellements automatiques).
  • Récupérer des documents réservés ou mis de côté.
  • Effectuer des activités d'emprunt à titre de mandataire.
    • Tous les comptes mandataires partageront le statut d'abonnement du compte principal.
  • Utiliser les services compatibles SIP2 qui utilisent Demande d’informations sur l'usager (Patron Information Request) pour vérifier si un usager est en règle. 

Les usagers dont le statut d'abonnement est inconnu ou expiré peuvent :

  • Chercher dans WorldCat Discovery et accéder aux ressources électroniques.
  • Voir l'écran Mon dossier.
  • Recevoir des avis par courriel.
  • Retourner des documents prêtés.
  • Déclarer des documents prêtés comme étant perdus ou retournés.
  • Effectuer des réservations et des mises de côté, réserver des salles, et rappeler des documents prêtés à d'autres usagers.
  • Créer, payer, rembourser des factures.
  • Procéder à certaines activités restreintes si :
    • Vous décidez d'autoriser un prêt ou un renouvellement à votre discrétion.
    • L'événement s'est produit hors ligne et est ensuite chargé dans WorldShare.
  • Utiliser les services compatibles SIP2 qui utilisent Demande du statut de l'usager (Patron Status Request) pour vérifier si un usager est valide.