Décisions clés pour l'utilisation du module Acquisitions
Décisions clés à prendre avant de commander, de recevoir ou de facturer dans Acquisitions WorldShare.
Configuration
- Prendre des décisions concernant les responsabilités du personnel :
- Qui peut attribuer des rôles en général?
- Qui peut commander du matériel?
- Qui peut recevoir et facturer du matériel?
- Les pratiques comptables exigent-elles que ces personnes soient distinctes?
Commande et réception
- Choisissez le type de commande que vous utiliserez :
- EDI.
- Site Web de commande de fournisseur.
- Service tiers (Amazon, livres d'occasion, etc.).
- Déterminez la durée de votre statut « en traitement » pour différents emplacements :
- Consultez les Politiques de types de collections (en anglais).
- Tenez compte du temps nécessaire pour traiter et cataloguer un titre.
- Prenez des décisions sur la manière dont le catalogage sera intégré à vos chaînes de travail :
- Déterminez qui sélectionnera la notice pour un document commandé.
- Pour les monographies en une seule unité matérielle, déterminez qui examinera la notice et quand il la révisera (c.-à-d. avant ou après la réception du document).
- La modification de la notice dans Acquisitions la mettra également à jour ailleurs.
- Pour les documents en plusieurs parties, déterminez qui créera les notices de document/NFL et comment ils seront informés lorsqu'ils devront le faire.
- Déterminez si la sélection des notices sera revue par le personnel de catalogage, et si oui, à quel moment (c.-à-d. avant ou après la réception du document).
Facturation
- Déterminez si vous marquerez les documents comme prêts avant de les marquer comme payés.
- Si oui, choisissez un réviseur parmi votre personnel qui finalisera l'état de la facture.
- Décidez si vous souhaitez exporter vos données pour les importer dans votre système de comptabilité de campus.
- L'option Marquer comme prête est utilisée pour déclencher l'exportation des factures.
- Pour plus de détails, voir Marquer comme prête et Intégrer des informations sur les factures à votre système financier externe en utilisant le Connecteur de factures du système comptable WorldShare.