Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Juillet 2020

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Réclamation automatisée des numéros de publication en série

Vous avez maintenant la possibilité de configurer la réclamation automatisée des numéros de publication en série manquants ou en retard.  Cela vous évitera de devoir réclamer manuellement ces numéros auprès des fournisseurs.  Auparavant, la réclamation manuelle des numéros était la seule option pour aviser les fournisseurs que des numéros manquaient ou étaient en retard. Vous pouvez maintenant activer une fonctionnalité qui réclamera automatiquement les numéros de publication en série en fonction des recherches enregistrées que vous aurez créées.

Pour la réclamation automatique des numéros de publication en série, deux étapes doivent être remplies :

1. Créer des recherches enregistrées pour les différents ensembles de numéros que vous voulez réclamer automatiquement.
2. Créer des tâches automatisées pour chaque recherche enregistrée et programmer l'exécution des tâches à intervalles réguliers.

Ces deux étapes doivent être remplies pour réclamer automatiquement des numéros de publication en série.  La recherche enregistrée sélectionne les numéros que vous voulez réclamer. La tâche automatisée est liée à la recherche enregistrée et réclame tous les numéros figurant dans la recherche enregistrée. Pour cette raison, vous devrez sans doute devoir configurer plusieurs recherches enregistrées et tâches automatisées pour couvrir toutes les périodicités de publication et les différentes façons de diviser les numéros de publication en série dans Acquisitions. L'un des moyens recommandés pour y parvenir est détaillé dans les instructions ci-dessous et consiste à mettre en place 19 recherches enregistrées différentes et 18 tâches automatisées. Toutefois, nous vous encourageons à faire preuve de créativité pour configurer vos recherches enregistrées et vos tâches automatisées en fonction des besoins de votre bibliothèque. Une fois que vos recherches enregistrées et vos tâches automatisées sont configurées et actives, vous pouvez laisser les tâches être effectuées selon votre calendrier, et recevoir des avis par courriel en cas de problèmes avec les actions de réclamation.

Pour réclamer automatiquement les numéros de publication en série en utilisant les recherches enregistrées et les tâches automatisées :

1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Numéros manquants. L'écran Numéros manquants est affiché.
2. Vous devez maintenant configurer une recherche enregistrée pour chaque tâche automatisée que vous voulez activer. Chaque tâche automatisée réclamera tous les numéros dans la recherche enregistrée. Il est donc important de bien configurer les recherches enregistrées.
3. Une façon de configurer les recherches enregistrées est de les configurer par Périodicité de publication. Ainsi, vous pouvez fixer un délai de réclamation différent pour les numéros de chaque périodicité de publication. Par exemple, vous pouvez attendre sept jours après la date de parution prévue avant de réclamer une publication hebdomadaire, 30 jours pour une publication mensuelle, etc. Il est également recommandé de configurer des recherches enregistrées distinctes pour la première fois que vous réclamez un numéro versus les réclamations ultérieures. Les instructions ci-dessous indiquent comment procéder.
4. Pour configurer une recherche enregistrée par périodicité de publication, sélectionnez d'abord une périodicité dans la liste déroulante Périodicité de publication dans l'écran Numéros manquants.  Appliquez ce filtre.

   

5. Ensuite, pour Parution prévue, dans la boîte de « Plus de xx jours », indiquez le nombre de jours que vous voulez attendre avant de réclamer les numéros pour cette périodicité de publication. Par exemple, vous ne pouvez attendre qu'une semaine après la date de parution prévue pour réclamer une publication hebdomadaire; cependant, pour une publication mensuelle ou trimestrielle, vous pouvez attendre beaucoup plus longtemps après la date de parution prévue (par exemple 30 jours) avant de réclamer le numéro.

   

6. Comme mentionné ci-dessus, un autre filtre que vous voudrez probablement utiliser lors de la configuration de vos recherches enregistrées est le filtre Réclamations. En effet, vous voudrez probablement réclamer des numéros de publication en série qui ont déjà été réclamés séparément en fonction du nombre de jours écoulés depuis la dernière date de réclamation plutôt que du nombre de jours écoulés depuis la date de parution prévue. C'est pourquoi, pour votre premier ensemble de recherches enregistrées, vous pouvez configurer le nombre de réclamations « De 0 À 0 » afin de vous assurer que seuls les numéros qui n'ont jamais été réclamés apparaissent dans la recherche enregistrée.

   

7. Une fois ces étapes remplies, enregistrer votre recherche. Cliquez sur le bouton Enregistrer la recherche dans le haut de l'écran, à droite.

   

8. Donnez un nom à votre recherche enregistrée. Il est recommandé d'utiliser un nom qui décrit les publications réclamées (par exemple, « Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés »). Ainsi, vous savez quelle recherche enregistrée sélectionner lors de la configuration de vos tâches automatisées.

   

9. Si vous utilisez cette méthode pour configurer vos recherches enregistrées, vous devrez répéter le processus ci-dessus pour les neuf périodicités de publication.(Ne vous inquiétez pas si plusieurs de vos recherches enregistrées ne génèrent aucun résultat. Ce n'est pas nécessaire pour mettre en place une procédure de réclamation automatique pour ces recherches enregistrées. Si une recherche ne génère aucun résultat, aucun numéro ne sera réclamé).
10. À la fin du processus, vous devriez avoir une liste de recherches enregistrées qui ciblent les numéros en retard pour chaque périodicité de publication qui n'ont jamais été réclamés. Par exemple :

    Nom de la recherche enregistrée	Périodicité de publication	Jours depuis la date de Parution prévue	Réclamations
    Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés	Hebdomadaire	Préférence de l'utilisateur (ex. : 7)	0 à 0
    Numéros bimensuels en retard - Jamais réclamés	Bimensuelle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 14)	0 à 0
    Numéros mensuels en retard - Jamais réclamés	Mensuelle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 20)	0 à 0
    Numéros bimestriels en retard - Jamais réclamés	Bimestrielle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 30)	0 à 0
    Numéros trimestriels en retard - Jamais réclamés	Trimestrielle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 40)	0 à 0
    Numéros quadrimestriels en retard - Jamais réclamés	3 fois par année	Préférence de l'utilisateur (ex. : 50)	0 à 0
    Numéros semestriels en retard - Jamais réclamés	Semestrielle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 60)	0 à 0
    Numéros annuels en retard - Jamais réclamés	Annuelle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 90)	0 à 0
    Numéros biennaux en retard - Jamais réclamés	Chaque 2 ans	Préférence de l'utilisateur (ex. : 90)	0 à 0

11. Vous devrez ensuite associer une tâche automatisée à chacune de ces recherches enregistrées.

     Note. - Vous pouvez également configurer des recherches enregistrées plus précises ou plus larges. Par exemple, vous pouvez configurer une recherche enregistrée pour les numéros hebdomadaires d'un fournisseur particulier en utilisant le filtre Fournisseur.  Cette solution peut être utile lorsque vous voulez attendre plus longtemps avant de réclamer des numéros à un fournisseur précis.  Vous pouvez également combiner certaines des recherches enregistrées ci-dessus.  Par exemple, si vos numéros hebdomadaires et bimensuels devaient être réclamés tous les deux 10 jours après la date de parution prévue, vous pourriez configurer une recherche enregistrée qui couvre les deux périodicités de publication.  Vous pourriez même configurer une seule recherche enregistrée pour tous les numéros, quelle que soit la périodicité de publication, si vous voulez que toutes les périodicités de publication aient le même délai avant la réclamation ou le même nombre de jours après la date de parution prévue.  Cette solution réduirait le nombre de recherches enregistrées.

12. Si vous utilisez la méthode ci-dessus pour configurer des recherches enregistrées, vous voudrez également effectuer des recherches enregistrées pour des numéros qui ont déjà été réclamés.  Pour ce faire, supprimez le filtre pour le nombre de jours pour la date de Parution prévue et de remplacez-le par le nombre de jours de la date de la Dernière réclamation.
13. La méthode la plus simple est de modifier les recherches enregistrées existantes que vous avez créées ci-dessus.  Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Publications en série > Recherches de numéros manquants.  Ouvrez la recherche de l'une des périodicités de publication que vous avez créées précédemment, par exemple « Numéros hebdomadaires en retard - Jamais réclamés ».
14. Une fois ouverte, réinitialisez ou effacez le nombre de jours pour le filtre Parution prévue.

    

15. Puis, changez le nombre de réclamations « De 0 À 0 » pour :
    • Plus de 1  - Cette action configurera une recherche enregistrée qui réclamera les numéros indéfiniment jusqu'à ce que vous arrêtiez manuellement la réclamation ou que le numéro soit reçu.

      

    • De 1 à [le nombre maximum de fois où vous voulez réclamer le numéro] - Cette action configurera une recherche enregistrée qui réclamera les numéros jusqu'au nombre maximum de fois que vous aurez indiqué.  Puis, une fois le nombre maximum atteint, les numéros ne seront plus réclamés.

      

16. Puis, ouvrez le filtre Dernière réclamation et indiquez le nombre de jours que vous voulez attendre entre la réclamation des numéros. Par exemple, si vous voulez réclamer des numéros hebdomadaires une fois tous les cinq jours jusqu'à ce que vous receviez les numéros, fixez la date de la dernière réclamation à « Plus de 5 jours ».  Ou, si vous voulez réclamer des numéros mensuels tous les 10 jours jusqu'à ce que vous receviez les numéros, fixez la date de la dernière réclamation à « Plus de 10 jours ».
17. Après avoir modifié la recherche enregistrée, enregistrez-là comme nouvelle recherche en cliquant sur la flèche dans la droite du bouton Enregistrer la recherche et en sélectionnant « Enregistrer sous ».

    

18. Donnez un nom descriptif à la recherche (exemple : Numéros hebdomadaires en retard - Déjà réclamés).

    

19. Répétez ce processus pour chaque périodicité de publication, si vous décidez d'utiliser cette approche.

     Note. - Ne vous inquiétez pas si plusieurs de vos recherches enregistrées ne génèrent aucun résultat.  Ce n'est pas nécessaire pour mettre en place une procédure de réclamation automatique pour ces recherches enregistrées.  Si une recherche ne génère aucun résultat, aucun numéro ne sera réclamé.

20. À la fin du processus, vous devriez avoir une liste de recherches enregistrées qui ciblent les numéros en retard pour chaque périodicité de publication qui n'ont jamais été réclamés. Par exemple :

    Nom de la recherche enregistrée	Périodicité de publication	Jours depuis la date de la Dernière réclamation	Réclamations
    Numéros hebdomadaires en retard - Déjà réclamés	Hebdomadaire	Préférence de l'utilisateur (ex. : 5)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros bimensuels en retard - Déjà réclamés	Bimensuelle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 7)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros mensuels en retard - Déjà réclamés	Mensuelle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 10)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros bimestriels en retard - Déjà réclamés	Bimestrielle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 15)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros trimestriels en retard - Déjà réclamés	Trimestrielle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 15)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros quadrimestriels en retard - Déjà réclamés	3 fois par année	Préférence de l'utilisateur (ex. : 20)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros semestriels en retard - Déjà réclamés	Semestrielle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 20)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros annuels en retard - Déjà réclamés	Annuelle	Préférence de l'utilisateur (ex. : 20)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)
    Numéros biennaux en retard - Déjà réclamés	Chaque 2 ans	Préférence de l'utilisateur (ex. : 20)	Soit Plus de 1 Ou De 1 au nombre voulu (ex. : 7)

21. La dernière recherche enregistrée que vous voudrez peut-être configurer est une recherche enregistrée pour tous les numéros dont le nombre de réclamations est supérieur à votre limite. Pour cette recherche, il n'est pas nécessaire de filtrer par périodicité de publication.  Au lieu, vous pouvez configurer une seule recherche enregistrée pour laquelle le nombre de réclamations est supérieur (« Plus de ») au nombre maximum de fois que vous voulez réclamer les numéros. Cette recherche enregistrée ne sera pas utilisée pour les réclamations automatisées, mais peut être occasionnellement examinée par l'utilisateur pour voir si les réclamations doivent être arrêtées pour ces numéros.
22. Une fois que vous avez configuré vos recherches enregistrées, l'étape suivante pour la réclamation automatique des numéros de publication en série consiste à configurer vos tâches automatisées pour chaque recherche enregistrée.
23. Pour ce faire, dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches.

    

24. Cliquez sur Nouvelle tâche dans le haut de l'écran.

    

25. Inscrivez le nom de la tâche et sélectionnez Réclamation de numéros dans la liste déroulante Type.  Vous pouvez nommer les tâches automatisées en fonction des recherches enregistrées que vous avez créées ci-dessus.

    

26. Cliquez sur Enregistrer.  L'écran de configuration de la tâche sera présenté.
27. Dans la boîte Recherche enregistrée, tapez le nom de la recherche enregistrée pour laquelle vous voulez créer la réclamation automatisée.  Au fur et à mesure que vous tapez, les noms correspondants de recherche sauvegardée seront affichés.

    

28. Sélectionnez la recherche enregistrée appropriée.

    

29. Pour le champ « Répondre à », sélectionnez le nom de la personne-contact pour la réclamation de ces numéros. Par défaut, le nom du premier contact pour votre bibliothèque dans le WorldCat Registry est sélectionné. Cependant, vous pouvez remplacer ce nom par le nom de tout autre employé qui utilise WorldShare en cliquant sur le bouton Modifier. Vous pouvez également sélectionner « Ne pas répondre », ce qui omettra la section « Répondre à » du message de réclamation.
30. (Facultatif) Sélectionnez tout texte de réclamation personnalisé que vous voulez utiliser pour les réclamations de ces numéros.  Ce texte sera affiché dans toutes les réclamations effectuées avec cette tâche.  Vous pouvez configurer le texte personnalisé de réclamation sous Paramètres > Paramètres de l'établissement, dans le panneau de navigation de gauche.
31. Indiquez la fréquence à laquelle vous voulez envoyer une réclamation aux fournisseurs.

    

    Options disponibles :

    • Inactive - Utilisez lorsque vous ne voulez pas activer la tâche pour le moment.
    • Quotidienne - Sélectionnez ensuite l'heure de la journée.
    • Hebdomadaire - Sélectionnez ensuite le jour de la semaine et l'heure.
    • Mensuelle - Sélectionnez ensuite le jour du mois et l'heure.
    • Manuelle uniquement - Utilisez uniquement si vous voulez effectuer cette tâche manuellement en cliquant sur le bouton Exécuter dans le haut de l'écran.
32. Finalement, sélectionnez un utilisateur pour « Aviser ».  Il s'agit de l'utilisateur qui doit être avisé lors de l'exécution de la tâche automatisée. Cette personne recevra un courriel indiquant le nombre de numéros réclamés, ainsi qu'une liste des numéros qui ont été réclamés avec succès et des numéros qui n'ont pas pu être réclamés pour une raison quelconque.

     Note : Il y a deux raisons principales pour lesquelles un numéro d'une recherche enregistrée ne peut pas être automatiquement réclamé par le système:

    1. Aucun fournisseur n'est associé au numéro. Un fournisseur est associé à un numéro lorsqu'un document lié à une commande de type abonnement existe pour le même numéro OCLC que le titre du numéro. Si aucun document commandé, et donc de fournisseur, n'est associé au numéro, le système ne peut pas déterminer où envoyer la réclamation.  Dans l'avis par courriel pour cette tâche automatisée, vous verrez la section « Aucun fournisseur » et une liste de numéros.  Vous devez créer des documents en commande pour ces titres afin que la réclamation automatisée de ces numéros soit effectuée.
    2. Un fournisseur est associé au numéro, mais il n'y a aucune information pour contacter le fournisseur ou il n'y a pas d'adresse électronique indiquée pour la personne à contacter.  S'il n'y a aucune information pour contacter le fournisseur associé au numéro ou aucune adresse électronique, il est impossible de déterminer à quelle adresse électronique il faut envoyer la réclamation.  Ces erreurs sont également signalées dans l'avis par courriel pour la tâche automatisée.  Vous pouvez ensuite ajouter les coordonnées appropriées pour ce fournisseur.  (Il est également recommandé de définir des Paramètres d'avis précis pour les réclamations dans la section Paramètres d'acquisitions du dossier du fournisseur.)
33. Une fois que vous avez terminé, enregistrez la tâche automatisée.
34. Répétez le processus pour créer des tâches automatisées en fonction des recherches enregistrées que vous avez créées plus haut.
35. Si vous utilisez la méthode recommandée ci-dessus pour créer des recherches enregistrées et des tâches automatisées, à la fin du processus complet, vous aurez :
    • 19 recherches enregistrées :
      • 9 recherches pour chaque périodicité de publication pour les numéros jamais réclamés;
      • 9 recherches pour chaque périodicité de publication pour les numéros déjà réclamés;
      • 1 recherche pour les numéros dont le nombre maximum de réclamations a été dépassé.
    • 18 tâches automatisées : 1 pour chacune des 18 premières recherches enregistrées.
36. Bien sûr, comme indiqué ci-dessus, il y a d'autres façons de configurer des recherches enregistrées et des tâches automatisées qui répondent aux besoins de votre bibliothèque. N'hésitez pas à explorer ces autres options, mais n'oubliez pas :
    • Toutes les périodicités de publication utilisées par votre bibliothèque devraient être couvertes par vos recherches enregistrées.
    • Les délais ( nombre de jours depuis la date de Parution prévue ou le nombre de jours depuis la date de la Dernière réclamation) doivent correspondre à vos attentes pour ce type de numéros et/ou pour la périodicité de publication.
    • Il est recommandé de configurer une recherche enregistrée distincte pour les numéros qui n'ont jamais été réclamés et les numéros qui ont déjà été réclamés, car le délai pour les numéros qui n'ont jamais été réclamés est basé sur la date de Parution prévue, alors que le délai pour les numéros qui ont été réclamés précédemment est probablement basé sur la date de la Dernière réclamation.
37. Comme mentionné précédemment, vous recevrez un avis par courriel qui détaille les numéros qui ont été réclamés pour chaque tâche.  Vous pouvez utiliser cet avis pour savoir quels numéros ont été réclamés par le système, ainsi que de tout problème de réclamation (comme un fournisseur manquant ou des coordonnées manquantes pour le fournisseur).
38. Vous pouvez également consulter le Journal des activités pour chaque tâche automatisée. Le Journal des activités apparaît dans le de l'écran des détails sur la tâche automatisée.

    

Aviser un employé lors de l'exportation de factures ou l'importation de paiements

Un employé peut maintenant être avisé lorsque des factures sont exportées ou fichiers de paiements sont importés.  Dans la version d'avril dernier, une nouvelle fonctionnalité a été implantée pour permettre aux bibliothèques de configurer une tâche qui exporterait automatiquement les factures marquées comme prêtes dans leur compte d'échange de fichiers d'OCLC.  La bibliothèque pouvait, si elle le souhaitait, également charger un fichier d'importation de paiements dans son compte pour faire passer ces factures à l'état payé.  (Cette fonctionnalité nécessite des frais d'implantation uniques. Il est donc possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans votre instance de WorldShare).  Cette fonction incluait des informations détaillées sur l'état de l'exportation et de l'importation que vous pouviez consulter lorsque la tâche était en cours. Toutefois, aucun avis par courriel n'était envoyé pour l'exportation des factures ou l'importation des paiements. Maintenant, ces deux types d'avis par courriel sont disponibles pour les bibliothèques qui utilisent ce service, ce qui leur permet de rester informées de l'état des exportations de factures et des importations de paiements effectuées par le système.  Ces avis vous éviteront de devoir consulter les journaux d'activités et vous informeront lors de problèmes liés à l'exportation de factures ou l'importation de paiements.

Pour activer les avis par courriel pour les processus d'exportation de factures et d'importation de paiements :

1. Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches.

   

2. Utilisez le filtre Type pour chercher et localiser votre tâche d'exportation de factures.

   

3. Ouvrez la tâche Exportation de factures.
4. Dans la boîte Aviser, inscrivez le nom de la personne qui doit être avisée par courriel de l'état des tâches d'exportation de factures ou d'importation de paiements.  Sélectionnez le nom de cette personne.

   

5. Enregistrez la tâche.
6. Désormais, cette personne sera avertie par courriel chaque fois que :
   • Que des factures prêtes sont exportées vers votre compte d'échange de fichiers OCLC en utilisant cette tâche.
   • Que des fichiers de paiements sont importés de votre compte d'échange de fichiers OCLC en utilisant cette tâche.
7. Il est important de surveiller ces courriels au cas où il y aurait des problèmes avec l'exportation ou l'importation et corriger rapidement ces problèmes. Si la tâche est effectuée quotidiennement, nous vous encourageons à consulter ces courriels tous les jours.

 Note. - Lorsqu'un fichier d'importation de paiements n'est pas dans le bon format ou n'a pas la bonne structure, la bibliothèque ne reçoit pas d'avis par courriel. Ce problème est connu. Nous espérons que ce problème sera résolu dans la prochaine version.

Affichage des numéros envoyés à la reliure comme étant non disponibles sur la base du Tableau des états du catalogue

Comme indiqué dans les précédentes notes d'installation d'Acquisitions, la version de mai de WorldCat Discovery comprend maintenant une fonctionnalité qui permet aux numéros sans code-barres d'être affichés sous leur emplacement temporaire approprié dans WorldCat Discovery.  Cela permet à la bibliothèque d'envoyer des numéros à la reliure et d'afficher ces numéros dans leur emplacement sur les rayons temporaire « À la reliure ».  Les instructions ci-dessous indiquent comment faire pour que les numéros dans les emplacements sur rayons temporaires « À la reliure » soient affichés comme non disponibles dans WorldCat Discovery.   

Pour que les emplacements sur les rayons temporaires « À la reliure » soient affichés et que les numéros dans ces emplacements soient affichés comme étant non disponibles :

1. Configurez les emplacements sur les rayons Reliure ou À la reliure que vous voulez utiliser dans la Table de conversion des codes de localisations dans Configuration des services. Vous voudrez probablement configurer un emplacement sur les rayons « Reliure » ou « À la reliure » pour chaque succursale de votre bibliothèque qui détient des numéros de publication en série.
2. Allez dans le Tableau des états du catalogue dans Configuration des services.
3. Allez sous l'onglet Publications en série.
4. Pour État provenant du catalogue, inscrivez un astérisque (*).

    Note. - Lorsque vous aurez enregistrer vos paramètres, cet astérisque sera remplacé par N'importe quel état.

5. Pour Emplacement, inscrivez le mot-clé que vous avez utilisé dans tous vos emplacement sur les rayons entouré d'astérisques.  Par exemple, si vous avez utilisé À la reliure comme nom pour votre ou vos emplacement sur les rayons, inscrivez À la reliure.
6. Pour Traitement de l'état, sélectionnez Non disponible.
7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
8. Maintenant, lorsque vous enverrez des numéros à la reliure, utilisez cet emplacement « à la reliure» comme emplacement sur rayons temporaire, et les numéros seront affichés comme Non disponible dans WorldCat Discovery.
9. Informations supplémentaires :
   1. Vous pouvez configurer des messages personnalisés pour les emplacements sur les rayons personnalisés pour vos emplacements « À la reliure ». Ces messages peuvent être configurés dans l'écran Messages pour Codes de localisations et Emplacements sur les rayons.
   2. Vous pouvez également revoir de manière générale vos politiques de Circulation pour vos emplacements « À la reliure ».  (Par exemple, vous ne voulez pas autoriser les réservations ou les emprunts pour les documents à ces emplacements).
10. Pour savoir comment envoyer des numéros à la reliure, voir Reliure des numéros de publications en série.

Modification de l'ID de facture externe dans une facture payée

Vous pouvez maintenant modifier le champ ID de facture externe dans une facture payée.   Auparavant, ce champ ne pouvait pas être modifié dans une facture payée. Vous pouvez maintenant modifier ce champ à tout moment, à condition d'avoir les rôles appropriés pour modifier les factures payées.

Pour modifier l'ID de facture externe dans une facture payée :

1. Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Factures > Factures et ouvrez la facture payée appropriée.
2. Indiquez ou modifiez l'ID de facture externe.

   

Affichage du Numéro de facture du système lors de la recherche de factures

Vous pouvez maintenant voir le Numéro de facture du système dans les résultats de recherche de factures.   Cette option est particulièrement utile pour résoudre les problèmes liés à l'exportation de factures et l'importation de paiements, puisque ces processus utilisent le Numéro de facture du système pour identifier la facture.  Auparavant, le Numéro de facture du système était visible dans l'écran des détails sur la facture mais pas avec la recherche de factures.  Ce numéro peut maintenant être affiché dans ces deux endroits, dépendant de la configuration des colonnes dans les résultats de recherche.

Pour voir le Numéro de facture du système dans les résultats de recherche :

1. Allez sous Factures > Factures.
2. Dans le haut du tableau contenant les résultats, à droite, cliquez sur la roue dentée.
3. Cochez la case pour Numéro de facture du système.

   

4. La colonne Numéro de facture du système sera affichée à l'extrême gauche du tableau, avec un lien vers la facture.

   

Envoi des réclamations de numéros de publication en série sans l'affichage des numéros dans l'Objet du message

Vous pouvez maintenant envoyer des réclamations de numéros de publication en série aux fournisseurs sans inclure tous les numéros dans l'Objet (sujet) du message.  Cela évite la confusion et les objets de messages inutilement longs pour les réclamations. Auparavant, lors de l'envoi d'un message de réclamation pour des numéros de publication en série, tous les numéros étaient répertoriés dans l'Objet du message électronique. Ainsi, si vous réclamiez 10 numéros, les 10 numéros étaient affichés non seulement dans le corps du message, mais aussi dans l'Objet du message. Il en résultait des messages de réclamation dont l'Objet était parfois très long. De plus, avec la nouvelle fonctionnalité de réclamation automatisée des numéros de publication en série, ce problème se serait aggravé puisque des centaines de numéros peuvent être réclamés avec un seul courriel.  C'est pourquoi nous avons supprimé la liste des numéros dans la ligne Objet du message électronique, tout en conservant les informations sur les numéros dans le corps du message.

Bouton Ajouter maintenant toujours affiché dans la boîte de dialogue Ajouter à une commande

Vous pouvez maintenant voir le bouton Ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter à une commande, même lorsque vous utilisez une langue autre que l'anglais.  Dans certaines langues autres que l'anglais, le bouton Ajouter de la boîte de dialogue Ajouter à une commande était partiellement affiché hors de l'écran.  Ce problème était dû, en partie, à l'ajout du champ ID de commande externe dans le tableau des commandes de la boîte de dialogue Ajouter à la commande.  Nous avons supprimé la colonne ID de commande externe dans le boîte de dialogue et augmenté la largeur de la boîte par 100 px.  Ces modifications devraient garantir l'affichage adéquat du bouton Ajouter dans toutes les langues.

Possibilité de sélectionné un E-ISSN à partir de l'écran de commande

Lorsque vous sélectionnez un titre de revue électronique dans la base de connaissances WorldCat, le numéro E-ISSN est maintenant affiché comme une option sélectionnable dans l'écran de commande.  Auparavant, il était possible de sélectionner ce numéro lors de l'ajout du document à une commande, mais pas lors de la modification de la commande.  Il est maintenant visible et peut être sélectionné dans les deux écrans.

Un format de fichier non valide ne génère pas un avis par courriel pour l'importation de paiements

Si le fichier d'importation de paiements fourni par la bibliothèque n'est pas dans le bon format ou n'a pas la bonne structure, le fichier ne peut pas être importé.  Toutefois, aucun avis par courriel n'est envoyé pour indiquer que le fichier n'est pas valide ou contient des éléments de données non valides.  Nous espérons que ce problème sera résolu dans la prochaine version.

Réclamation de numéros à partir d'une recherche enregistrée et à partir des Numéros manquants

Si vous réclamez des numéros de publication en série à partir de l'écran Numéros manquants et à partir de l'une des recherches enregistrées au cours de la même session (en avisant le fournisseur dans les deux cas), le système continuera de réclamer les numéros précédents que vous avez réclamés, même lorsque vous voulez réclamer un ensemble différent de numéros.  Pour reproduire ce problème :

1. Ouvrez une recherche enregistrée de numéros de publication en série ou allez sous Publications en série > Numéros manquants.
2. Réclamez le ou les numéros à partir de la recherche enregistrée ou de l'écran Numéros manquants et avisez le fournisseur de votre réclamation.
3. Allez à l'écran alternatif pour la réclamation de numéros. Par exemple :
   • Allez à la recherche enregistrée de numéros de publication en série si vous avez commencé la réclamation de numéros dans l'écran Numéros manquants.
   • Allez à l'écran Numéros manquants si vous avez commencé la réclamation de numéros à partir de la recherche enregistrée de numéros de publication en série.
4. Tentez de réclamer les numéros à partir de cet écran et avisez le fournisseur.

Le système réclamera les numéros de l'étape 2, au lieu de les réclamer de l'étape 4.  Vous devez actualiser le navigateur pour réclamer de nouveaux numéros. Nous examinons ce problème et il devrait être corrigé prochainement.

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.

• Acquisitions WorldShare
• Contacter l'assistance technique d'OCLC
• OCLC Community Center
• Tableau de compatibilité des navigateurs