Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare - Septembre 2020

Actions administratives

Éléments qui nécessitent des actions ou décisions immédiates.

Actions de suivi

Afin de tenir votre personnel informé des nouvelles fonctionnalités et modifications, vous pouvez également envisager les actions ci-dessous.

Importation de données de rangement EDIFACT

Vous pouvez désormais importer des données de rangement sur les rayons en utilisant le message de réponse à une commande EDIFACT.Cela vous permet d'importer des données de rangement des fournisseurs qui ne prennent en charge que cette norme. Auparavant, vous pouviez importer des données de rangement en utilisant des notices MARC, mais tous les fournisseurs ne prennent pas en charge ce format. Maintenant, vous pouvez importer des données de rangement en format MARC ou EDIFACT.

Points importants à noter :

• L'importation de données de rangement via EDIFACT utilisera le message de réponse à une commande EDIFACT avec la valeur BGM de 23C.  Si le message de réponse à la commande ne contient pas de valeur BGM de 23C, il ne sera pas accepté.
• Les données de rangement sont transmises dans le segment GIR d'une LIN (line item). Chaque exemplaire dans un segment GIR doit être identifié avec un seul numéro à 3 chiffres (ex. : 001, 002, etc.) ou par la lettre C et un numéro (ex. : C01, C02, etc.)  Les exemples ci-dessous utilisent la lettre C et un numéro.
• Chaque document doit être identifié en utilisant soit un numéro de document commandé WorldShare dans le segment RFF+LI ou le numéro de document du fournisseur dans le segment RFF+SLI.) Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare.
• Vous ne pouvez pas un document prêt pour rangement qui a plus d'exemplaires (segments GIR uniques) que votre nombre d'exemplaires dans WorldShare prêts pour réception. Les exemplaires prêts pour réception sont les exemplaires qui ont l'État de commande Commandée (plutôt qu'Annulée) et l'état de réception Non reçu ou Retourné.
• Si vous importez deux fois le même fichier, le système effacera les données de rangement existantes et importera les données de rangement du fichier.  En revanche, si vous importez deux fichiers différents contenant tous deux le même document, le système tentera d'importer les données de rangement des deux documents en ajoutant les données du second document à tout exemplaire non reçu dans le système.
• Le code-barres sera transmis dans le champ LAC du segment GIR. Exemple : GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC.  Vous ne pouvez pas importer un code-barres qui duplique un exemplaire existant dans le système.
• L'indice de classification sera transmis dans le champ LCL du segment GIR. Exemple :   GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC+ClassNumber:LCL+München:LSM+35.99:LCV'
• Le suffixe sera transmis dans le champ LFS du segment GIR. Exemple : GIR+C04+GARTHDEE.UNASSIGNED:LLO+GEN-RES-BOOKS:LFN+Reh:LFS+Uhu:LSQ'
• Le préfixe sera transmis dans le champ LSQ ou LSZ du segment GIR.  L'utilisateur doit choisir s'il veut utiliser l'une de ces options ou ne pas importer de champ de préfixe du tout avant de charger le fichier.  Vous trouverez des instructions supplémentaires ci-dessous.
• Si aucun indice de classification n'est fourni dans le LCL, mais qu'une valeur est transmise dans le champ LSM du segment GIR, cette valeur sera placée dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare et toutes les autres parties de la cote (suffixe et préfixe) seront ignorées.  En effet, le champ LSM est utilisé pour transmettre la totalité de la cote, y compris le suffixe et le préfixe.
• Il est fortement recommandé de demander à votre fournisseur de fournir toute valeur de préfixe dans les champs LSQ ou LSZ.  S'ils fournissent ces valeurs de préfixe dans le champ LCL, la valeur de préfixe ira dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare.  Cela se traduira par des rapports WorldShare qui regroupent par indice de classification les documents par leur préfixe plutôt que par leur indice de classification.

Pour importer des données de rangement EDIFACT :

1. Entendez-vous avec votre fournisseur qu'il vous fournisse des données de rangement dans le message de réponse de commande EDIFACT.
2. Lorsque que vous recevrez un fichier de données de rangement, allez dans le dossier du fournisseur. (Fournisseurs > Nom du fournisseur)
3. Ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire et cliquez sur Charger un fichier.

   

4. Dans la liste déroulante Type, sélectionnez Importer données de rangement (EDIFACT).

   

5. Indiquez comment importer les données de préfixe.  Les options sont les suivantes :
   • Ne pas importer un préfixe de cote - Si cette option est sélectionnée, le système suppose que vous n'importez pas un préfixe de cote ou qu'il est inclus dans le champ de classification en utilisant le champ LCL ou LSM.

      Note - Si possible avec votre fournisseur, il n'est pas recommandé d'utiliser le champ LCL ou LSM pour importer le préfixe, car cela placera le préfixe dans le champ Classification dans WorldShare.   Cela peut affecter les rapports qui dépendent d'un indice de classification approprié pour le tri des documents par sujet.

   • Utiliser le segment LSZ pour le préfixe de cote - Cette option vérifiera pour le préfixe de cote dans le segment LSZ.
   • Utiliser le segment LSQ pour le préfixe de cote - Cette option vérifiera pour le préfixe de cote dans le segment LSQ.

     

6. Cliquez sur Choisir le fichier pour joindre le fichier puis cliquez sur Charger.
7. Consultez les journaux ou cherchez un avis par courriel avec l'état de l'importation.
8. Dans les journaux, vous verrez également des liens pour recevoir les documents commandés précis qui ont été importés.  Si vous cliquez sur ces liens de réception, vous serez dirigé vers l'écran Réception et facturation avec ces exemplaires sélectionnés et prêts à être reçus.

   

En plus d'importer un fichier manuellement, vous pouvez également mettre en place une tâche automatisée pour importer des fichiers de données de rangement EDIFACT.  Pour utiliser cette fonctionnalité :

1. Dans le menu de navigation de gauche, allez sous Tâches automatisées > Tâches.
2. Cliquez sur Nouvelle tâche. Inscrivez le nom de la tâche et sélectionnez Importation de données de rangement (EDIFACT) dans la liste Type.

   

3. Cliquez sur Enregistrer. 
4. Dans l'écran suivant de configuration de la tâche, configurez d'abord les détails FTP pour le fournisseur.

    Remarque : le lien FTP du fournisseur doit être un FTP sécurisé (soit FTPS ou SFTP) pour configurer la tâche.

   

5. Configurez les options de préfixe comme pour le chargement manuel d'un fichier (instructions ci-dessus).

   

6. Programmez la tâche ou exécutez-la manuellement en utilisant le bouton Exécuter dans le haut de l'écran.

Affichage du Solde total restant pour un poste budgétaire

Dans l'écran du budget, vous pouvez activer la colonne Solde total restant.  Cette colonne affiche la somme du solde restant pour le poste budgétaire et ses postes dépendants.  Cela vous permet de mettre le montant budgété avec le poste parent tout en assignant les postes dépendants au document en commande ou au document facturé. Par exemple, vous avez un poste parent pour le Département de philosophie avec 3 postes dépendants : Publications en série, Livres et Produits électroniques.  Vous affectez la totalité du Montant budgété au poste parent du Département de philosophie avec 0,00 affecté aux postes dépendants. Cependant, lorsque de l'affectation du poste à un document commandé ou facturé, vous affectez un des postes dépendants.  Cela entraîne une surcharge d'engagement ou de dépense pour le poste dépendant car son montant budgété est de 0,00. toutefois, lorsque vous affichez le Solde total restant du poste parent, il indique le montant total restant du poste parent.  Auparavant, vous auriez dû calculer manuellement le Solde total restant d'un poste parent. Vous pouvez maintenant voir le Solde total restant d'un poste parent directement dans l'application.

Pour voir le Solde total restant d'un poste budgétaire :

1. Ouvrez le budget approprié.
2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le haut (à droite) du tableau des postes budgétaires et cochez la case Solde total restant.

   

3. La colonne Solde total restant apparaît entre les colonnes Budgété et Solde restant.

   

Réception de documents prêts pour rangement avec SIP2

En plus d'une nouvelle façon d'importer les données des rangement, avec l'installation du 26 septembre 2020 du service Circulation WorldShare, il sera possible de recevoir des documents prêts pour rangement avec le service SIP2. Cette amélioration permettra de simplifier et d'accélérer le processus de réception pour les bibliothèques qui ont investi dans des documents prêts pour rangement et dans la manutention automatisée du matériel.

Pour plus de détails sur cette amélioration, voir les Notes d'installation de Circulation de septembre 2020.

Nombre par défaut de documents affichés dans la commande ou la facture

Vous pouvez maintenant définir automatiquement le nombre par défaut de documents affichés dans la commande ou la facture en fonction de la sélection précédente effectuée sur votre ordinateur et dans votre navigateur.  Cela vous permet de gagner du temps en vous évitant de devoir modifier le nombre de rangées affichées dans la commande ou la facture à chaque fois que vous consultez une commande ou une facture. Auparavant, lorsque vous aviez consulté une commande ou une facture et que vous vouliez voir plus de 5 documents dans l'écran, vous deviez définir le nombre de rangées (jusqu'à 50). Maintenant, le système conservera en mémoire la valeur pour ce champ et affichera ce nombre de documents dans la commande ou la facture suivante. Vous pouvez donc indiquer une seule fois le nombre de documents que vous voulez voir dans les commandes et les factures.

Pour configurer le nombre par défaut de documents affichés dans les commandes ou les factures.

1. Ouvrez une commande ou une facture.
2. Dans le coin droit supérieur du tableau contenant les documents, sélectionnez le nombre approprié dans la liste déroulante Rangées.

   

3. Ce nombre sera utilisé par défaut pour toutes les commandes ou factures.
4. Répétez le processus pour les factures ou commandes. (Le nombre par défaut peut être différent pour les commandes et les factures.)

 Note.- Si deux commandes ou factures sont ouvertes avec un nombre différent de rangées sélectionnées, le nombre de rangées sélectionné dans la dernière commande ou facture ouverte sera utilisé comme valeur par défaut.

Importation de notes de fournisseurs via les notices MARC

Vous pouvez maintenant importer des notes pour votre fournisseur en utilisant les données de commande MARC.  Cette fonctionnalité est utilisée lorsque les bibliothèques importent des données de commande de leur fournisseur puis retransmettent des données au fournisseur en utilisant le message de commande EDIFACT.  Parfois, avec cette chaîne de travail, le fournisseur fournira des notes importantes avec le document qui doivent être retransmises au fournisseur lors de la commande du document.  Par exemple, le fournisseur peut inclure des informations spéciales concernant des options d'abonnement et de plate-forme pour les livres numériques dans la zone de notes. Ces informations doivent être renvoyées dans le message de commande EDIFACT pour que le fournisseur traite correctement le document.  Auparavant, vous pouviez importer des notes pour le personnel de la bibliothèque dans le document commandé à l'aide de l'importation de commandes MARC, mais pas pour le fournisseur.  Maintenant, vous pouvez importer les notes pour les deux.

Pour importer les notes pour les fournisseurs en utilisant l'importation de notices MARC :

1. Contactez votre fournisseur pour qu'il fournisse ces notes dans la zone 981 $v des notices MARC commandées.
2. Lorsque vous recevez le fichier, chargez-le en utilisant l'option manuelle Charger un fichier dans la section Services d'échanges avec le partenaire du dossier du fournisseur ou en utilisant une Tâche automatisée d'importation de commandes.
3. Après l'importation, la note sera affichée pour le document commandé avec Type de fournisseur.

   

Importation des données de facturation et de rangement MARC en utilisant le numéro de document commandé WorldShare

Vous pouvez maintenant importer des données de facturation et de rangement en utilisant le format MARC avec le numéro de document commandé WorldShare comme point de correspondance.  Cette fonctionnalité permet aux bibliothèques qui utilisent EDIFACT d'importer des données de facturation et de rangement en utilisant le format MARC.  Cette fonctionnalité à été ajoutée car, souvent, le numéro de document commandé WorldShare est souvent le seul identifiant que le fournisseur peut fournir dans ce cas.  Auparavant, vous ne pouviez utiliser que le numéro de document du fournisseur comme point de correspondance lors de l'importation de données de facturation et de rangement MARC. Vous pouvez maintenant utiliser le numéro de document du fournisseur ou le numéro de document commandé WorldShare établir la correspondance avec le bon document commandé lors de l'importation de ces données.

Pour importer des données de facturation et de rangement MARC en utilisant le numéro de document commandé WorldShare :

1. Contactez votre fournisseur pour qu'il fournisse le numéro de document commandé WorldShare dans la zone 981 $y des notices MARC de données de facturation et de rangement.
2. Lorsque vous recevez le fichier, chargez-le en utilisant l'option manuelle Charger un fichier dans la section Services d'échanges avec le partenaire du dossier du fournisseur ou en utilisant une Tâche automatisée d'importation de données de facturation et de rangement (MARC)
3. Le système associera les documents importés à un document commandé en utilisant le numéro de document commandé WorldShare.  Si le numéro de document du fournisseur (981 $z) et le numéro de document commandé WorldShare (981 $y) sont fournis, le numéro de document commandé WorldShare sera utilisé pour établir la correspondance.

Transmission de l'ID de commande externe dans le message de commande au fournisseur

Vous pouvez maintenant envoyer l'ID de commande externe dans le message de commande au fournisseur Ainsi, vous pouvez envoyer votre ID de commande externe au fournisseur sans devoir utiliser des champs non conçus pour cette utilisation comme le champ No de commande fournisseur. Auparavant, le champ ID de commande externe était disponible dans la commande, mais il n'était pas transmis au fournisseur dans le message de commande.  Maintenant, il, l'est.

 Note. - Comme mentionné dans la section Problèmes connus ci-dessous, cette fonctionnalité ne fonctionne pas actuellement pour les langues autres que l'anglais.  L'ID de commande externe sera affiché dans le message de commande pour les langues autres que l'anglais, mais apparaîtra en anglais.Nous examinons actuellement ce problème et espérons le résoudre le plus tôt possible.

Pour transmettre l'ID de commande externe dans le message de commande au fournisseur :

1. Ouvrez une commande et indiquez l'ID de commande externe dans le champ ID de commande externe dans la commande.

   

2. Passez la commande, en vous assurant de sélectionner Aviser le fournisseur de cette commande.

   

3. Pour Méthode, sélectionnez « Courriel (HTML) » ou « Imprimer » et Aperçu du courriel avant l'envoi si désiré.

   

4. L'ID de commande externe sera affiché dans le message de commande.

   

Recherche de plusieurs Numéros OCLC sous Recherche de documents

Vous pouvez maintenant chercher plusieurs Numéros OCLC avec Recherche de documents dans Acquisitions.  Ainsi, vous pouvez trouver plusieurs notices WorldCat en entrant plusieurs Numéros OCLC séparés par des espaces. Auparavant, cette fonctionnalité n'était disponible que dans le service Gestion des notices, mais elle est maintenant aussi disponible avec la recherche de documents dans le service Acquisitions.

Pour chercher plusieurs Numéros OCLC sous Recherche de documents :

1. Dans le menu de navigation de gauche d'Acquisitions, ouvrez la section Recherche de documents.
2. Dans la liste déroulante Index, sélectionnez Numéro OCLC.
3. Entrez les Numéros OCLC dans la boîte de recherche en les séparant par une espace.

   

4. Cliquez sur Rechercher.
5. Les résultats afficheront toutes les notices WorldCat associées à ces Numéros OCLC.

   

Exportation de plus de 50 factures à la fois

Vous pouvez désormais exporter plus de 50 factures à la fois grâce à la nouvelle option d'exportation de factures sous Tâches automatisées. Auparavant, le système importait uniquement les 50 premières factures prêtes lors de l'exécution de la tâche d'exportation des factures. Désormais, il exportera toutes les factures marquées comme étant « prête » lors de l'exécution de la tâche d'exportation des factures.

Aucun message d'erreur de la Platform API lors du paiement d'une facture déjà payée

Vous pouvez maintenant payer une facture déjà payée en utilisant la Platform API sans obtenir de message d'erreur.  Auparavant, lorsque vous tentiez de payer une facture déjà payée à l'aide de la Platform API, le système répondait par un message d'erreur indiquant que la facture était déjà payée.  Il était donc difficile pour les bibliothèques de faire la distinction entre ce message d'erreur (qui n'avait pas de conséquences négatives) et des messages d'erreur plus graves. C'est pourquoi nous avons supprimé ce message d'erreur du système.  Maintenant, si vous tentez de payer une facture déjà payée :

1. Un message de réussite sera affiché si aucune date de paiement n'est fournie.
2. Si une date de paiement est fournie, et que celle-ci est ultérieure à la date de facturation, un message de réussite sera affiché et la date de paiement sera mise à jour si nécessaire.
3. Si une date de paiement est fournie, et que celle-ci est antérieure à la date de facturation, un message d'erreur 400 sera affiché indiquant que la date de facturation ne peut pas être ultérieure à la date de paiement.

Bouton de réception pour les documents de Gestion des collections ajoutés aux commandes de types Entente ADD et Entente fournisseur

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton de réception lors de l'ajout d'un document de Gestion des collections à une commande de type Entente ADD ou de type Entente fournisseur et être dirigé vers l'écran Réception et facturation avec ce document sélectionné.  Auparavant, ce bouton de réception ne vous permettait d'accéder à l'écran de réception uniquement pour les documents de Gestion des collections qui étaient ajoutés à une commande de type Entente ADD. Maintenant, lorsque vous ajoutez n'importe quel type de document à une commande de type Entente fournisseur, vous pouvez utiliser le bouton de réception pour accéder à l'écran Réception et facturation.

Lecture des fournisseurs avec la Platform API lorsque la langue chinoise est sélectionnée

Vous pouvez maintenant lire les informations sur les fournisseurs en utilisant la Platform API pour les fournisseurs avec la langue chinoise sélectionnée. Auparavant, si vous tentiez de lire les données sur ces fournisseurs, elles étaient illisibles via la Platform. Elles sont maintenant lisibles, mais les utilisateurs de la Platform API devront régénérer leur client Platform en utilisant le nouveau schéma.

L'ID de commande externe n'est pas affiché dans le message de commande dans les langues autres que l'anglais

Malheureusement, l'ID de commande externe n'est pas affiché dans le message de commande dans les langues autres que l'anglais.  Si vous envoyez des commandes à des fournisseurs dans des langues autres que l'anglais, l'ID de commande externe apparaîtra dans le message, mais en anglais. Cela limite évidemment l'utilité de ce nouveau champ dans les commandes, et nous allons examiner ce problème pour le régler dans la prochaine version.

Aide et documentation

De la documentation et de l'assistance pour ce produit et les produits associés sont disponibles. Consultez les liens ci-dessous.

• Acquisitions WorldShare
• Contacter l'assistance technique d'OCLC
• OCLC Community Center
• Tableau de compatibilité des navigateurs