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Assistance OCLC

Importer des données de commande de type Entente d'un fichier MARC

You can import order data in MARC format using the 9xx fields in the MARC record. Before importing order data, however, you will need to set up importing with your vendor. This may include sending the MARC order data fields to the vendor.

 Note. - Cette rubrique traite de l'importation des données de commande pour les Ententes (ententes avec des fournisseurs, ententes pour acquisitions dictées par les demandes, etc.). Pour importer des commandes, voir Importer des données de commande d'un fichier MARC.

Informations de base sur l'importation de données de commande

Données de commande MARC

Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.

 Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.

Données de commande MARC - Tableau
MARC Élément dans Acquisitions Type d'entrée Description
035 $a Numéro OCLC Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114 Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN).
949 $h Succursale Nombre entier Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $l Emplacement sur rayons Chaîne Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document.
949 $p Code du poste Chaîne (maximum : 40 caractères) Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé.
949 $q Nombre d'exemplaires Nombre entier (maximum : 999) Nombre d'exemplaires commandés.
980 $b Prix unitaire Décimal (maximum : 9 999,99) Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.)
980 $c Frais de service (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $).
980 $h Pourcentage de la taxe Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur.
980 $i Pourcentage de l'escompte Décimal (maximum : 100,00) Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur.
980 $k ISBN Nombre entier ISBN of item being ordered. Not used for matching. The bibliographic 020 field is used for matching.
980 $m ISSN Nombre entier ISSN of item being ordered. Not used for matching. The bibliographic 022 field is used for matching.
980 $s Expédition et manutention (par unité) Decimal (maximum : 999,99) Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité.
980 $x Taux de change Décimal Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque.
980 $z Devise du bon de commande ISO 4217 Three letter currency code Codes de devise ISO pour la commande
981 $a Identifiant de collection de la BC Chaîne Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée.
981 $b Identifiant du titre de la BC Chaîne Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé.
981 $g Numéro de compte Chaîne Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».)
981 $i Note de la bibliothèque sur le document Chaîne (maximum : 256 caractères) Notes fournies pour un document.
981 $l Nom de commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Chaîne de texte représentant le nom de la commande.
981 $n No de commande fournisseur Chaîne (maximum : 256 caractères) Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi.
981 $x Commentaire de la bibliothèque sur la commande Chaîne (maximum : 256 caractères) Commentaire concernant la commande.

981 $z

No de document du fournisseur

Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement.

Chaîne (maximum : 256 caractères) Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis.

Remarque importante sur les données de commandes de type « entente »

Les commandes de type « entente » sont toutes les commandes autres que les commandes d'achats. Lorsque vous importez des données de commande pour une entente, vous ajouterez les documents commandés à une commande existante. Pour ce faire :

  1. You must first create a plan in WorldShare Acquisitions. There are six different types of plans you can create in the system. See Order Types for details.
  2. You must have the vendor order number in the 981 $n field of your order data.

Livraison des données

Les données peuvent vous être livrées à deux moments :

  • au moment de la commande (données de la commande);
  • au moment de l'expédition (données de facturation).

 Note. - Si vous importez des données de commande au moment de l'expédition, il est possible que les documents commandés ne soient pas regroupés comme ils le sont dans la commande.

Les données peuvent également vous être livrées :

  • directement par le fournisseur;
  • par le biais des Partenaires de catalogage WorldCat.

Instructions sur l'importation de données de commandes de type « entente »

Comment les commandes sont créées avec les fichiers importés

Pour importer des commandes pour des ententes, la création de la commande devrait toujours être basée sur le numéro de commande du fournisseur qui est dans la zone 981 $n. Quand la zone 981 $n contient un numéro de commande du fournisseur qui correspond à la commande existante, le système ajoute les documents dans le fichier MARC à la commande.

 Note. - Si la zone 981 $n est vide, le système crée une commande de type Commande d'achat.

Créer une entente

You must create a plan in the system before importing any order data associated with a plan. There are six types of plans you can create in WorldShare Acquisitions. See Order Types for details.

  1. On the left navigation, click Orders.
  2. On the Orders screen, click New Order.
  3. On the Add New Order window, enter an Order Name.
  4. From the Order Type list, select a plan. For details, see Order Types.
  5. Enter the Vendor whose order data you are importing. As you type, the field will suggest vendors. Select the Vendor from the list.
  6. Enter the Vendor PO # (Number).
    • Ce numéro doit figurer dans la zone 981 $n de chaque document du fichier de données que vous importez.
    • If this number is missing from the plan, the system will group items onto new purchase orders. See How orders are created from imported order data above for details.
  7. Click Save.

Charger un fichier de données de commande

Suivez les instructions ci-dessous si vous importer un fichier de données de commande uniquement.

 Note. - Si votre fournisseur vous fournit les données de commande, de facturation et de rangement dans un fichier, vous devrez charger le fichier deux fois (une fois pour cette étape et une fois pour l'étape 4).

  1. On the left navigation, click Vendors.
  2. Cherchez le fournisseur pour lequel vous importez les données.
  3. From the vendor search results, click the Vendor Name.
  4. In the vendor record, click the Partner Exchange Services accordion.
  5. Click Upload File.
  6. In the Import Data window, from the Type list, select Import order data (MARC).
  7. Cliquez sur Parcourir.
  8. Locate the order data file on your computer. Click Open.
  9. (Optional) Select the Display imported items in WorldCat Local check box if you want all imported items to appear with the status of On Order in WorldCat Local or WorldCat Discovery after the order is placed.
  10. (Optional) Select the Verify OCLC Numbers if provided check box if you want the system to use the OCLC number to find the master record and verify that the bibliographic information of the item matches the record.
  11. Click Upload.
  12. Le système confirme que votre fichier a été chargé.
  13. Click Cancel or the x in the upper right corner to close the Import Data window.

Réviser les documents commandés

The file you uploaded appears as the first line in the Processing Log. The Processing Log is the table listing all of the files you have uploaded for the vendor. If you do not see the file in the table, click the Refresh button (Bouton Actualiser) above the table.

  1. Dans le tableau, l'état du chargement est indiqué dans la colonne État. Si le chargement échoue, Échec sera indiqué dans cette colonne.
  2. The Details column links to any orders created as a result of the upload. Click the PO # link in the Details column to view the order (it will be the order number assigned to the purchase order or plan by the system, e.g. PO-2015-100).
  3. Vous recevrez également un avis par courriel indiquant l'état de l'importation et de chaque document. Vous pouvez également consulter le texte de ce courriel en cliquant sur le lien dans la colonne Détails du journal des activités (tableau). 
  4. Apportez des modifications aux documents commandés si nécessaire.