Fermer un budget

Remarques importantes avant de fermer un budget

• Un budget peut être fermé après que sa date de fin soit passée. 
• Lorsqu'un budget a été fermé, il ne peut plus être utilisé. De plus cette action ne peut pas être annulée.
• Quelques heures peuvent être requises pour que le système ferme un budget. Nous vous recommandons de :
  • fermer les budgets à la fin de votre journée de travail;
  • ne pas travailler dans le module Acquisitions (quelques heures) après la fermeture d'un budget.
• La fermeture d'un budget suppose que vous avez créé un budget futur qui suivra celui que vous fermez. Voir Créer un budget pour la prochaine période budgétaire.
• Durant le processus de fermeture d'un budget, vous devrez transférer les postes du budget que vous fermez dans le nouveau budget. Cela doit être fait pour les raisons suivantes :
  • Pour transférer les documents en commande pour lesquels de l'argent est encore engagé dans le prochain budget afin que le budget fermé ne contiennent pas d'engagements ouverts.
  • Pour transférer les documents commandés dans le cadre d'une Entente fournisseur qui ne sont pas payés ou qui sont partiellement payés dans le prochain budget afin qu'ils puissent être facturés dans le nouveau budget.
  • Pour transférer des documents dans des commandes ouvertes avec un poste sélectionné.
  • Pour transférer les bordereaux de commande dans le prochain budget afin qu'un bordereau de commande ne tente pas d'appliquer un budget fermé à de nouveaux documents.
  • Pour transférer les documents facturés impayés dans le prochain budget afin de ne pas dépenser de l'argent d'un budget fermé lors du paiement de ces factures.
• Certaines bibliothèques souhaitent éviter de mettre en correspondance les postes budgétaires avec la période budgétaire suivante en résolvant les problèmes ci-dessus manuellement. Par exemple :
  • Facturation et paiement des documents avec engagements dans le budget. Pour trouver ces documents, cherchez les documents commandés par Période budgétaire = période budgétaire en cours et Engagement = plus de 01.
  • Facturation et paiement de documents commandés dans le cadre d'une Entente fournisseur qui ne sont pas payés ou qui sont partiellement payés. Pour trouver ces documents, cherchez les document commandés par Type de commande = Tous les types à l'exception de Commande d'achat, État de l'achat = Tous les états sauf Payé.
  • Révision des documents dans des commandes ouvertes afin de déterminer s'ils doivent être commandés et reçus au cours de cet exercice budgétaire.
  • Suppression des bordereaux de commande
     Mise en garde - La suppression de bordereaux de commande n'est pas recommandée, car vous devrez recréer les bordereaux. Toutefois, certaines bibliothèques préfèrent cette méthode.
  • Paiement des factures impayées. Pour trouvez ces factures, cherchez les factures par État de la facture = Tous les états sauf Payée.

     Note. - Ces dernières étapes ne sont pas obligatoires.  Vous pouvez fermer le budget avec ces types de documents et ils seront automatiquement transférés dans la prochaine période budgétaire dans le cadre de l'opération de fermeture du budget.

• Les utilisateurs qui effectuent des acquisitions par succursale doivent avoir les autorisations appropriées pour une succursale pour fermer un budget pour cette succursale. Voir À propos des acquisitions par succursales.

Fermer le budget en cours et transférer les engagements ouverts

1. (Facultatif) Vérifiez que vous avez payé toutes les factures et les documents commandés. S'il y a des factures ou des documents commandés non payés :
   • Payez les factures ou les documents commandés avant de fermer le budget en cours. Lorsqu'un budget a été fermé, il ne peut plus être utilisé.
     Ou
   • Fermez le budget en cours, puis payez les factures ou les documents commandés en utilisant le nouveau budget.
2. Dans le coin supérieur droit du budget, cliquez sur Fermer le budget.
3. Dans la boîte de dialogue Fermer le budget, connectez tous les postes budgétaires du budget en cours (qui sera fermé) au prochain budget. Dans la colonne Nom du poste, dans la liste, sélectionnez le poste budgétaire du nouveau budget ou commencez à taper. Tout changement effectué dans cette fenêtre sera enregistré.

    Mise en garde - Vous ne pouvez pas utiliser un poste budgétaire désactivé comme poste cible lors de la fermeture d'un budget. Si vous sélectionnez un poste désactivé comme poste cible, le poste sera automatiquement supprimé la prochaine fois que vous ouvrirez la boîte de dialogue Fermer le budget.

   Nom du poste (budget en cours)	Code du poste	Nom du poste (budget futur)
   Sciences humaines Général	HG	Sciences humaines Général
   Historique	HG-hist	Historique
   Europe	HG-hist-eu	Europe

4. Cliquez sur Fermer le budget.
5. Dans la fenêtre vous demandant de confirmer la fermeture du budget, cliquez sur OK. Le système répond : "Fermeture du budget..." Lorsque le système a terminé de fermer le budget, le budget futur devient le budget en cours.
6. Une fois le processus Fermer le budget terminé :
   • Tous les documents commandés dans le cadre d'une Entente fournisseur qui ne sont pas payés ou qui sont partiellement payés, et qui sont assignés au budget fermé, seront transférés dans le prochain budget.
   • Toutes les commandes d'achat pour lesquelles de l'argent est encore engagé dans un poste seront transférées dans le prochain budget.
   • Toutes les factures impayées et les documents facturés associés au budget qui sera fermé seront transférés dans le prochain budget.
   • Tous les bordereaux de commande utilisant le budget actuel seront transférés dans le prochain budget.
   • Toutes les commandes d'achat qui n'ont pas encore été commandées seront transférées dans le prochain budget.
   • Tous les documents commandés et facturés dans le cadre de la Comptabilité d'exercice, même s'ils sont payés, seront transférés dans le prochain budget.