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Assistance OCLC

Importer des données de commande de type Entente d'un fichier MARC

Vous pouvez importer des données de commande en format MARC en utilisant les zones 9xx de la notice MARC. Avant d'importer des données de commande, vous devez configurer l'importation avec votre fournisseur. Cela peut inclure l'envoi des zones MARC de données sur la commande au fournisseur.

 Note. - Cette rubrique traite de l'importation des données de commande pour les Ententes (ententes avec des fournisseurs, ententes pour acquisitions dictées par les demandes, etc.). Pour importer des commandes, voir Importer des données de commande d'un fichier MARC.

Informations de base sur l'importation de données de commande

Données de commande MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de commande MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
035 $a Numéro OCLC Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114 Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN).
949 $h Succursale Nombre entier Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $l Emplacement sur rayons Chaîne Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $p Code du poste Chaîne (maximum : 40 caractères) Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé.
949 $q Nombre d'exemplaires Nombre entier (maximum : 999) Nombre d'exemplaires commandés.
980 $b Prix unitaire Décimal (maximum : 9 999,99) Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
980 $c Frais de service (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
980 $h Pourcentage de la taxe Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.
980 $i Pourcentage de l'escompte Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
980 $k ISBN Nombre entier Numéro ISBN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 020 est utilisée pour pour établir une correspondance.
980 $m ISSN Nombre entier Numéro ISSN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 022 est utilisée pour pour établir une correspondance.
980 $s Expédition et manutention (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
980 $x Taux de change Décimal Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque.
980 $z Devise du bon de commande Code de devise de trois lettres ISO 4217 Codes de devise ISO pour la commande
981 $a Identifiant de collection de la BC Chaîne Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée.
981 $b Identifiant du titre de la BC Chaîne Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé.
981 $g Numéro de compte Chaîne Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».)
981 $i Note de la bibliothèque sur le document Chaîne (maximum : 256 caractères) Notes fournies pour un document.
981 $l Nom de commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Chaîne de texte représentant le nom de la commande.
981 $n No de commande fournisseur Chaîne (maximum : 256 caractères) Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi.
981 $x Commentaire de la bibliothèque sur la commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Commentaire concernant la commande.

981 $z

No de document du fournisseur

Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement.

Chaîne (maximum : 256 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.

Remarque importante sur les données de commandes de type « entente »

Les commandes de type « entente » sont toutes les commandes autres que les commandes d'achats. Lorsque vous importez des données de commande pour une entente, vous ajouterez les documents commandés à une commande existante. Pour ce faire :

  1. Vous devez d'abord créer une entente dans Acquisitions WorldShare. Vous pouvez créer six types d'entente différents dans le système. Pour plus de détails, voir Types de commande.
  2. Le numéro de commande du fournisseur doit figuré dans la zone 981 $n des données de votre commande.

Livraison des données

Les données peuvent vous être livrées à deux moments :

  • au moment de la commande (données de la commande);
  • au moment de l'expédition (données de facturation).

 Note. - Si vous importez des données de commande au moment de l'expédition, il est possible que les documents commandés ne soient pas regroupés comme ils le sont dans la commande.

Les données peuvent également vous être livrées :

  • directement par le fournisseur;
  • par le biais des Partenaires de catalogage WorldCat.

Instructions sur l'importation de données de commandes de type « entente »

Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés

Pour importer des commandes pour des ententes, la création de la commande devrait toujours être basée sur le numéro de commande du fournisseur qui est dans la zone 981 $n. Quand la zone 981 $n contient un numéro de commande du fournisseur qui correspond à la commande existante, le système ajoute les documents dans le fichier MARC à la commande.

 Note. - Si la zone 981 $n est vide, le système crée une commande de type Commande d'achat.

Créer une entente

Vous devez créer une entente dans le système avant d'importer des données de commande associées à une entente. Vous pouvez créer six types d'entente différents dans Acquisitions WorldShare. Pour plus de détails, voir Types de commande.

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Commandes.
  2. Dans l'écran Commandes, cliquez sur Nouvelle commande.
  3. Dans la fenêtre Ajouter une nouvelle commande, inscrivez un nom de commande.
  4. Dans la liste Type de commande, sélectionnez une entente. Pour plus de détails, voir Types de commande.
  5. Inscrivez le nom du fournisseur dont vous importez les données. Lorsque vous tapez au clavier, des suggestions de fournisseurs sont présentées. Sélectionnez le fournisseur dans la liste.
  6. Inscrivez le No de commande fournisseur.
    • Ce numéro doit figurer dans la zone 981 $n de chaque document du fichier de données que vous importez.
    • Si ce numéro n'est pas présent dans l'entente, le système regroupera les documents dans de nouveaux bons de commande. Pour plus de détails, voir Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés ci-dessus.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Charger un fichier de données de commande

Suivez les instructions ci-dessous si vous importer un fichier de données de commande uniquement.

 Note. - Si votre fournisseur vous fournit les données de commande, de facturation et de rangement dans un fichier, vous devrez charger le fichier deux fois (une fois pour cette étape et une fois pour l'étape 4).

  1. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Fournisseurs.
  2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
  3. Dans la liste de fournisseurs, cliquez sur le Nom du fournisseur.
  4. Dans le dossier du fournisseur, ouvrez la section Services d'échanges avec le partenaire.
  5. Cliquez sur Charger un fichier.
  6. Dans la fenêtre Importer données, dans la liste déroulante Type, cliquez sur Importer données de commande (MARC).
  7. Cliquez sur Parcourir.
  8. Localisez le fichier de données de commande sur votre ordinateur. Cliquez sur Ouvrir.
  9. (Facultatif) Cochez la case Afficher les documents importés dans WorldCat Local si vous voulez que tous les documents importés apparaissent avec l'état En commande dans WorldCat Local ou WorldCat Discovery après que la commande aura été passée.
  10. (Facultatif) Cochez la case Vérifier les numéros OCLC si fournis si vous voulez que le système utilise le numéro OCLC pour trouver la notice maîtresse et vérifier si les informations bibliographiques du document correspondent à la notice.
  11. Cliquez sur Charger.
  12. Le système confirme que votre fichier a été chargé.
  13. Cliquez sur Annuler ou sur le x dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour fermer la fenêtre Importer données.

Réviser les documents commandés

Le fichier que vous chargez apparaît à la première ligne dans le journal des activités. Le journal des activités est le tableau qui répertorie tous les fichiers que vous avez chargés pour le fournisseur. Si vous ne voyez pas le fichier dans le tableau, cliquez sur le bouton Actualiser (Bouton Actualiser) dans le haut du tableau.

  1. Dans le tableau, l'état du chargement est indiqué dans la colonne État. Si le chargement échoue, Échec sera indiqué dans cette colonne.
  2. La colonne Détails contient des liens vers les commandes créées par suite d'un chargement. Dans la colonne Détails, cliquez sur le lien PO # pour voir la commande (il s'agit du numéro attribué à la commande d'achat ou à l'entente par le système.) Exemple : PO-2015-100.
  3. Vous recevrez également un avis par courriel indiquant l'état de l'importation et de chaque document. Vous pouvez également consulter le texte de ce courriel en cliquant sur le lien dans la colonne Détails du journal des activités (tableau). 
  4. Apportez des modifications aux documents commandés si nécessaire.