Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Décembre 2025

Dernière mise à jour
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Date d'installation : 13 décembre 2025

Introduction

Cette version d'Acquisitions WorldShare offre une nouvelle fonctionnalité. Cette nouvelle fonctionnalité vous aidera à gérer des chaînes de travail plus complexes. Notamment :

Permettre aux succursales de gérer de manière autonome leurs propres données d'acquisition (postes budgétaires, commandes, factures, demandes d'achat, tâches, etc.).

Cette amélioration est le résultat direct de vos commentaires.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Actions
Aucune pour le moment

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Actions
Considérez la fonctionnalité d'acquisitions par succursale pour votre bibliothèque. Instructions ci-dessous.

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Acquisitions par succursales

Les bibliothèques peuvent permettre à chaque succursale de gérer de manière autonome ses propres données d'acquisitions : postes budgétaires, commandes, factures, demandes d'achat, tâches, etc. Cette fonctionnalité ne sera probablement utile qu'à certaines bibliothèques, mais pour celles-ci, elle pourrait s'avérer extrêmement utile. Pour ces bibliothèques, cela permet à chaque succursale de fonctionner comme une bibliothèque autonome en matière de gestion budgétaire, de commandes, de facturation, de demandes de nouveaux documents et d'importation de données. Si votre bibliothèque fonctionne de cette manière, vous devriez envisager cette fonctionnalité. Toutefois, si chaque succursale ne fonctionne pas de manière autonome de la succursale principale de votre bibliothèque, cette fonctionnalité n'est probablement pas indiquée pour vous. Pour cette raison, vous devriez bien évaluer les avantages et les inconvénients avant d'activer cette fonctionnalité pour votre bibliothèque. Cette fonctionnalité ne peut PAS être désactivée pour votre bibliothèque une fois activée; il est donc très important de prendre une décision réfléchie. L'activation de cette fonctionnalité a un impact sur presque tous les écrans d'Acquisitions et modifie complètement la chaîne de travail des bibliothèques qui l'utilisent; elle ne doit donc être activée que si vous êtes certain d'en avoir besoin. Avant de prendre cette décision, il est conseillé de visionner la vidéo suivante : WorldShare Acquisitions branch-based acquisitions overview (connexion au Community Center requise). Si vous êtes certain de vouloir activer cette fonctionnalité, contactez l'assistance technique d'OCLC pour demander un formulaire à signer attestant que cette fonctionnalité ne peut pas être désactivée.

Exigences pour permettre les acquisitions par succursale :

Demandez aux principaux acteurs de votre bibliothèque de regarder la vidéo WorldShare Acquisitions branch-based acquisitions overview (connexion au Community Center requise).
Demandez un formulaire de consentement au service d'assistance technique ou d'implantation d'OCLC.
Faites signer le formulaire par un représentant autorisé (tel que le gestionnaire de la bibliothèque) et indiquez la date à laquelle la fonctionnalité doit être activée.
Le service d'assistance technique ou d'implantation d'OCLC activera la fonctionnalité à cette date.

Attribuer des rôles spécifiques à une succursale

Note. - Les rôles d'utilisateur peuvent être attribués non seulement à l’établissement principal, mais aussi à une succursale particulière.Ces rôles confèrent les autorisations nécessaires pour effectuer des actions dans cette succursale. La plupart des rôles spécifiques à une succursale n'offrent des autorisations de création/mise à jour/suppression que pour la succursale en question, tout en proposant des rôles en lecture seule pour toutes les succursales.

Dans WorldShare, ouvrez le module Administration.
Cherchez un usager dans le menu de navigation de gauche.
Ouvrez le dossier de l'usager.
Ouvrez la section Rôle et cliquez sur Modifier.
Si l'utilisateur a des rôles pour plusieurs succursales, vous verrez plusieurs onglets dans cette section, un pour chaque succursale pour laquelle l'utilisateur a un rôle.
Pour modifier les rôles pour une succursale, cliquez sur l'onglet correspondant à cette succursale et sélectionnez ou désélectionnez les rôles au besoin.
Pour ajouter un nouvel ensemble de rôles pour une nouvelle succursale, cliquez sur « Ajouter un accès d'établissement ».
Cochez la case de la succursale pour laquelle vous souhaitez ajouter un ou plusieurs rôles, puis cliquez sur « Ajouter » dans le bas de la boîte de dialogue.
La nouvelle succursale sera ajoutée comme onglet à la liste des onglets, et vous pourrez sélectionner un ou plusieurs rôles pour cette succursale et pour cet utilisateur.
Chaque rôle donne accès à certaines fonctionnalités du système. En règle générale, un rôle spécifique à une succursale accorde les autorisations de création, de mise à jour et de suppression des données d'une seule succursale , tout en fournissant un accès en lecture seule aux données de toutes les succursales.

Gérer les budgets d'une succursale

Note. - Si un utilisateur possède un rôle spécifique à une succursale, il ne pourra consulter que les postes budgétaires de cette succursale. Cela diffère des commandes et des factures, où un accès en lecture seule est accordé aux rôles d'utilisateur spécifiques à chaque succursale pour toutes les succursales, mais où seules les autorisations de création, de mise à jour et de suppression sont accordées à une succursale spécifique.

Connectez-vous à WorldShare.
Sélectionnez la succursale que vous voulez utiliser pour la session. (Elle sera automatiquement sélectionnée pour vous en fonction de votre session précédente, si vous ne la modifiez pas.)
La succursale sélectionnée lors de la connexion déterminera de nombreux aspects de votre utilisation des acquisitions, notamment le préfiltrage de tous les éléments (commandes, factures, tâches, etc.) avec cette succursale. En résumé, vous n'effectuerez des tâches que pour cette succursale lorsque vous vous connecterez à cette succursale.
Cliquez Budgets.
Ouvrez le budget approprié.
Le contenu sera préfiltré en fonction de la succursale sélectionné lors de la connexion. Seuls les postes affectés à cette succursale seront affichés.
Vous pouvez modifier les succursales de votre filtre si vous disposez des autorisations nécessaires pour d'autres succursales. Contrairement aux commandes et aux factures, l'accès en lecture seule n'est accordé qu'à la succursale où vous occupez ce rôle. Les autres succursales ne sont pas disponibles dans la liste du filtre.
Les succursales auxquelles chaque poste est affecté est affiché dans la nouvelle colonne « Succursales » du tableau des postes. Un poste peut être affecté à plusieurs succursales.
Vous pouvez créer un nouveau poste de niveau supérieur en cliquant sur l'icône plus dans l'en-tête de la colonne supérieure du tableau.
Lors de la création d'un poste de niveau supérieur, vous pouvez l'affecter à une ou plusieurs succursales. Le système utilise par défaut la succursale de connexion, mais vous pouvez assigner plusieurs succursales au poste.
Cliquez sur Enregistrer pour créer le nouveau poste.
Vous pouvez également créer des postes dépendants pour ce poste principal en cliquant sur le bouton « Ajouter un poste » dans le menu d’actions situé à la fin de la ligne du poste. Toutefois, tous les postes dépendants seront affectés aux mêmes succursales que le poste de niveau supérieur. Vous ne pouvez pas avoir de postes dépendants affectés à un ensemble de succursales différentes de celles du poste fonds principal.
Par la suite, lors de l'affectation des postes aux documents commandés et facturés, seuls les postes fonds destinés à la succursale de la commande ou de la facture seront affichés et pourront être sélectionnés.

Configurer des Départements d'acquisitions pour des succursales individuelles

Note. - Le nouvel élément appelé « Département d'acquisitions » a été ajouté. Ces départements appartiennent à une succursale particulière et servent à désigner l'unité organisationnelle au sein de cette succursale qui effectuent les tâches d'acquisition. Par exemple, le Département des monographies, les Département des périodiques, etc. Ils peuvent être configurés dans les Paramètres.

Dans le module Acquisitions, cliquez sur Paramètres dans le menu de navigation de gauche.
Allez ensuite sous Administration > Départements d'acquisitions.
Sélectionnez une succursale dans la liste déroulante « Succursale », pour voir les départements d'acquisitions liés à cette succursale.(La succursale de connexion sera sélectionnée par défaut.)
Pour ajouter un nouveau département, cliquez sur « Ajouter un département d'acquisitions ».
Inscrivez le nom du département, son identifiant unique et une description facultative. Sélectionnez également un état : Actif ou Inactif.
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le nouveau département.
Pour désactiver un département, cliquez sur son nom puis sélectionnez « Inactif » comme état.
Les départements ne peuvent pas être supprimés, ils peuvent seulement être désactivés.
Ces départements apparaîtront comme sélections pour les commandes et factures dans le module Acquisitions.

Utiliser les acquisitions spécifiques aux succursales pour les commandes, les réclamations, les annulations, les renouvellements et d'autres actions liées à la recherche de documents commandés

Connectez-vous à WorldShare.
Sélectionnez la succursale que vous voulez utiliser pour la session. (Elle sera automatiquement sélectionnée pour vous en fonction de votre session précédente, si vous ne la modifiez pas.)
Cette succursale (sélectionnée lors de la connexion) déterminera de nombreux aspects de votre utilisation des acquisitions, notamment le préfiltrage des postes budgétaires, commandes, factures, tâches, etc. de cette succursale. En résumé, vous n'effectuerez des tâches que pour cette succursale lorsque vous vous connecterez à cette succursale.
Allez sous Recherche de documents, Recherche de collections ou Ressources locales dans le menu de navigation de gauche.
Cherchez une ressource à commander.
Une fois la ressource trouvée, cliquez sur le bouton « Ajouter à une commande » situé à côté de la ressource.
La fenêtre Ajouter à une commande est présentée.
Inscrivez les informations sur le document dans le haut de l'écran comme d'habitude. (Aucun changement par rapport à la procédure habituelle.)
Sélectionnez un bordereau de commande (si applicable).
Note. - Les bordereaux de commande appartiennent à une succursale précise. Vous devez choisir la succursale du bordereau que vous voulez utiliser.La succursale avec laquelle vous êtes connecté est sélectionnée par défaut.
La liste des commandes existante, affichée dans le bas de l'écran, est également préfiltrée en fonction de la succursale à laquelle vous êtes connecté. Vous pouvez chercher et sélectionner une commande pour cette succursale à laquelle ajouter des documents.
Si vous disposez des autorisations pour une autre succursale, vous pouvez changer de succursale et ajouter des documents aux commandes de cette succursale, mais cela nécessite de modifier votre filtre de Succursale d'acquisitions. (Tout le contenu est préfiltré par défaut en fonction de votre succursale de connexion.)
Vous pouvez également créer une nouvelle commande en cliquant sur le bouton Nouvelle commande.
Vous accéderez à la boîte de dialogue de nouvelle commande.
Dans cet écran, un nouveau champ appelé Succursale d'acquisitions apparaît. La valeur de ce champ correspond par défaut à la succursale à laquelle vous êtes connecté, mais si vous disposez des autorisations nécessaires pour créer des commandes pour une autre succursale, vous pouvez sélectionner une autre Succursale d'acquisitions.
Vous pouvez également ajouter un Département d'acquisitions pour cette succursale.Chaque succursale peut avoir plusieurs départements d'acquisitions.Les départements d'acquisitions sont spécifiques aux succursales.
La création d'une nouvelle commande affiche cette commande dans la section Commandes existantes. (Aucun changement par rapport à la procédure habituelle.)
Cliquez sur « Ajouter » à côté de la commande (comme d'habitude) pour ajouter le document à la commande spécifique à la succursale.
Pour voir la commande, cliquez sur le numéro de commande dans le tableau.
La Succursale d'acquisitions et le Département d'acquisitions sont maintenant affichés dans le haut de l'écran de commande. La Succursale d'acquisitions ne peut pas être modifiée. Vous devez créer une nouvelle commande avec une nouvelle d'une nouvelle Succursale d'acquisitions.Le Département d'acquisitions peut toutefois être modifié.
Lorsque vous modifiez un document dans une commande spécifique à une succursale, les postes budgétaires seront filtrés en fonction de la succursale à laquelle ils appartiennent. Un document de commande d'une Succursale d'acquisitions spécifique ne peut être affecté qu'à un poste budgétaire appartenant également à cette succursale. La fonction de saisie automatique des postes n'affiche désormais que les postes appartenant à cette succursale.
Si vous allez dans l'écran de recherche de commandes (Commandes > Commandes dans le menu de navigation de gauche), vous constaterez que toutes les commandes sont préfiltrées en fonction de la succursale de connexion.
De même, lors d'une recherche de documents commandés, les documents seront préfiltrés en fonction de la succursale à laquelle vous êtes connecté.
Lors d'une recherche de documents commandés, vous pouvez effectuer toutes les actions habituelles pour les documents commandés, comme la Réclamation, l'Annulation, la Réception et la Facturation. Toutefois, l'utilisateur devra disposer des autorisations nécessaires pour effectuer ces actions pour la succursale associée à la commande. Si vous ne disposez pas de ces autorisations pour une succursale précise, le système vous permettra de sélectionner le document et d'essayer d'effectuer l'action (cliquer sur « réclamation » par exemple), mais un message d'erreur sera affiché dans le premier écran de la boîte de dialogue.
De plus, lorsque vous tentez de facturer des documents en utilisant l'action dans le haut l'écran de recherche de documents commandés, vous ne pourrez pas ajouter le document commandé d'une succursale à une facture pour une autre succursale. Un message d'erreur sera affiché. Tous les documents commandés pour une succursale particulière doivent être ajoutés aux factures de cette succursale.
Lors de l'envoi de documents liés à un abonnement à une liste de renouvellements, vous devez les ajouter à une liste de renouvellements appartenant à la succursale à laquelle sont liés ces documents. Vous pourrez affecter la succursale liée aux documents sélectionnés à la liste de renouvellements que vous créez.
Si vous ajoutez des documents liés à un abonnement à une liste de renouvellements existante, les listes de renouvellements proposées seront filtrées pour correspondre à la liste de renouvellements des documents que vous avez sélectionnés.
Si vous tentez d'ajouter des documents liés à un abonnement provenant de plusieurs succursales à une liste de renouvellements, vous recevrez un message d'erreur et vous ne pourrez pas les ajouter à la liste de renouvellements. Vous devrez sélectionner les documents d'une seule succursale.

Utiliser les acquisitions par succursale pour la réception et la facturation

Connectez-vous à WorldShare.
Sélectionnez la succursale que vous voulez utiliser pour la session. (Elle sera automatiquement sélectionnée pour vous en fonction de votre session précédente, si vous ne la modifiez pas.)
Cette succursale (sélectionnée lors de la connexion) déterminera de nombreux aspects de votre utilisation des acquisitions, notamment le préfiltrage des postes budgétaires, commandes, factures, tâches, etc. de cette succursale. En résumé, vous n'effectuerez des tâches que pour cette succursale lorsque vous vous connecterez à cette succursale.
Cliquez sur Réception et facturation dans le panneau de navigation de gauche.
Sélectionnez vos paramètres de réception et de facturation. Par exemple :
1. Type de traitement = Monographie
2. Action = Réception et facturation
Créez une facture en cliquant sur Nouvelle facture.
Vous pouvez sélectionner la Succursale d'acquisitions pour la nouvelle facture. Le système utilise par défaut la succursale dans à laquelle vous êtes connecté, mais vous pouvez sélectionner une autre succursale si vous avez l'autorisation de créer des factures pour une autre succursale.
Vous pouvez également ajouter un Département d'acquisitions pour cette succursale, au besoin. Cette zone est facultative.
Enregistrez la facture.
Cliquez sur « Voir les documents » dans le menu de navigation de gauche.
L'écran de recherche est affiché.
Le nouveau filtre Succursale d'acquisitions sera affiché dans le haut de l’écran de recherche Réception et facturation. La succursale de connexion sera sélectionnée par défaut. Les exemplaires affichés à l'écran seront filtrés pour ne conserver que ceux provenant des commandes de cette Succursale d'acquisitions. (Tout le contenu est préfiltré par défaut en fonction de votre succursale de connexion. Vous pouvez changer la succursale au besoin.)
Cherchez le document que vous voulez recevoir et facturé. Inscrivez le code-barres et la cote du document, puis cliquez sur <Entrée>.
Si vous disposez des autorisations nécessaires pour recevoir et facturer des documents pour cette succursale, le document sera reçu et facturé, et ajouté à la facture de cette succursale. Là encore, vous ne pouvez ajouter à une facture que les documents commandés provenant d'une succursale spécifique, et uniquement ceux de cette même succursale.
Pour voir la facture, cliquez sur le numéro de la facture dans le coin droit inférieur de l'écran de réception et de facturation.
Dans l'écran de la facture, la Succursale d'acquisitions sera affichée, mais comme pour la commande, elle ne sera pas modifiable.Pour changer de Succursale d'acquisitions, vous devez créer une nouvelle facture. Le Département d'acquisitions peut toutefois être modifié.
Vous pouvez modifier le poste budgétaire des documents figurant dans la facture, mais ce poste doit être affecté à la même succursale que la Succursale d'acquisitions de la facture. Les postes seront préfiltés pour cette succursale et vous ne pouvez pas sélectionner un poste pour une autre succursale.
Vous pouvez payer une facture ou la marquer comme prête comme d'habitude, à condition de disposer de ces autorisations pour la succursale.

Importer des données et configurer des tâches automatisées pour les processus spécifiques à chaque succursale

Note. - Certains types d’importation sont spécifiques à une succursale, d’autres non. Pour les types d'importation spécifiques à une succursale, vous devrez sélectionner la Succursale d'acquisitions avant d'effectuer l'importation ou lors de la configuration de la tâche. Pour les types d'importation qui ne sont pas spécifiques à une succursale, vous n'avez pas besoin de sélectionner une succursale, mais vos autorisations seront vérifiées afin de garantir que vous êtes autorisé à importer des données pour cette succursale.

Connectez-vous à WorldShare.
Sélectionnez la succursale que vous voulez utiliser pour la session. (Elle sera automatiquement sélectionnée pour vous en fonction de votre session précédente, si vous ne la modifiez pas.)
La succursale sélectionnée lors de la connexion déterminera de nombreux aspects de votre utilisation des acquisitions, notamment le préfiltrage de tous les éléments (commandes, factures, tâches, etc.) avec cette succursale. En résumé, vous n'effectuerez des tâches que pour cette succursale lorsque vous vous connecterez à cette succursale.
Ouvrez un dossier de fournisseur.
Ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
Cliquez sur Charger un fichier.
Pour les types d'importation ci-dessous, vous pourrez sélectionner une Succursale d'acquisitions et, dans certains cas, un Département d'acquisitions, pour le chargement :
1. Importer données de commande (MARC)
2. Importer données de facturation (EDIFACT)
3. Importer données de facturation/rangement (MARC)
Lors de l'importation de ces types de données, les données créées seront pour la Succursale d'acquisitions sélectionnée. Les autres données ne seront pas autorisées.
Les autres types d'importation ne nécessitent pas la sélection d'une Succursale d'acquisitions, et vous pouvez charger des fichiers contenant des données pour plusieurs succursales, mais uniquement si votre compte utilisateur dispose des autorisations appropriées pour ces succursales.
Pour configurer une tâche automatisée, allez sous Tâches automatisées > Tâches, et cliquez sur Nouvelle tâche.
Dans la boîte de dialogue présentée, vous pouvez sélectionner la Succursale d'acquisitions pour la tâche si le type d'importation est l'un des types indiqué au point 7 ci-dessus.
La Succursale d'acquisitions sera par défaut celle à laquelle vous êtes connecté.
Une fois la tâche créée, vous pouvez voir la Succursale d'acquisitions de la tâche dans l'écran de modification, mais vous ne pouvez pas la modifier. Pour changer de Succursale d'acquisitions, vous devez créer une nouvelle tâche. Le Département d'acquisitions peut toutefois être modifié pour ces types de tâches, lorsque c'est applicable.
Les tâches pour une succursale spécifique n'importeront que les données de cette succursale. Les tâches non affectées à une succursale peuvent importer des données pour plusieurs succursales, mais uniquement si l'utilisateur qui a créé la tâche dispose des autorisations appropriées dans ces succursales.

Gérer les fournisseurs et les données de fournisseurs en utilisant les acquisitions par succursale

Connectez-vous à WorldShare.
Sélectionnez la succursale que vous voulez utiliser pour la session. (Elle sera automatiquement sélectionnée pour vous en fonction de votre session précédente, si vous ne la modifiez pas.)
Cette succursale (sélectionnée lors de la connexion) déterminera de nombreux aspects de votre utilisation des acquisitions, notamment le préfiltrage des postes budgétaires, commandes, factures, tâches, etc. de cette succursale. En résumé, vous n'effectuerez des tâches que pour cette succursale lorsque vous vous connecterez à cette succursale.
Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Fournisseurs.
Ouvrez un dossier de fournisseur.
La liste déroulante Ma succursale apparaîtra dans le coin droit supérieur de l'écran. La succursale de connexion sera sélectionnée par défaut. Cette liste déroulante filtre toutes les données spécifiques à la succursale dans le dossier de fournisseur pour n'afficher que la succursale sélectionnée.
Vous pouvez également sélectionner l'établissement principal ou « Toutes les succursales » dans cette liste déroulante, mais la succursale par défaut sera la succursale de connexion lorsque vous accéderez à cet écran.
Dans la section Liens et authentifications, tous les liens seront préfiltrés pour la sélection Ma succursale. Cependant, vous pouvez créer des liens pour n'importe quelle succursale.Pour la gestion des fournisseurs, il n'y a actuellement aucun rôle ni aucune autorisation spécifique à chaque succursale; un utilisateur ayant la possibilité de modifier les fournisseurs peut donc créer ou modifier des données pour n’importe quelle succursale.
De même, des contacts peuvent être affectés à une succursale, mais dans le cas des contacts, un seul contact peut être affecté à une ou plusieurs succursales, voire même à l'établissement principal.
Dans la section Services d'échanges avec le partenaire, les journaux seront préfiltrés pour la sélection Ma succursale.
Les Numéros de client/compte peuvent également appartenir à une succursale spécifique.
La nouvelle section Paramètres d'avis de succursale a été ajoutée au dossier de fournisseur. Cette section vous permet de configurer les paramètres d'avis spécifique à une succursale en cliquant sur « Ajouter des paramètres d'avis pour une succursale ».
Cela vous permet de configurer des paramètres d'avis par défaut et spécifiques, ainsi que des paramètres d'avis EDIFACT pour une succursale particulière. Ces paramètres s'appliqueront aux commandes, réclamations, etc. liées cette succursale.
Comme vous pouvez le constater ci-dessus, de nombreuses données fournisseurs sont maintenant liées à une succursale précise ou, dans le cas des contacts, à une ou plusieurs succursales. Le filtre Ma succursale dans le haut de la page détermine les données de la succursale que vous voyez. Par défaut, il s'agit de la succursale à laquelle vous êtes connecté, mais vous pouvez sélectionner une autre succursale.