Aller au contenu principal
Assistance OCLC

Intégrer des factures à un système comptable externe

Établir la correspondance entre un code de poste budgétaire et un système comptable externe

Les postes budgétaires sont des catégories ou des comptes que vous choisissez lorsque vous commander ou facturer des documents. Voir Créer un budget pour la première fois.

Lorsque vous créez des postes budgétaires, vous pouvez entrer un identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Budgets.
  2. Cliquez sur Nouveau budget.
  3. Inscrivez la date de début et la date de fin pour la période budgétaire.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite.
  5. Pour chaque poste, vous devez indiquer le Nom du poste, le Code du poste, et le Montant budgété. Le Code du poste doit être unique pour ce budget, mais le Nom du poste et le Montant budgété peuvent être dupliqués. Par exemple, vous pouvez avoir un poste dont le nom est Livres dans le poste Français et le poste Géographie.
    1. Nom du poste - Choisissez un nom de poste descriptif et facile à lire.
    2. Code du poste - Il y a plusieurs façons de déterminer le code d'un poste. Voici quelques suggestions :
      • Une forme abrégée du nom du code (ex.  LivFra pour le budget Livres français).
      • L'identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).
      • Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).

Identifiants locaux dans le dossier de fournisseur

Un autre code peut être entré dans le dossier de votre fournisseur. Voir Créer un nouveau fournisseur. Cela permet à l’API Acquisitions d'établir la correspondance avec les dossiers de fournisseur dans le système comptable externe.

Ces identifiants sont uniques à votre bibliothèque.

Identifiant local Description
Codes de correspondance Utilisés lorsqu'un code est requis pour identifié un fournisseur dans un autre système. Par exemple, dans Peoplesoft. L'utilisation du même code de correspondance pour le même fournisseur dans WorldShare et dans les autres systèmes facilite le partage d'informations sur les fournisseurs entre les systèmes.
Numéro de fournisseur* Un numéro assigné par votre système WorldShare de la même façon que les numéros de commandes sont assignés.

Marquer une facture comme prête à être payée

Lorsque l'état d'une facture est Prête, cette facture ne peut pas être modifiée. L'état Prête est souvent utilisé pour indiquer que la facture est prête à être importée dans un système financier différent utilisé par la bibliothèque. Le système comptable externe (ex. : PeopleSoft, SAP), peut collecter les informations et payer la facture. Il communique avec WorldShare, via l'API Acquisitions, pour identifier toutes les factures ayant l'état Prête afin que le paiement puisse être autorisé et effectué dans le système comptable externe. Puis, lorsque le paiement a été effectué, le système comptable externe communique avec WorldShare pour que l'état de la facture dans WorldShare soit changé pour Payée.

Modifiez la facture comme d'habitude. Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur Marquer comme prête en haut de l’écran (au besoin).

Changer l'état pour Procédure 
Prête Cliquez sur Marquer facture comme Prête (dans le bas de l'écran, à droite). L'état de la facture devient Prête et le bouton Marquer facture comme Prête devient Rouvrir facture.
Ouverte Cliquez sur Rouvrir facture (dans le bas de l'écran, à droite). L'état de la facture devient Ouverte et le bouton Rouvrir facture devient Marquer facture comme Prête.