Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Septembre 2025
Date d'installation : 25 septembre 2025
Introduction
Cette installation d'Acquisitions WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations en plus de plusieurs corrections de problèmes. Ces nouvelles fonctionnalités vous aideront à gérer des chaînes de travail plus complexes. Notamment :
- Suppression des mises en garde de dépassement de dépenses lorsqu'elles ne sont pas nécessaires pour votre chaîne de travail
- Suivi du moment où votre bibliothèque reçoit physiquement les factures des fournisseurs
Beaucoup des améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.
Actions recommandées
Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.
Actions administratives
Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.
| Actions |
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Examinez la nouvelle fonctionnalité de suivi de la date de réception des factures et déterminez si votre établissement utilisera cette fonctionnalité optionnelle pour une meilleure gestion des factures. |
Actions de suivi
Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.
| Actions |
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Formez le personnel pour la nouvelle fonctionnalité de date de réception la facture si votre établissement choisit d'utiliser cette option et examinez le paramètre Supprimer l'avertissement de dépassement de dépenses pour déterminer si cette mise en garde sera utile ou non pour votre établissement. |
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
Date de réception de facture
Nouveauté
Vous pouvez maintenant savoir quand votre bibliothèque reçoit physiquement les factures de fournisseurs, indépendamment de la date de facturation indiquée sur la facture elle-même. La nouvelle date « Facture reçue » vous offre une meilleure visibilité sur le calendrier de traitement de vos factures. Auparavant, vous ne pouviez voir que la date de facturation (la date figurant sur la facture du fournisseur), mais pas la date à laquelle votre bibliothèque recevait réellement la facture.
Vous pouvez maintenant distinguer facilement le moment où un fournisseur a créé une facture et le moment où votre bibliothèque l'a reçue.
Comment utiliser cette fonctionnalité
- Ouvrez n'importe quelle facture dans Acquisitions WorldShare.
- Cherchez le nouveau champ Facture reçue à côté du champ Date de la facture.
- Inscrivez la date à laquelle votre bibliothèque a reçu la facture.
- La date est enregistrée automatiquement lorsque vous passez à un autre champ.
Note. - L'option Facture reçue est entièrement facultative. Vous pouvez l'utiliser lorsqu'elle est utile et laisser le champ vide lorsqu'elle n'est pas nécessaire.
Affichage des dates de réception dans votre liste de factures
- Allez dans votre liste de factures.
- Cliquez sur l'icône de roue pour personnaliser les colonnes .
- Cochez Facture reçue pour que cette colonne soit affichée.
- La colonne apparaîtra à côté de la colonne Date de la facture.
Filtrer par date de réception
- Utilisez le bouton Filtres pour activer le filtre Facture reçue.
- Cliquez sur le filtre Facture reçue dans le haut de votre liste de factures.
- Choisissez votre méthode de filtrage :
- Il y a plus de ___ jours - Permet de trouver les factures plus anciennes qui peuvent nécessiter une attention particulière.
- Du ___ Au ___ - Permet de chercher des plages de dates spécifiques à l'aide des icônes de calendrier.
- Cliquez sur Appliquer pour voir les résultats filtrés.
Pour plus d'informations et des instructions, voir Chercher et filtrer des factures et Modifier une facture.
Supprimer l'avertissement de dépassement de dépenses
Nouveauté
Vous pouvez maintenant désactiver les mises en garde de dépassement des dépenses lorsqu'elles ne sont pas nécessaires pour votre chaîne de travail. Cela vous donne plus de contrôle sur le traitement des factures et des paiements. Auparavant, les avertissements de dépassement de dépenses apparaissaient toujours lorsque vous essayiez de payer une facture ou de la marquer comme prête à être payée, même lorsque votre établissement n'avait pas besoin de ces avertissements. Ces avertissements pouvaient ralentir votre chaîne de travail et créer des étapes inutiles.
Configuration de la fonctionnalité
- Dans le menu Paramètres, cliquez sur Administration > Fonctionnalités optionnelles.
- Trouvez la nouvelle case à cocher Supprimer l'avertissement de dépassement de dépenses.
- Cochez la case pour désactiver les avertissements de dépassement de dépenses.
- Les modifications prendront effet automatiquement après 10 minutes.
Note. - Seuls les utilisateurs disposant des autorisations d'Acquisitions Admin peuvent voir et modifier ce paramètre.
Changements pour le personnel
• Lorsque la suppression est activée - Le personnel peut payer les factures et les marquer comme prêtes sans voir les fenêtres contextuelles d’avertissement de dépassement de dépenses.
• Lorsque la suppression est désactivée - Le système fonctionne exactement comme avant, c'est-à-dire que avertissements sont affichés lorsque les dépenses dépassent les budgets.
La fonction de suppression est désactivée par défaut, de sorte que votre chaîne de travail actuelle ne changera pas tant que vous ne choisirez pas de l'activer. Si les avertissements de dépassement de dépenses ne sont pas utiles aux processus de votre établissement, suivez simplement les étapes de configuration ci-dessus pour les désactiver.
Pour des informations supplémentaires, voir Gérer la configuration de votre établissement pour Acquisitions WorldShare.
Annonce
Le protocole FTPS n'est plus pris en charge
Les utilisateurs ne verront désormais que les connexions SFTP sécurisées dans leurs options de transfert de fichiers, ce qui renforce la sécurité des communications avec les fournisseurs et la récupération automatisée des fichiers. Auparavant, les utilisateurs pouvaient sélectionner des connexions FTPS (File Transfer Protocol Secure), mais celles-ci sont progressivement abandonnées pour faire place à une technologie plus sécurisée et plus récente. Maintenant, lors de la configuration de tâches automatisées, de paramètres d'avis ou de communications avec les fournisseurs, seules les options SFTP (Secure File Transfer Protocol) apparaissent dans les connexions disponibles. Jusqu'à l'installation d'octobre, les tâches automatisées utilisant une liaison FTPS continueront d'être exécutées comme prévu, mais ces tâches ne peuvent pas être mises à jour sans les changer en SFTP, et les utilisateurs disposant de connexions FTPS existantes devront les mettre à jour pour le SFTP avant l'installation d'octobre.
Problèmes corrigés
Erreur lors de l'importation de fichiers de commande MARC
Vous pouvez maintenant importer des fichiers de commande MARC sans voir le message « Une erreur est survenue lors de la recherche de correspondance pour le numéro OCLC ». Auparavant, il y avait échec d'importation lors du téléchargement de fichiers de commande MARC, en particulier pour les documents dans la catégorie « Acquisitions dictées par les demandes », même lorsque les fichiers MARC étaient correctement formatés et validés. Les notices n'étaient pas générées et une intervention manuelle était nécessaire. Vous pouvez maintenant importer les fichiers de commande MARC sans que ces messages d’erreur n’interrompent votre travail.
Erreur lors du mappage des postes pour la liste de renouvellements
Vous pouvez maintenant mapper les postes dépendants pour les listes de renouvellements dans leurs périodes budgétaires cibles. Auparavant, lors de la mise à jour des paramètres de la liste de renouvellement et de la tentative de sélection d'un poste dépendant cible, le message d'erreur « Le poste cible n'est pas disponible pour la liste de renouvellements », même lorsque le poste aurait dû être accessible. Cela touchait particulièrement les bibliothèques avec acquisitions par succursale, où les postes dépendants n'ont plus leurs propres désignations de succursale. Il est maintenant possible de terminer le mappage des postes d'une liste de renouvellements sans que cette erreur ne surviennent.
Erreur dans les listes déroulantes de contacts de fournisseurs
Les nouveaux contacts de fournisseurs sont maintenant affichés immédiatement dans les listes déroulantes sans devoir publier le fournisseur au préalable. Auparavant, lors de la création d'un nouveau fournisseur et de l'ajout d'informations de contact, les listes déroulantes de contacts dans Paramètres d'acquisitions restaient vides jusqu'à ce que le fournisseur soit publié ou défini comme « Inactif ». Une étape supplémentaire était nécessaire ce qui interrompait le déroulement de la configuration du fournisseur. Vous pouvez maintenant terminer le processus de configuration de fournisseur et accéder aux informations de contact dans les listes déroulantes immédiatement après avoir ajouté des contacts.
Amélioration de la correspondance avec l'ISBN pour l'importation de livres électroniques
Vous pouvez maintenant importer avec succès des commandes de livres électroniques lorsque l'ISBN électronique apparaît à n'importe quelle position dans la notice MARC, et pas seulement dans la première zone de ISBN. Auparavant, lors de l'importation de données de commandes MARC avec des codes de plateforme pour les collections de livres électroniques, le système vérifiait uniquement la première zone de ISBN et ne parvenait pas à établir de correspondance si l'ISBN de la version électronique était répertorié après un ISBN de la version imprimée. Cela entraînait des échecs d’importation même lorsque la version électronique existait dans la base de connaissances. Vous pouvez maintenant effectuer les importations de commandes livres électroniques peu importe l'ordre de zone ISBN dans les notices MARC.
Erreur lors de l'importation de livres électroniques due au format dans l'ISBN
Vous pouvez maintenant importer avec succès des commandes de livres électroniques lorsque les zones d'ISBN contiennent des informations supplémentaires entre parenthèses, telles que « (electronic bk.) » ou « (hardcover) ». Auparavant, lors de l'importation de données de commandes MARC avec des codes de plateforme, le système ne parvenait pas à faire correspondre les titres de livres électroniques dans la base de connaissances si la zone d'ISBN contenait des qualificatifs ou des descriptions de format. Le système extrait désormais automatiquement les principaux numéros ISBN, en supprimant les informations entre parenthèses avant de chercher dans la base de connaissances.
Liens importants
Aide et documentation
De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.