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Assistance OCLC

Administration/Général

Paramètres pour les documents supprimés, l'affichage des informations sur les usagers, l'historique, les authentifications pour outrepasser des politiques et les préférences pour l'interface.

Pour accéder à cet écran, connectez-vous à Configuration des services et, dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Circulation WorldShare > Administration/Général.

Documents supprimés

Utilisez cet écran pour fixer une période de rétention pour les documents supprimés.

 Note. - La période de rétention maximale pour les documents supprimées est de 12 000 mois (1000 ans).

  • Les documents supprimés dans WorldShare ne seront pas affichés au public, mais ils seront conservés dans le système.
  • Le personnel pourra, jusqu'à ce que le document soit éliminé dans le système, récupérer le document avec son code-barres dans WorldShare.
  • L'élimination à travers le système des documents supprimés est effectuée tous les dimanches. Les documents supprimés seront conservés jusqu'à l'élimination.
  • Le système conserve les anciens codes-barres jusqu'à ce que les documents supprimés soient éliminés.
  • L'état d'un document supprimé est Retiré.
  • Un code-barres supprimé ne peut pas être réutilisé avant que le document soit éliminé.

 Notes : 

  • Un document retiré ayant un code-barres sera uniquement supprimé par Circulation WorldShare si l'état précédent du document était Disponible, Non disponible, Manquant, Perdu, Déclaré jamais eu ou Déclaré retourné. Si un document a un autre état que l'un de ces états, vous devez effectuer le retour de ce document à son lieu d'appartenance pour libérer le document.
  • Le système ne supprimera pas un document retiré d'un « conteneur » si celui-ci existe toujours. Supprimez le document de ce conteneur avant de le retirer de la collection.
  • Vous devrez peut-être effectuer le retour d'un document ayant l'état Déclaré jamais eu, Déclaré retourné ou Perdu pour effacer cette mention dans le dossier de l'usager avant de retirer le document de la collection. La mention Déclaré jamais eu ou Déclaré retourné ne peut pas être supprimée du dossier de l'usager une fois la notice du document supprimée.

Champs pour Documents supprimés :​​​​​

  • Conserver les documents supprimés durant - Combien de temps les documents supprimés seront conservés. OCLC recommande de conserver les documents supprimés au moins deux semaines. Entrez 0 pour que les documents supprimés soit éliminés du système lors de la prochaine élimination.

Affichage des informations sur les usagers

Utilisez cet écran pour configurer l'affichage dans WorldShare des notes sur les usagers et des avis d'expiration d'abonnement.

Notes sur l'usager

Utilisez cette section pour afficher les types de notes visibles dans la section Sommaire du compte du dossier de l'usager.

Champs pour Notes sur l'usager

  • Types de notes sur l'usager qui seront affichées - Sélectionnez les types de notes qui seront affichés dans le dossier de l'usager : Notes pour les employés uniquement ou  Notes publiques et pour les employés.
    • Le paramètre par défaut est Notes pour les employés uniquement.

Avis d'expiration de l'abonnement de l'usager

Utilisez cette section pour configurer l'affichage d'un avis éclair lorsque l'abonnement de l'usager sera bientôt expiré.

  • Il s'agit d'un paramètre qui s'applique à tous les comptes d'usagers, peu importe le type d'usager ou la succursale d'appartenance.

Champs pour Avis d'expiration de l'abonnement de l'usager

  • Afficher lors de l'accès au compte de l'usager - Indiquez si vous voulez ou non voir un message concernant la date d'expiration du compte de l'usager : Message-éclair de blocage ou Jamais.
    • Le paramètre par défaut est de ne pas afficher cet avis.
  • Période d'affichage - Si vous choisissez de voir un avis éclair, vous devez indiquer la période d'affichage de cet avis avant l'expiration de l'abonnement de l'usager.

Historique

Utilisez cet écran pour conserver l'historique des transactions et l'historique des avis.

  • L'historique des transactions et l'historique des avis ne dépendent pas l'un de l'autre : vous pouvez de conserver un seul historique, les deux historiques ou aucun historique.

Historique des transactions

Cette section vous permet de conserver l'historique des transactions associées aux documents et aux usagers.

  • Le système conserve les transactions de circulation (prêts, retours, etc.) associées aux documents et aux usagers lorsque l'historique des transactions est stocké.
  • S'il est conservé, l'historique des transactions est affiché :
    • Dans la section Historique des transactions de l'écran Détails sur le document (historique des transactions pour le document).
    • Sous l'onglet Historique dans le dossier d'usager (historique des transactions pour l'usager).

Champs pour Historique des transactions

  • Conserver l'historique durant - Si vous choisissez de stocker l'historique des transactions, vous devez indiquer combien de temps l'historique sera conservé.
    • Entrez 0 pour désactiver l'élimination automatique et conserver l'historique indéfiniment.
  • Stocker l’historique - Indiquez si vous souhaitez stocker l’historique des transactions ou non.
    • Si vous sélectionnez Non, l'historique des transactions ne sera pas conservé.
    • Si vous sélectionnez Oui, l'historique des transactions sera conservé pour la durée que vous indiquerez.

Éliminer l'historique des transactions

 Note. - La suppression de l'historique des transactions dans Configuration des services OCLC s'applique uniquement aux données visibles pour le personnel dans Circulation WorldShare. Pour supprimer les données sur les usagers dans les activités de circulation dans les Rapport WorldShare et dans Conception de rapports, consulter la rubrique Dissocier les données sur les usagers des Évènements de Circulation.

  • Dans les statistiques sur le document, l'usager associé à l'état du document et le dernier usager auquel le document a été prêté seront toujours affichés, peu importe les paramètres pour l'historique des transactions.
  • Seules les transactions effectuées après que Stocker l'historique aura été sélectionné seront conservées.
  • Lorsqu'un transaction est éliminée, elle ne peut pas être récupérée.
  • Si vous changez Stocker l'historique de Oui à Non, les transactions déjà stockées ne seront pas conservées. Toutes les transactions seront éliminées.

Historique des avis

Cette section vous permet de conserver l'historique des avis envoyés aux usagers.

  • Le système conserve les avis envoyés aux usagers lorsque l'historique des avis est stocké.
  • Lorsqu'il est conservé, l'historique des avis est affiché sous l'onglet Historique dans le dossier des usagers.

Champs pour Historique des avis

  • Conserver l'historique durant - Si vous choisissez de stocker l'historique des avis, vous devez indiquer combien de temps l'historique sera conservé.
    • L'historique des avis peut être stocké pour un maximum de 18 mois.
  • Stocker l’historique - Indiquez si vous souhaitez stocker l’historique des avis ou non.
    • Si vous sélectionnez Non, l'historique des avis ne sera pas conservé.
    • Si vous sélectionnez Oui, l'historique des avis sera conservé pour la durée que vous indiquerez.

Authentifications pour Outrepasser

Utilisez cet écran pour réinitialiser le mot de passe associé aux authentifications de votre bibliothèque pour outrepasser certaines restrictions.

  • Dans l'interface du personnel, ces authentifications peuvent être utilisées par un superviseur pour permettre à un étudiant ou à un autre employé d'outrepasser temporairement des politiques de votre bibliothèque ou de compléter une action particulière. Consultez la rubrique Rôles pour les comptes de Circulation pour des détails sur les authentifications requises pour outrepasser des restrictions.
    • Une authentification (nom d'utilisateur et mot de passe) a été créée pour votre bibliothèque lors de l'implantation. Si aucune authentification n’a été créée, contactez l'assistance technique d'OCLC.
    • Sélectionnez un nom d’utilisateur pour ouvrir l'écran Réinitialiser le mot de passe.
    • Dans cet écran, vous pouvez :
      • Réinitialiser le mot de passe.
      • Voir le code-barres du compte utilisateur associé à l'authentification pour outrepasser les restrictions.
        • Le message « Usager non trouvé » sera affiché si le compte utilisateur a été supprimé. Contactez le service d'assistance technique d'OCLC pour obtenir de l'aide.

Préférences pour l'interface utilisateur

Dans cet écran, sélectionnez les avis qui doivent être affichés aux employés lorsqu'ils effectuent le retour de documents ayant un état particulier.

Cochez les cases pour que le personnel voit un avertissement dans Circulation WorldShare lorsque des documents avec les états suivants sont retournés :

  • Perdu - Case cochée par défaut.
  • Manquant - Case cochée par défaut.
  • Déclaré n'avoir jamais eu - Case décochée par défaut.
  • Déclaré retourné - Case décochée par défaut.

Pour des instructions pour marquer des documents comme étant déclarés perdus, déclarés retournés, ou déclarés n'avoir jamais eu, voir Modifier l'état du prêt.

Pour plus de détails sur le signalement de documents manquants, consulter Voir et utiliser les notices de documents.