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Approbation et préparation des réservations

Comment gérer l'approbation et la préparation des réservations dans Circulation WorldShare.

Configurer l'approbation et la préparation

Vous pouvez facultativement activer des paramètres pour l'approbation et la préparation des demandes de réservations dans Circulation WorldShare.Lorsque ces paramètres sont activés, le matériel n'apparaîtra pas comme étant prêt à être récupéré à l'usager ou à d'autres membres du personnel avant que la réservation ne soit approuvée et/ou préparée.

Pour demander automatiquement l'approbation ou la préparation lors du traitement des réservations, activez les nouvelles options Approbation de la réservation et Préparation de la réservation dans la section Fourniture de vos Politiques pour fourniture des réservations. (Configuration des services OCLC > Circulation WorldShare > Réservations et mises de côté)

Vous pouvez demander manuellement une approbation ou une préparation occasionnelle pour une réservation en utilisant la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans Circulation WorldShare.

 Note : Si votre bibliothèque est membre d'un groupe de circulation, veuillez noter que les Politiques pour fourniture des réservations sont contrôlées par l'établissement propriétaire du document. Par conséquent, le personnel de votre bibliothèque peut voir des messages d'approbation ou de préparation pour des documents non locaux qui seront récupérés dans l'une des succursales de votre bibliothèque même si votre bibliothèque n'a pas activé l'approbation ou la préparation pour les documents de votre propre collection.

L'un des rôles suivants est requis pour gérer l'état de préparation des réservations :

  • Circulation Admin
  • Circulation Comptoir
  • Circulation Comptoir Confidentialité
  • Employé Étudiant
  • Employé Étudiant Circulation

L'un des rôles suivants est requis pour gérer l'état d'approbation des réservations :

  • Circulation Admin
  • Circulation Comptoir
  • Circulation Comptoir Confidentialité

Pour plus de détails, voir Rôles pour les comptes de Circulation.

Afficher et modifier l'approbation ou la préparation des demandes de réservation existantes

Le système déterminera si l'approbation ou la préparation est requise par la politique de la bibliothèque lorsque le document est initialement retourné à l'endroit de collecte pour remplir la réservation. Vous pouvez voir et modifier la condition d'approbation ou de préparation de la réservation dans la boîte de dialogue Modifier une demande de réservation.

Les états d'approbation et de préparation de la réservation peuvent être modifiés jusqu'à ce que la réservation soit récupérée, utilisée, complétée, supprimée ou expirée.

Vous pouvez accéder à la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation dans l'écran Retour, dans la liste de réservations de l'usager ou dans le rapport Endroits de collecte :

  1. Dans le dossier d'usager, cliquez sur l'onglet Réservations.
  2. Sous l'onglet Réservations, dans la colonne Titre de la réservation que vous voulez modifier, cliquez sur le lien Modifier.
  3. Dans la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation, modifiez les états d'approbation et de préparation au besoin. États possibles :
    • Non requise - L'approbation ou la préparation n'est pas requise. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
    • Approbation et préparation requises - La réservation doit être approuvée et/ou le document préparé par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document réservé ne sera pas affiché comme Prêt pour utilisation lorsque dans cet état.
    • Approuvée/Préparée - L'approbation ou la préparation a été effectuée par un membre du personnel autorisé de la bibliothèque. Le document peut être prêté ou utilisé sur place.
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Approuver ou préparer une demande de réservation

Une réservation conservera (et retournera à) l'état En préparation si une approbation ou une préparation est requise.

  • L'usager demandeur ne recevra pas d'avis de récupérer la réservation et ne verra pas que le document est prêt dans Mon dossier, dans les bornes de libre-service, etc. tant que les processus d'approbation et/ou de préparation ne seront pas terminés.
  • Tant que la réservation n'est pas prête à être récupérée, Mon dossier indique que le document est en transit vers l'endroit de collecte.
  • Pour garantir que les usagers disposent de la Durée sur le rayon des réservations adéquate pour récupérer le document, le système ne commencera pas à comptabiliser la Durée sur le rayon des réservations avant que l'état de la réservation ne soit Prêt pour utilisation.

Utilisez la colonne Actions pour confirmer l'approbation ou la préparation de la demande de réservation sous l'onglet Réservations du dossier de l'usager ou dans le Rapport Endroits de collecte. Utilisez le menu déroulant Actions pour sélectionner Approuver ou Préparer.

Sous l'onglet Réservations - Image
Circulation_Holds_approval.png
Dans le Rapport Endroits de collecte - Image
Circulation_Holds_pickup_location_approve.png

Si un document doit être approuvé ou préparé pour remplir une réservation, vous verrez une mise en garde dans les endroits suivants :

Dans la colonne Détails sur l'état lors de l'affichage de la file d'attente de réservations de l'usager - Image
Circulation_patron_hold_approval.png
Dans Circulation WorldShare lorsqu'un document est retourné à la succursale de collecte pour remplir la réservation - Image
Circulation_approval_warning_check_in.png
Lors de la tentative de prêter le document à l'usager demandeur ou d'attribuer l'état Utilisé au document réservé - Image
Circulation_approval_overrides_check_out.png