Plan de déploiement d'Acquisitions de WorldShare

Utilisation du module Acquisitions

Note.- Toutes les étapes facultatives sont des suggestions qui doivent être prises en compte en fonction des besoins de votre bibliothèque.

☐ Consultez le Survol de la chaîne de travail dans Acquisitions WorldShare pour en savoir plus sur les étapes et les processus quotidiens pour l'utilisation du module Acquisitions.

☐ Consultez la rubrique Terminologie des acquisitions pour vous familiariser avec les termes courants utilisés dans le module.

☐ Consultez toutes les Formations pour Acquisitions WorldShare.

☐ Passez en revue les Paramètres clés d'Acquisitions pour identifier ceux qui doivent être mis à jour ou modifiés avant utilisation.

Facultatif Gérer la configuration de votre établissement pour Acquisitions WorldShare.
(Facultatif) Réviser tous les paramètres pour Acquisitions.

☐ Créez votre premier budget.

Examinez votre budget actuel et déterminez la structure de postes budgétaires que vous voulez utiliser avec WorldShare.
Déterminez quand vous passerez à l’utilisation d'Acquisitions (par exemple, au début de l’exercice financier).
Regardez une vidéo : Configurer un budget.

☐ Sélectionnez vos fournisseurs.

Cherchez et sélectionnez les fournisseurs que vous voulez utiliser pour vos commandes. Vous devez sélectionner tous les fournisseurs que vous souhaitez utiliser.
(Facultatif)Modifiez un dossier de fournisseur existant pour ajouter les informations de votre établissement, c'est-à-dire les numéros de compte. Si vous prévoyez transmettre des commandes ou des réclamations au fournisseur, vous devrez configurer des contacts, des liens FTP et/ou des paramètres d'avis. Si vous souhaitez utiliser les réclamations, indiquez la période d'expédition prévue pour tous les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez effectuer une réclamation.
Regardez une vidéo : Gestion des fournisseurs.

☐ Décidez si vous souhaitez utiliser les demandes d’achat.

La chaîne de travail pour les demandes d'achat peut être utilisée avec Tipasa ou peuvent être autonomes.
Consultez la documentation sur les demandes d'achat.
Regarder une vidéo : Demandes d'achat.

☐ Choisissez le genre de documents que vous voulez commencer à traiter dans Acquisitions par exemple, monographies imprimées, abonnements électroniques, etc.).

☐ Formez le personnel pour les commandes, la réception et la facturation.

Consultez la documentation sur les Commandes et documents commandés, la Réception et les Factures.
Pour la liste des décisions clés à considérer, consultez la rubrique Décisions clés pour l'utilisation du module Acquisitions.
Regardez des vidéos : Commander des monographies, Commander des publications en série, Recevoir et facturer des monographies, Recevoir et facturer des publications en série.

☐ Attribuez des comptes d'utilisateur au personnel et les rôles pour Acquisitions appropriés.

☐ (Facultatif) Créez des bordereaux de commande.

Les bordereaux de commande rationalisent la création de commandes en vous permettant de stocker des informations dans les Détails sur le document que vous souhaitez réutiliser pour plusieurs documents commandés. Créez des bordereaux pour fournir des données courantes comme les emplacements, les postes budgétaires, les escomptes/taxes/frais, et s'il faut afficher les documents comme étant En commande aux utilisateurs finaux.

☐ Saisissez les données de commande et de documents commandés pour les types de matériel que vous prévoyez acheter.

Créez des ressources locales au besoin.
Créez tous les abonnements annuels à l’avance. Voir Commander des publications en série.
Assurez-vous de passer des commandes pour engager l'argent des postes budgétaires
Créez des commandes et des documents pour vos supports imprimés et électroniques.
- Cherchez sous Recherche de documents pour votre matériel imprimé et électronique.
- Cherchez sous Recherche de collections pour votre matériel électronique.

☐ Recevez et factures des documents de tous types.

Les produits électroniques, les publications en série et les ressources locales peuvent être reçus et facturés plus facilement en utilisant la recherche de documents commandés.
Une chaîne de travail de réception simplifiée est disponible pour les monographies en une seule unité matérielle sous Réception et facturation.
- Regardez une vidéo : Recevoir et facturer des monographies.
Saisissez les données des factures et documents facturés et payez les factures.

☐ (Facultatif) Formez le personnel pour les réclamations et les annulations au besoin.

☐ Décidez si vous souhaitez utiliser la gestion des publications en série pour recevoir et/ou réclamer des numéros de publications en série.

(Facultatif) Commencez à recevoir des numéros de publications en série :
- Configurez des modèles de publication, si appropriés.
- Configurez la réception des titres de publications en série auxquels vous êtes abonné.
- Recevez les numéros de publications en série.
- Réclamer des numéros de publications en série
- Reliure des numéros de publications en série
- Consultez la rubrique Gérer la réception des numéros de publications en série.
- Regardez une vidéo : Gestion des numéros de publications en série.

☐ (Facultatif) Communiquez avec les fournisseurs pour la livraison des commandes, des données de rangement et des données de facturation.

Si vous recevez des données de commande, de rangement ou de facturation de vos fournisseurs, vous devrez communiquer avec eux pour planifier la transition vers les spécifications d'OCLC pour les données de fournisseurs.
Consultez les séances d'information et la documentation sur les meilleures pratiques :

☐ (Facultatif) Configurez la récupération et l'importation automatisées de fichiers et/ou la réclamation automatisée des numéros de publications en série.

☐ (Facultatif) Intégrer des informations sur les factures à votre système financier externe en utilisant l'API de plate-forme ou le Connecteur de factures du système comptable WorldShare.

☐ Travaillez avec le personnel aux ressources électroniques pour permettre l’accès/la sélection de documents électroniques.

La sélection de ressources électroniques dans Gestion des collections rend les liens disponibles pour les utilisateurs finaux. Vous devez planifier la manière dont cette chaîne de travail sera liée au processus d’acquisitions, et qui engage et dépense les fonds pour ces ressources.

☐ (Facultatif) Configurez les paramètres EDIFACT pour les commandes.

☐ (Facultatif) Implantez Acquisitions pour l'ensemble de votre collection.

Tâches continues

☐ Consultez les rapports d’acquisitions disponibles dans Conception de rapports WorldShare.

☐ Mettez à jour la documentation de votre établissement pour le personnel et créez de la documentation et des supports de formation selon les besoins.

☐ Consultez les récentes Notes d'installation d'Acquisitions WorldShare qui contiennent les actions administratives pouvant être nécessaires pour activer de nouvelles fonctionnalités.

☐ Rejoignez la communauté d'Acquisitions WorldShare dans le Community Center d'OCLC.

Abonnez-vous au contenu d'Acquisitions WorldShare dans le Community Center d'OCLC pour recevoir des alertes système critiques, être informé des nouvelles versions et échanger les meilleures pratiques avec vos pairs.
Profitez pleinement du Community Center d'OCLC en participant à des événements virtuels, en échangeant avec vos pairs et en soumettant des idées pour guide le développement du produit.

Après la mise en production

☐ Renouvelez vos abonnements au besoin.

Regardez une vidéo : WorldShare Acquisitions Best Practices: Renewing subscriptions (nécessite une connexion au Community Center). Voir Se connecter au Community Center d'OCLC pour des détails.

☐ Reconduisez votre budget pour la prochaine période budgétaire.

Regardez une vidéo : Reconduisez votre budget.