Créer des demandes d'achat avec l'importation de fichiers
Survol
Utilisez l'écran Importation de fichiers pour charger une liste de numéros OCLC en format CSV et créer automatiquement des demandes d'achat à partir de ces données. Cette fonctionnalité peut être utilisée avec d'autres fichiers que ceux de Choreo.
Remarques importantes :
- Chaque numéro OCLC est validé dans WorldCat avant la création d'une demande d'achat.
- Si un numéro OCLC a été fusionné, le système utilisera le numéro OCLC actuel.
- Les utilisateurs qui effectuent des acquisitions par succursale ne peuvent créer des demandes d'achat que pour une succursale pour laquelle ils disposent des autorisations appropriées. Voir À propos des acquisitions par succursales.
(Facultatif) Préparer le fichier d'exportation de Choreo Insights
Si vous utilisez cette fonctionnalité avec Choreo Insights, la première étape consiste à exporter les données souhaitées. Lors de la préparation de votre fichier d'exportation, assurez-vous de respecter les points suivants :
- Exportez les titres depuis Choreo dans le format format CSV. Assurez-vous d'inclure les numéros OCLC dans votre exportation.
- Assurez-vous que votre fichier contient les numéros OCLC dans une seule colonne.
- Si votre fichier comporte des en-têtes, assurez-vous que la colonne OCLC Number (Numéro OCLC) est clairement étiquetée.
Pour des instructions complètes sur l'exportation des données depuis Choreo Insights, voir Exporter des données de requêtes (en anglais).
Importer le fichier dans Acquisitions
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Demandes d'achat > Importation de fichiers.
- Cliquez sur Charger un fichier.
- La boîte de dialogue Chargement de fichier présentée.
- Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d'exportation Choreo Insights.
- Indiquez si votre fichier contient des en-têtes :
- Le fichier ne contient pas d'en-têtes - Sélectionnez les numéros de colonne (Colonne 1, Colonne 2, etc.)
- Le fichier contient des en-têtes - Sélectionnez la colonne qui contient les numéros OCLC dans la liste déroulante.
- Ajoutez toute note que vous souhaitez appliquer à toutes les demandes d'achat générées.
- Cliquez sur Charger pour commencer le traitement.
Suivre la progression de l'importation
La durée du traitement dépend du nombre de numéros OCLC dans votre fichier. Vous pouvez consulter à tout moment la progression de l'importation dans l'écran Importation de fichiers. Quatre indicateurs d'état sont disponibles pour suivre la progression du traitement :
- Coche verte (
) - Importation réussie. - Mise en garde jaune (
) - Importation terminée avec quelques problèmes. - Point d'exclamation rouge (
) - L'importation a échoué. - Puce violette avec sablier (
) - Importation en cours de traitement.
Vérifiez les résultats
Une fois l'importation d'un fichier terminée, vous pouvez le consulter à tout moment dans la liste des importations dans l'écran Importation de fichiers. Cliquez sur l'icône d'œil dans la colonne Détails pour des détails sur l'importation. Notamment :
- Lien vers la demande d'achat nouvellement créée.
- Nombre total de numéros OCLC traités.
- Numéros importés.
- Mises en garde ou erreurs.
- Durée du traitement.
Détails du traitement
- Si une demande d'achat existe déjà pour un titre, un avis apparaît dans les détails de chargement, et une autre demande d'achat est créée pour ce numéro OCLC.
- Les notes incluses dans le chargement sont disponibles en ouvrant la section Options de configuration dans l'écran des détails sur l'importation.
- Des données de journalisation supplémentaires peuvent être consultées en activant le bouton Afficher des données de journal supplémentaires sous Options de configuration.
- Les détails de débogage explique pourquoi le chargement d'un numéro OCLC a échoué.