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Assistance OCLC

Intégrer des factures à un système comptable externe

Établir la correspondance entre un code de poste budgétaire et un système comptable externe

Les postes budgétaires sont des catégories ou des comptes que vous choisissez lorsque vous commander ou facturer des documents. Voir Créer un budget pour la première fois.

Lorsque vous créez des postes budgétaires, vous pouvez entrer un identifiant utilisé par le système comptable de votre établissement (ex. : PeopleSoft, SAP). Cela permet d'utiliser le code du poste comme point de correspondance entre les deux systèmes).

  1. On the left panel, click Budgets.
  2. Click New Budget.
  3. Enter the Start Date and End Date for the fiscal period.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter (Bouton Ajouter) dans la colonne de droite.
  5. For each fund, you need to enter a Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount. The Fund Code must be unique for that Budget, but the Fund Code and Budgeted Amount may be duplicated. For example, you may have a fund called Books under both the English fund and Geography fund.
    1. Fund Name: Choose a fund name that is descriptive and easy to read.
    2. Fund Code: You have numerous options for determining a fund code. Some suggestions:
      • Une forme abrégée du nom du code (ex.  LivFra pour le budget Livres français).
      • The identifier used by your institution's financial system (e.g. PeopleSoft, SAP). This allows the Fund Code to be used as a match point between the two systems.
      • Une combinaison des deux suggestions ci-dessus (ex. : LivFra-001234).

Identifiants locaux dans le dossier de fournisseur

Un autre code peut être entré dans le dossier de votre fournisseur. Voir Créer un nouveau dossier de fournisseur. Cela permet à l’API Acquisitions d'établir la correspondance avec les dossiers de fournisseur dans le système comptable externe.

Ces identifiants sont uniques à votre bibliothèque.

Identifiant local Description
Codes de correspondance Utilisés lorsqu'un code est requis pour identifié un fournisseur dans un autre système. Par exemple, dans Peoplesoft. L'utilisation du même code de correspondance pour le même fournisseur dans WorldShare et dans les autres systèmes facilite le partage d'informations sur les fournisseurs entre les systèmes.
Numéro de fournisseur* Un numéro assigné par votre système WorldShare de la même façon que les numéros de commandes sont assignés.

Marquer une facture comme prête à être payée

Changing an invoice's status to Ready prevents editing it. The Ready status is often used to mean the invoice is ready to be imported into a separate financial system used by the library. The external financial system (e.g. PeopleSoft, SAP), can harvest the information and pay the invoice. It communicates with WMS, via the Acquisitions API, to identify all invoices with a status of Ready, so that payment can be authorized and made on the external financial system. The external system then communicates again to WMS when payment had been made, so that the status of the WMS Invoice is set to Paid.

Modifiez la facture comme d'habitude. Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur Marquer comme prête en haut de l’écran (au besoin).

Changer l'état pour Procédure 
Prête Click Mark invoice as Ready at the bottom right of the screen. The invoice's status changes to Ready and the Mark invoice as Ready button changes to Reopen Invoice.
Ouverte Click Reopen invoice at the bottom right of the screen. The invoice's status changes to Open and the Reopen Invoice button changes to Mark invoice as Ready.