Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Avril 2020

Configurer l'exportation des factures

 Note. - Des frais d'implantation minimes et uniques sont exigés pour activer ce service. Contactez l'assistance technique d'OCLC pour acheter ce service pour votre établissement.Contactez l'assistance technique d'OCLC pour acheter ce service pour votre établissement.

Afin d'activer l'exportation des données de facturation vers votre compte d'échange de fichiers d'OCLC, vous devez d'abord configurer une tâche automatisée d'exportation de factures dans Acquisitions. Pour ce faire :

1. Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches.

   

2. Cliquez sur Nouvelle tâche dans le haut de l'écran.

   

3. Dans la boîte de dialogue Nouvelle tâche, inscrivez un nom pour la tâche et sélectionnez Exportation de factures pour Type.

   

4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Configurez le paramètre État de la facture dans la section Informations sur la tâche.

   

   Deux options sont disponibles :

   1. En attente de paiement - Configure toutes les factures « Prête pour paiement » comme « En attente de paiement » lors de l'exportation. Cela garantit que les factures ne sont pas exportées deux fois, tout en indiquant également que les factures doivent être payées. Les factures ne seront pas marquées comme Payée tant que vous n'aurez pas importé un fichier de paiements, Ce qui déclenchera le marquage des factures comme étant Payée.Cela vous permet de marquer les factures comme étant Payée après leur transfert dans le système financier ou lorsque le paiement des factures a été transmis par le système financier.
   2. Payée - Marque immédiatement les factures comme Payée lors de l'exportation. Cette option peut être utilisée par les établissements qui ne veulent pas réimporter un fichier de factures payées dans WorldShare. Cette méthode suppose que toutes les factures exportées seront transférées vers le système financier, et que tout problème lié à ce processus sera traité manuellement par le personnel via l'annulation de paiement de facture, puis que ces factures seront de nouveau marquées comme Prête pour paiement afin d'être réexportées.
6. Indiquez la fréquence à laquelle vous voulez exporter les données de facturation.

   

   Options disponibles :

   • Inactive - Cette tâche n'est pas programmée et doit être activée pour être exécutée.
   • Quotidienne - Indiquez l'heure à laquelle, chaque jour, la tâche doit être effectuée.
   • Hebdomadaire - Indiquez le jour et l'heure où, chaque semaine, la tâche doit être effectuée.
   • Mensuelle - Indiquez le jour du mois et l'heure où, chaque mois, la tâche doit être effectuée.
   • Manuelle uniquement - Cette tâche pourra être exécutée manuellement quand vous voudrez en cliquant sur Exécuter dans l'écran d'exportation de factures.

Marquer les factures à exporter comme étant Prête pour paiement

Après la configuration de la tâche d'exportation des factures, toutes les factures marquées comme « Prête pour paiement » seront exportées, conformément à la fréquence indiquée, vers votre compte d'échange de fichiers OCLC. Pour vous assurer que les factures sont exportées, vous devez d'abord les marquer comme étant « Prête pour paiement ». Pour ce faire :

1. Ouvrez une facture.
2. Cliquez sur Marquer facture comme Prête dans le haut de l'écran.

   

3. la facture sera marquée comme étant « Prête pour paiement ». Lors de l'exécution de la tâche d'exportation des factures, toutes les factures « Marquer comme Prête » sont récupérées et un fichier de ces données de factures sont exportées vers votre compte d'échange de fichiers OCLC. Simultanément, les factures En attente de paiement ou Payée seront marquées en fonction de votre paramètre État de la facture.
4. Si vous voulez savoir quand une facture a été exportée par le système, retournez à la recherche de factures (Factures > Factures) et sélectionnez Date d'exportation dans la liste déroulante de la roue dentée en haut du tableau à droite.

   

5. Vous pouvez également chercher des factures par Date d'exportation.  Pour ce faire, cliquez simplement sur le lien Filtres en haut à droite du tableau et sélectionnez le filtre Date d'exportation.

   

   

6.  

Note. - Si vous voulez

Récupérer le fichier exporté de votre compte d'échange de fichiers d'OCLC

Maintenant que toutes les factures prêtes sont exportées vers votre compte d'échange de fichiers OCLC, vous devrez récupérer ces fichiers.  Pour ce faire :

1. Connectez-vous à votre compte d'échange de fichiers OCLC en utilisant un client SFTP ou une ligne de commande Linux. (Peut être un processus manuel ou vous pouvez programmer un logiciel pour récupérer ces fichiers selon un calendrier prédéfini.) Voir Autorisation pour compte d'échange de fichiers pour plus de détails sur les URL d'OCLC et les informations d'identification pour l'échange de fichiers.
2. Accédez au répertoire racine du serveur.

   

3. Accédez au dossier xfer > wms > out > acq > invoices

   

4. Une liste de tous les fichiers exportés au cours des 90 derniers jours sera affichée.  File names are structured as follows: wms.[symbole oclc].out-acq-invoices.D[Date].T[Heure].  Récupérez le fichier avec la date et l'heure de l'exportation.

   

5. Après avoir récupéré le fichier, vous pouvez le transformer au format de données requis et l'importer dans votre système financier.  Le fichier contient des données des :
   • Factures
   • Documents facturés
   • Commandes
   • Documents commandés
   • Ressource (par exemple, notice WorldCat)
   • Fournisseur

   Toutes les données sont regroupées dans un seul fichier pour faciliter le traitement. Pour des spécifications détaillées sur les champs pris en charge et le schéma JSON associé, voir les informations sur le site OCLC Developer Network.

(Facultatif) Charger le fichier d'importation de paiements ans votre compte d'échange de fichiers d'OCLC

Si vous avez sélectionné l'État de facture En attente de paiement pour votre tâche d'exportation des factures, les factures seront marquées En attente de paiement lors de l'exportation. Vous devrez marquer ces factures comme étant payées. Pour marquer ces factures comme Payée, vous devrez charger un fichier d'importation de paiements à l'aide de l'échange de fichiers OCLC. Le fichier d'importation de paiements indique quelles factures doivent être marquées comme Payée.  Dans ce fichier, vous pouvez également mettre à jour les valeurs pour les champs suivants :

• Date de paiement - Ce champ est maintenant modifiable et peut être différent de la date à laquelle le système a changé l'état pour Payée. Voir Configuration manuelle d'une date de paiement ci-dessous.
• ID de référence de paiement - Il s'agit d'un nouveau champ qui contient le numéro du chèque ou de la transaction de paiement utilisé pour le paiement réel transmis au fournisseur.
• ID de facture externe - Il s'agit d'un nouveau champ qui contient un ID de facture unique utilisé par un système externe à WorldShare (par exemple le système financier), s'il est différent de l'ID de facture utilisé par WorldShare.
• Total du doc facturé - Cette option vous permet de remplacer le total du document facturé par le total exact utilisé dans le système financier pour le document. Ce total remplacera le total calculé qui est utilisé dans le système pour le document.

Vous pouvez trouver des détails sur le schéma du fichier d'importation de paiements et les champs pris en charge sur le site OCLC Developer Network. Les schémas du fichier d'importation de paiements et du fichier d'exportation de factures étant essentiellement les pareils, une stratégie pour créer un fichier d'importation de paiements consiste à modifier le fichier d'exportation de factures et à le charger.

Pour charger un fichier d'importation de paiements :

1. Connectez-vous à votre compte d'échange de fichiers OCLC en utilisant un client SFTP ou une ligne de commande Linux. (Peut être un processus manuel ou vous pouvez programmer un logiciel pour récupérer ces fichiers selon un calendrier prédéfini.) Voir Autorisation pour compte d'échange de fichiers pour plus de détails sur les URL d'OCLC et les informations d'identification pour l'échange de fichiers.
2. Accédez au répertoire racine du serveur.

   

3. Accédez au dossier xfer > wms > in > acq > payments

   

4. Chargez votre fichier d'importation de paiements dans ce dossier. (Comme indiqué ci-dessus, cela se fait normalement après avoir importé les données de facturation exportées dans votre système financier.  Parfois, vous pouvez même attendre que le système financier ait soumis le paiement pour ces factures avant de charger le fichier d'importation de paiements pour ces factures.)

5. Le système d'échange de fichiers OCLC récupérera le fichier et le transmettra à Acquisitions WorldShare pour traitement. Après le transfert, qui est presque immédiat, le fichier disparaîtra du dossier des paiements lorsque l'écran sera actualisé.

(Facultatif) Afficher les journaux d'activités pour les processus d'exportation et d'importation

Pour voir l'état d'une activité d'exportation de paiements ou d'une activité d'importation de paiements, consultez la section Journal des activités dans l'écran de la tâche. Pour ce faire :

1. Cherchez la tâche d'exportation de factures dans l'écran Tâches (Tâches automatisées > Tâches).
2. Ouvrez la tâche.
3. Ouvrez la section Journal des activités.

   

4. Cliquez sur le lien Voir les détails pour plus d'informations sur le processus. Example :

   

 Note. - Dans une version ultérieure, il sera également possible de recevoir un courriel concernant les processus d'exportation des factures et d'importation des paiements. Cela vous permettra de voir rapidement le statut d'une exportation de factures ou d'une importation de paiements.

Retourner des exemplaires précis d'un document

Vous pouvez maintenant sélectionner des exemplaires spécifiques d'un document commandé afin de les retourner plutôt que de retourner tous les exemplaires du document. Pour ce faire :

1. Dans l'écran du document commandé, allez sous l'onglet Exemplaires. (Voir les instructions ci-dessus).
2. Sélectionnez un ou plusieurs exemplaires en cochant la case des exemplaires qui doivent être retournés.

   

3. Cliquez sur le bouton Retourner dans le haut de l'écran.

   

4. La boîte de dialogue Retourner les exemplaires sera présentée.

   

5. (Facultatif) Sélectionnez une raison et indiquez si vous voulez Aviser le fournisseur de ce retour. (Voir les instructions ci-dessous).
6. Cliquez sur Retourner.
7. Le ou les exemplaires seront marqués comme retournés sous l'onglet Exemplaires.

   

Sélectionner une raison pour le retour des exemplaires

Vous pouvez sélectionner une raison pour le retour d'exemplaires.  Vous pouvez sélectionner la raison du retour d'un, de plusieurs ou tous les exemplaires d'un document commandé.

Pour retourner tous les exemplaires d'un document commandé, suivez le processus existant pour retourner des documents : chercher le document (Commandes > Documents commandés), sélectionnez le document puis cliquez sur Recevoir > Retourner dans le haut de l'écran.

Pour retourner des exemplaires individuels d'un document, suivez les instructions ci-dessus dans la section « Retourner des exemplaires précis d'un document ».

Dans les deux cas, la boîte de Retourner les exemplaires sera présentée. Dans cette boîte de dialogue :

1. Ouvrez la liste déroulante Raison.  Par défaut, aucune raison n'est sélectionnée.

   

2. Sélectionnez la raison adéquate dans la liste déroulante.

   

   Les raisons par défaut sont :

   • Document endommagé
   • Trop d'exemplaires livrés
   • Document déjà détenu par la bibliothèque
   • Document non accepté (commandé avec Entente)
   • Document commandé par erreur
   • Mauvaise édition
   • Mauvais document
3. Cliquez sur Retourner. Pour aviser le fournisseur d'un retour, voir les instructions ci-dessous.

 Note. - En plus d'être enregistrée dans Acquisitions pour référence ultérieure, la raison du retour sera envoyée au fournisseur dans la langue du fournisseur, si l'option d'aviser le fournisseur est choisie.

Aviser le fournisseur du retour

Vous pouvez également désormais informer le fournisseur du retour en lui envoyant un courriel ou en imprimant un bon de retour. Pour ce faire :

1. Suivez les instructions ci-dessus pour retourner des exemplaires.
2. Après avoir sélectionné la raison du retour, cochez l'option « Aviser le fournisseur de ce retour ».  Cette option est sélectionnée par défaut si vous avez sélectionné le mode de livraison Courriel (HTML) ou Imprimer dans Paramètres des avis dans le dossier du fournisseur. Voir les instructions ci-dessous.

   

3. Sélectionnez Continuer.
4. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez les options appropriées puis cliquez sur Envoyer l'avis de retour.

   

   Champs pour l'avis de retour envoyé au fournisseur :

   • Méthode – Courrier électronique (HTML) ou Impression.
   • À – Nom de la personne à qui sera envoyé l'avis de retour.
   • Répondre à – Employé de la bibliothèque à qui les réponses doivent être envoyées.
   • Texte personnalisé pour retour – Texte personnalisé (si configuré) qui doit être utilisé dans le haut de l'avis envoyé au fournisseur.
   • Commentaire supplémentaire – Commentaire supplémentaire que vous voulez ajouter à l'avis de retour.

Configurer des raisons de retour personnalisées pour votre bibliothèque

Vous pouvez configurer des raisons de retour personnalisées qui peuvent être utilisées par votre bibliothèque. Celles-ci seront affichées au personnel sous l'onglet Exemplaires et pourront être sélectionnées dans l'avis de retour envoyé au fournisseur le cas échéant.

Pour configurer des raisons de retour personnalisées :

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Paramètres > Paramètres de l'établissement.

   

2. Cliquez sur Raisons de retour pour ouvrir la section.

   

3. La liste des raisons par défaut et personnalisées est affichée. Les raisons par défaut sont affichées à titre de référence. Elles ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
4. Pour créer une nouvelle raison personnalisée, cliquez sur Créer une raison.

   

5. La boîte de dialogue Créer une raison est présentée.  Inscrivez la raison.

   

6. Vous pouvez également inscrire des traductions pour cette raison de retour en sélectionnant une langue et en inscrivant la traduction.Pour ajouter des traductions, cliquez sur le bouton « plus » vert. Pour supprimer une traduction, cliquez sur le bouton « moins » rouge.

   

7. Cliquez sur Créer pour créer et enregistrer la raison.
8. Vous pouvez également modifier les raisons personnalisées existantes en revenant à l'écran Raisons de retour, en cliquant sur le lien de la raison et en effectuant vos modifications dans la boîte de dialogue présentée. Toutefois, si vous modifiez une raison existante, elle sera mise à jour pour tous les exemplaires pour lesquels vous aviez utilisé cette raison.
9. Vous pouvez supprimer des raisons personnalisées en autant qu'elles ne sont pas actuellement utilisées. Pour ce faire, revenez à l'écran Raisons de retour et cliquez sur le bouton de suppression à droite de la raison.