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Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - 4 juin 2020

 

Date d'installation : 4 juin 2020

Introduction

Cette version d'Acquisitions WorldShare offre de nouvelles fonctionnalités et améliorations en plus de plusieurs corrections de problèmes. Ces nouvelles fonctionnalités vous aideront à gérer des chaînes de travail plus complexes :

  • Affichage des numéros sans code-barres envoyés à la reliure avec leur emplacement temporaire sur les rayons dans WorldCat Discovery
  • Date de paiement obligatoire lors du paiement d'une facture
  • Lien vers une liste d'impression d'étiquettes lors de l'ajout d'un document à la liste d'étiquettes
  • Affichage des raisons de retour par défaut dans la langue de l'utilisateur
  • Améliorations aux journaux d'activités et des Services d'échanges avec le partenaire
  • Améliorations de la plate-forme pour les factures
  • ID de commande externe non affiché dans la boîte de dialogue Ajouter à une commande

Beaucoup de ces améliorations sont le résultat direct de vos commentaires.

Actions recommandées

Pour cette nouvelle version, nous vous recommandons de consulter les listes de contrôle ci-dessous et d'effectuer les tâches pertinentes afin de pouvoir ajuster vos politiques et chaînes de travail, et former votre personnel. Ces listes de contrôle indiquent les mises à jour que nous avons jugées importantes pour la plupart des établissements. Nous vous encourageons à réviser la totalité de ces notes d'installation pour déterminer si des actions supplémentaires ou un suivi par votre établissement sont nécessaires.

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Action

Si vous payez des factures à l'aide de la plate-forme, décidez si vous voulez fournir une date de paiement pendant le processus de paiement ou si vous voulez simplement que le système applique la date du jour comme date de paiement.

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Action

Envisagez de demander aux employés de saisir une date de paiement pour toutes les factures au moment du paiement. Ils peuvent utiliser la date de paiement par défaut, s'ils le souhaitent.

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

Affichage des numéros sans code-barres envoyés à la reliure avec leur emplacement temporaire sur les rayons dans WorldCat Discovery

Après l'installation de WorldCat Discovery le 28 mai, les numéros sans code-barres qui ont envoyés à la reliure seront affichés aux usagers dans WorldCat Discovery avec leur emplacement temporaire sur les rayons. Ainsi, les usagers verront des informations précises sur l'emplacement de ces numéros alors qu'ils sont à la reliure. Auparavant, si vous envoyiez des numéros sans code-barres à la reliure, les numéros étaient marqués comme envoyés à la reliure dans la gestion des numéros de publications en série. Cependant, dans WorldCat Discovery, ils figuraient toujours avec leur emplacement permanent sur les rayons plutôt qu'avec l'emplacement temporaire attribué lors du processus d'envoi à la reliure. Les numéros étaient donc affichés aux usagers avec leur emplacement sur les rayons d'origine au lieu de leur emplacement temporaire. Maintenant, lorsque des numéros sans code-barres sont envoyés à la reliure et qu'un emplacement temporaire leur est attribué, ces numéros sont affichés avec leur emplacement temporaire sur les rayons dans WorldCat Discovery.

temp-shelving-location.png

Pour savoir comment envoyer des numéros à la reliure, voir Reliure des numéros de publications en série.

 Note.- Il y a encore un problème où les emplacements temporaires sur les rayons n'apparaissent pas comme non disponibles lorsqu'ils sont désignés comme tels dans le Tableau des états du catalogue. Ce problème est actuellement examiné et nous espérons la résoudre cet été.

Date de paiement obligatoire lors du paiement d'une facture

Vous devez maintenant saisir la date de paiement lors du paiement d'une facture. Cela vous aidera à ne pas laisser accidentellement le champ de la date de paiement vide pour les factures payées, ce qui entraînerait des données incomplètes dans le système. Auparavant, une date de paiement par défaut était affichée lors du paiement d'une facture, mais vous pouviez supprimer cette date de paiement et payer la facture sans indiquer de date de paiement.Par conséquent, le champ de la date de paiement était vide dans la facture et lors de la recherche de factures, ce qui pouvait être une source de confusion lors de la consultation de cette facture. Désormais, ce champ est obligatoire lors du paiement de la facture, et la date de paiement est toujours présente dans les factures payées.

Pour remplir ce champ lors du paiement d'une facture :

  1. Ouvrez une facture impayée.
  2. Cliquez sur le bouton Payer dans le haut de l'écran.
  3. La boîte de dialogue Payer une facture est présentée avec une date de paiement. La date du jour est affichée par défaut dans le champ Date de paiement.

    date-paid.png

  4. Si vous supprimez la date de paiement et essayez de payer la facture, un message d'erreur indiquera que la date de paiement est un champ obligatoire.

    date-paid-required.png

Lien vers une liste d'impression d'étiquettes lors de l'ajout d'un document à la liste d'étiquettes

Maintenant, lorsque vous ajoutez document à une liste d'impression d'étiquettes à partir de Recherche des documents, vous pouvez vous relier directement à la liste d'impression d'étiquettes. Cela vous permet de gagner du temps puisque vous n'aurez plus à naviguer vers vos listes d'impression d'étiquettes et cherche la liste appropriée.Auparavant, après avoir ajouté un document à une liste d'impression d'étiquettes, vous deviez ouvrir la section Mes étiquettes et trouver la liste d'impression d'étiquettes pour ouvrir et imprimer la liste. Maintenant, vous pouvez aller directement à la liste d'impression d'étiquettes après y avoir ajouté le document.

Pour ajouter un document à une liste d'impression d'étiquettes puis accéder à la liste :

  1. Allez à Recherche de documents.
  2. Trouvez un document avec des fonds.
  3. Cliquez sur le titre.
  4. Cliquez sur l'onglet Exemplaires.
  5. Cliquez sur l'un des documents.
  6. Cliquez sur le bouton Envoyer à la liste d'impression des étiquettes dans le bas de l'écran.

    send-label.png

  7. Dans la boîte de dialogue présentée, sélectionnez la liste d'impression d'étiquettes à laquelle vous voulez envoyer le document.

    send-label-2.png

  8. Cliquez sur Envoyer.
  9. Un message de confirmation apparaîtra avec un lien vers votre liste d'impression d'étiquettes.

    print-list.png

  10. Cela vous vous mènera à la liste d'impression de l'étiquette en question.

    print-list-2.png

Affichage des raisons de retour par défaut dans la langue de l'utilisateur

Lors de la configuration des raisons de retour personnalisées, les raisons de retour par défaut du système sont maintenant affichées dans la langue de l'utilisateur.  Auparavant, ces raisons étaient affichées en anglais dans la forme affichée dans la base de données.Maintenant ces raison sont affichées dans leur forme traduite (par exemple, en anglais si c'est la langue choisie par l'utilisateur, ou en français si la langue de l'utilisateur est le français).

Pour afficher les raisons de retour par défaut du système :

  1. Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Paramètres > Paramètres de l'établissement.
  2. Ouvrez la section Raisons de retour.
  3. Descendez dans la bas de l'écran ou allez à la deuxième page pour voir les raisons de retour par défaut du système.
  4. Les raisons de retour par défaut du système sont affichées dans la langue de l'interface.

    default-system-reasons.png

Améliorations aux journaux d'activités et des Services d'échanges avec le partenaire

Des améliorations en termes de convivialité ont été apportées aux journaux d'activités pour les tâches automatisées et dans la section Services d'échanges avec le partenaire dans le dossier des fournisseurs. Vous pourrez interpréter ces journaux de manière plus facilement. Auparavant, certaines colonnes étaient affichées dans un ordre qui ne reflétait pas les besoins des utilisateurs. Maintenant, les colonnes sont affichées dans un ordre plus approprié pour la consultation rapide des journaux.

Les modifications suivantes ont été apportées aux journaux :

  • La colonne de la gravité a été renommée État et est passée de la première à l'avant-dernière colonne.
  • La colonne État a été renommée Message sur l'état et est maintenant la dernière colonne.
  • Les colonnes Date, Type Résultat et Détails ont été déplacées vers la gauche de l'écran.

Pour voir les journaux d'activité des tâches automatisées :

  1. Ouvrez une tâche automatisée (Tâches automatisées > Tâches).
  2. Ouvrez la section Journal des activités dans le bas de l'écran.
  3. Les colonnes du Journal d'activités sont maintenant affichées dans un ordre plus adéquat.

    activity-log.png

Pour voir les journaux des Services d'échanges avec le partenaire.

  1. Ouvrez le dossier d'un fournisseur.
  2. Dans le dossier, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
  3. Les colonnes du journal d'activités de cette section sont maintenant affichées dans un ordre plus adéquat.

    partner-exchange.png

Améliorations de la plate-forme pour les factures

Deux améliorations ont également été apportées à l'API de la plate-forme en ce qui concerne les factures :

  • La date de paiement du système a été ajoutée comme champ à la facture.
  • Vous pouvez maintenant fournir une date de paiement lors du paiement d'une facture.

Vous pouvez maintenant voir la date à laquelle l'état de la facture a changé pour une facture, et non plus seulement la date à laquelle l'utilisateur a indiqué que la facture a été payée. Cette date s'appelle Date de paiement du système. De plus, lorsque vous payez une facture, vous pouvez indiquer une date de paiement au moment où vous payez la facture. Auparavant, le système configurait automatiquement la date de paiement à la date du jour lors du paiement de la facture, et il fallait modifier la facture payée pour modifier la date de paiement. Maintenant, vous pouvez indiquer la date de paiement au moment où vous payez la facture.

Des détails sur ces deux améliorations sont disponibles sur le site OCLC Developer Network.

ID de commande externe non affiché dans la boîte de dialogue Ajouter à une commande

L'ID de commande externe n'est plus affiché dans la boîte de dialogue Ajouter à une commande. Il en résulte une interface moins encombrée et plus utilisable, avec plus de place pour afficher les champs plus pertinents. Auparavant, l'ID de commande externe était affiché dans la boîte de dialogue Ajouter le document à une commande avec les colonnes Nom de commande, No de commande, Type de commande, Fournisseur, État, Documents, Total et Action. Cependant, ce champ ne s'est pas avéré utile aux utilisateurs et prenait trop de place dans le tableau. Cette colonne a donc été supprimée pour alléger le tableau.

Ancienne boîte de dialogue Ajouter le document à une commande (avec la colonne ID de commande externe) :

add-to-order.png

Nouvelle boîte de dialogue Ajouter le document à une commande (sans la colonne ID de commande externe) :

add-to-order-2.png

Problèmes corrigés

Les caractères spéciaux ne sont plus modifiés dans les notes sur les titres de publications en série

Les caractères spéciaux ne sont plus modifiés lorsqu'une note est saisie pour un titre de publication en série. Auparavant, si vous saisissiez des caractères spéciaux pour une note relative à un titre de publication en série (Recherche de documents  >Numéros), le système convertissait ces caractères en leur caractère équivalent HTML d'échappement.Par exemple, une esperluette (&) devenait « & » et un guillemet droit (") devenait « " ». Les notes sur les publications en série étaient difficiles à lire lorsqu'elles contenaient des caractères spéciaux.Désormais, les caractères spéciaux entrés dans les notes sur les publications en série seront enregistrés et présentés tels qu'ils ont été entrés par l'utilisateur.

Mise à jour de la date de paiement lorsque la date de facturation est ultérieure

Avec cette version, la date de paiement sera mise à jour pour une date valide pour toutes les factures dont la date de facturation est ultérieure à la date de paiement. Avec la dernière version, nous avions fixé la date de paiement de toutes les factures à la date à laquelle l'état de la facture était passé à Payée. Toutefois, il en est résulté quelques factures dont la date de paiement était antérieure à la date de facturation, ce qui n'est pas autorisé lorsque la date de paiement est indiquée manuellement. C'était le cas lorsque la date de facturation était une date ultérieure. Pour les factures dont la date de facturation est ultérieure à la date de paiement, nous avons corrigé la date de paiement attribuée par le système et l'avons ajustée pour qu'elle soit égale à la date de facturation.

Les noms de fournisseurs longs ne rendent plus le bouton d'ajout indisponible lors de l'ajout de documents à une commande

Lorsque le nom d'un fournisseur est long, le bouton d'ajout de la boîte de dialogue Ajouter le document à une commande n'est plus affiché à l'extérieur de la boîte. Auparavant, si un utilisateur sélectionnait un fournisseur pour une commande dont le nom était long et ne contenait pas d'espace, la colonne du fournisseur prenait trop de place et faisait en sorte que le bouton d'ajout était affiché en dehors de la boîte de dialogue. Maintenant, même si un nom de fournisseur contient le nombre maximum de caractères permis, il sera réparti dans la colonne, de sorte que le bouton d'ajout sera toujours visible dans la boîte de dialogue pour l'ajout d'un document à une commande.

Les exemplaires retournés avant cette version seront marqués retournés

Dorénavant, les exemplaires qui ont été retournés avant les améliorations apportées à cette fonctionnalité dans la dernière version seront marqués comme retournés dans l'écran des exemplaires. Auparavant, seuls les exemplaires qui étaient retournés après les améliorations apportées à cette fonctionnalité étaient marqués comme étant retournés dans l'écran des exemplaires du document commandé. Maintenant, tous les exemplaires ayant l'état « retourné » ont l'indicateur « retourné » activé tant dans Acquisitions que dans Analytique.

Renvoi des étiquettes électroniques pour les bons de commandes de la réponse de JSON de l'API de la plate-forme

Les en-têtes d'étiquettes électroniques sont désormais renvoyés lors de la récupération des bons d'achat via l'API de la plate-forme en utilisant JSON. Auparavant, les en-têtes d'étiquettes électroniques (E-tags) n'étaient pas renvoyés dans la réponse pour ce type de média, ce qui rendait les mises à jour impossibles. La réponse de JSON comprend désormais des étiquettes électroniques permettant d'effectuer des mises à jour.

La date de paiement est maintenant effacée lorsque le paiement de la facture est annulé

La date de paiement est désormais effacée lorsque le paiement de la facture est annulé. Auparavant, la date de paiement restait dans le système même après que le paiement de la facture eu été annulé. Cette date n'était pas affichée mais elle était conservé dans le système. Par conséquent, il était impossible de modifier la date de facturation si elle était ultérieure à la date de paiement précédente. Maintenant, la date de paiement est complètement effacée lorsque le paiement de la facture est annulé, ce qui vous permet d'attribuer la date de facturation que vous voulez.

Affichage de mises en garde concernant la succursale, l'emplacement sur les rayons ou le poste budgétaire lors de l'importation d'un fichier de commande MARC

Lors de l'importation d'un fichier de commande MARC, l'avis par courriel qui en résulte affiche désormais un avertissement lorsque les documents n'ont pas de succursale, d'emplacement sur les rayons ou de poste budgétaire valide (par exemple, une succursale ou un poste budgétaire qui n'est pas valide pour votre établissement). Parfois, ces mises en garde n'apparaissaient pas. Par conséquent, vous n'étiez peut-être pas avisé que les données de commande MARC ne contenaient pas de succursale, d'emplacement sur les rayons ou de poste budgétaire valide. Maintenant, la mise en garde appropriée est affichée dans l'avis par courriel lorsqu'une succursale, un emplacement sur les rayons ou un poste budgétaire n'est pas valide.

La valeur totale de la taxe pour la facture est correctement affichée

Lorsque vous récupérez un document facturé via la plate-forme, la valeur totale pour Taxe 1 est désormais exacte. Auparavant, la valeur totale pour Taxe 1 était pour une quantité de 1. Maintenant, la valeur totale de la taxe pour l'ensemble du document facturé est affichée.

Liens importants

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.