Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Mars 2026

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Prise en charge des frais de traitement des articles en libre accès

Vous pouvez maintenant suivre et traiter les paiements pour frais de traitement des articles pour les auteurs de votre établissement qui souhaitent publier en libre accès. Vous n'avez plus à faire le suivi manuellement des frais de traitement des articles dans une feuille de calcul ou avec un autre outil, et vous disposez de données pour les rapports analytiques. Auparavant, il était impossible d'effectuer le suivi des frais de traitement des articles pour les demandes de libre accès dans Acquisitions.  

Pour traiter et payer les frais de traitement des articles en libre accès :

1. Dans le menu de navigation de gauche, allez à Accès libre > Demandes de libre accès. 

   

2. L'écran des demandes de libre accès sera présenté.  Il sera vide au début pour votre établissement puisqu'il n'y a aucune demande.
3. Vous remarquerez également que l'écran utilise la nouvelle interface utilisateur modernisée actuellement en prévisualisation dans Circulation et dans d'autres services de WorldShare. Cette nouvelle fonctionnalité utilise l'interface utilisateur modernisée et teste un certain nombre de nouveaux modèles utilisés par cette interface utilisateur. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires sur cette nouvelle interface via le Community Center. Cependant, son utilisation présente actuellement certaines limitations dues au fonctionnement de la nouvelle interface avec le menu de navigation de gauche actuel. Ces limitations seront abordées plus en détail ci-dessous et seront résolues lorsque nous passerons entièrement à l'interface modernisée.
4. Cliquez sur Créer une demande de libre accès dans le haut de l'écran pour créer une demande de frais de traitement d'article en libre accès à partir d'un auteur. 

   

5. Dans la boîte de dialogue présentée, inscrivez le titre de l'article et le type d'article (exemple : Article de recherche). Les options du champ Type d'article sont basées sur la norme XML JATS.  Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. 

   

6. La nouvelle demande de libre accès sera présentée. L'écran présenté sera conforme au nouveau modèle d'interface utilisateur que nous espérons utiliser à l'avenir dans d'autres parties de l'application.  Vos commentaires sont les bienvenus. Il vous permet de consulter tout le contenu en format lecture seule. Pour modifier la demande, vous devez modifier une section à la fois.
7. Cliquez sur Modifier les informations dans la première section Article de la demande de libre accès.
8. La section deviendra modifiable. Seuls le Titre et le Type sont obligatoires, mais vous pouvez remplir les autres champs au besoin. Champs :
   1. Licence (exemple : CC BY)
   2. URL
   3. Résumé analytique
   4. DOI
   5. Identifiant du manuscrit
   6. PMCID
   7. PMID
   8. Statut (exemples : Soumise, Acceptée, Publiée, etc.)
   9. Date de soumission (si applicable)
   10. Date d'acceptation (si applicable)
   11. Date de publication (si applicable)
9. Lorsque vous avez terminé, enregistrez vos modifications en cliquant sur Enregistrer dans le coin supérieur droit de la section. 

   

10. Allez ensuite dans la section Auteurs. Aucun auteur ne devrait apparaître dans cette section.Cliquez sur Gestion des auteurs.
11. Dans cette section, vous pouvez ajouter des auteurs de quatre manières différentes :
    1. En utilisant la base de données d'usagers EIDM (il s'agit de la méthode par défaut et la plus courante pour ajouter des auteurs membres de votre établissement).
    2. En utilisant l'ORCID (si l'auteur fournit son identifiant ORCID).
    3. En utilisant l'ISNI (si l'auteur fournit son identifiant ISNI).
    4. Manuellement (si aucune autre méthode n'est prise en charge).
12. Vous DEVEZ sélectionner un auteur dans la base de données des usagers de votre établissement si cet auteur est l'auteur demandeur, c'est-à-dire l'auteur qui demande à la bibliothèque le paiement des frais de traitement d'un article en libre accès. L'auteur demandeur doit être identifié avant l'approbation et le paiement de la demande de libre accès.Si l'auteur demandeur ne figure pas dans la base de données des usagers, vous devez d'abord l'ajouter à la base de données.
13. Pour ajouter un auteur demandeur, saisissez d'abord son prénom ou son nom de famille dans la boîte de saisie automatique dans le haut de l'écran. Des correspondances provenant de votre base de données d'usagers seront affichées. 

    

14. Sélectionnez l'auteur demandeur dans la liste de correspondances.
15. Cochez la case Auteur demandeur sous la boîte pour désigner cet usager comme auteur demandeur.  

    

16. Vous pouvez également cocher la case Auteur correspondant si l'auteur est également l'auteur correspondant. (C'est généralement le cas.)
17. Pour ajouter d'autres auteurs membres de votre établissement, répétez cette procédure sans cocher la case Auteur demandeur.
18. Pour ajouter un auteur en utilisant son identifiant ORCID, cliquez sur Autres options > Ajouter en utilisant l'ORCID, saisissez l'identifiant ORCID de l'auteur, puis confirmez la sélection de cet auteur.
19. Pour ajouter un auteur en utilisant son identifiant ISNI, cliquez sur Autres options > Ajouter en utilisant l'ISNI, saisissez l'identifiant ISNI de l'auteur, puis confirmez comment le nom de l'auteur doit apparaître dans l'interface. (Plusieurs options sont disponibles pour l'ISNI.)
20. S’il y a des auteurs qui ne figurent PAS dans la base de données des usagers (c’est-à-dire qui ne sont pas membres de votre établissement) et pour lesquels vous ne disposez pas d’un identifiant ORCID ou ISNI, cliquez sur Autres options > Ajouter par saisie manuelle.  Dans la boîte de dialogue présentée, inscrivez le Prénom, le Nom le Nom publié de l'auteur que vous ajoutez.  

    

21. Après avoir ajouté tous les auteurs que vous souhaitez inclure pour l'article, retournez à la notice de l'article en cliquant sur Retour à la création d'une notice d'article dans le haut de l'écran.
22. La section suivante de la demande de libre accès est la section Périodique. Pour ajouter une notice de périodique à l'article, cliquez sur Sélectionner une notice WorldCat dans la droite de la section Périodique.  

    

23. Une boîte de dialogue sera présentée pour vous permettre de chercher la notice de périodique imprimé ou numérique dans WorldCat.Effectuez votre recherche, puis sélectionnez la notice de périodique appropriée en cliquant sur Sélectionner.

    

24. Les informations clés sur le périodique seront ajoutées automatiquement dans les champs de la section Périodique.  Cette section doit obligatoirement être remplie. 

    

25. La dernier champ obligatoire avant de pouvoir approuver la demande est le champ Éditeur. Ce champ se trouve dans la section Demande. Cliquez sur Modifier les informations de la demande pour modifier cette section.
26. L'éditeur doit figurer parmi les fournisseurs actifs dans la base de données de votre bibliothèque; veuillez donc l'ajouter préalablement si nécessaire. L'éditeur sera généralement l'éditeur du périodique en question plutôt qu'un agrégateur.
27. Pour sélectionner un éditeur, saisissez son nom dans la boîte de saisie automatique. Sélectionnez le fournisseur/éditeur. Enregistrez ensuite la section en cliquant sur Enregistrer dans la droite de la section.

    

28. Veuillez noter également que cette section comprend des informations sur l'auteur demandeur (tirées de la section Auteurs).  Vous pouvez facilement copier l'adresse électronique de l'auteur demandeur si vous devez correspondre avec lui. Le type de demande est également affiché, mais pour le moment, seul FTA (Frais de traitement d'article) sera affiché. Nous pourrions ajouter d'autres types de demandes à l'avenir et nous accueillons favorablement les suggestions d'autres types de demandes de libre accès.
29. Vous devez ensuite approuver la demande de libre accès. Dans le haut de l'écran, cliquez sur Approuver la demande. (Mise en garde – Cette action ne pourra pas être annulée.)
30. La demande de libre accès aura le statut « Approuvée » dans le haut de l'écran. 

    

31. Finalement, vous devez facturer les frais de traitement de la demande. Cela se fait dans la section Informations sur la facture dans le bas de la demande. Cliquez sur Ajouter à la facture.
32. Vous serez dirigé vers un nouvel écran où vous pourrez sélectionner une facture à laquelle ajouter votre demande de libre accès en tant que document facturé. Vous pouvez chercher des factures en utilisant plusieurs options et filtres de recherche. La boîte de recherche affichée au-dessus du tableau permet d'effectuer une recherche générale par mot-clé. Pour chercher un champ précis ou filtrer vos résultats, cliquez sur l'icône de filtre dans le haut du tableau.  

    

33. Il s'agit de la nouvelle manière d'accéder aux filtres dans les tableaux dans l'interface utilisateur modernisée.
34. Après avoir trouvé la facture à laquelle vous souhaitez ajouter la demande, cliquez sur « Ajouter à la facture » dans la ligne de la facture en question. 

    

35. Vous pouvez également cliquer sur « Nouvelle facture » dans le haut du tableau pour ajouter votre demande de libre accès à une nouvelle facture. Une boîte de dialogue sera ouverte dans laquelle vous pourrez saisir les détails de la nouvelle facture.

    

36. Pour créer la facture et ajouter la demande à la facture comme document, cliquez sur Enregistrer et ajouter. (Ne procédez pas ainsi s'il s'agit d'un test, car des corrections ultérieures seront requises.)
37. Après avoir une demande à une facture (en tant que document facturé), elle apparaîtra dans la section Facture(s) ajoutée(s) dans le haut de l'écran Ajouter à la facture.  Chaque facture apparaîtra dans cette section dans un encadré rectangulaire avec les informations clés de la facture ajoutée.

    

38. Vous pouvez ajouter des demandes à plusieurs factures, mais à notre connaissance, il ne s'agit pas de la chaîne de travail habituelle. Vous pouvez également ajouter des demandes à des factures dont le fournisseur est différent de l'éditeur de la demande de libre accès. Cela s'explique par le fait que, parfois, les bibliothèques paient des consortiums ou d'autres « agents » plutôt que le fournisseur directement.
39. Lorsque vous aurez terminé, vous voudrez probablement accéder à la facture pour la payer. Cependant, il convient de mentionner ici une limitation majeure du système.  Contrairement aux autres fonctionnalités des acquisitions (par exemple, les commandes, les documents commandés, les factures, etc.), les demandes de libre accès ne sont pas présentées sous un nouvel onglet du menu de navigation de gauche. C’est pourquoi, lorsque vous aurez quitté la demande de libre accès, vous devrez peut-être la chercher pour l’ouvrir à nouveau si vous devez y revenir pour une raison quelconque. Cela est dû à des contraintes techniques liées à l'intégration de la nouvelle structure de l'interface utilisateur modernisée avec la navigation actuelle située à gauche. Ce problème sera réglé lorsque le menu de navigation de gauche sera transféré dans la nouvelle interface. Vous en verrez un aperçu dans les prochains mois, mais le nouveau menu latéral gauche ne sera peut-être pas disponible par défaut pour toutes les bibliothèques pendant un certain temps.  Il convient donc d'être attentif si vous quittez la demande de libre accès. Vous devrez peut-être chercher la demande pour l'ouvrir ou la modifier. 
40. Dernière remarque : bien qu’il soit impossible d’utiliser la navigation de gauche pour revenir facilement à la demande précédemment ouverte (en raison de l’absence d’onglets à gauche), vous pouvez utiliser le bouton Précédent de votre navigateur pour revenir à l’écran de la demande de libre accès précédente, même si vous avez navigué vers une autre section (par exemple, la liste de factures). Dans la nouvelle interface utilisateur modernisée, nous veillons à ce que tous les écrans possèdent des URL concrètes et qu'il soit possible d'y revenir à l'aide du bouton Précédent. Il s'agit d'une solution de contournement si vous souhaitez revenir à votre demande de libre accès devoir la chercher.
41. Vous pouvez fermer la demande de libre accès et revenir à l'écran de recherche en cliquant deux fois sur Fermer dans le haut de l'écran. Votre demande devrait maintenant apparaître dans l'écran.
42. Quelques remarques concernant l'écran de recherche des demandes de libre accès :
    1. La boîte de recherche située en haut à droite effectue une recherche générale par mot-clé et est utile pour trouver rapidement une demande de libre accès précise.
    2. Comme indiqué précédemment, pour accéder aux filtres, cliquez sur l'icône Filtre à droite de la boîte de recherche. Plusieurs filtres sont disponibles et peuvent être combinés pour affiner votre recherche selon vos besoins.
    3. Vous pouvez configurer les colonnes que vous souhaitez afficher à l'aide de la troisième icône en partant de la gauche.  

       

    4. Vous pouvez également modifier l'ordre des colonnes affichées à l'écran en les faisant glisser dans un ordre différent.
    5. La configuration des colonnes sera enregistrée par défaut pour plusieurs sessions.
    6. Pour revenir à la configuration de colonnes par défaut précédente, cliquez sur l'icône d'actualisation située entre l'icône de filtre et l'icône de configuration des colonnes. 

       

    7. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV d'une seule page de résultats en utilisant le menu situé dans le coin supérieur droit du tableau.   

       

    8. Comme pour les écrans de recherche précédents, vous pouvez trier les colonnes avec divers critères. Le tri par Titre est le tri par défaut.
    9. Ce même tableau de recherche sera utilisé dans les écrans d'acquisitions à l'avenir.  Vos commentaires sont les bienvenus!
43. Comme c'est généralement le cas pour les acquisitions, si vous avez suivi ces étapes pour créer une demande de libre accès, vous avez créé des données qui resteront dans le système si elles ne sont pas supprimées. Vous pouvez donc supprimer cette demande si elle ne représente que des données de test. Vous pouvez supprimer une demande tant que vous ne l'avez pas ajouté à une facture. (Si c'est le cas, vous devez d'abord supprimer le document facturé correspondant.)  
44. Pour supprimer une demande de libre accès, vous devez la rouvrir et cliquer sur « Supprimer » dans le haut de l'écran.

    

45. Une API de plate-forme sera bientôt disponible pour les demandes de libre accès. Elle vous permettra de créer et de mettre à jour des demandes par programmation, et de chercher les demandes. Les bibliothèques pourraient même créer des formulaires Web pour les auteurs qui soumettent des demandes, et des demandes de libre accès seraient automatiquement générées pour que les membres du personnel de la bibliothèque puissent les examiner.
46. Le module Analytique offrira bientôt un nouvel ensemble de données pour les demandes en libre accès afin que vous puissiez générer des rapports sur vos demandes en libre accès.  Ce nouvel ensemble de données sera disponible dans les prochains mois, mais vous devrez attendre qu'il soit disponible dans l'interface Power BI d'Analytique pour une performance optimale. Surveillez le calendrier des installations du module Analytique/Rapports de WorldShare.

 Pour plus d'informations et des instructions, voir Demandes de libre accès.

Récupérer automatiquement des fichiers via un serveur SFTP sans droit d'écriture

Vous pouvez maintenant récupérer automatiquement des fichiers depuis les serveurs SFTP des fournisseurs, même si vous ne disposez pas de droit d'écriture. Cela vous évite de récupérer manuellement ces fichiers et à les charger dans WorldShare. Auparavant, vous pouviez récupérer des fichiers à partir de serveurs SFTP, mais vous deviez les renommer après leur récupération. Vous pouvez maintenant aussi configurer des tâches automatisées pour récupérer des fichiers à partir de serveurs sans droit d'écriture (où vous ne pouvez pas renommer les fichiers). 

Pour utiliser cette fonctionnalité :

1. Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches.
2. Cherchez une tâche automatisée existante ou créez une nouvelle tâche automatisée.(La tâche automatisée doit être de type « importation », par exemple Importation de commandes, Importation de factures, etc.).
3. Saisissez les détails de la tâche automatisée.
4. Dans la section Post-traitement, vous verrez la nouvelle option « Ne pas renommer les fichiers (aucun droit d'écriture dans le dossier) ». 

   

5. Idéalement, vous n'utiliseriez cette option que si le fournisseur ne vous a PAS accordé de droit d'écriture dans son dossier SFTP, afin que le service Acquisitions puisse renommer les fichiers après leur récupération.
6. Sélectionnez cette option et enregistrez la tâche.
7. Lorsque cette option est sélectionnée et que la tâche s'exécute, le système récupère le fichier du serveur SFTP comme d'habitude, mais il utilisera le fichier récupéré au lieu de le renommer.  Cela évitera au système de devoir récupérer de nouveau le fichier lors de la prochaine exécution de la tâche.  Le système ne prend en compte que le fichier récupéré après que vous ayez sélectionné cette option. Assurez-vous donc que tous les fichiers récupérés et importés avant cette opération ont été supprimés ou renommés.  Sinon, la tâche récupérera tous les fichiers qui répondent aux critères définis dans la tâche automatisée. Cela peut entraîner la création de données en double, bien que souvent, lors de l'importation du fichier récupéré, l'importation échoue en raison de la duplication des données. Toutefois, cela dépend de la nature exacte des données réimportées.
8. Cette possibilité de récupérer des fichiers sans droit d'écriture pourrait s'avérer particulièrement utile pour les bibliothèques utilisant le service Partenaires de catalogage WorldCat pour importer des données de facturation et/ou des données de rangement. Ce processus transfère les fichiers vers les serveurs File-X d'OCLC, qui ne prennent actuellement pas en charge les droits d'écriture.

 Pour plus d'informations et des instructions, voir Récupération et importation automatisées de fichiers.

Nouvelle API pour les commandes

Nous mettons en place une nouvelle expérience de gestion pour les commandes et les documents commandés.  Auparavant, la recherche était limitée, restreinte à l'état de la commande et à la date de la dernière mise à jour, et les documents commandés étaient liés à une seule commande à la fois.  Grâce à la nouvelle API, les utilisateurs peuvent plus facilement chercher et récupérer des commandes et des documents commandés, consulter des commandes à l'aide de critères supplémentaires comme le nom, le fournisseur et d'autres détails, et soumettre des commandes en une seule étape simple. De plus, la prise en charge de la recherche d'adresses et de départements est maintenant incluse.

Si vous utilisez l'ancienne intégration des bons de commande
Les bibliothèques et les fournisseurs disposant de connexions personnalisées à l'ancienne API pour les bons de commande (Purchase Orders API) doivent prévoir passer à la nouvelle API de gestion des commandes Order Management API. L'ancienne API sera mise hors service; la date exacte n'a pas encore été fixée. Agir tôt réduit les risques et vous permet de profiter des améliorations mentionnées ci-dessus.

Pour demander un accès WSKey aux nouvelles API, allez au  : https://platform.worldcat.org/wskey/.

Pour consulter les exigences techniques pour les points de terminaison de cette nouvelle API, allez au  : https://developer.api.oclc.org/wms-acq-v2.  Les points de terminaison de la nouvelle API seront disponibles le vendredi 27 mars 2026.

Les postes dépendants dans les listes de renouvellements sont maintenant remplis

Les postes dépendants dans les listes de renouvellements sont maintenant adéquatement remplis par défaut.Auparavant, si un document renouvelé avait un poste cible par défaut qui était un poste dépendant, celui-ci n'apparaissait pas dans la liste des postes associés dans l'écran de la liste de renouvellements. Il fallait établir manuellement la correspondance avec ces postes cibles. Ce problème a été corrigé lors d'une installation ultérieure.

Les bonnes coordonnées de fournisseur sont utilisées lors de l'envoi de réclamations de publications en série à plusieurs fournisseurs   

Lors de l'envoi de réclamations de numéros de publications en série à plusieurs fournisseurs, le système utilise maintenant les coordonnées du fournisseur spécifié pour envoyer les messages. Auparavant, ces messages étaient envoyés au premier contact du fournisseur, indépendamment des paramètres d'avis de ce dernier. Désormais, tous les messages sont envoyés au contact approprié du fournisseur lors d'une réclamation auprès d'un seul fournisseur ou de plusieurs fournisseurs.

Les demandes de libre accès ne s'ouvrent pas dans des onglets du menu de navigation de gauche

En raison des limitations liées à l'intégration de la nouvelle interface utilisateur modernisée avec le menu de navigation de gauche actuel, les demandes de libre accès ne s'ouvriront pas dans un onglet du menu de navigation de gauche comme les autres éléments dans Acquisitions (par exemple, les commandes, les documents commandés et les factures). Elles apparaîtront plutôt dans l'écran utilisé pour les créer/modifier. Cependant, si vous quittez cet écran, vous devrez peut-être les chercher pour les rouvrir.  Pour contourner ce problème, vous pouvez utiliser le bouton Précédent de votre navigateur pour revenir à la demande de libre accès.  Ce problème sera réglé lorsque le menu de navigation de gauche sera transféré dans la nouvelle interface.  Un aperçu de ce nouveau menu latéral gauche sera disponible pour les utilisateurs qui l'activeront dans les prochains mois.

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.

• Acquisitions WorldShare
• Contacter l'assistance technique d'OCLC
• Community Center d'OCLC
• Tableau de compatibilité des navigateurs