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Assistance OCLC

Déroulement de l'intégration

Informations sur l'intégration de Circulation WorldShare et du Prêt entre bibliothèques WorldShare.

L'intégration du Prêt entre bibliothèques WorldShare et de Circulation WorldShare vous fournit une méthode pour simplifier le processus de prêt entre bibliothèques-circulation. Si vous traitez les demandes de prêt entre bibliothèques (PEB), vous pouvez gérer les documents prêtés aux usagers par le biais du service Circulation WorldShare.

 
Vous devez configurer l'intégration avant d'effectuer les procédures décrites ci-dessous. Pour des instructions pour configurer l'intégration, voir la rubrique Configuration et intégration.

 Note. - Le déroulement de l'intégration est pour les demandes de prêts seulement puisque celles-ci nécessitent la circulation de documents physiques. Les demandes de copies sont gérées exclusivement dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare puisque ce sont des copies non retournables.

Survol du déroulement de l'intégration

Des actions sont effectuées par le personnel dans trois services : WorldCat Discovery, PEB WorldShare et Circulation WorldShare. Système fait référence aux étapes d'automatisation automatique effectuées par le système.

1. L'usager fait une demande de PEB (WorldCat Discovery)

Le processus d'intégration commence lorsqu'un usager soumet une demande de PEB dans WorldCat Discovery. Les usagers peuvent soumettre des demandes via WorldCat Discovery en remplissant un formulaire de demande d'usager. Le personnel de la bibliothèque peut aussi créer une demande au nom d'un usager en utilisant cette méthode et en inscrivant les informations sur l'usager. Le formulaire de demande de l'usager doit contenir un champ ID de l'usager afin que l'usager inscrive son code-barres lorsqu'il soumet une demande. Le code-barres de l'usager est la connexion entre la demande de PEB et le module Circulation.

Si les usagers de votre établissement ne peuvent pas soumettre des demandes de PEB via WorldCat Discovery, le personnel de la bibliothèque peut effectuer des demandes en leur nom dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare en inscrivant le code-barres de l'usager dans la demande de PEB.

Pour soumettre une demande de PEB, l'usager doit :

  1. Trouver le document.
  2. Dans la section Détails sur le document, sous Disponibilité / Fonds, cliquer sur Demander document.
  3. Remplir les champs du formulaire de demande. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*). Le champ ID de l'usager (code-barres de l'usager) doit être rempli pour que l'intégration fonctionne.
  4. Cliquer sur Envoyer.
  5. Une fois la demande envoyée/ soumise, l'ID de la demande est retournée. Il est possible de suivre la progression de la demande de PEB en utilisant l'ID de la demande dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare.

Facteurs à considérer

  • L'usager doit être authentifié avec la plage d'adressses IP (sur place ou via un mandataire) pour que le formulaire de demande soit disponible.
  • Le code-barres de l'usager doit correspondre au code-barres d'un compte d'usager dans Circulation WorldShare pour que le processus de demande soit déclenché.

2. Le personnel du PEB révise la demande et l'envoie aux prêteurs (Prêt entre bibliothèques WorldShare)

Lorsque la demande est reçue dans le PEB WorldShare, le personnel de la bibliothèque doit réviser la demande et l'envoyer aux prêteurs.

Pour réviser et envoyer la demande :

  1. Dans l'interface WorldShare cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt > Nouvelles demandes à réviser.
  3. Cliquez sur l'ID ou le Titre de la demande pour l'afficher.
  4. Révisez la demande et sélectionnez des prêteurs.
  5. Cliquez sur Envoyer demande pour soumettre la demande.
  6. Un message de confirmation est affiché si la demande a été envoyée.
  7. Cliquez sir l'ID de la demande dans le message de confirmation pour retourner à la demande.
  8. Dans le bas de la demande, dans la section Circulation, sous Historique de circulation, assurez-vous que l'état affiché est « La notice pour document temporaire a été créée » Si l'état affiché est « Création d’une notice pour document temporaire en attente (nouveau) », attendez quelques secondes puis actualisez l'écran.

Une fois la demande de PEB envoyée, l'intégration entre le Prêt entre bibliothèques et Circulation WorldShare est déclenchée. La sous-section Historique de circulation, dans la section Circulation de la demande de PEB indique l'intégration a réussie. Lorsque le code-barres de l'usager correspond à une code-barres usager dans le module Circulation, le système crée un document temporaire, dans Circulation, pour le document demandé, et crée, pour l'usager, une réservation au niveau du document pour le document temporaire. Si le système rencontre des erreurs, l'état indiquera une exception. Pour des informations sur la gestion des exceptions, voir Traitement des exceptions.

Facteurs à considérer

  • La demande de PEB sera envoyée à la file Nouvelles demandes à réviser, ou le système vérifiera s'il elle correspond à un Profil de demande directe (si cette fonctionnalité est configurée).   Si la demande correspond à un Profil de demande directe, elle sera traitée conformément aux paramètres de Demande directe. Certaines bibliothèques peuvent envoyer automatiquement les demandes de PEB initiées par les usagers à des prêteurs sélectionnés.
  • Selon la chaîne de travail de votre personnel du PEB, la demande de PEB dans la file Nouvelles demandes à réviser peut être révisée (marquée comme Révisée) avant d'être envoyée. En d'autres mots, un employé peut être responsable de réviser la demande et sélectionner les prêteurs, et un autre employé responsable de la révision finale et de l'envoi de la demande. Si votre bibliothèque révise les demandes avant de les envoyer, vous voudrez peut-être ajouter la vérification du nom et du code-barres de l'usager à cette étape.

3. Le document temporaire est créé et la réservation est effectuée (système)

Après l'envoi de la demande, le système crée un document temporaire et effectue une réservation au niveau du document pour l'usager. Vous pouvez vous assurer que le système a créé un document temporaire en cherchant la notice dans le module Circulation.

Pour confirmer que le document temporaire a été créé :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
  3. Sous Recherche de document, dans la liste déroulante Étendue, sélectionnez Documents temporaires.
  4. Cherchez le titre (ou auteur) du document demandé.
  5. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le Titre du document temporaire.
  6. Dans l'écran Détails sur le document, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Réservations.
  7. Assurez-vous qu'une réservation a été créée au niveau du document pour l'usager.

Facteurs à considérer

  • Note.-z que le champ Emplacement sur les rayons est vide. Étant donné que la création d'un document temporaire ne fournit pas un emplacement sur les rayons, il est important que vos politiques de circulation examinent TOUS les emplacement sur les rayons dans la localisation WS ILL (WS PEB) lors de l'assignation de politiques. Le système traite la localisation WS ILL (WS PEB) comme une succursale de la bibliothèque ou une localisation de traitement. Pour plus de détails, voir Facteurs à considérer pour les politiques.

Vous pouvez également confirmer que la réservation a été créée en vérifiant sous l'onglet Réservations dans le compte de l'usager. La demande de PEB devrait apparaître comme une réservation active. L'ID de la demande est affiché dans la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation. Le code-barres en hyperlien permet de voir les détails du document temporaire.

Dans les détails, l'ID de la demande et le nom de la bibliothèque prêteuse (provenant de la demande de PEB WorldShare) sont affichés.   

Modifier_demande_de_réservation.png

La réservation sera également visible pour l'usager dans son compte WorldCat Discovery : il verra immédiatement la réservation pour le document demandé via le PEB. Il pourra suivre la progression de sa demande de PEB en regardant la demande de réservation.

Réservations de PEB

4. Le personnel du PEB reçoit le document du prêteur (Prêt entre bibliothèques WorldShare)

Lorsque vous recevez le document du prêteur, vous devez entrer le code-barres du document dans la demande de PEB dans le Prêt entre bibliothèques WorldShare et marquer le document comme reçu. Le système utilisera le code-barres pour mettre à jour le document temporaire, comme expliqué à la section 5 de cette rubrique.

Il est recommandé d'utiliser l'ID de demande du Prêt entre bibliothèques WorldShare comme code-barres du document. Cela fournit un point de correspondance entre les modules Prêt entre bibliothèques et Circulation WorldShare et peut être utilise si vous devez chercher la demande de PEB après que celle-ci a été fermée par la bibliothèque prêteuse.

Pour mettre à jour le code-barres et marquer le document comme reçu :

  1. Dans l'interface WorldShare cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt > En transit.
  3. Dans la demande, dans la section Circulation, entrez le Code-barres du document. (Il est recommandé d’utiliser l’ID de demande du Prêt entre bibliothèques WorldShare comme code-barres du document.)
  4. Cliquez sur Marquer comme reçu.
  5. Un message de confirmation sera affiché et l'état du document sera Reçu.
  6. Cliquez sir l'ID de la demande dans le message de confirmation pour retourner à la demande.
  7. Dans la section Circulation, sous Historique de circulation, il est indiqué que la mise à jour du document temporaire est en attente (en cours). La mise à jour est généralement effectuée en quelques secondes. Cliquez sur Actualiser pour actualiser l'historique de circulation.
  8. Une fois la mise à jour terminée, l’état dans Historique de circulation sera : « La notice du document temporaire a été mise à jour ».

Après avoir complété ces étapes, le personnel du PEB devrait imprimer une banderole de livre, la mettre sur le document physique et envoyer ce document au personnel de Circulation. Si vous rencontrez une exception au cours de cette étape, voir Durée par défaut pour demande de réservation échue.

5. Le document temporaire et l'état du document temporaire sont mis à jour (système)

Après avoir marqué le document comme reçu, le système met à jour le document temporaire. Cela se produit au cours des quelques secondes requises pour mettre l'état à jour dans Historique de circulation. Durant ces secondes, le système a automatiquement effectué les actions suivantes :

  • Il a mis à jour le code-barres du document temporaire.
  • Il a retourné le document à la localisation WS ILL (WS PEB). L'état du document apparaît maintenant comme étant En route entre le PEB et Circulation.

Le système traite la localisation WS ILL (WS PEB) comme une succursale de la bibliothèque. Representez-vous votre service de PEB somme une succursale virtuelle qui traite les demandes.

Les usagers peuvent voir la progression de leur demande de PEB dans leur compte WorldCat Discovery. L'état En route est signifié aux usagers par le message « Ce document est en cours d'expédition vers [endroit de collecte de l'usager] ».

PEB en transit

6. Le personnel de Circulation vérifie le document (Circulation WorldShare)

Le personnel de Circulation reçoit le document physique du service de PEB et effectue le retour du document pour consigner la demande de l'usager comme aynt été remplie.

Pour effectuer le retour du document :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  3. Retournez le document en balayant le code-barres sur la banderole de livre, si présente : la banderole de livre de PEB contient un code-barres que vous pouvez balayer pour l'ID de la demande (code-barres recommandé).
  4. Imprimez le reçu de réservation qui est généré.

Après avoir complété ces étapes, placez le document physique, avec le reçu de réservation, sur le rayon des réservations pour qu'il soit ramassé par l'usager.

La demande de réservation de l'usager est mise à jour et indique Sur le rayon. Cet état est indiqué à divers endroits :

  • Le compte de l'usager dans WorldCat Discovery. L'usager peut voir immédiatement que le document demandé est arrivé et prêt à être ramassé.
  • Le module de Circulation. Le personnel de Circulation verra que la réservation est prête à ramassée lorsque l'usager se présentera pour prendre possession du document.
  • L'ais de ramasser la réservation. Le système génère un avis de ramasser la réservation qui doit être envoyé à l'usager par courriel. Les avis par courriel sont envoyés au début de chaque heure.

7. Le personnel de Circulation prête le document à l'usager (Circulation WorldShare)

Lorsque l'usager se présente à la bibliothèque pour ramasser le document, le personnel de Circulation prête le document à l'usager.

Portez une attention particulière à la Date d'échéance indiquée sur la banderole de livre et ajustez celle-ci en fonction de vos politiques. Le Code des prêts entre bibliothèques des États-Unis défini la date d'échéance comme suit : La date d'échéance est la date à laquelle le matériel doit être retourné à la bibliothèque emprunteuse afin d'être retourné à la bibliothèque prêteuse. Par exemple, si le prêteur s'attend à ravoir le document le 15 janvier, vous voudrez peut-être allouer 2 jours pour le traitement et indiquer 13 janvier comme date d'échéance.

La Date d’échéance reflétera la date d'échéance la plus restrictive du prêteur de PEB ou la politique de date d’échéance de Circulation WorldShare.

Pour prêter le document :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Sous Services aux usagers, dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barres de l'usager.
  3. Dans le compte de l'usager, dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barre du document.
  4. Vérifiez la date d'échéance sur la banderole de livre.  La Date d’échéance reflétera la date d'échéance la plus restrictive du prêteur de PEB ou la politique de date d’échéance de Circulation WorldShare.
  5. Si vous devez changer la date d'échéance afin d'allouer du temps de traitement avant de retourner le document au prêteur, assurez-vous que le document est sélectionné et cliquez sur Modifier date d'échéance dans le bas de l'écran.
  6. Inscrivez la nouvelle date d'échéance manuellement ou cliquez sur l'icône de calendrier pour la sélectionner. Cliquez sur OK.
  7. Confirmez la date d’échéance avant de remettre le document à l’usager.

Les statistiques sur le document indiqueront la Règle de circulation appliquée au prêt. Pour voir les statistiques sur le document, dans la liste de documents prêtés à l'usager, cliquez sur le code-barres du document. Dans la notice du document, cliquez sur Statistiques dans le coin supérieur droit de l'écran.

Dans WorldCat Discovery, l'usager peut voir que le document demandé (PEB) lui a été prêté et peut voir la date d'échéance de ce prêt.

Prêts PEB

8. L'usager retourne le document et le personnel de Circulation effectue le retour du document (Circulation WorldShare)

  Lorsque l'usager ramène le document prêté à la bibliothèque, le personnel de Circulation doit effectuer le retour du document.

Pour effectuer le retour du document :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  3. Dans la boîte Code-barres du document, balayez ou inscrivez le code-barres du document.
  4. Un message vous demande de mettre à jour la demande WorldShare [ID de la demande].  
  5. Vous envoyez le document physique au service de PEB.

Après avoir complété ces étapes, le personnel de Circulation devrait envoyer le document physique au service de PEB.

Dans le module Circulation, les détails et les statistiques sur le document sont mis à jour et indiquent :

  • État : En transit vers l'établissement propriétaire (Localisation WS ILL).
  • Dernier prêt à : usager associé à la demande de PEB.

Facteurs à considérer

À ce stade du processus, toutes les actions effectuées par le système dans le module de Circulation sont terminées. L'état du document est En transit. L'achèvement de la demande de PEB (traitement et retour du document au prêteur) est faites dans le Prêt entre bibliothèques. Vous pouvez effectuer les actions facultatives suivantes si vous le voulez :

  • Le personnel du PEB retourne le document à la Localisation WS ILL (WS PEB), en utilisant le module Circulation, lorsque le document arrive au service de PEB. L'état du document deviendra Non disponible.
  • Facultatif. Lorsque la demande est fermée par le prêteur, supprimez le document temporaire dans le module Circulation.

9. Le personnel du PEB marque le document comme Retourné et retourne le document au prêteur (Prêt entre bibliothèques WorldShare)

Lorsque le document est retourné au service de PEB, le personnel du PEB marque le document comme retourné et expédie le document au prêteur.

Pour marquer le document comme retourné et l'expédier au prêteur :

  1. Dans l'interface WorldShare cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur File d'impression > Étiquettes de retour.
  3. Assurez-vous que le document est listé.
  4. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt > Doc reçu/utilisé.
  5. Cliquez sur Retourner document
  6. Un message de confirmation sera affiché et l'état du document sera mis à jour pour Retourné.
  7. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur File d'impression > Étiquettes de retour.  
  8. Imprimez l'étiquette.

Apposez l'étiquette sur le colis contenant le document et expédiez-le au prêteur. Lorsque le prêteur recevra le document retourné, il le marquera comme Retourné/Compléter et la demande de PEB sera fermée.

Lorsqu'une demande de PEB est fermée (marquée comme complétée), elle est archivée. Les informations personnelles sur l'usager, comme son nom et son code-barres, sont supprimées. Les demandes archivées peuvent être cherchées par ID de demande. Si l'ID de la demande est utilisé comme code-barres du document temporaire, vous pouvez chercher le document dans le module Circulation et voir quel est le dernier usager qui a emprunté le document.

Demandes non remplies

Si la demande est annulée, non remplie ou expirée, ou est modifiée de Prêt en Copie :

 

 

 

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