Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Janvier 2020

Commander une collection monographique

La première étape dans la gestion d'une collection monographique consiste à commander la collection monographique. Ce processus est essentiellement le même que la commande de tout autre type de document (ex. : publication en série, monographie, produit électronique) avec quelques différences mineures.

Pour commander une collection monographique :

1. Utilisez Recherche de documents pour trouver la collection monographique que vous voulez commander.
   Note. - Actuellement, il est impossible de faire une recherche par collection monographique sous Recherche de documents.
2. Cliquez sur Ajouter à > Commande pour la collection monographique appropriée.
3. Pour Type d'acquisition, sélectionnez Abonnement.  Collection monographique sera ajoutée comme option dans le champ Type de traitement.
4. Sélectionnez Collection monographique comme Type de traitement.

   

5. Ajoutez des informations supplémentaires sur la collection monographique, comme le numéro ISSN et les dates de début et fin.  Vous pouvez également sélectionner et utiliser un bordereau de commande ajouter la collection monographique à la commande.
6. Trouvez la commande à laquelle vous voulez ajouter la collection monographique, ou créez une nouvelle commande.
7. Cliquez sur le bouton Ajouter à côté de la commande pour ajouter la collection monographique à la commande.
8. Accédez à la commande et inscrivez les détails pertinents pour la collection monographique comme le poste budgétaire, l'emplacement, le prix, des notes, etc.
9. Après avoir ajouté les documents pertinents à la commande, passez la commande.  (Note. - Après avoir passé la commande, le montant total des documents seront engagés pour le ou les postes sélectionnés.)
10. Si vous oubliez de sélectionner le Type de traitement Collection monographique, vous pourrez ultérieurement sélectionner ce type de traitement pour le document en autant que le Type d'acquisitions est Abonnement.  Note. - Si vous avez sélectionné par erreur le Type de traitement Collection monographique pour un document, vous pouvez modifier le Type de traitement uniquement si vous n'avez ajouté aucun volume à la collection. (Voir les étapes sur l'ajout et la suppression de volumes ci-dessous.)
11. Vous ne pouvez pas modifier le Type d’acquisition pour Unique si le Type de traitement est Collection monographique.  Si vous tentez de le faire, vous verrez un message d'erreur indiquant que vous devez d'abord changer le Type de traitement du document pour autre chose que Collection monographique avant de pouvoir changer le Type d'acquisitions.

    

Ajouter et supprimer des volumes pour une collection monographique

L'étape suivante consiste à ajouter les volumes à la collection monographique, ce qui se produit généralement après la réception du volume par la bibliothèque. Vous avez également la possibilité de recevoir et de facturer le document en même temps que vous ajoutez le volume à la collection.

Vous pouvez ajouter un volume à une collection monographique de deux façons : à partir des résultats de recherche et à partir de l'écran des détails sur le document.

Pour ajouter un volume à une collection monographique à partir des résultats de recherche :

1. Sous Recherche de documents, cherchez le volume que vous voulez ajouter à une collection monographique.
2. Cliquez sur Ajouter à > Collection pour le document approprié.

   

3. Dans la boîte de dialogue présentée, cherchez la collection monographique à laquelle le volume sera ajouté.
4. Vous pouvez chercher avec les mêmes critères qui sont utilisés pour les autres documents (le titre, le numéro ISSN, le numéro OCLC, etc.)
5. Vous pouvez également filtrer les documents de collection monographique par Fournisseur ou Période budgétaire.
6. Vous pouvez ajouter des volumes à une collection monographique uniquement lorsque la commande a été passée et que l'État de réception est Non reçu ou Partiellement reçu.  Une collection monographique qui a été complètement reçue est considérée comme fermée, et vous ne pouvez plus ajouter de titres à cette collection. (Vous pouvez cependant rouvrir la collection si nécessaire.  Voir les détails ci-dessous.)
7. Pour terminer l'ajout du document à la collection, cliquez sur Ajouter à la collection.

   

8. Après avoir ajouté le volume à la collection, vous verrez une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez recevoir ce document maintenant ou plus tard. (Note. - L'emplacement et la quantité du volume seront les mêmes que pour la collection monographique.)

   

9. Pour recevoir le document tout de suite, cliquez sur Recevoir document maintenant.  Vous serez redirigé vers l'écran Réception et facturation avec ce volume automatiquement sélectionné.  Pour recevoir et/ou facturer le document, suivez les instructions sous « Recevoir et/ou facturer les volumes d'une collection » ci-dessous.

   

10. Pour recevoir le document plus tard, cliquez sur Recevoir plus tard.  La boîte de dialogue sera fermée et vous pourrez poursuivre votre travail et recevoir le document ultérieurement.

Note. - Le numéro de document pour le volume de la collection sera formaté comme suit : [numéro de commande]-[entier séquentiel pour le document commandé]: [entier séquentiel pour le volume] Par exemple, PO-2019-1-1:1

Pour ajouter un volume à une collection monographique à partir de l'écran des détails sur le document :

1. Ouvrez l'écran des détails du document que vous voulez ajouter comme volume à la collection monographique. (Vous pouvez le faire en cherchant sous Commandes > Documents commandés et en cliquant sur le titre de la collection, ou en accédant à la directement à la commande et en cliquant sur le titre de la collection.)
2. Dans l'écran des informations sur le document commandé, cliquez sur l'onglet Infos sur la collection.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter volume dans le haut du tableau.

   

4. Une boite de dialogue sera présentée pour vous permettre de chercher le volume que vous voulez ajouter à la collection monographique dans WorldCat.
5. Cherchez le volume que vous voulez ajouter.
6. Cliquez sur le titre du volume que vous voulez ajouter à la collection monographique.  (Le volume sera ajouté à la collection. L'emplacement et la quantité du volume seront les mêmes que pour la collection monographique.)

   

7. Après avoir ajouté le volume à la collection, vous verrez encore une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez recevoir ce document maintenant ou plus tard.  Sélectionnez l'option appropriée.

   

8. L'emplacement et la quantité du volume seront les mêmes que pour la collection monographique.

Si vous ajoutez par erreur un volume à une collection, vous pouvez supprimer le volume tant qu'il n'a pas été reçu ou facturé.

Pour supprimer un volume d'une collection monographique :

1. Accédez à nouveau à l'écran des détails sur le document commandé pour la collection monographique. (Voir les instructions de l'étape 1 ci-dessus.)
2. Cliquez sur l'onglet Infos sur collection.
3. Trouvez le volume que vous voulez supprimer dans le tableau des volumes de la collection.
4. Cliquez sur le bouton Supprimer pour le volume appropriée.

   

5. Confirmer que voulez supprimer le document de la collection monographique.

   

Annuler des collections monographiques

Vous pouvez réclamer ou annuler une série monographique, et réclamer des volumes individuels de la collection.  Le processus de réclamation pour les collections et les volumes de collection est le même que pour les autres documents. L'annulation de la collection elle-même est cependant différente.

Note. - Vous ne pouvez pas annuler un volume individuel d'une collection.  Vous devez le supprimer s'il n'est plus requis.Si vous essayez d'annuler le volume d'une collection, il apparaîtra dans la boîte de dialogue Documents qui ne peuvent pas être supprimés avec la raison « Le document est un volume d'une collection monographique ».

Pour annuler une collection monographique :

1. Cherchez la collection monographique sous Commandes > Documents commandés.
2. Sélectionnez la collection monographique.
3. Cliquez sur Annuler > Annuler documents dans le haut de l'écran.
4. Une boîte de dialogue pour l'annulation de documents sera présentée. Cependant, les options habituelles pour sélectionner Tous les exemplaires, Exemplaires non reçus, ou Exemplaires non reçus ou facturés ne sont pas affichées. Au lien, vous devez sélectionner la quantité que vous voulez annuler.

   

5. L'annulation d'une collection vous empêchera d'ajouter d'autres volumes à la collection. Toutefois, cela n'aura aucun impact sur la réception ou la facturation des volumes déjà ajoutés.

Recevoir et/ou facturer les volumes d'une collection monographique

Après avoir ajouté des volumes à une collection monographique, vous voudrez recevoir et facturer ces volumes. Le processus est le même que pour la réception et la facturation de n'importe quelle monographie. La seule différence est que vous avez la possibilité de marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement lors de la réception et de la facturation. Cette chaîne de travail améliorée est décrite ci-dessous.

Marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement lié à la collection

Après avoir reçu et facturé tous les volumes d'une collection monographique pour une période d'abonnement précise, deux étapes sont requises pour marquer la collection comme étant complète pour cette période d'abonnement.

1. Vous devez marquer la réception comme complète.  L'État de réception de la collection passera de Partiellement reçu à Reçu, ce qui vous empêchera d'ajouter des volumes supplémentaires à cette collection.  Cette étape est recommandée pour mettre à jour l'État de réception, mais n'est pas obligatoire.
2. Vous devez également effacer tout engagement restant pour la collection. Cela efface tout engagement restant après le paiement des volumes, et change l'État de l'achat de Partiellement payé à Payé (si tous les volumes de la collection ont été payés).  Cette dernière étape est requise s'il reste un engagement pour la collection et que vous ne voulez pas le transférer à la prochaine période budgétaire. Elle est également recommandée si vous voulez empêcher que l'État de l'achat indique toujours que le document est Partiellement payé.

Vous avez deux options pour marquer la collection comme étant complète et effacer l'engagement :

1. Lors du processus de réception et de facturation.  Utilisez cette méthode lorsque vous savez que vous recevez et/ou facturez le dernier volume d'une collection monographique et voulez indiquer qu'il s'agit du dernier volume.
2. Dans l'écran contenant les détails sur le document commandé.  Utilisez cette méthode à la fin d'une période budgétaire pour effacer tout engagement restant et préparer la fermeture de votre budget.

Pour marquer une collection monographique comme complète et/ou effacer tout engagement restant lors de la réception et/ou de la facturation :

1. Cliquez sur Réception et facturation dans le panneau de navigation de gauche.
2. Sélectionnez l'action appropriée dans la liste déroulante de gauche et recevez et/ou facturez le document comme il convient. (Le processus est le même que pour la réception et la facturation de n'importe quelle monographie.)
3. Si vous recevez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique, une boîte de dialogue apparaîtra après la réception et vous permettra de compléter la réception de la collection monographique.  L'État de réception de la collection passera à Reçu, ce qui vous empêchera d'ajouter des volumes supplémentaires à cette collection.

   

4. Si vous facturez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique, une boîte de dialogue apparaîtra après la facturation et vous permettra d'effacer tout engagement restant pour la collection.  Tout engagement restant sera supprimé et la collection monographique sera marquées comme payée pour cette période d'abonnement lorsque toutes les factures auront été payées.

   

5. Si vous recevez et facturez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique, une boîte de dialogue apparaîtra après la réception et facturation, et vous permettra de compléter la réception de la collection monographique et d'effacer tout engagement restant. Si vous cochez l'option pour terminer la réception, l'option pour effacer tout engagement restant sera automatiquement sélectionnée, car le système suppose que si la réception est terminée, vous voulez également effacer tout engagement restant.

   

Note. - Si vous complétez la réception ou effacer l'engagement avant la réception du dernier volume d'une collection monographique, vous pouvez annuler l'une ou l'autre de ces actions à partir de l'écran des informations sur le document commandé.  (Détails dans la section ci-dessous.)

Pour marquer une collection monographique comme complète et/ou effacer tout engagement restant à partir de l'écran des détails sur le document commandé :

1. Allez sous Commandes > Documents commandés.
2. Cherchez n'importe quel document d'une collection monographique dont la réception doit être complétée ou pour laquelle l'engagement doit être effacé. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les filtres suivants :
   • Type de traitement (sélectionnez Collection monographique pour voir tous les documents de collections monographiques).
   • Période budgétaire (sélectionnez la période budgétaire en cours pour limiter votre recherche aux collections monographiques dans le budget en cours).
   • État de réception (sélectionnez Non reçu et Partiellement reçu pour voir tous les documents de collection qui n'ont pas été reçus ou complètement reçus).
   • État de l'achat (sélectionnez tous les états sauf Payé pour voir toutes les collections pour lesquelles vous n'avez pas effacé l'engagement).
   • Engagement (sélectionnez plus de 0 pour voir toutes les collections pour lesquelles l'engagement est supérieur à 0).

   Note. - Vous n'êtes pas obligé d'utiliser tous les filtres ci-dessus. Par exemple, utilisez le filtre Engagement si vous voulez restreindre votre recherche aux documents de collection dont l'engagement n'est pas zéro. Dans de nombreux cas, vous voudrez voir toutes les collections monographiques, même celles dont l'engagement est zéro dollar, afin de mettre à jour leur État de réception et leur État d'achat.

3. Cliquez sur le Titre/Nom de la collection monographique pour laquelle vous voulez compléter la réception ou effacer l'engagement.
4. Pour compléter la réception de la collection, cliquez sur l'onglet Infos sur collection, puis sur Marquer collection comme Complète.

   

5. Une boîte de dialogue qui vous permettra également d'effacer tout engagement restant en même temps que vous compléter la réception.

   

6. Pour rouvrir la collection, si vous avez marqué la collection comme complète par erreur, cliquez sur Rouvrir la collection sous l'onglet Infos sur collection.

   

7. Pour effacer l'engagement sans d'abord compléter la réception, allez sous l'onglet Budget/Poste et cliquez sur Effacer l'engagement.

   

8. Si vous effacez par erreur l'engagement avant d'avoir reçu le dernier volume, vous pouvez rétablir l'engagement à sa valeur d'origine.

   

Voir des informations supplémentaires sur une collection monographique

Vous pouvez voir des informations supplémentaires sur une collection monographique qui peuvent être utiles. Entre autres :

• Voir le montant total du paiement pour la collection monographique, y compris le montant payé pour tous les volumes.
• Trouver et voir les volumes de la collection avec une recherche sur le document commandé.
• Voir les volumes de la collection sous l'onglet Infos sur collection, dont les volumes de la collection pour toutes les périodes d'abonnement.

Pour voir le montant total du paiement pour une collection monographique :

1. Cherchez la collection monographique sous Commandes > Documents commandés.
2. Affichez la colonne Montant du paiement en utilisant l'icône de roue dentée en haut du tableau, à droite.
3. Consultez le montant du paiement pour la collection monographique.

   

4. Vous pouvez également cliquer sur le titre de la collection monographique puis sur l'onglet Prix.
5. Le Montant du paiement est affiché dans le bas de la page.

   

Note. - Le Montant du paiement comprend le montant total payé pour tous les volumes de la collection monographique.

Pour trouver et voir un volume de collection monographique précis :

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
2. Cherchez le volume de collection que vous voulez voir.
3. Cliquez sur le titre du volume de collection.
4. L'écran des détails sur le document est affiché et contient les onglets suivants :
   • Généralités
   • Commande (Plus de détails ci-dessous.)
   • Emplacement (Vous pouvez modifier l'emplacement par défaut de la collection monographique tant que le document n'a pas été reçu.)
   • Facture (Présente les documents facturés liés au volume de la collection.)
   • Champs personnalisés

     

5. Vous pouvez également voir la collection monographique à laquelle appartient le volume sous l'onglet Commande. Le Numéro de la collection et le Titre de la collection sont affichés dans le bas de l'écran.

   

Pour voir les volumes d'une collection monographique précise :

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
2. Cherchez la collection monographique.
3. Cliquez sur le titre.
4. Cliquez sur l'onglet Infos sur collection.
5. Révisez les volumes de la collection dans le tableau.

   

6. Vous pouvez cliquer sur le Titre/Nom du volume pour plus d'informations sur le volume.
7. Si vous voulez voir les volumes de la collection non seulement pour la période d'abonnement en cours, mais pour toutes les périodes d'abonnement, cochez la case « Afficher les documents pour toutes les périodes d'abonnement associées ».