Avis de document rappelé en retard

Créer le bordereau Avis de document rappelé en retard

Pour créer un bordereau :

1. Dans l'écran Bordereaux -- Prêts, sélectionnez Avis de document rappelé en retard dans la liste déroulante Créer un bordereau.
2. Entrez les valeurs suivantes :

   Paramètre	Description
   Nom	Entrez un nom pour le bordereau. Le nom doit être unique par établissement. Limite de 50 caractères.
   Sujet	Inscrivez une ligne d'objet pour las avis par courriel. Limite de 255 caractères.
   Logo (facultatif)	Sélectionnez une image de logo à inclure. Les logos disponibles sont configurés dans l’écran Gestion des images de logo.

3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Facultatif. Saisissez un en-tête et/ou un bas de page pour votre avis. Cliquez sur Modifier sous chaque section à modifier.
   • Limite de 50 000 caractères pour chacune.
   • Pour ajouter un lien Web à l'en-tête ou au bas de page, saisissez ${ et saisissez le Nom du lien Web souhaité tel que configuré dans l'écran Gestion des liens Web dans un bloc de texte. Sélectionnez le lien Web en fonction du nom configuré.
   • Pour ajouter un Message par type d'usager à l'en-tête ou au bas de page, saisissez ${Patron Type Message dans un bloc de texte. Une fois le bordereau associé à la section Avis de la Politique de prêt, le bordereau inclura le message par type d'usager lorsque l'avis sera envoyé ce type d'usager. Si plusieurs messages par type d'usager sont associés à un type d'usager particulier, chaque message sera inclus dans l'en-tête ou le bas de page.
   • Pour ajouter des champs de données supplémentaires, utilisez la forme ${Champ de données pour saisir les informations souhaitées. Exemple : ${Item Barcode
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Ajouter des Détails sur le prêt
   1. Déterminez comment organiser les détails sur le prêt. Options disponibles :
      • Titre
      • Date/heure du prêt
      • Date/heure d'échéance
   2. Choisissez comment formater les détails du bloc. Options disponibles :
      • Liste simple - Liste alignée d’objets de données dans l’ordre spécifié par le bordereau.
      • Tableau simple - Tableau d’objets de données dans l’ordre spécifié par le bordereau.
   3. Ajoutez les zones de données à inclure dans le bordereau. 
      • Chaque bordereau a différents champs de données disponibles pour les blocs répétables.  Voir Gestion des libellés des champs pour la description des champs de données disponibles.

      • Zones de données disponibles :

        • Auteur
        • Édition
        • Langue du document
        • Genre de matériel
        • Numéro OCLC
        • Année de publication
        • Éditeur
        • Titre
        • Titre (20)
        • Code-barres du document
        • Cote du document
        • Description du document
        • Énumération et chronologie du document
        • Établissement détenteur du document
        • Localisation détentrice du document
        • Emplacement sur les rayons du document
        • Indicateur de renouvellement automatique
        • Date/heure du prêt
        • Date/heure d'échéance
        • Montant estimé pour retard
        • Date/heure de très en retard
        • Plus récente raison de facturation: Retard
        • Montant évalué des factures pour retard
        • Indicateur de mandataire de prêt
        • Date/heure du rappel
        • Nombre de renouvellements

      • Faites glisser les zones de données vers le haut ou le bas pour modifier l’ordre dans lequel elles apparaissent. 
7. Facultatif. Configurez un message texte à envoyer aux usagers avec la communication souhaitée. Activez ensuite l'intégration du message dans l'écran Activer les types d'avis.
   • Notez la limite de caractères pour votre système de messagerie. Les messages qui dépassent cette longueur peuvent être tronqués lors de la livraison.
   • Pour plus de détails, voir Intégration des avis par messages textes.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Assigner le bordereau Avis de document rappelé en retard à une politique de prêt

Pour plus d'informations sur la création ou la modification des Politiques de prêt, voir Politiques de prêt. 

Dans l'écran de la politique de prêt, remplissez la section Avis de document rappelé en retard :

• Configurer l'avis - Sélectionnez Oui pour afficher toutes les options de configuration. Configurez tous les paramètres pour les options de configuration affichées.
  • Premier choix d'adresse de réponse - Sélectionnez l'adresse de réponse pour l'avis. Options disponibles :
    • Utiliser l'adresse par défaut du système (no-reply@oclc.org).
    • Utiliser l’adresse configurée par type d'usager. Pour plus de détails, voir Adresses de réponse. 
    • Liste des adresses générales configurées par l'établissement. Pour plus de détails, voir Adresses de réponse. 
  • Deuxième choix d'adresse de réponse - Sélectionnez la deuxième adresse de réponse. Ce paramètre apparaît uniquement si l'option Utiliser l’adresse configurée par type d'usager est sélectionnée comme Premier choix d'adresse de réponse. 
  • Emprunt par mandataire - Déterminez comment envoyer des avis lorsqu'un document est emprunté par un compte mandataire. Options disponibles :
    • Envoyer uniquement à l'usager principal
    • Envoyer uniquement à l'usager mandataire
    • Envoyer à l'usager principal et à l'usager mandataire
  • Utiliser les heures d'ouverture pour calculer les avis de retard?
    • Sélectionnez oui pour calculer les avis de retard en fonction des Heures d'ouverture définies dans le module WorldCat Registry de Configuration des services OCLC.
  • Configurer la facturation pour retard?
    • Sélectionnez Oui pour créer des factures au moment de l'envoi de l'avis alors que le document est prêté. L'avis de retard doit être activé dans l'écran Paramètres du module Prêts dans Configuration des services OCLC pour que la facture soit créée.
  • Série d'avis programmés - Indiquez quand l'avis doit être envoyé après la date d'échéance. 
    • Indiquez quand, après la date d'échéance, l'avis doit être envoyé. Options disponibles :
      • Minutes
      • Heures
      • Jours
      • Semaines
      • Mois
    • Sélectionnez le Moment de l'envoi de l'avis. Options disponibles :
      • Au moment de l'échéance
      • À l'ouverture
      • À l'heure de fermeture
      • À une heure précise. Si cette option est sélectionnée, une boîte supplémentaire, permettant d'indiquez l'heure, sera affichée.
    • Sélectionnez la Facture fixe. Voir Raisons de facturation pour plus de détails. 
    • Sélectionnez une Règle de facturation. Options disponibles :
      • Facture pour chaque document
      • Facture pour chaque avis
    • Sélectionnez le Bordereau d'avis. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un bordereau Avis de document rappelé en retard. Pour plus de détails, voir Avis de document rappelé en retard. 
  • Répéter le dernier avis? 
    • Indiquez s'il faut envoyer de nouveau l'avis selon un calendrier précis. Options disponibles :
      • Jamais 
      • Quotidien
      • Hebdomadaire
      • Mensuel

Activer le bordereau Avis de document rappelé en retard

Activez le bordereau dans l'écran Activer les types d'avis. Une fois activé, l'ancien avis Avis de rappel sera désactivé.

 Mise en garde - N'activez pas les boutons bascule pour activer les avis ci-dessus avant d'avoir rempli tous les champs obligatoires du bordereau.

Ajouter une traduction pour les groupes WorldShare

La langue par défaut du groupe apparaîtra comme premier onglet lors de la création ou de la modification d'un bordereau Avis de document rappelé en retard. Des onglets pour les langues supplémentaires apparaîtront dans le haut de l'écran. 

Le Nom du bordereau sera reporté dans chaque langue subséquente. Une traduction devrait être ajoutée pour les champs suivants :

• Sujet
• Logo
• En-tête
• Bas de page

Les informations de la section Informations générales doivent être saisies et enregistrées pour voir ou modifier le bordereau pour les autres langues. 

Les paramètres de la section Détails sur le prêt du bordereau sont reportés de la langue par défaut. Si des champs de données sont saisis, le champ de données traduit apparaîtra dans les langues subséquentes. Si un nom de champ de données personnalisé est sélectionné, la traduction personnalisée sera également utilisée. Pour plus d'informations, voir Gestion des libellés des champs.

 Note. - Chaque block de données est déterminé par la configuration de la langue par défaut. Des champs de données différents ou supplémentaires ne peuvent pas être ajoutés selon la langue.