Confirmation de règlement de facture
Utilisez cet avis pour informer l'usager qu’une facture a été payée ou amnistiée.
Mise en garde - Lorsqu'une bibliothèque active un Avis de nouvelle génération, le ou les anciens avis correspondants seront désactivés (s'ils avaient été activés). Pour les bibliothèques group aware, OCLC recommande de coordonner une fenêtre de déploiement unique des Avis de nouvelle génération dans l'ensemble du groupe pour éviter l'envoi d'avis différents aux usagers qui empruntent auprès de plusieurs bibliothèques.
Créer le bordereau Confirmation de règlement de facture
Pour accéder aux bordereaux d'avis de facturation, accédez à Configuration des services > Circulation WorldShare > Avis de nouvelle génération > Bordereaux > Facturation.
Mise en garde - Nous vous recommandons fortement d'examiner préalablement vos bordereaux d'avis de facturation et vos attributions de politiques de types d'usagers, en particulier dans les environnements de groupe, afin de garantir une distribution ininterrompue des reçus aux comptoirs de service. Si un bordereau de facturation n'est pas assigné à un type d'usager, il est possible que le personnel ne soit pas en mesure de générer un reçu imprimé ou envoyé par courriel au moment du règlement de la facture. Il est impossible de recréer un reçu une fois la transaction terminée.
Pour créer un bordereau :
- Dans l'écran Bordereaux - Facturation , sélectionnez Confirmation de règlement de facture dans la liste déroulante Créer un bordereau.
- Entrez les valeurs suivantes :
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Nom |
Entrez un nom pour le bordereau.
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| Sujet |
Inscrivez une ligne d'objet pour las avis par courriel.
|
- Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif. Saisissez un en-tête et/ou un bas de page pour votre avis. Cliquez sur Modifier sous chaque section à modifier.
- Limite de 50 000 caractères pour chacune.
- Pour ajouter un lien Web à l'en-tête ou au bas de page, saisissez ${ et saisissez le Nom du lien Web souhaité tel que configuré dans l'écran Gestion des liens Web dans un bloc de texte. Sélectionnez le lien Web en fonction du nom configuré.
- Pour ajouter un Message par type d'usager à l'en-tête ou au bas de page, saisissez ${Patron Type Message dans un bloc de texte. Lorsqu'un bordereau est assigné à une politique de circulation et qu'un avis est déclenché, l'avis contiendra tous les messages par type d'usager assigné au type d'usager du destinataire. Si plusieurs messages par type d'usager sont associés à un type d'usager particulier, chaque message sera inclus dans l'en-tête ou le bas de page.
- Pour ajouter des champs de données supplémentaires, utilisez la forme ${Champ de données pour saisir les informations souhaitées. Exemple : ${Item Barcode
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Modifier dans le bas de la section Détails du règlement de la facture pour configurer les champs Organiser Détails du règlement de la facture par, Type de formatage et Champs de données de votre avis.
- Sélectionnez une méthode d'organisation dans la liste déroulante Organiser Détails de la facture par (obligatoire). Options disponibles :
- Montant de la facture réglé
- Date/heure de règlement de la facture
- Type de règlement de la facture
- Sélectionnez un format dans la liste déroulante Type de formatage (requis). Options disponibles :
- Liste simple (Simple List)
- Tableau simple (Simple Table)
- Cliquez sur Ajouter un champ de données pour sélectionner parmi les champs disponibles. Au moins un champ de données doit être sélectionné. Voir Gestion des libellés des champs pour la description des champs de données disponibles.
- Pour supprimer un champ de données, cliquez sur l'icône de poubelle à côté du champ à supprimer. Il est également possible de cliquer sur les champs et de les faire glisser pour modifier l'ordre dans lequel ils apparaissent dans l'avis.
- Sélectionnez une méthode d'organisation dans la liste déroulante Organiser Détails de la facture par (obligatoire). Options disponibles :
- Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif. Inscrivez un message texte pour votre avis. Ce message peut être tronqué en fonction de la longueur réelle de son contenu. Notez la limite de caractères de votre système de messagerie.
- Cliquez sur Enregistrer.
Assigner le bordereau Confirmation de règlement de facture à une politique de type d'usager
Mise en garde - Si un bordereau de facturation n'est pas assigné à un type d'usager, il est possible que le personnel ne soit pas en mesure de générer un reçu imprimé ou envoyé par courriel au moment du règlement de la facture.Il est impossible de recréer un reçu une fois la transaction terminée. Il est impossible de recréer un reçu une fois la transaction terminée.
Après avoir créé le bordereau Confirmation de règlement de facture, dans la section Bordereaux-Réservations et mises de côté sous Avis de nouvelle génération, associez ce bordereau à toutes les Politiques de types d'usagers pour que le bordereau puisse être utilisé. Pour plus de détails, voir Politiques de types d'usagers.
Les paramètres suivants devront être configurés pour chaque Politique d'usager à laquelle l'avis sera associé :
- Configurer l'avis - Sélectionnez Oui pour afficher toutes les options de configuration. Configurez tous les paramètres pour les options de configuration affichées.
- Bordereau - Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un bordereau. Pour plus de détails, voir Confirmation de règlement de facture.
- Fréquence - Choisissez quand cet avis doit être envoyé aux usagers. Options disponibles :
- Dès que possible
- Jamais
- Premier choix d'adresse de réponse - Sélectionnez l'adresse de réponse pour l'avis. Options disponibles :
- Utiliser l'adresse par défaut du système (no-reply@oclc.org).
- Utiliser l’adresse configurée par type d'usager. Pour plus de détails, voir Adresses de réponse.
- Liste des adresses générales configurées par l'établissement. Pour plus de détails, voir Adresses de réponse.
Activer le bordereau Confirmation de règlement de facture
Activez le bordereau dans l'écran Activer les types d'avis.
Mise en garde - N'activez pas les boutons bascule pour activer les avis ci-dessus avant d'avoir rempli tous les champs obligatoires du bordereau.