Note. - Vous pouvez automatiser la récupération et l'importation de fichiers. Voir Automatiser la récupération et l'importation de fichiers.
Avant de commencer à importer des fichiers, vous devez déterminer quel type de fichiers vous souhaitez importer et travailler avec votre fournisseur pour configurer cette fonctionnalité.
Note. - L'importation de fichiers dans Acquisitions WorldShare est gratuite, mais vos fournisseurs peuvent exiger des frais pour certains services de livraison de données.
Vous pouvez importer trois types de fichiers dans Acquisitions WorldShare. Le système accepte toutes les extensions de fichiers.
Les types de données suivants peuvent être importés :
|
Données |
Format |
Description |
|---|---|---|
| Commande | MARC | Les données de commande contiennent des informations sur les documents commandés en utilisant le site web d'un fournisseur. |
| Données de réponse à une commande | EDIFACT | Les données de réponse aux commandes contiennent des informations sur le prix, la disponibilité et l'état d'expédition des documents précédemment commandés. |
| Facture | EDIFACT ou MARC | Les données de facturation contiennent des informations sur les documents que vous avez commandés. |
| Données de rangement | EDIFACT ou MARC | Les données pour le rangement contiennent des codes-barres et des cotes pour les documents que vous avez commandés. Vous pouvez recevoir des données de rangement dans le même fichier MARC que celui de vos données de facturation. |
Note. - Votre fournisseur peut fournir des données de facturation en format MARC et EDIFACT. Vous devrez choisir le format que vous préférez.
Après avoir déterminé le type de données que vous voulez importer et le moment auquel vous voulez les importer, vous devez travailler avec votre fournisseur pour configurer vos fichiers de données.
Pour importer des fichiers, vous devez contacter votre fournisseur pour vous assurer qu’il peut fournir des données d’acquisition dans les zones appropriées.
Note :
Les tableaux ci-dessous répertorient les informations qui devraient être incluses dans les fichiers de données que vous recevez de votre fournisseur. Pour pouvoir importer des fichiers de données dans Acquisitions WorldShare, vous et votre fournisseur devez d'abord configurer les fichiers de données. Vous pouvez transmettre les informations de cette rubrique à votre fournisseur pour savoir s'il peut vous fournir les données de ces zones.
Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de commande MARC que vous recevez de votre fournisseur.
Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.
| MARC | Élément dans Acquisitions | Type d'entrée | Description |
|---|---|---|---|
| 035 $a | Numéro OCLC | Numéro OCLC dans ce format : (OCoLC)1553114 | Le numéro OCLC est utilisé pour identifier la notice bibliographique dans WorldCat à laquelle le document commandé est associé. Si vous n'incluez pas de numéro OCLC, le système tente de trouver une notice correspondante dans WorldCat en utilisant les autres valeurs de la notice bibliographique fournie (par exemple, le titre, l'auteur et le numéro ISBN). |
| 949 $h | Succursale | Nombre entier | Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'ID WorldCat Registry de la succursale d'appartenance d'un document. |
| 949 $l | Emplacement sur les rayons | Chaîne | Valeur entrée par l'utilisateur; représente l'emplacement sur les rayons de la succursale d'appartenance d'un document. |
| 949 $p | Code du poste | Chaîne (maximum : 40 caractères) | Valeur entrée par l'utilisateur; représente le code du poste budgétaire utilisé pour le montant engagé. |
| 949 $q | Nombre d'exemplaires | Nombre entier (maximum : 999) | Nombre d'exemplaires commandés. |
| 980 $b | Prix unitaire | Décimal (maximum : 9 999,99) | Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.) |
| 980 $c | Frais de service (par unité) | Decimal (maximum : 999,99) | Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $). |
| 980 $h | Pourcentage de la taxe | Décimal (maximum : 100 000) | Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur. Note :
|
| 980 $i | Pourcentage de l'escompte | Décimal (maximum : 100,00) | Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur. |
| 980 $k | ISBN | Nombre entier | Numéro ISBN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 020 est utilisée pour établir une correspondance. |
| 980 $m | ISSN | Nombre entier | Numéro ISSN du document commandé. N’est pas utilisé pour établir une correspondance. La zone bibliographique 022 est utilisée pour établir une correspondance. |
| 980 $s | Expédition et manutention (par unité) | Decimal (maximum : 999,99) | Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité. |
| 980 $x | Taux de change | Décimal | Taux de change pour la commande si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. |
| 980 $z | Devise du bon de commande | Code de devise de trois lettres ISO 4217 | Codes de devise ISO pour la commande |
| 981 $a | Identifiant de collection de la BC | Chaîne | Identifiant pour la collection de la base de connaissances WorldCat qui est commandée. |
| 981 $b | Identifiant du titre de la BC | Chaîne | Identifiant pour le titre de la base de connaissances WorldCat qui est commandé. |
| 981 $g | Numéro de compte | Chaîne | Numéro de compte ou client utilisé par la bibliothèque pour la commande et la facturation. (Également appelé « sous-compte ».) |
| 981 $i | Note de la bibliothèque sur le document | Chaîne (maximum : 256 caractères) | Notes fournies pour un document. |
| 981 $l | Nom de commande | Chaîne (maximum : 256 caractères) | Chaîne de texte représentant le nom de la commande. |
| 981 $n | No de commande fournisseur | Chaîne (maximum : 256 caractères) | Numéro interne utilisé pour identifier la commande par fournisseur. Numéro fourni à la bibliothèque pour des fins de suivi. |
| 981 $v | Note du fournisseur | Chaîne (maximum : 256 caractères) | Note sur un document fournie par le fournisseur. |
| 981 $x | Note sur la commande (s'applique à l'ensemble de la commande) | Chaîne (maximum : 256 caractères) | Commentaire concernant la commande. |
|
981 $z |
No de document du fournisseur Requis pour l'importation de données de facturation ou de rangement. |
Chaîne (maximum : 256 caractères) | Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis. |
Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.
Note. - Si les points décimaux ne sont pas utilisés, le système les ajoutent à la fin. Par exemple, 56 devient 56.
| MARC | Élément dans Acquisitions | Type d'entrée | Description |
|---|---|---|---|
| 981 $y | No de document WorldShare1 | Chaîne (maximum : 40 caractères) | Identifiant unique attribué par WorldShare pour un document commandé précis. |
| 981 $z | No de document du fournisseur1 | Chaîne (maximum : 40 caractères) | Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis. |
| 990 $b | Prix unitaire | Décimal (maximum : 9 999,99) | Coût pour une seule unité d'un document. (N’incluez pas de taxe ou d'escompte si vous avez l’intention d’inclure ces montants sous forme de pourcentages dans la zone 980 $h ou $i.) |
| 990 $c | Frais de service (par unité) | Decimal (maximum : 999,99) | Frais de service pour une seule unité d’un document (par exemple 1,00 $ pour une quantité de 5 correspond à 5,00 $). |
| 990 $h | Pourcentage de la taxe | Décimal (maximum : 100 000) | Pourcentage de la taxe appliquée au prix par le fournisseur. Note :
|
| 990 $i | Pourcentage de l'escompte | Décimal (maximum : 100,00) | Pourcentage de l'escompte appliqué au prix par le fournisseur. |
| 990 $n | Quantité facturée | Nombre entier (maximum : 999) | Nombre total d'exemplaires facturés pour le document commandé. |
| 990 $s | Expédition et manutention (par unité) | Decimal (maximum : 999,99) | Frais d'expédition et de manutention pour une seule unité. |
| 990 $x | Taux de change | Décimal | Taux de change pour la facture si la devise n’est pas la même que la devise de la bibliothèque. (Peu utilisé.) |
| 991 $f | Date de la facture | Format de date ISO 8601 | Date à laquelle la facture a été créée par le fournisseur. Format utilisé : AAAA-MM-JJ. |
| 991 $m | Numéro de facture | Chaîne (maximum : 256 caractères) | Numéro utilisé par le fournisseur pour identifier une facture précise. |
| 1. Utilisé pour établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé. Si le fichier de données de facturation contient le No de document WorldShare et le No de document du fournisseur, le système utilisera le No de document WorldShare comme point de correspondance. | |||
Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de facturation que vous recevez de votre fournisseur.
Note. - Bien que la première colonne contienne les champs de Acquisitions WorldShare, les champs sont listés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le fichier EDIFACT.
| Élément dans Acquisitions | Champ EDIFACT | Description | Exemple |
|---|---|---|---|
| Numéro de facture | BGM |
Cet élément est requis et utilisé avec la Date de la facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture. 380 (facture) et 38A (facture pour ententes) sont les seuls types de factures acceptés. 9 (originale) et 43 (copie) sont les seules fonctions de facture acceptées. |
Valide BGM+380+inv122+43'
Non valide BGM+381+inv521488' BGM+380+inv665887+46' |
| Date de la facture | DTM |
Cet élément est optionnel mais recommandé. Il est utilisé avec le Numéro de facture pour établir une correspondance avec une facture existante ou, si aucune facture n'est trouvée, pour créer une nouvelle facture. La date de la facture doit avoir le format suivant AAAAMMJJ. Si ce champ n'est pas présent, la date du jour sera utilisée comme Date de la facture. 137 (date du message) est le seul type accepté. |
Valide DTM+137:20131029:102'
Non valide DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102' |
| Devise | CUX |
Cet élément est optionnel mais recommandé. Si la devise est fournie, elle doit correspondre à un code de trois lettres ISO 4217. Si elle n'est pas fournie, le système utilisera la devise par défaut du fournisseur. 2 (devise de référence) est le seul type accepté. |
Valide CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4'
Non valide CUX+2:EUR:10' |
| Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de la facture. | ALC (partie de l'en-tête) |
Cet élément est optionnel. Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary). Dans le cas d'une indemnité, le montant est négatif et inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de crédit. Dans le cas de frais, le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit. La description de l'élément est déterminée par le code de service spécial. |
Valide ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140'
Non valide ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13' |
| Taxes au niveau de la facture | TAX (partie de l'en-tête) |
Cet élément est optionnel. Il doit s'agir d'une valeur monétaire qui doit être inscrite dans l'en-tête (header) de la facture EDIFACT et non dans le résumé (summary). Le montant est inscrit comme un élément non bibliographique dans la ligne de débit. |
Valide TAX+7++++++' MOA+124:10.5'
Non valide TAX+7+VAT+++:::17.5+S' |
| Quantité | QTY |
Cet élément est requis. La quantité doit être égale à la quantité d'exemplaires non facturés du document en commande. 47 (quantité) est le seul type accepté. |
Valide QTY+47:1' QTY+47:3'
Non valide QTY+1:1' |
| Prix unitaire | PRI |
Cet élément est optionnel mais recommandé. Si le prix n'est pas fourni, le prix du document en commande est utilisé. AAA (prix net), AAB (prix brut), et AAF (prix) sont les seuls types acceptés. Si des prix de types différents sont fournis, le prix de type AAF sera utilisé en premier, puis celui de type AAA, puis celui de type AAB. Si le prix de type AAA est utilisé, les frais de service, d'expédition et les réductions au niveau de la facture ne seront pas traités. Si le prix de type AAF est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture ne seront pas traités. Si le prix de type AAB est utilisé, les frais de service, d'expédition, les réductions et les taxes au niveau de la facture seront traités. |
Valide PRI+AAB:57 PRI+AAA:46.74 PRI+AAF:11.65'
Non valide PRI+AAE:11.65' |
| Identifiant de référence du document (pour correspondance) | RFF |
Cet élément est requis et utilisé pour établir la correspondance avec un document en commande existant. Il doit être de type SLI ou LI. Pour le type SLI, la correspondance sera établie avec le No de document du fournisseur qui est un identifiant fourni par le fournisseur pour l'article dans la commande. (Ce numéro peut être entré manuellement dans le système ou importé en utilisant la zone 981 $z du fichier MARC.) Pour le type LI, la correspondance sera établie avec le Numéro de document en commande qui est un identifiant généré par le système pour l'article dans la commande. |
Valide RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355'
Non valide RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932' |
| Taxes au niveau de l'article | TAX (partie des détails) |
Cet élément est optionnel. Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées. Notes
|
Valide TAX+7++++:::17.5+S'
Non valide TAX+7+VAT+++::::+S' MOA+56:10.5' |
| Réductions, frais de services et d'expédition au niveau de l'article. | ALC (partie des détails) |
Cet élément est optionnel. Seules les valeurs en pourcentage sont acceptées pour les réductions et les indemnités et doivent être inscrites dans l'élément PCD. Seules les valeurs monétaires sont acceptées pour les frais de service et d'expédition. C'est le code de service spécial qui détermine les frais de service ou le coût d'expédition sont des frais. |
Valide ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10'
Non valide ALC+A++++DI' MOA+8:140' |
Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de rangement que vous recevez de votre fournisseur.
| MARC | Élément dans Acquisitions | Type d'entrée | Description |
|---|---|---|---|
| 959 $b | Code-barres | Chaîne (maximum : 32 caractères) | Code-barres ou désignation du document. |
| 959 $t | Préfixe | Chaîne (maximum : 25 caractères) | Préfixe de la cote (par exemple : REF). |
| 959 $u | Indice de classification | Chaîne (maximum : 100 caractères) | Partie de la classification de la cote. (S'il est impossible de séparer la cote en parties distinctes, inclure toutes les parties dans l'indice de classification). |
| 959 $v | Numéro cutter/de document | Chaîne (maximum : 25 caractères) | Cutter ou partie du document de la cote. |
| 959 $w | Suffixe | Chaîne (maximum : 25 caractères) | Suffixe de la cote (par exemple : SPAN). |
| 981 $y | No de document WorldShare1 | Chaîne (maximum : 40 caractères) | Identifiant unique attribué par WorldShare pour un document commandé précis. |
| 981 $z | No de document du fournisseur1 | Chaîne (maximum : 40 caractères) | Identifiant unique fourni par un fournisseur pour un document commandé précis. |
| 1. Utilisé pour la établir la correspondance entre le document facturé et le document commandé. Si le fichier de données de facturation contient le No de document WorldShare et le No de document du fournisseur, le système utilisera le No de document WorldShare comme point de correspondance. | |||
Les informations du tableau ci-dessous devraient être incluses dans le fichier de données de rangement que vous recevez de votre fournisseur.
Note. - Bien que la première colonne contienne les champs de Acquisitions WorldShare, les champs sont listés dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le fichier EDIFACT.
| Élément dans Acquisitions | Champ EDIFACT | Description | Exemple |
|---|---|---|---|
| Type de message de réponse à une commande | BGM | 23C est le seul type de message de réponse à une commande qui est pris en charge. | BGM+23C+777596001+2' |
| No de document WorldShare | RFF+LI | Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare. Chaque document doit être identifié en utilisant soit un No de document WorldShare ou un No de document du fournisseur (voir ci-dessous). |
RFF+LI:PO-2020-1-1' |
| No de document du fournisseur | RFF+SLI | Ces valeurs sont utilisées pour faire correspondre les données de rangement au document commandé approprié dans WorldShare. Chaque document doit être identifié en utilisant soit un No de document du fournisseur ou un No de document WorldShare (voir ci-dessous). |
RFF+SLI:VOIN20200824abc-5' |
| Renseignements sur l'exemplaire | GIR | Chaque exemplaire est représenté par un numéro dans un segment GIR. Le numéro doit être une séquence à 3 chiffres (ex.: 001, 002, etc.) ou la lettre C suivie d'un numéro (ex.: C01, C02, etc.). Notes
|
GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' GIR+001+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' |
| Code-barres | LAC | Chaque code-barres de document doit être unique. Vous ne pouvez pas importer un code-barres qui duplique un exemplaire existant dans le système. | GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV' |
| Indice de classification | LCL | Si aucun indice de classification n'est fourni dans le LCL, mais qu'une valeur est transmise dans le champ LSM, cette valeur sera placée dans le champ de l'indice de classification dans WorldShare et dans toutes les autres parties de la cote (suffixe et préfixe). En effet, le champ LSM est utilisé pour transmettre la totalité de la cote, y compris le suffixe et le préfixe. |
GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC+ClassNumber:LCL+München:LSM+35.99:LCV' |
| Cote | LSM | Uniquement importé le champ LCL n'est pas fourni. Si importé, le Suffixe et le Préfixe sont ignorés. | |
| Suffixe | LFS | GIR+C04+GARTHDEE.UNASSIGNED:LLO+GEN-RES-BOOKS:LFN+Reh:LFS+Uhu:LSQ' | |
| Préfixe | LSQ ou LSZ |
Vous devez choisir l'option que vous souhaitez utiliser. L'option par défaut est de ne pas importer le préfixe du tout. Note. - OCLC vous recommande de demander à votre fournisseur de fournir toute valeur de préfixe dans les champs LSQ ou LSZ. |