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Assistance OCLC

Déroulement de l'intégration

Chaîne de travail pour l'intégration de Circulation WorldShare et Tipasa.

Tipasa and WorldShare Circulation integration provides you with a method to streamline the interlibrary loan-circulation process and workflow. Librarians and staff who process ILL loans will no longer have to update WorldShare Circulation manually to create temporary items and patron holds, charge patron ILL fees, check out items that your library is lending, or check-in items at the end of the loan period.

Vous devez configurer l'intégration avant d'effectuer les procédures décrites ci-dessous. Pour des instructions pour configurer l'intégration, voir la rubrique Configuration et intégration.

 Note:  The integration workflow applies to loan requests, which require circulation of a physical item. Copy requests are handled through Tipasa, with no need to “check out” an electronic, non-returnable item.  If enabled, Patron fees can still be assessed for Copy requests.

Survol du déroulement de l'intégration

Staff actions take place across both Tipasa and WorldShare Circulation. System refers to the automatic integration steps done by the system.

Emprunts

1. L'usager fait une demande de PEB

La chaîne de travail commence lorsque l'usager soumet une demande de PEB dans le Formulaire de demande de l'usager . 

 Mise ne garde - Le formulaire de demande de l'usager doit contenir un champ ID de l'usager afin que l'usager inscrive son code-barres lorsqu'il soumet une demande. Le code-barres de l'usager est la connexion entre la demande de PEB et le module Circulation.

Library staff can also initiate requests for the patron within Tipasa by providing the patron’s barcode in the ILL Request.

Pour soumettre une demande de PEB, l'usager doit :

  1. Trouver le document.
  2. Dans la section Détails sur le document, sous Disponibilité / Fonds, cliquer sur Demander document.
  3. Remplir les champs du formulaire de demande. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*). Le champ ID de l'usager (code-barres de l'usager) doit être rempli pour que l'intégration fonctionne.
  4. Cliquez sur Soumettre.
  5. Once submitted, the Request ID is returned. The ILL request can be tracked by this number in Tipasa.

Facteurs à considérer

  • L'usager doit être authentifié avec la plage d'adressses IP (sur place ou via un mandataire) pour que le formulaire de demande soit disponible.
  • Le code-barres de l'usager doit correspondre au code-barres d'un compte d'usager dans Circulation WorldShare pour que le processus de demande soit déclenché.

2. ILL staff review request and send to lenders (Tipasa)

Once the request is received in Tipasa, library staff need to review the request and send it to lenders.

Pour réviser et envoyer la demande :

  1. Dans l'interface WorldShare cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt > Nouvelles demandes à réviser.
  3. Cliquez sur l'ID ou le Titre de la demande pour l'afficher.
  4. Assurez-vous que le code-barres de l'usager dans le module Circulation est enregistré dans le champ ID de l'usager.
  5. Révisez la demande et sélectionnez des prêteurs.
  6. Cliquez sur Envoyer demande pour soumettre la demande.
  7. Un message de confirmation est affiché si la demande a été envoyée.
  8. Cliquez sir l'ID de la demande dans le message de confirmation pour retourner à la demande.

 Note:  If you have setup patron fees in the ILL Settings section of the WMS Circulation module in the OCLC Service configuration, patron bills are assessed when the lending library marks a request as Shipped.  The fee will appear in the Bills tab of the patron's Circulation record.  The Request ID will appear in the Bill note.  Please see Enable WorldShare Circulation integration with Tipasa for additional information.  

Facteurs à considérer

  • La demande de PEB sera envoyée à la file Nouvelles demandes à réviser, ou le système vérifiera s'il elle correspond à un Profil de demande directe (si cette fonctionnalité est configurée).   Si la demande correspond à un Profil de demande directe, elle sera traitée conformément aux paramètres de Demande directe. Certaines bibliothèques peuvent envoyer automatiquement les demandes de PEB initiées par les usagers à des prêteurs sélectionnés.
  • Selon la chaîne de travail de votre personnel du PEB, la demande de PEB dans la file Nouvelles demandes à réviser peut être révisée (marquée comme Révisée) avant d'être envoyée. En d'autres mots, un employé peut être responsable de réviser la demande et sélectionner les prêteurs, et un autre employé responsable de la révision finale et de l'envoi de la demande. Si votre bibliothèque révise les demandes avant de les envoyer, vous voudrez peut-être ajouter la vérification du nom et du code-barres de l'usager à cette étape.

3. ILL staff receive item from lender (Tipasa)

Once you receive the item from the lender, you need to confirm or enter the item’s barcode in the ILL Request in Tipasa and mark the request as received. The system will use the barcode to create the temporary item, which can be seen in step 4.

Pour confirmer le code-barres et marquer le document comme reçu :

  1. Dans l'interface WorldShare cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt > En transit.
  3. Dans la demande du document, inscrivez le code-barres temporaire dans la section appropriée.
    • Si vous avez décidé d'utiliser le code-barres du document expédié par le prêteur, comme configuré dans l'écran Intégration de Tipasa à WorldShare de Configuration des services OCLC, cette valeur est automatiquement inscrite dans le champ. Le code-barres du document expédié par le prêteur apparaîtra également dans le champ Code-barres du prêteur.
    • Si vous avez décidé d'utiliser l'ID de demande, comme configuré dans l'écran Intégration de Tipasa à WorldShare de Configuration des services OCLC, cette valeur est automatiquement inscrite dans le champ.

    Tipasa-CircTemporaryBarcode.png

     Note:  The supplier's shipped item barcode can be replaced in the Temporary Barcode field.  You may wish to use the Tipasa Request ID as the item's barcode to more easily research the ILL request after it has been closed by the lending library.

  4. Cliquez sur Marquer comme reçu.
    1. Si vous avez sélectionné « Créer une notice de document pour circulation lorsque le document est reçu » dans l'écran Intégration de Tipasa à WorldShare de Configuration des services OCLC, un document temporaire sera créé avec le code-barres inscrit dans le champ Code-barres temporaire . L'endroit de collecte choisi par l'usager apparaît également dans le document temporaire fin que le document puisse être acheminé à la localisation choisie lorsqu'il arrivera.
       Note. - Si l'endroit de collecte choisi par l'usager est une localisation non configurée (ex. : Livrer à mon adresse), l'endroit de collecte sera, par défaut, la succursale d'appartenance de l'usager.
      Dans la section Historique de circulation, une mise à jour indique que le document temporaire est en attente de création. La mise à jour est généralement effectuée en quelques secondes.
    2. Cliquez sur Actualiser pour actualiser l'Historique de la demande.
    3. Une fois le document temporaire créé, la mention « La notice pour document temporaire [code-barres] a été créée ».
  5. Après avoir complété ces étapes, le personnel du PEB devrait imprimer une banderole de livre, la mettre sur le document physique et envoyer ce document au personnel de Circulation.

Les usagers peuvent voir la progression de leur demande de PEB dans leur dossier dans le Portail usagers. L'état En route est signifié aux usagers par le message « Ce document est en cours d'expédition vers [endroit de collecte de l'usager] ».

Facteurs à considérer

Si vous avez sélectionner « Facturer à l'usager lors de l'expédition » dans l'écran Intégration de Tipasa à WorldShare de Configuration des services OCLC, les frais seront portés au compte de l'usager lorsque le document sera expédié par le prêteur.

Pour configurer les frais associés aux PEB pour les usagers, consultez la rubrique Frais de l'usager.

If you have enabled WorldShare Circulation and Tipasa integration, do not batch receive loan requests.  Each request should be received separately so that an item barcode can be specified for use in WorldShare Circulation.

4. Le document temporaire est créé et la réservation est effectuée (système)

If you have configured this setting in the Tipasa WMS Integration module of the Service Configuration, after you mark a request as received, the system creates a temporary item and places an item-level hold on the item for the patron. If configured, a notification of the item's availability is sent to the patron.  Please see Notifications for more information.

Vous pouvez vous assurer que le système a créé un document temporaire en cherchant la notice dans le module Circulation.

Pour confirmer que le document temporaire a été créé :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Recherche de documents.
  3. Sous Recherche de document, dans la liste déroulante Étendue, sélectionnez Documents temporaires.
  4. Cherchez le titre (ou auteur) du document demandé.
  5. Dans les résultats de recherche, cliquez sur le Titre du document temporaire.
  6. Dans l'écran Détails sur le document, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Réservations.
  7. Assurez-vous qu'une réservation a été créée au niveau du document pour l'usager.

The Item Details view will include the Request ID and lending library name from the Tipasa request.

tipasa_borrowing_circ_detail.png

Facteurs à considérer

Vous pouvez également confirmer que la réservation a été créée en vérifiant sous l'onglet Réservations dans le compte de l'usager. La demande de PEB devrait apparaître comme une réservation active. L'ID de la demande est affiché dans la boîte de dialogue Modifier la demande de réservation.

5. Le personnel du service Circulation vérifie le document (Circulation WorldShare)

Le personnel du service Circulation reçoit le document physique du service de PEB et effectue le retour du document pour déclencher l'envoi d'un avis de ramasser la réservation ou produire un reçu de réservation lorsque le document arrivera à l'endroit de collecte de l'usager.

Pour effectuer le retour du document :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  3. Retournez le document en balayant le code-barres sur la banderole de livre, si présente : la banderole de livre de PEB contient un code-barres que vous pouvez balayer pour l'ID de la demande (code-barres recommandé).
  4. Imprimez le reçu de réservation qui est généré.

Après avoir complété ces étapes, placez le document physique, avec le reçu de réservation, sur le rayon des réservations pour qu'il soit ramassé par l'usager.

La demande de réservation de l'usager est mise à jour à divers endroits :

  • Le compte de l'usager dans WorldCat Discovery. L'usager peut voir immédiatement que le document demandé est arrivé et prêt à être ramassé.
  • Le module de Circulation. Le personnel de Circulation verra que la réservation est prête à ramassée lorsque l'usager se présentera pour prendre possession du document.
  • L'avis de ramasser la réservation. (Le système génère un avis de ramasser la réservation qui doit être envoyé à l'usager par courriel. Les avis par courriel sont envoyés au début de chaque heure.)

6. Le personnel du service Circulation prête le document à l'usager (Circulation WorldShare)

Lorsque l'usager se présente à la bibliothèque pour ramasser le document, le personnel de Circulation prête le document à l'usager.

Pour prêter le document :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Sous Services aux usagers, dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barres de l'usager.
  3. Dans le compte de l'usager, dans la boîte Entrer le code-barres, balayez ou inscrivez le code-barre du document.
  4. Vérifiez la date d'échéance sur la banderole de livre.
  5. La date d'échéance sera modifiée pour la date la plus rapprochée entre la date d'échéance du prêteur dans Tipasa et celles configurées dans les politiques de Circulation WorldShare. Si vous devez changer la date d'échéance afin d'allouer du temps de traitement avant de retourner le document au prêteur, assurez-vous que le document est sélectionné et cliquez sur Modifier date d'échéance dans le bas de l'écran.
    • Si vous avez configuré une période de décalage, elle sera reflétée dans la Date d'échéance.
    • Inscrivez la nouvelle date d'échéance manuellement ou cliquez sur l'icône de calendrier pour la sélectionner. Cliquez sur OK.
  6. Confirmez la date d’échéance avant de remettre le document à l’usager.

7. Patron returns item and staff check in item (WorldShare Circulation/Tipasa)

  Lorsque l'usager ramène le document prêté à la bibliothèque, le personnel du service Circulation ou du PEB doit effectuer le retour du document.

Pour effectuer le retour du document :

If you have enabled the Check in item on returned functionality in the Tipasa WMS integration module of the OCLC Service Configuration, the item is automatically checked-in when the request is marked as returned in Tipasa. 

  1. Tipasa staff mark the request as Returned.
  2. Dans la section Historique de circulation, le message Document temporaire retourné dans le système de circulation est affiché.
  3. Le document sera affiché comme non disponible dans le module Circulation.

Si vous n'avez pas activé la fonctionnalité de retour automatique :

Personnel utilisant le service Circulation :

  1. Dans l'application WorldShare, cliquez sur l'onglet Circulation.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Retour.
  3. Dans la boîte Code-barres du document, balayez ou inscrivez le code-barres du document.
  4. Un message vous demande de mettre à jour la demande WorldShare [ID de la demande].
  5. il est possible qu'un message indique d'acheminer la document à la succursale d'appartenance du document temporaire. Pour plus de détails, voir Paramètres de PEB. Lorsque le retour du document est effectué à la succursale d'appartenance du document temporaire, l'état du document devient Non disponible.

Tipasa staff:

Lorsque le document est retourné au service de PEB, le personnel du PEB marque le document comme retourné et expédie le document au prêteur.

Pour marquer le document comme retourné et l'expédier au prêteur :

  1. Dans l'interface WorldShare cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur File d'impression > Étiquettes de retour.
  3. Assurez-vous que le document est listé.
  4. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'emprunt > Doc reçu/utilisé et ouvrez la demande pour le document.
  5. Cliquez sur Retourner document.
  6. Un message de confirmation sera affiché et l'état du document sera mis à jour pour Retourné.
  7. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur File d'impression > Étiquettes de retour.  
  8. Imprimez l'étiquette.

Apposez l'étiquette sur le colis contenant le document et expédiez-le au prêteur. Lorsque le prêteur recevra le document retourné, il le marquera comme Retourné/Compléter et la demande de PEB sera fermée.

Lorsqu'une demande de PEB est fermée (marquée comme complétée), elle est archivée. Les informations personnelles sur l'usager, comme son nom et son code-barres, sont supprimées. Les demandes archivées peuvent être cherchées par ID de demande. Si l'ID de la demande est utilisé comme code-barres du document temporaire, vous pouvez chercher le document dans le module Circulation et voir quel est le dernier usager qui a emprunté le document.

Facteurs à considérés :

Vous pouvez supprimer le document temporaire dans le module Circulation lorsque la demande sera fermée par le prêteur.

Dans le module Circulation, les détails et les statistiques sur le document sont mis à jour et indiquent :

  • Dernier prêt à : usager associé à la demande de PEB.
  • Dans le document temporaire, l'ID de demande et le nom de la bibliothèque prêteuse seront affichés pour référence future.

Prêts

1. Le personnel du PEB répond à la demande d'emprunt

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Pouvez-vous fournir le document? et examiner les demandes de prêt.
  2. Une fois le document demandé récupéré, dans la section Détails sur la demande, entrez le code-barres dans le champ Code-barres.
  3. Indiquez une date d'échéance.
  4. Entrez le code-barres du document qui sera utilisé pour remplir la demande.
  5. Remplissez les autre champs obligatoires.
  6. Répondez Oui. L'état passera à Expédié/En transit.
  7. Facultatif. Imprimez des étiquettes d'expédition et des banderoles de livres/autocollants.
  8. If configured in the Tipasa WMS integration module, the item is checked out of WorldShare Circulation when shipped to the borrowing library.
  9. Dans la section Historique de circulation, le message Document prêté dans le système de circulation est affiché.
  10. Le document est prêté au compte usager de la bibliothèque emprunteuse, tel que défini lors de la configuration de l'intégration
    • Vous voudrez peut-être configurer les avis afin qu'ils soient envoyés à une adresse électronique d'employé pour ce compte afin qu'il soit informé des demandes de PEB en retard. Pour plus de détails, voir Avis.
    • La date d'échéance est définie par la date d'échéance de la demande dans Tipasa et non par les politiques du module Circulation.
  11. Lors de l'affichage du document dans WorldShare Circulation, les détails sur le document incluront l'ID de la demande et le nom de l'établissement emprunteur comme références supplémentaires.

Tipasa_Lending_circ_detail.png

2. Le personnel du PEB reçoit le document retourné par l'emprunteur

Lorsque le document est retourné :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, sous Demandes de prêt, cliquez sur Retourné > Retourné/En transit.
  2. Dans l'écran Retourné/En transit, cliquez sur l'ID ou le titre de la demande pour l'afficher. 
    Note.- Dans le menu de navigation de gauche, une icône (batch_icon.png) est affichée avec les files de demandes pour lesquelles le traitement par lot est disponible.
  3. Dans la demande, vérifiez les informations de la section Détails sur la demande.
  4. Pour finaliser la demande, cliquez sur Retourné/Compléter.
  5. Un message de confirmation apparaît et la demande est complétée.
    Note.- Si le document est marqué comme Non retourné, il apparaît dans le menu de navigation de gauche sous Retourné > Doc retourné mais manquant et disparaît du système après 180 jours.
  6. Si configuré dans l'écran Intégration de Tipasa à WorldShare, lorsque le document est Retourné/Compléter dans Tipasa, il est retourné et apparaît comme étant disponible dans Circulation WorldShare.
    • L'état du document passera à Disponible ou Non Disponible selon la e statut de l'article sera mis à jour disponible ou disponible selon la politique de localisation .
    • Les demandes de réservation et de mise de côté ne seront pas remplies automatiquement.  Si le document est requis pour remplir une réservation ou une mise de côté, le document sera affiché dans le rapport Réservations à récupérer à sa succursale d'appartenance.
    • Le personnel du service Circulation voudra peut-être effectuer de nouveau le retour du document à sa réception pour déterminer les prochaines étapes.
    • Après le retour initial, l'ID de demande et le nom de la bibliothèque emprunteuse ne seront plus affichés pour le document dans Circulation WorldShare.

If the item is checked in to WorldShare Circulation prior to Tipasa:

  • Le message suivant sera affiché : Mettre à jour la demande WorldShare [ID de la demande].
  • Tipasa staff will need to mark the request as Checked-in/Complete.

 

 

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