Marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement
Vous pouvez marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement lié à l'achat après la réception et la facturation de tous les volumes de la collection. L'engagement doit être effacé pour la collection monographique si vous ne voulez pas qu'il soit transféré dans la prochaine période budgétaire.
Note. - OCLC recommande de changer l'État de réception de la collection monographique de Partiellement reçu à Reçu avant d'effacer tout engagement restant pour la collection. Cela vous empêchera d'ajouter d'autres volumes à la collection.
Marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement lors de la réception et/ou de la facturation
Lorsque vous savez que vous recevez et/ou facturez le dernier volume d'une collection monographique, vous pouvez marquer la collection comme étant complète et effacer l'engagement au moment de la réception et/ou de la facturation. Le fait de marquer la collection comme étant complète changera État de réception pour Reçu. L'effacement manuel de l'engagement empêche tout engagement restant d'apparaître dans votre budget ou d'être transféré à la période budgétaire suivante, même après que tous les volumes ont été facturés et payés.
Note. - Si vous complétez la réception ou effacer l'engagement avant la réception du dernier volume d'une collection monographique, vous pouvez annuler l'une ou l'autre de ces actions à partir de l'écran des informations sur le document commandé.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réception et facturation.
- Recevez sans facturer, facturez ou recevez et facturez le volume.
- La boîte de dialogue Réception d'un document de collection est présentée si vous recevez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique.
- Dans la boîte de dialogue Réception d'un document de collection, cochez la case Tous les documents pour cette période d'abonnement ont été reçus. L'État de réception de la collection passera à Reçu, ce qui vous empêchera d'ajouter des volumes supplémentaires à cette collection.
- Cliquez sur Recevoir document.
La boîte de dialogue Ajouter le document à la facture est présentée si vous facturez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique.- Dans la boite de dialogue Ajouter le document à la facture, cochez la case Effacer l'engagement et marquer l'abonnement comme étant payé. L'État de l'achat de la collection monographique sera changé pour Payé et tout engagement restant sera effacé.
- Cliquez sur Ajouter .
La boîte de dialogue Réception et facturation d'un document de collection est présentée si vous recevez le dernier exemplaire du dernier volume d'une collection monographique.- Dans la boîte de dialogue Réception et facturation d'un document de collection, cochez la case Tous les documents pour cette période d'abonnement ont été reçus. L'État de réception de la collection passera à Reçu, ce qui vous empêchera d'ajouter des volumes supplémentaires à cette collection.
- Dans la boite de dialogue Réception et facturation d'un document de collection, cochez la case Effacer l'engagement et marquer l'abonnement comme étant payé.L'État de l'achat de la collection monographique sera changé pour Payé et tout engagement restant sera effacé.
- Cliquez sur Recevoir et facturer le document.
Marquer une collection monographique comme complète et effacer l'engagement à partir de l'écran des informations sur le document commandé
Lorsque vous vous préparez à fermer votre budget à la fin de la période budgétaire, vous pouvez chercher les collections monographiques incomplètes et effacer les engagements associés avant de fermer le budget. Pour ce faire, cherchez et marquez ces collections comme étant complètes dans l'écran des détails sur les documents correspondants.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes > Documents commandés.
- Cliquez sur Chercher : tous les documents commandés sont affichés.
Ou
Dans la liste, sélectionnez un index pour la recherche et inscrivez un terme de recherche dans la boîte. Cliquez sur Chercher ou appuyez sur la touche <Entrée>. - (Facultatif) Utilisez l'un des filtres du tableau ci-dessous pour trouver n'importe quel document d'une collection monographique incomplète ou pour laquelle vous devez effacer l'engagement.
- Cliquez sur le Titre/Nom de la collection monographique pour laquelle vous souhaitez terminer la réception ou effacer l'engagement. L'écran des informations sur le document commandé est présenté.
- Dans l'écran des informations sur le document commandé:
Cliquezur l'onglet Infos sur la collection puis sur le bouton Marquer collection comme Complète. La boîte de dialogue Marquer Réception comme Complète est présentée.- Dans la boîte de dialogue Marquer Réception comme Complète, cliquez sur Compléter la collection :
- L'État de réception deviendra Reçu, pourvu que tous les documents de la collection soient reçus.
- La collection sera marquée comme Complète pour cette période d'abonnement uniquement. Une fois renouvelée, vous pouvez continuer de recevoir des documents pour la nouvelle période d'abonnement.
- Si la collection monographique est marquée comme Complète par erreur, cliquez sur Rouvrir la collection sous l'onglet Infos sur la collection pour rouvrir la collection.
- L'État de réception deviendra Reçu, pourvu que tous les documents de la collection soient reçus.
Cliquez sur l'onglet Budget/Poste puis sur le bouton Effacer l'engagement pour effacer l'engagement sans d'abord compléter la réception.- Dans la boîte de dialogue Effacer l'engagement, cliquez sur OK :
- Les exemplaires seront marqués comme étant payés.
- L'État de l'achat deviendra Payé lorsque toutes les factures auront été payées.
- Si, par erreur, l'engagement est effacé avant la réception du dernier volume, cliquez sur Rétablir l'engagement sous l'onglet Budget/Poste pour rétablir l'engagement.
- Dans la boîte de dialogue Marquer Réception comme Complète, cliquez sur Compléter la collection :